【正文】 四、各類 檔案的保管權(quán)責(zé) ： (一 )公司各類証件：除各權(quán)責(zé)部門專用 、 常用且重要性較低之証件 (如手機(jī)之IC 卡 )得由權(quán)責(zé)部門保管外，其余較重要之証件一律由總經(jīng)理室列管． (二 )各類文件： 1. ISO 質(zhì)量體系文件及其它各類規(guī)章 、 辦法類文件 、 公司各類空白表單等均由管理部及各權(quán)責(zé)部門列管之． 、 表單，由各權(quán)責(zé)部門保管之 ． (三 )合 同：由財(cái)務(wù)部合同管理員參照公司《合同管理辦法》進(jìn)行管理存檔． (四 )技術(shù)資料： 、 儀器設(shè)備資料 、 工程技術(shù)資料等由各權(quán)責(zé)部門主管保管． ． ． ． (五 )人事資料：包括人事檔案及各部門人員轉(zhuǎn)証測評試卷，由公司人事部門按機(jī)密文件進(jìn)行列管． (六 )外來文件、信函： ，送至總務(wù)助理處登記 、 分發(fā)； ： 收件日期 發(fā)函單位．如：業(yè) 主、政府、社會機(jī)關(guān)組織等； 郵遞方式．如：掛號、 EMS、包裹等； 分發(fā)部門（即收函單位）及日期． (七 )各部門須自行備妥一套表單，如須新增及修改時(shí)，應(yīng)通知資訊部統(tǒng)一進(jìn)行制作之 。 ? 適用范圍 ：凡本企業(yè)內(nèi)之各類檔案 、 文件 、 資料，均適用本辦法． ? 發(fā) 行： 本辦法經(jīng)執(zhí)行長核準(zhǔn)後發(fā)佈實(shí)施 。 c. 對於各部門規(guī)章 、 管理辦法類等總頁數(shù)及章節(jié)較多之文件 /資料應(yīng)按各章節(jié)進(jìn)行頁 碼之編碼 。 (2).質(zhì)量體系範(fàn)圍內(nèi)之文件 /資料 ： 編號之第三位代碼 代表該文件 /資料之質(zhì)量文件級別，共分以 4 種 : “ 1”為第一階質(zhì)量文件代碼，即指品質(zhì)手冊； 管 規(guī) 流水編號 權(quán)責(zé)部門代碼 管理辦法類文件代碼 0 0 1 管 規(guī) 試實(shí)行階段中的規(guī)章制度類文件流水編號 (第一份 ) 試實(shí)行階段之代碼 規(guī)章制度類文件代碼 試 0 1 權(quán)責(zé)部門代碼 8 長誠浪板 (昆山 )有限公司 “ 2”為第二階質(zhì)量文件代碼，指各類程序文件； “ 3”為第三階質(zhì)量文件代碼，指各類作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書、管理辦法； “ 4”為第四階質(zhì)量文件代碼，指各類質(zhì)量記錄表單； 文件編號第四位 ~第六位為當(dāng)前文件在 ISO9002 質(zhì)量體系中所對應(yīng)的要素編號，從 401~420 .(參考文件 :附件質(zhì)量體系要素一覽表 ) 文件編號中最後兩位 (第七、八位 )代碼為所對應(yīng)的要素下表單或文件之流水編號． 註 :質(zhì)量體系中之文件 /資料編號之第三碼及第六碼後應(yīng)加“－”號分隔 。 (3)“表 P”指各類制式非填寫式表單 (4)“質(zhì)”指各類質(zhì)量體系之文件 (5)“外”指各類外來文件 (政府機(jī)關(guān)之公函除外 ) (6)“政”指各類政府機(jī)關(guān)所發(fā)之公函 7 長誠浪板 (昆山 )有限公司 (7)“公”指各類公司內(nèi)部所發(fā)之公文、行政命令等 (如人事命令、公告等 ) (8)“規(guī)”指各類規(guī)章、制度及管理辦法 (9)“技”指各類技術(shù)資料 (10)“事 ”指各部門承辦事務(wù)之相關(guān)文件 (11)“人”指各類人事資料 (12)“圖”指各類圖面資料 (13)“書”指各類書刊 /資料之不同，共分為以下二種方式進(jìn)行編號 : (1)非質(zhì)量體系之文件 /資料 : 非質(zhì)量體系之文件 /資料之編號第三位起為該文件 /資料之流水編號 ，以阿拉伯?dāng)?shù)字記錄，共為三位數(shù) (自 001 號開始，如編至 999 號則自動上升一碼為第 1000 號 ) ? 範(fàn)例 :管理部制訂的第一份管理辦法類文件之具體編號方式如下 : 試實(shí)行階段中的文件 /表單 /資料，應(yīng)於上述編號之第三碼前加一代碼“試”，原流水編號為三碼則縮減為 2 碼 。 (如第一章之第二頁編號方式 :1/2) (二 )表單制作格式規(guī)定 ： “長誠浪板（昆山）有限公司”之字樣 (視表單之格式，置於左上角或中央． ，須有表單主題名稱之標(biāo)示，如“干部會議工作報(bào)告 表”． 、版本及制訂日期 . ，於適當(dāng)位置處預(yù)留裝訂位置，視實(shí)際需要以虛線劃出並註明“裝訂線”． ：左 2 公分、上 、 下邊界 公分；右邊界 1 公分距離． ： (1)公司標(biāo)題：列高 60，字形為 24 號字加粗，儲存格靠下方． (2)內(nèi)容標(biāo)題：列高 40，字形 22 號字加粗，儲存格靠下方． (3)文件編號：列高同內(nèi)容文件，字形 12 號字加粗，儲存格靠下方． ，須於適當(dāng)位置（一般於表單右或頁尾處）註明表單使用注意事項(xiàng)及表單流程 (如：附註：本表單於會簽後送交合同管理員存檔； ) ，均須於表單適當(dāng)位置處備有會簽欄 (會簽欄位之大小，直式文件至少應(yīng)為 2cm(高 ) (寬 )，橫式文件至少應(yīng)為 (高 ) 3cm(寬 )為原則 )． ，應(yīng)採用恰當(dāng)?shù)淖煮w及字型比例，力求整齊、美觀、便於填寫． 12 長誠浪板 (昆山 )有限公司 (三 )電腦制作之記錄，文件編號相關(guān)規(guī)定 ： ，均須在原空白表單編號下，再加入一項(xiàng)記錄編號，編號方式請參照前述． ，須確保將記錄存於所屬部門目錄下同一表單名稱資料夾中． 六 、 文件作業(yè)程序： (一 )文件的制訂、修訂 ： 由提案部門指定人員以