【正文】 富的科學(xué)內(nèi)容，它為科研和科學(xué)管理工作提供必要條件，所以是科學(xué)性的工作。它的工作內(nèi)容從廣義上說，是指檔案事業(yè)所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育、檔案科學(xué)研究、檔案的宣傳及出版等工作。? 從門類上可分為：文書、人事、基建、會(huì)計(jì)等。?文書處理必須準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密、加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理，堅(jiān)持實(shí)事求是，按要求和規(guī)定進(jìn)行的原則。領(lǐng)導(dǎo)同志閱文后要簽字、注時(shí)。?：?要保持信件的完整，特別是里面的文件不得損壞，拆開后對(duì)信件的內(nèi)容進(jìn)行檢查，核對(duì)訂購(gòu)物品的品種、數(shù)量、規(guī)格。把握好“三關(guān)”，行文關(guān)，政策關(guān)和文字關(guān)。定期一般分為30年、10年。：①ABC分類處理方法②集中辦理與分段辦理進(jìn)行相結(jié)合的方法③統(tǒng)籌計(jì)劃法 第十章：是指機(jī)關(guān)、單位在使用文書，處理日常公務(wù)的活動(dòng)中，圍繞著文書的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔所進(jìn)行的一系列銜接有序的工作。：①客觀性②傳輸性③時(shí)效性④共享性⑤開發(fā)性，受歷史與認(rèn)識(shí)能力局限：①按人對(duì)信息的感知方式分：直接信息與間接信息； ②按運(yùn)動(dòng)狀態(tài)分：動(dòng)態(tài)信息和靜態(tài)信息； ③按信息內(nèi)容分：社會(huì)信息與非社會(huì)信息； ④按信息形式分：內(nèi)儲(chǔ)信息和物化信息； ⑤按信息載體分：語(yǔ)言信息與非語(yǔ)言信息； ⑥按信息的范圍分：微觀信息與宏觀信息。：①會(huì)場(chǎng)的選擇②布局的選擇③會(huì)場(chǎng)的氣氛④會(huì)場(chǎng)用品，包括文具、飲料等⑤會(huì)場(chǎng)的音視頻設(shè)備、燈光、空調(diào)等⑥簽到、標(biāo)識(shí)座次會(huì)場(chǎng)氣氛主要通過會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、畫像、旗幟、標(biāo)語(yǔ)、花卉、燈光、窗簾、臺(tái)布等物品的裝飾烘托出來第六章：辦公環(huán)境即辦公室環(huán)境，它是組織或組織的職能部門所處的文化氛圍、公眾關(guān)系、所在地、建筑設(shè)計(jì)等、裝飾裝修、室內(nèi)溫度等一系列因素的綜合構(gòu)成。會(huì)議通知多采用書面和電話兩種形式，以書面形式為主。：包括會(huì)議的主要議題和其他要上會(huì)討論的問題。二）是指一種經(jīng)常商議事情并處理重大事務(wù)的常設(shè)機(jī)構(gòu)或組織。：①秘書工作及其規(guī)律②秘書活動(dòng)③秘書學(xué)教學(xué)理論和相關(guān)學(xué)科。（簡(jiǎn)答）答：1）文書撰寫（上司口述或會(huì)議記錄、整理，文件起草、修改、潤(rùn)色等）2）文書制作（打字、復(fù)印、編排、裝訂等）3）文書處理（收發(fā)、傳遞、辦理、保管、立卷等）4）檔案管理（歸檔、鑒定、管理、提供等）5）會(huì)議組織（準(zhǔn)備、記錄、文件、善后等）6）調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)施、分析、研究等）7）信息資料工作（收集、整理、提供、儲(chǔ)存等）8）信訪工作（群眾來信來訪或顧客投訴處理）9）接待工作（日常來訪與計(jì)劃來訪接待、安排、服務(wù)等）10）協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等）11）督查工作（政策推行或決議實(shí)施的督促、檢查等）12）日程安排（為上司安排工作日程、會(huì)晤及差旅事宜等）13）日常事務(wù)（通訊、聯(lián)絡(luò)、值班、生活、管理等）14）辦公室管理（環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等）15）其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)。頭腦風(fēng)暴式調(diào)查法：簡(jiǎn)稱BS法，即無(wú)拘無(wú)束、自由奔放地思考問題的意思，是借開調(diào)查會(huì)的形式來研究問題，這種會(huì)議，不受任何框架的限制，在融洽、輕松的氣氛中進(jìn)行。9）除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。這種關(guān)系，大體上可分為以下三種情況：同一組織系統(tǒng)上下級(jí)機(jī)關(guān)、單位之間的關(guān)系；不同組織系統(tǒng)上下級(jí)機(jī)關(guān)、單位之間的關(guān)系 ；平行機(jī)關(guān)、單位之間的關(guān)系。公文的分類：：是指黨政機(jī)關(guān)和社會(huì)組織都普遍運(yùn)用的公文。秘書職能的定義、分類（P53）定義：指的是秘書的工作、任務(wù)、職責(zé)、功用和效能的總稱，它從總體上規(guī)定了秘書的工作方向、活動(dòng)范圍和行為準(zhǔn)則，主要回答秘書大體上應(yīng)該“做些什么”和“取得怎樣的成效”的問題。（3）善于“制怒”。（3）通過“中間人”傳話來終止對(duì)方的不滿。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)之間有些長(zhǎng)期積累、無(wú)法溝通的矛盾，秘書應(yīng)當(dāng)回避，避免夾在其中。（2）工作方法和領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格上的矛盾：雷厲風(fēng)行、三思后行，超脫、細(xì)致。在某種場(chǎng)合做出某些讓步，避免無(wú)謂爭(zhēng)辯。（2）在組織上，一定要做到下級(jí)服從上級(jí)。秘書要找到既能基本得以實(shí)現(xiàn)，又大體合理、適中的期望值。領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書人員思維的基點(diǎn)，秘書人員必須有貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖的意識(shí)，不僅要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，還要補(bǔ)充完善和創(chuàng)造性地貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。秘書人員把工作中的大量時(shí)間和精力用在了“幕后”，為處于“前臺(tái)”的領(lǐng)導(dǎo)人的工作活動(dòng)做準(zhǔn)備，卻很少得到夸獎(jiǎng)。不能因?yàn)橛辛速N近領(lǐng)導(dǎo)的特殊地位，就以為具有了領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)，不愿服從領(lǐng)導(dǎo)指示。二、公文撰寫的基本步驟（160），明確公文主旨。（4）嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密。（2）相逢開口笑。（4）中立。（3）利益上的矛盾。而有的秘書缺乏這種權(quán)威，卻擅自答復(fù)，這也是越位。四、簡(jiǎn)述秘書越位錯(cuò)誤的主要表現(xiàn)。：計(jì)劃組織能力、協(xié)調(diào)能力。用字母“T”來表示他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)特點(diǎn)。是秘書人員基本能力要求之一。二、秘書工作：是因領(lǐng)導(dǎo)工作需要而存在的，是機(jī)關(guān)工作的一部分。（94）六、公務(wù)接洽：是辦理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、平行單位、下級(jí)組織與本機(jī)關(guān)聯(lián)系公務(wù)事宜的接洽工作。（89）十、智能素養(yǎng)：智能是知識(shí)、智力與能力的統(tǒng)一。：對(duì)突發(fā)和意外事件緊急處理的能力，是秘書人員各項(xiàng)能力和素質(zhì)在應(yīng)急狀態(tài)下的臨場(chǎng)發(fā)揮和綜合反映，要求秘書人員有冷靜的頭腦和隨機(jī)應(yīng)變的機(jī)智性。（104）：決策是領(lǐng)導(dǎo)工作的基本內(nèi)容，決策必須由領(lǐng)導(dǎo)作出。：有些場(chǎng)合，應(yīng)適當(dāng)突出領(lǐng)導(dǎo)。（4）感情上的矛盾。領(lǐng)導(dǎo)者之間的矛盾和分歧可能暴露在秘書面前，秘書不得以被夾在其中時(shí)，秘書密須堅(jiān)持不介入原則，嚴(yán)守中立。（3）善于“制怒”。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的性質(zhì)和秘書人員的特長(zhǎng)，按照不同類型來配備秘書人員。（5）嚴(yán)格秘書人員的調(diào)配制度。廣泛收集材料。從工作關(guān)系和職能地位，秘書就是秘書，領(lǐng)導(dǎo)就是領(lǐng)導(dǎo)，秘書必須服從領(lǐng)導(dǎo)，一心一意為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。因此，秘書人員要增強(qiáng)奉獻(xiàn)意識(shí)。四、秘書調(diào)查研究是“謀事之基，成事之道”（40）材料分析一、協(xié)調(diào)（103110）（43）（一）協(xié)調(diào)的涵義協(xié)調(diào)：指秘書人員在職責(zé)范圍內(nèi)，或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，調(diào)整和改善部門之間、工作之間、人與人之間的關(guān)系，促使機(jī)關(guān)活動(dòng)趨向同步化、和諧化，以實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的行為過程。應(yīng)做到：（1）正確審視自己，使期望值與自我相符。（3）在態(tài)度上，無(wú)論是主管領(lǐng)導(dǎo)還是非主管領(lǐng)導(dǎo)，要一律平等，一樣對(duì)待。把問題“冷處理”，使領(lǐng)導(dǎo)和自己得到重新思考的機(jī)會(huì)。（3）利益上的矛盾：每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)形成每一局部，局部利益與整體利益，局部利益與局部利益。（4）中立。（1）主動(dòng)溝通。（4）關(guān)鍵時(shí)刻送溫暖。分類：基本職能：參謀政務(wù)、管理事務(wù)；一般職能：是秘書工作任務(wù)、職責(zé)、內(nèi)容的概括和綜合，是秘書基本職能的具體化和明確化，帶有普遍性和常規(guī)性，既適用于黨、政、軍、三資企業(yè)和私營(yíng)企業(yè)的秘書部門大體上也是適用的。：指的是軍事、外交、司法、稅務(wù)、審計(jì)等專門職能機(jī)構(gòu)在其特定公務(wù)活動(dòng)中根據(jù)特殊需要專門使用的公文。行文方向：指以公文發(fā)出的機(jī)關(guān)、單位為基點(diǎn)，就發(fā)文機(jī)關(guān)、單位與收文機(jī)關(guān)、單位的職級(jí)關(guān)系所認(rèn)定的公文運(yùn)行去向。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。10）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。1公共關(guān)系的含義公共關(guān)系：是社會(huì)組織及其成員，為實(shí)現(xiàn)特定的目的，通過一定的傳播媒體，加強(qiáng)與公眾的雙向信息溝通，協(xié)調(diào)好與各方面的關(guān)系，塑造組織的美好形象，使組織與公共相互了解、相互適應(yīng)和相互支持的一種持久的策略行動(dòng)。：①輔助性②綜合性③機(jī)密性（機(jī)要性）④服務(wù)性（事務(wù)性）⑤政治性⑥被動(dòng)性：人員泄密、辦公設(shè)備泄密、傳媒泄密、科技泄密 ？答：輔助性是現(xiàn)代秘書工作最根本的屬性和特點(diǎn)。秘書學(xué)的研究對(duì)象是專門研究秘書工作和秘書人員的工作。如全國(guó)人民代表大會(huì)、中國(guó)人民政治協(xié)商會(huì)議等。會(huì)議的議程是會(huì)議討論解決議題的程序：指會(huì)議進(jìn)行的具體方式方法，由會(huì)議內(nèi)容確定。通知的內(nèi)容包括：①會(huì)議的名稱、目的、議題、②會(huì)期、與會(huì)人員、③報(bào)到日期和地點(diǎn)、交通路線、④攜帶的材料和個(gè)人支付的費(fèi)用、⑤主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。：開放式、封閉式 ：①根據(jù)組織的業(yè)務(wù)性質(zhì)的需要選址②通訊和交通燈服務(wù)設(shè)施的配套水平③周圍綠化水平、空氣質(zhì)量等因素④對(duì)所處地區(qū)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做合理的預(yù)期，以免給組織未來的發(fā)展造成不必要的困擾。：①制定合理科學(xué)的突發(fā)事件處理程序②對(duì)全體工作人員和相關(guān)負(fù)責(zé)人做安全常識(shí)、急救、自救逃生的培訓(xùn)③在辦公室的顯著位置④定期舉行緊急情況模擬演習(xí)⑤明確工作人員在突發(fā)事件處理中的職責(zé)⑥定期檢查維護(hù)安全設(shè)備，保證安全通道暢通。文書處理工作的內(nèi)容包括：發(fā)文、收文、管理、立卷歸檔。答：檔案工作，是指檔案室和檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。?4簽發(fā)：領(lǐng)導(dǎo)人在簽發(fā)時(shí)要做到嚴(yán)謹(jǐn)、謹(jǐn)慎。傳真信件進(jìn)行復(fù)印后在進(jìn)行處理。如有閱批意見，要按領(lǐng)導(dǎo)同志的意見，做好補(bǔ)辦工作。?文書處理工作的具體要求是： ?、周密、確保質(zhì)量。? 從載體上可分為：紙質(zhì)、磁性、電子等。從狹義上說，是指檔案業(yè)務(wù)工作所包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用等工作，通常稱為八個(gè)環(huán)節(jié)。?：檔案工作，特別是檔案館工作在人類社會(huì)文化中的作用決定了其具有很強(qiáng)的社會(huì)文化性。其內(nèi)涵包括3方面：、分級(jí)管理。它既非主導(dǎo)的，又是與主導(dǎo)密切相關(guān)，相對(duì)于主導(dǎo)而存在的。（3）機(jī)密性秘書，最初是“秘藏圖書”和“秘密文書”，是指物，后來發(fā)展為指人，即“秘密文書工作者”。通俗地說，秘書工作應(yīng)對(duì)“上、中、下”三個(gè)層面服務(wù)。秘書工作機(jī)構(gòu)有哪些職能？：例如幫助或代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日程文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)，節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)歷與時(shí)間等。有經(jīng)驗(yàn)和成熟的女性秘書在這方面也積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，概而言之是：堅(jiān)持原則，靈活對(duì)待，防微杜漸，自尊自愛。秘書與上司尤其是主管上司的關(guān)系是首屬關(guān)系，建立并鞏固這種首屬關(guān)系，對(duì)秘書的工作成果和事業(yè)前景是完全必要的。尤其是初級(jí)秘書對(duì)資深上司，服從就更多一些。秘書主要為主管上司服務(wù)，還應(yīng)該力所能及地執(zhí)行其他上司的指令，而不可只顧自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越過直接上司向更高一級(jí)上司請(qǐng)示。而且還有責(zé)任幫助上司實(shí)施。拆封文件要細(xì)心，不要撕毀封內(nèi)文件并要取干凈，然后要檢查文件是否齊全。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示。指對(duì)文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人員在文書處理單上簡(jiǎn)單注明。（2）繕印與校對(duì)。登記。什么是案卷歸檔？怎樣進(jìn)行案卷歸檔？案卷歸檔：有關(guān)某一題或某一工作活動(dòng)的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體必須逐年移交給機(jī)關(guān)檔案室集中保管。（3）案卷的歸檔。即要求對(duì)方反應(yīng)、回復(fù)，以求互相了解，進(jìn)一步磋商的溝通。即以盡可能明白、清楚、準(zhǔn)確的語(yǔ)言、文字、圖像表達(dá)來溝通信息、溝通意圖，這是常用的、基本的方法。首先，應(yīng)該組織整個(gè)接待小組的同志溫習(xí)有關(guān)外事接待工作的規(guī)定，也要了解當(dāng)前中日關(guān)系的基本現(xiàn)狀以及日本在國(guó)際國(guó)內(nèi)的一些基本情況。秘書的表達(dá)能力包括口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力兩方面。這就要求秘書不僅應(yīng)具備一般的書面表達(dá)能力和寫作技巧，而且應(yīng)熟知各種應(yīng)用文體的寫作，如通用公文、專用公文和公務(wù)常用文。會(huì)見指雙方會(huì)晤。秘書工作必須遵循政策性原則。二、時(shí)效性原則。因而決定了它具有一定的保密性。作為公務(wù)文書主要構(gòu)成的通用公文與專用公文，它們?cè)隗w式上的要求更為嚴(yán)密規(guī)范，帶有法定性、程式性的特點(diǎn)。領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)是多方面的，值班人員應(yīng)積極主動(dòng)地辦好這些事情，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦理結(jié)果。保密工作具有政治性、群眾性、封閉性和相對(duì)性的特點(diǎn)。這種秘密，如果不加以保守或保護(hù)，一旦被外人知曉，就是泄密，如果在社會(huì)上公開，就不再成為秘密。服務(wù)對(duì)象的多元化，已成為現(xiàn)代秘書職業(yè)的一個(gè)重要特征。（3）秘書知識(shí)技能專業(yè)化。秘書處理人際關(guān)系的一般準(zhǔn)則有哪些？（1）尊重。禮貌要求秘書在公司或其他場(chǎng)合會(huì)見領(lǐng)導(dǎo)、上司、同事或客人時(shí)，首先應(yīng)做到服裝整潔、修飾得體，表情自然，待人接物時(shí)，面帶真誠(chéng)的微笑，舉止文雅；與人交談時(shí)，用語(yǔ)得體、口齒清晰、語(yǔ)音溫和。秘書不是卑賤者，但他（她）的角色地位要求其必須是個(gè)真正的謙虛者。公允要求秘書處事待人要公正，誠(chéng)實(shí)，既不自欺，又不欺人。其次，要詳細(xì)了解外賓情況，包括外賓的人數(shù)、性別、年齡、身份和來訪目的，要適當(dāng)了解日本的政治經(jīng)濟(jì)和文化習(xí)俗，擬好接待計(jì)劃，做好各個(gè)方面的聯(lián)系和準(zhǔn)備工作，包括食宿、接送車輛及迎接的領(lǐng)導(dǎo)人，以及外賓的參觀、訪問和業(yè)務(wù)洽談的日程安排?！凑@也不能算是撒謊！我上職高時(shí)念的就是文秘專業(yè)，選擇它僅僅因?yàn)樗苓m合女孩子。她們喜歡這個(gè)公司，喜歡身旁的工作環(huán)境，喜歡這里不低的薪水和福利，惟獨(dú)不喜歡自己的工作。經(jīng)理讓秘書辦事通常都會(huì)用“please”開頭，用“thanks”結(jié)束。我們是高級(jí)辦公樓里惟一不穿名牌的人，心中卻也不卑不亢?？勺们榻o