【正文】 負(fù)責(zé)預(yù)防措 施實施有效性的驗證及總結(jié)，并適時向管理者代表報告。 經(jīng)過以上步驟后， 各部室、分公司 必須開展對糾正措施有效性的評價。 各部室、分公司負(fù)責(zé)與本部門有關(guān)的糾正措施計劃的制定與實施。 按本程序規(guī)定建立各項記錄、資料，由信用管理部收集保管。 各次審核組的組長及審核員； 按性質(zhì)將全部不合格項分類； 糾正措施計劃中的各項措施是否都已完成； 《內(nèi)部審核報告》的內(nèi)容包括： a) 被審核部門名稱及負(fù)責(zé)人； b) 審核組長及其成員； c) 審核的目的、范圍； d) 審核依據(jù)； e) 審核日期； f) 不合格項觀察結(jié)果（附全部不合格報告單） g) 質(zhì)量管理體系運(yùn)行有效性結(jié)論意見； h) 審核 報告分發(fā)清單。 現(xiàn)場審核 a) 審核的具體項目按《內(nèi)部審核檢查表》進(jìn)行； b) 審核人員通過交談、查閱文件、檢查現(xiàn)場、實際操作等方法收集客觀證據(jù)，要準(zhǔn) 確記錄； c) 不允許在指出發(fā)現(xiàn)問題時加入對個人的責(zé)備，不準(zhǔn)用 主觀估計、猜想的推理代替 客觀證據(jù)； d) 如發(fā)現(xiàn)不合格，應(yīng)盡早給予口頭反饋，如有誤解應(yīng)及時解決。 b. 編制審核檢查表 《內(nèi)部審核檢查表》由分工審核員編制，審核組長批準(zhǔn)。組織審核組成員做好 審核前的準(zhǔn)備工作。 公司信用管理部是內(nèi)部審核的歸口管理部門，負(fù)責(zé)組織內(nèi)部審核方案管理和審核的具體實施與管理，并組織對糾正措施進(jìn)行跟蹤驗證。 質(zhì)量記錄的處理 超過期限需要銷毀的質(zhì)量記錄，由記錄的管理人員填寫清單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并 派人監(jiān)督銷毀。 質(zhì)量記錄應(yīng)按規(guī)定的格式、內(nèi)容填寫 ,并做到： a) 字跡清楚、真實準(zhǔn)確，內(nèi)容完整； b) 填寫要及時，應(yīng)注明日期，授權(quán)人簽章； c) 所有的質(zhì)量記錄均應(yīng)使用鋼筆、碳素筆或圓珠筆填寫； d) 勘誤處有執(zhí)行勘誤者簽字或蓋章。 各有關(guān)部室、分公司負(fù)責(zé)與之有關(guān)的質(zhì)量記錄的制備、填寫、收集、整 理、保護(hù)，定期交信用管理部、分公司質(zhì)量管理部門歸檔。 文件的換版 質(zhì)量手冊換版按《質(zhì)量手冊》中有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如有特殊規(guī)定，須由其他 被指定的部門審批時，必須獲得原審批 所依據(jù)的背景材料。在發(fā)放文件 時，必須收回已經(jīng)失效的文件，統(tǒng)一交歸口部門，建立《文件銷毀單》經(jīng)部門負(fù)責(zé) 人批準(zhǔn)后，登記銷毀；某部門由于某種需要，需保留一定數(shù)量的失效文件時，保留 文件必須加蓋“作廢留用”印章，并建立《作廢留用文件登記表》。 各類管理性文件由綜合辦公室（分公司辦公室）根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍負(fù)責(zé)發(fā)放；三級文件由信用管理部（分公司質(zhì)量管理部門）根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍負(fù)責(zé)發(fā)放；其他質(zhì)量文件由編制部門根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍負(fù)責(zé)發(fā)放。以集團(tuán)公司名義發(fā)文的，由管理者代表批準(zhǔn)；以分公司名義發(fā)文的，由分公司經(jīng)理批準(zhǔn)；在集團(tuán)（分公司）本部門內(nèi)使用的，由歸口部門負(fù)責(zé)編制，該部門負(fù)責(zé)人審核， 主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)布實施 外來文件在采用前必須經(jīng)使用部門確認(rèn)其適用性。 本程序適用于對所有質(zhì)量管理體系文件的控制。 5 管理內(nèi)容與控制要求： 文件控制 流程圖 （圖二） 文件的分類 質(zhì)量手冊 程序文件 為質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行所要求的其他文件及記錄（簡稱其他質(zhì)量文件）； 外來文件和資料：如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)。 外來文件按原編號執(zhí) 行。 文件持有者工作調(diào)動時，由原所在部門收回受控文本，并上報文件發(fā)放部門。 文件的更改 質(zhì)量手冊的更改， 應(yīng)按質(zhì)量手冊要求履行審批手續(xù)后，信用管理部下達(dá)《文件更改通知單》。 ，應(yīng)將舊頁收回銷毀。 所有文件換版的審批權(quán)限按本程序 。 b) 銷 售商品檢驗記錄； c) 不合格品評審、處置記錄； d）售后服務(wù)記錄； e) 顧客評定記錄； f) 其它必要的記錄。 質(zhì)量記錄的保管 、整理，并按規(guī)定期限送 信用管理部、分公司質(zhì)量管理部門 歸檔。 與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的記錄應(yīng)保存五年； 2 范圍 本程序規(guī)定了內(nèi)部審核的職責(zé)、要求以及形成的文件和記錄。 對重點(diǎn)部門、重點(diǎn)過程或薄弱環(huán)節(jié)必要時增加審核頻次。 有關(guān)的質(zhì)量體系程序文件； 準(zhǔn)備好現(xiàn)場所需的工作文件、記錄（如現(xiàn)場審核記錄、不合格報告單等）； 填寫不合格報告 確定不合格項后，由審核人員填寫《不合格報告》，受審核部門負(fù)責(zé)人或陪同人員 簽字確認(rèn)。 糾正措施計劃 a) 被審核部門制訂糾正措施計劃 ，糾正措施計劃應(yīng)具有可操作性、易證性，并經(jīng)審 核人員認(rèn)可； b) 糾正措施由管理者代表批準(zhǔn)； c) 經(jīng)批準(zhǔn)的糾正措施計劃，即為指令性計劃。 實施情況是否有記錄可查。 編寫公司年度內(nèi)部審核總結(jié)報告 結(jié)報告的編寫，由管理者代表主持，信用管理部起草，經(jīng)管理者代 表批準(zhǔn)后，上報總經(jīng)理并發(fā)至有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。 對質(zhì)量管理體系的糾正和改進(jìn)意見； ：對本次不合格結(jié)果進(jìn)行綜合分析。 顧客對產(chǎn)品（服務(wù)）質(zhì)量投訴或抱怨。當(dāng)需要時，可將適當(dāng)?shù)男畔⒑蜎Q策呈報管理者代表或總經(jīng)理進(jìn)行決策。 5 工作程序 為促進(jìn)持續(xù)改進(jìn)活動，公司力求： a) 通過質(zhì)量方針的建立與實施，營造一個激勵改進(jìn)的氛圍與環(huán)境； b)確立質(zhì)量目標(biāo)的明確改進(jìn)的方向； c) 通過數(shù)據(jù)分析、內(nèi)部審核不斷尋求改進(jìn)的機(jī)會，并作 出適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)活動安排； d)實施預(yù)防措施以及其他適用的措施，實施改進(jìn)； e)在管理評審中評價改進(jìn)效果，確定新的改進(jìn)目標(biāo)。 預(yù)防措施控制流程圖（圖一） 6 相關(guān)文件 文件控制程序 不合格品控制程序 7 形成文件和記錄 預(yù)防措施報告單 收集信息發(fā)現(xiàn)潛在不合格 跟 蹤 驗 證 實 施 效 果 分析原因 嚴(yán)密監(jiān)控， 掌握趨勢 是 否 權(quán)衡風(fēng)險、利益和成本的基礎(chǔ)上確定 否 不同意 同意 預(yù) 防 措 施 審 批 實施 制 定 預(yù) 防 措 施 是否有效 是否采取 預(yù)防措施 圣侖集團(tuán)不合格品控制程序 1 目的 通過對不合格品進(jìn)行評審處置，防止其流入下道環(huán)節(jié)或提交 給顧客。嚴(yán)重不合格的則要求原制單人員重新繕制；對不合格的外來單證，則應(yīng)通知單證發(fā)出單位進(jìn)行修改。對挑選出的不合格品應(yīng)隔離存放并加以標(biāo)識；拒絕收購時，應(yīng)與顧客聯(lián)系修改交期。（來進(jìn)料加工貿(mào)易還應(yīng)辦理加工 貿(mào)易手冊、進(jìn)口料件質(zhì)量檢驗、出口登記、海關(guān)核銷等手續(xù)） 公司的進(jìn)口業(yè)務(wù)過程是：制定計劃 簽訂合同及審批 對外開證 租船定艙 裝前檢驗 審單付款 報關(guān)檢驗 撥交銷售。 制定計劃 a） 公司結(jié)合質(zhì)量方針、目標(biāo)的長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃和總體戰(zhàn)略目標(biāo)，由總經(jīng)理主持召開辦公會議制定。收到信用證后，應(yīng)在“信用證登記表”中進(jìn)行登記；審證時，發(fā)現(xiàn)信用證與 合同條款不符時，要及時聯(lián)系顧客改證，確保信用證與合同相一致；對帶有附加條件的“軟條款”，一般情況下不予接受。 c） 沒有對應(yīng)的出口合同，不允許進(jìn)行備貨采購。 制單審單 a） 單證工作做為公司業(yè)務(wù)的關(guān)鍵過程，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行“單證工作管理規(guī)定”，堅持制單員自審、信用管理部復(fù)審相結(jié)合的逐級把關(guān)措施，確保單證一致、單單一致、單證與合同一致。 b） 貨代公司應(yīng)根據(jù)“質(zhì)量手冊”規(guī)定及合同規(guī)定的要求，負(fù)責(zé)租船定艙、安排出運(yùn)，信用管理部辦理保險，確保安全及時對外交貨。 貨代公司負(fù)責(zé)對其服務(wù)質(zhì)量和價格水平進(jìn)行監(jiān)控，經(jīng)評審合格的，可及時納入“合格供方名單”中。 b） 財務(wù)會計部對按期收匯情況應(yīng)分別進(jìn)行統(tǒng)計，并定期核對，計算按期收匯率。 各個環(huán)節(jié)的銜接 各個環(huán)節(jié)的責(zé)任人員均應(yīng)按照本程序的要求，通過良好的服務(wù)和規(guī)范的操作，確保 環(huán)環(huán)緊扣，銜接順暢。 6 相關(guān)及支持性文件 《合同管理辦法》 《質(zhì)量檢驗管理辦法》 《出口收匯核銷管理辦法》 《單證工作管理規(guī)定》 《出口貨物退稅管理辦法》 《員工培訓(xùn)管理辦法》 《標(biāo)識管理辦法》 《責(zé)任事故處理權(quán)限及 處罰規(guī)定》 《辦公設(shè)備、設(shè)施管理辦法》 《關(guān)于運(yùn)輸報關(guān)、海關(guān)核銷業(yè)務(wù)程序及管理規(guī)定》 7 質(zhì)量記錄 《單證差錯修改情況表》 《合同履約統(tǒng)計表》 《供方質(zhì)量表現(xiàn)統(tǒng)計表》 《培訓(xùn)記錄表》 《辦公設(shè)備臺帳》 《損失責(zé)任報告單》 《合同登記冊》 《合同進(jìn)程跟蹤表》 《人員崗位測評記錄》