【正文】 送有關(guān)的資料，其中包括：擬定簽約對(duì)象及其資信資料、合同說(shuō)明、費(fèi)用預(yù)算及依據(jù)、招投標(biāo)資料等，同時(shí)提供以上資料的電子版本，以便于相關(guān)人員熟悉資料，為合同洽談做準(zhǔn)備。二、合同方的經(jīng)營(yíng)范圍符合合同約定內(nèi)容；涉及專(zhuān)營(yíng)和等級(jí)許可的,應(yīng)具備相應(yīng)的許可證和資質(zhì)證書(shū)。臨時(shí)性的借調(diào)、聘用人員可以協(xié)助但不得成為合同承辦人。三、依據(jù)國(guó)家財(cái)經(jīng)法律、行政法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度對(duì)合同資金進(jìn)行控制。 四、對(duì)所承辦合同的履行情況進(jìn)行跟蹤。四、參與重大合同的談判，制定合同編號(hào)原則?！『贤芾碇贫鹊谝粭l 為加公司及各部門(mén)的合同管理工作，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》、國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。第六條：檔案期限：永久保存：公司章程；股東名簿；各類(lèi)規(guī)章制度、組織規(guī)程及辦事細(xì)則；董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；財(cái)務(wù)報(bào)表；政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)證及其他債權(quán)憑證；工程設(shè)計(jì)圖；其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)等。機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律由公司負(fù)責(zé)人審批方可借出。嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生，發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告，及時(shí)追查。注意檢查是否蓋公章，標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、日期等信息是否齊全。印章類(lèi)包括行政章、法人章、簽名章、合同章、專(zhuān)用章等、各類(lèi)活動(dòng)照片、產(chǎn)品樣品、宣傳品、科技成果等。產(chǎn)品銷(xiāo)售如市場(chǎng)分析、用戶(hù)調(diào)查、銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)、廣告宣傳、促銷(xiāo)活動(dòng)、售后服務(wù)等。2政策類(lèi)：各類(lèi)產(chǎn)業(yè)政策匯編。1基建綜合類(lèi)：征地批文、總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)報(bào)告、組織架構(gòu)、工程建設(shè)管理辦法、投資計(jì)劃；建設(shè)合同，質(zhì)量監(jiān)督書(shū)；工程決算、審計(jì)資料；招投標(biāo)方案；項(xiàng)目材料等。各類(lèi)證照，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、所有權(quán)證書(shū)、土地證、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書(shū)、協(xié)會(huì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)、質(zhì)量管理體系認(rèn)證等。沒(méi)有存檔和查閱價(jià)值的文件，特別是機(jī)密文件，要經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由行政人事部負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀，各部門(mén)不得自行銷(xiāo)毀文件，嚴(yán)禁作為廢品出售、丟棄文件。第十九條：文件下發(fā)三日內(nèi)，行政人事部要監(jiān)督檢查文件學(xué)習(xí)執(zhí)行情況，重要文件各單位要及時(shí)呈報(bào)學(xué)習(xí)落實(shí)情況。第十四條：文件的起草：按公司領(lǐng)導(dǎo)要求由行政人事部負(fù)責(zé)起草的公文，或各部門(mén)起草承辦，并以公司名義下發(fā)的文件。落款要寫(xiě)發(fā)文單位全稱(chēng)，文件一律加蓋公章，插入成文日期要求大寫(xiě)，不應(yīng)小寫(xiě)。外來(lái)文件指外單位或國(guó)家、省、市、縣行政管理部門(mén)來(lái)文。第三條：公文收發(fā)后要按要求傳達(dá)到位，及時(shí)組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)上級(jí)精神，不得扣發(fā)、截留、拖延，嚴(yán)守文件秘密或商業(yè)情報(bào)信息。要標(biāo)明簽發(fā)人、秘級(jí)編號(hào)、發(fā)送單位、印制份數(shù)、頁(yè)數(shù)等。第六條：一般性文件用于普通性的通知、通告、商務(wù)信函、商務(wù)公關(guān)與傳播文書(shū)、職員職業(yè)生涯書(shū)等。第十條：成文日期：會(huì)議性文件以會(huì)議通過(guò)的日期為準(zhǔn)，其他文件以公司領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)條。第十三條：文件副標(biāo)題：宋體，小三號(hào)字加粗；發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、正文、落款、成文日期、主題詞內(nèi)容等四號(hào)宋體。下級(jí)單位或部門(mén)呈報(bào)的所有請(qǐng)示報(bào)告、公文、傳閱件等，由行政專(zhuān)員統(tǒng)一協(xié)調(diào)辦理。第二十三條：年終由行政人事部集中收繳所有文件按編年體歸檔，一般應(yīng)永久保存，并建立電子文件檔案。公司管理制度、季度、年度工作方案、計(jì)劃、總結(jié)等。1合同制度類(lèi)：各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同原件、各種財(cái)務(wù)制度、計(jì)劃、總結(jié)等。年度經(jīng)營(yíng)報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)分析、投資風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。企劃經(jīng)營(yíng)類(lèi)（ZLJY）：企業(yè)管理、經(jīng)營(yíng)決策、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、市場(chǎng)分析報(bào)告、內(nèi)外環(huán)境評(píng)估、戰(zhàn)略規(guī)劃等，工作計(jì)劃如年度計(jì)劃、工作目標(biāo)等。實(shí)物類(lèi)（SWL）：如榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)杯、錦旗等。公文類(lèi)正文與簽發(fā)稿、簽收稿主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文一起歸檔。不許傳抄、自行翻印機(jī)密文件和帶密級(jí)的檔案材料。外單位來(lái)人查閱檔案，需持單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。使用絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專(zhuān)利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供使用。 停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料，以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷(xiāo)毀的檔案資料，統(tǒng)一由公司下文，由行政辦公室組織回收統(tǒng)一銷(xiāo)毀。三、負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)的合同進(jìn)行法律審查。三、負(fù)責(zé)合同文本及審查會(huì)簽的流轉(zhuǎn)。二、對(duì)合同中影響財(cái)務(wù)的重要事項(xiàng)提出意見(jiàn)。每件合同須由法定代表人或委托代理人或合同承辦部門(mén)確定一名承辦人簽字承辦。審查內(nèi)容包括：一、主體資格合法，具有經(jīng)工商局年檢的企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照，其核載內(nèi)容與實(shí)際相符。其中以保證形式作出的擔(dān)保，其擔(dān)保人必須是具有代償能力的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體，并應(yīng)對(duì)擔(dān)保人適用前款規(guī)定進(jìn)行審查。凡國(guó)家或行業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用。六、履約的地點(diǎn)、期限和方式。十四、簽約的地點(diǎn)、日期。二、送相關(guān)部門(mén)（法務(wù)部、工程技術(shù)部、造價(jià)部、預(yù)算審核部、審計(jì)監(jiān)察部等部門(mén)審查）。第二十七條 各會(huì)簽部門(mén)在審核合同草案時(shí)，發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤、遺漏、不妥時(shí)，應(yīng)在合同會(huì)簽審核單上提出書(shū)面審核意見(jiàn)，需要退改時(shí)應(yīng)連同全部文件退還承辦人。如合同為對(duì)方擬訂，且已對(duì)合同編號(hào)，也應(yīng)在合同正式文本封面上標(biāo)注我方合同編號(hào)。示例：SYWHKJSBGZ2012001FJ01。第三十八條　合同生效后，必須全面履行合同。沒(méi)有經(jīng)過(guò)合同承辦部門(mén)、相關(guān)部門(mén)審核和董事長(zhǎng)批準(zhǔn)的合同款項(xiàng)財(cái)務(wù)部門(mén)不得支付。第四十七條 變更或解除合同過(guò)程中的文字性材料、電函和圖表等由承辦部門(mén)妥善保存，最終交行政辦公室歸檔。第五十一條　合同糾紛的解決，可以先采用協(xié)商、調(diào)解方式解決。第五十五條　歸檔合同須原件，不得以復(fù)印件作為歸檔資料。第五十九條 有下列情形之一，情節(jié)嚴(yán)重造成重大經(jīng)濟(jì)損失或擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)損失的，對(duì)責(zé)任人予以行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰：一、不按本制度規(guī)定簽訂合同的。九、發(fā)生糾紛后，隱瞞或不及時(shí)向有關(guān)部門(mén)匯報(bào)或不及時(shí)采取措施的