【正文】 代表人印鑒由法定代表人授權(quán)財務(wù)部負責(zé)人負責(zé)保管。六、管理人員違反規(guī)定致使物品流失的，由其本人負責(zé)追回，無法追回造成公司損失的，由責(zé)任人負責(zé)賠償。八、部分辦公用品領(lǐng)用標準（一）水性筆：員工入職時領(lǐng)取1支；（二）反尾夾：各部門每半年各型號限領(lǐng)一盒；（三）皮質(zhì)筆記本：經(jīng)理級以上人員每半年限領(lǐng)一本，對基層員工不提供皮質(zhì)筆記本；（四）普通軟抄筆記本：基層員工每人每半年限領(lǐng)一本；（五）水性筆芯：每人每次限領(lǐng)1支；（六）耐用辦公用品：員工入職時按標準領(lǐng)取。二、常備辦公用品庫由文員擔(dān)任保管責(zé)任人，具體負責(zé)辦公用品采購計劃的收集、匯總、統(tǒng)計、分析，辦公用品采購工作的實施，辦公用品的入庫登記、保管、分發(fā)以及各類相關(guān)報表的制作等工作。（四）預(yù)算內(nèi)日常應(yīng)急性采購在日常工作期間，如各部門需在預(yù)算內(nèi)應(yīng)急采購無庫存或庫存緊缺的物品，須填寫庫存外(預(yù)算內(nèi)) 辦公用品申購表，經(jīng)本部門負責(zé)人確認，報董事長核同意后，由文員聯(lián)系定點供應(yīng)商落實采購。：透明膠、膠水、水性筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、釘書針、卷筒紙、面巾紙、檔案袋、文件夾、回形針、大頭針、鐵夾、筆記本、熒光筆、橡皮、涂改液、裝訂夾、光盤等。第三十六條 員工調(diào)崗、離職時，還清所借閱圖書、資料后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。 第三十二條 圖書借閱一、公司員工經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)同意，綜合部辦理借閱登記手續(xù)，可借閱公司所存各類圖書、雜志。第二十九條 出差費用的報銷：出差費用包括交通費、住宿費、伙食費、通訊費、招待費等，其標準按公司財務(wù)制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。二、所有員工工作期間外出辦事、出差等同于正常上班，均應(yīng)著正裝上下班，以展現(xiàn)公司規(guī)范管理的品牌形象。四、歸檔公司所有發(fā)文，主辦部門和相關(guān)部門應(yīng)有復(fù)印件存檔，并由主辦部門將文件原稿、對方簽收件、《發(fā)文審核表》、審核稿件各一份送綜合管理部存檔。草擬公文應(yīng)注意以下事項： 、法律、法令及地方性行政規(guī)章 ；，實事求是；、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語要規(guī)范；、地、物名、引文及時間要具體、準確；，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。公文的管理，要做到規(guī)范、準確、及時、安全。第十一條 企業(yè)制度由綜合管理部統(tǒng)一編排文號，統(tǒng)一存檔和下發(fā)，底稿由綜合管理部統(tǒng)一存檔。一、根本制度是指公司最高制度，是制定其他管理制度的基本依據(jù)。XXX化妝品有限公司 行政管理制度 行政管理制度 （2014年12月訂）XXX化妝品有限公司 二○一四年十二月目 錄第一章 總則 … ………………………………………………………2第二章 規(guī)章制度建設(shè)及管理辦法 ……………………………………2第三章 公文使用管理規(guī)定 …………………………………………3第四章 儀容儀表管理規(guī)定 ……………………………………………6第五章 出差管理規(guī)定 ……………………………………………… 7第六章 圖書、報刊、信函等資料管理規(guī)定 …………………………8第七章 物品管理規(guī)定 ……………………………………………… 9第八章 印章管理規(guī)定……………………………………………… 14第九章 文印管理規(guī)定 ……………………………………………… 18第十章 會議管理規(guī)定 ……………………………………………… 19第十一章 車輛使用管理規(guī)定…………………………………………22第十二章 鑰匙管理規(guī)定………………………………………………30第十三章 檔案管理規(guī)定………………………………………………31第十四章 保密管理規(guī)定………………………………………………39第十五章 計算機及網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)定 ……………………………………43第十六章 固定電話使用管理規(guī)定 ………………………………… 45第十七章 員工考勤管理規(guī)定………………………………………… 46第十八章 信息報告管理規(guī)定 …………………………………………49第十九章 對外宣傳及公共關(guān)系管理辦法………………………………52附件第一章 總則第一條 為加強公司的行政事務(wù)管理，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。第七條 制度分為根本制度、基本制度和業(yè)務(wù)管理制度三類。第十條 制度應(yīng)用詞確切，語句通順，符合企業(yè)發(fā)展實際，應(yīng)充分考慮其他相關(guān)制度規(guī)定，避免相互抵觸。第十八條 公文由綜合部實行統(tǒng)一管理。一、擬稿（一）以公司名義下發(fā)的公文和對外公函，根據(jù)其業(yè)務(wù)內(nèi)容，由主辦部門套用公司發(fā)文格式進行擬稿，并填寫主題詞、抄報、抄送、日期、打印人、校對人、承辦人、份數(shù)。對公司以外的單位發(fā)業(yè)務(wù)聯(lián)系函，蓋章后由主辦部門送至相關(guān)單位，并辦理好簽收手續(xù),將對方簽收的原件在5個工作日內(nèi)交綜合管理部存檔。第二十六條 個人儀容儀表及著裝要求 一、員工個人形象應(yīng)保持端莊、大方，頭發(fā)保持干凈清爽，女員工妝容應(yīng)以淡妝為主，禁止以濃妝艷抹形象出現(xiàn)在辦公場合。第二十八條 出差超出預(yù)定時間，須報經(jīng)出差審批人同意，因病或其它不可抗拒因素需要延長出差期限的,須及時報經(jīng)出差審批人同意并在出差結(jié)束后提交相關(guān)證明至綜合管理部，否則按曠工處理；未經(jīng)批準，超出預(yù)定出差期間的費用不予報銷。以公司名義購買的書籍需到綜合部辦理出入庫，并蓋公章后才能借出。第三十五條 報紙在閱覽后，請務(wù)必歸回原位；過期的報紙由綜合部統(tǒng)一回收管理。（二）易耗辦公用品包括公共所需辦公用品和員工個人所需辦公用品：：打印紙、傳真紙、復(fù)寫紙、紙杯、杯托、茶葉、垃圾袋、墨盒（水）、碳粉、硒鼓等。文員負責(zé)制作當月常用辦公用品補充采購計劃表，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，于每月5日前完成當月采購工作，并辦理入庫手續(xù)。第四十條 物品的保管一、公司的物品由綜合部進行登記造冊（見附件9），集中保管；單價物品價值超過500元的，還應(yīng)配備圖像資料。七、公共場所所需辦公用品由文員按上月用量標準按月進行分配，領(lǐng)用人可依據(jù)當月用量進行合理調(diào)整。未經(jīng)許可，嚴禁私自搬離。第四十四條 印章的保管一、公章、合同專用章由法定代表人保管。第四十六條 印章的使用一、公章、合同章、業(yè)務(wù)印章的審批： （一）重要文件：簽署合同（協(xié)議）使用公司印章必須填寫《合同審批表》（見附件15）及蓋合同審批章，根據(jù)審批程序報領(lǐng)導(dǎo)審批完畢后方可蓋章；重要正式發(fā)文必須按照公文管理規(guī)定審批程序（見公文管理規(guī)定）審批完畢方可蓋章；重要業(yè)務(wù)文件可由經(jīng)辦人部門負責(zé)人及經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)在《XXX化妝品年有限公司用印審批表》（見附件16）簽批方可蓋章。如因業(yè)務(wù)需要暫不能留存原件的，辦理完畢之后必須在5個工作日內(nèi)交綜合部存檔。（四）印章借出后，臨時保管責(zé)任人應(yīng)對用印文件進行詳細記錄，并在印章歸還的同時補充填寫《印章借出審批表》中的“用印文件記錄”項目。第五十一條 文印承辦人員應(yīng)樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。（二）公司經(jīng)營管理會議主要包括經(jīng)營班子會、總經(jīng)理辦公會、全面預(yù)算會、運營分析會（年度會議、季度會議、月度會議）、項目研討會、總結(jié)考評會、業(yè)務(wù)專題會等。會議由主辦部門組織落實，綜合部提供協(xié)助。組織會議部門需提前一天跟公司綜合部明確，并在《會議室使用審批單》中注明。會議紀要應(yīng)統(tǒng)一編號、及時整理、規(guī)范格式和文字，按分級管理要求分發(fā)、存檔、上報（也可通過電子郵件傳遞）。四、涉及到秘密事項的會議與會人員負有保密義務(wù)，記錄員應(yīng)在保密地方整理，并且嚴格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。第十一章 車輛派車管理規(guī)定第六十一條 為公司的經(jīng)營管理活動提供良好的服務(wù)，結(jié)合公司實際情況，保證安全運行、合理派車、特制定本辦法。實際返回時間為車輛返回公司后，由綜合部時填寫并存檔。第七十條 離職時應(yīng)將所保管的鑰匙退還綜合部并做好相關(guān)登記。四、公司及工商變更、建立等資料，經(jīng)辦人必須在辦理完畢后5個工作日內(nèi)報公司綜合部存檔備案。：、季、年度發(fā)展計劃；；；；。八、會計檔案的保管按財務(wù)相關(guān)管理制度執(zhí)行。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。三、檔案室必須配置滅火器，防止火災(zāi)事故。三、公司保密等級的確定：（一）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級；（二）公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議紀錄、公司經(jīng)營情況為機密級；（三）公司的人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密。四、屬于公司秘密的文件、資料和物品，由責(zé)任部門標明密級和保密期限。二、采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦使用部門負責(zé)保密。十、員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應(yīng)立即采取補救措施并及時報告行政管理部門，行政管理部門接到報告后，應(yīng)立即做出處理。凡向國際互聯(lián)網(wǎng)的站點提供或發(fā)布信息，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審查批準。杜絕在計算機及網(wǎng)絡(luò)使用中存在的不良現(xiàn)象，從而最大限度發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)作用，提高工作效率，制定本規(guī)定。五、下班后必須關(guān)閉計算機，并切斷電源。第八十七條 安全管理一、公司計算機統(tǒng)一安裝殺毒軟件和設(shè)置防火墻，并定期對殺毒軟件進行升級。七、公司以外的人員修理計算機（及附件）時，要有公司的專業(yè)人員陪同。打長途電話應(yīng)拔打IP電話。第九十二條 監(jiān)管執(zhí)行一、部門因工作需要須配備固定電話，由部門提出書面申請，綜合部審核報批后進行調(diào)配。 第九十七條 如因工作性質(zhì)需要，員工無需按時上下班，由所屬部門提出人員名單及申請，由所在部門負責(zé)人簽意見,經(jīng)綜合部審核后，報總經(jīng)理批準。四、月底綜合部統(tǒng)計考勤情況作為工資發(fā)放依據(jù)，出現(xiàn)出勤空缺但未及時在綜合部辦登記的，則按曠工處理。第一百零三條 請假管理：一、員工請假，應(yīng)提前向綜合部提交請假申請單（見附件24）。部門負責(zé)人級（含）以上級別員工請假，無論天數(shù)多少，需經(jīng)過總經(jīng)理審批。七、員工在把有關(guān)考勤的記錄包括請假單、加班申請/確認表、非正?？记趩蔚仍痪C合部登記存檔。（三）公司各部門工作職責(zé)：各部門負責(zé)人應(yīng)確定專人將本部門收集的信息進行匯總、核實和整理后，兩個工作日內(nèi)報送公司綜合部（如事件發(fā)生在月底，提交時間不能跨月）；二、對于重大信息，應(yīng)以最快的速度即時匯報，不能延遲。（三）重傷或死亡1人及以上的生產(chǎn)安全事故，發(fā)生1小時內(nèi)報告。第一百零九條 工作職責(zé)界定一、公司危機公關(guān)預(yù)案由營銷管理部門組織擬定，報總經(jīng)理審批通過，營銷部是公司對外宣傳工作的執(zhí)行部門，公司綜合部是對外宣傳監(jiān)管部門，并行使對對外宣傳進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)職能。六、公司要根據(jù)需要確定若干名通訊員，負責(zé)本企業(yè)、本部門新聞事件的采寫，可由企業(yè)文化專員或行政專員擔(dān)任。第一百一十二條 公共關(guān)系管理一、公司綜合部負責(zé)公司的對外接待組織與協(xié)調(diào)，負責(zé)建立和維護公司與政府主管部門以及關(guān)聯(lián)單位的良好關(guān)