【正文】 圖書入庫作業(yè)指導書 任務 圖書入庫 部門 總經(jīng)辦 適用職位 行政主管 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理 日期 編號 標準： 1. 圖書名錄 100%完整； 2. 編碼 必須清晰、準確； 3. 檢查圖書無污損、缺頁、破損等情況。 3. 項目或年度結(jié)束時整理材料； 4. 材料清理、鑒別、補全、去除； 5. 確定保存期限、密級； 6. 裝訂成冊 ，編制文件目錄和電子目錄 ； 7. 立卷上架，歸檔保管。 相關(guān)表格： 《打字、復印登記表》 檔案立卷作業(yè)指導書 任務 檔案立卷 部門 總經(jīng)辦 適用職位 行政文秘 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理 日期 編號 標準： 1. 各立卷部門使用本部門統(tǒng)一格式的檔案裝訂檔案； 2. 檔 案 按不同年份進行立卷； 3. 檔案立卷必須全面、無缺漏、 4. 有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。 程序： 1. 迎接訪客。 電話鈴響起 3 聲內(nèi)接聽； 2. 接聽電話 。 30 秒內(nèi)確定該人員是否在； 5. 如果在，請需接聽電話的人員接聽接話；如果不在，禮貌告知對方并詢問是否需要留言。 注意事項： 1. 用雙手遞接名片，拿名片的手不要放在腰上，接過名片后確定姓名正確讀法； 2. 對于來訪總經(jīng)理、財務部的訪客要謹慎判斷，與相關(guān)人員進行溝通后確定是否引見； 3. 如果被訪人不在，那么應告知來訪者被訪人的去處、大概什么時候能回來，并讓來訪者確定是否等待，若不等待，應詢問是否留下聯(lián)系方式或信息； 4. 如相應部門負責人不必接見的訪客，需婉轉(zhuǎn)回答； 5. 記錄要求：準確記錄相關(guān)信息，及時傳達。 （ 3） 物業(yè)部：行政類：保安、保潔考勤記錄。 程序： 1. 經(jīng)部門經(jīng)理同意，員工 可 調(diào)用本部門檔案； 2. 調(diào)用公司檔案， 提出申請，填寫《檔案借閱單》經(jīng)行政主管審批，總經(jīng)辦主任審核通過 ，行政文秘記錄后予以調(diào)用； 3. 調(diào)用檔案，不得帶離公司，公司檔案被借出總經(jīng)辦時（或要求復印時），借閱人及時提出帶出 （或復印 ）申請 ，在檔案登記表上登記，經(jīng)總經(jīng)辦主任同意方可借閱； 4. 凡屬絕密、機密數(shù)據(jù)與本人工作無關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)部門經(jīng)理批準，總經(jīng)辦主任審核同意方可查閱； 5. 丟失數(shù)據(jù)者， 應及時通知總經(jīng)辦負責人， 以便采取相應的補救措施； 6. 調(diào)用、借閱完畢后，行政文秘對歸還的檔案進行檢查，無誤后歸檔并登記。購買必須嚴格按照所審核過的書目購買，由行政文員負責，行政主管監(jiān) 督； 3. 檢查圖書。 找出起點及終點書物（某一分類號段落，例如： GW— 0001，查出欲盤點書物的第一本（較小的分類號）及最后一本（較大的分類號）； 3. 排列書籍。 程序： 1. 文件（包括報刊、信件等）的收取 (1) 文件的收取。 相關(guān)表格： 《員工申訴表》 物資設(shè)備盤點作業(yè)指導書 任務 物資設(shè)備盤點 部門 總經(jīng)辦 適用職位 行政主管 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理 日期 編號 標準： 1. 盤點工作每季度第三個月 20 日 — 25 日之間 進行一次； 2. 盤點必須由 行政主管會 同實物使用部門進行盤點； 3. 固定資產(chǎn)及耐用品盤點 100%，無遺漏項目； 4. 財務人員陪同。 相關(guān)表格： 《提案表》 計劃、 總結(jié) 、 監(jiān) 控 作業(yè)指導書 任務 計劃、 總結(jié) 、 監(jiān) 控 部門 總經(jīng)辦 適用職位 總經(jīng)辦全體員工 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理 日期 編號 標準： 1. 計劃表編寫無差錯，無缺項，無欺瞞； 2. 100%按時、按質(zhì) 、按量完成工作內(nèi)容； 3. 所有已完成計劃必須提交完成依據(jù)，否則視為未完成。 注意事項： 1. 計劃的跟進要將季度、月度、周、日結(jié)合跟進。 4. 大型會議需財務結(jié)算 相關(guān)表格： 《會議紀要》 《文件收發(fā)記錄表》 查場 作業(yè)指導書 任務 查場 部門 總經(jīng)辦 適用職位 總經(jīng)辦主任及行政文秘 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理 日期 編號 標準： 1. 查場內(nèi)容 100%符合賣場管理規(guī)定； 2. 每周至少 3 次部門查場工作； 3. 每周至少一次公司全面查場。針對容易離崗時間段上午 11： 00— 12： 00，下午 14： 20— 15： 30 不定點 查崗； 3. 處罰。 程序： 1． 需采購部門每月 18 日前集中統(tǒng)籌填寫《港灣家居物品購買申請單》，依次由部門、總經(jīng)辦、總經(jīng)理審批； 2． 庫房負責人 根據(jù)批準的《 港灣家居物品購買 申請單》， 詳細 對庫存物品進行核查，若有相應的物品 且不低于庫存量下線 則通知 采購負責人不 予購買； 3． 采購負責人 根據(jù) 已審批且確定購買的 《港灣家居物品購買申請單》，進行分類整理 , 便于分類統(tǒng)籌并確定從何處購買； 4． 預算采購成本，報總經(jīng)理簽字確認，從財務部預借款項； 5． 每月 22 日進行采購，如果沒有和相應供應商簽定相關(guān)的物品供應協(xié)議或合同，采購人員必須由指定人員陪同進行市調(diào)，貨比三家，遵循詢價、議價、比價，最后選擇物美價廉的物品；有相應供應協(xié)議或合同的，則通知對方根據(jù)需求送貨上門或者前往采購； 6． 索取正規(guī)發(fā)票，采購人與證明人簽字； 7． 清點入庫，庫房負責人根據(jù)清單據(jù)實對應上帳； 8． 費用報銷：依次為財務審核、總經(jīng)理審 核、報銷、抽取借條（退回剩余現(xiàn)金）。 相關(guān)表格： 《港灣家居物品使用一覽表》 物品調(diào)配 作業(yè)指導書 任務 物品調(diào)配 部門 總經(jīng)辦 適用職位 行政主管 批準人 部門經(jīng)理 總監(jiān) 總經(jīng)理 日期 編號 標準： 1. 責任人必須明確 ； 2. 確保物品調(diào)換前 100%完好； 3. 記錄 100%清晰，有據(jù)可依。 相關(guān)表格： 《資產(chǎn)報廢單》