【正文】 數(shù)量、物品不符 重新填寫出門條 問題不清 重新核查通過 放行 結(jié)束 就愛資料下載 就愛資料下載 用電設(shè)施維護(hù)流程 行政部工作流程 開始 每日對辦公區(qū)進(jìn)行巡檢，作好記錄 科貿(mào)辦公區(qū) 《巡檢記錄》 較大故障爭取當(dāng)日處理 修理完畢 結(jié)束 照明設(shè)施 辦公用電 管道空調(diào) 就愛資料下載 就愛資料下載 行政事業(yè)部事務(wù)工作流程 一、 辦公用品領(lǐng)用 領(lǐng)用人根據(jù)有關(guān)辦公用品清單及實(shí)際需要（見附表 1），向本部門兼職內(nèi)勤提出申請，由內(nèi)勤統(tǒng)一向行政部簽字領(lǐng)取。 用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請人、批準(zhǔn)人、用印日期。 行政部收到傳真后，在傳真接收臺(tái)帳上登記，并負(fù)責(zé)通知收件人及時(shí)領(lǐng)取及簽字確認(rèn)。 六、 名片管理 公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。 2．行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對申請進(jìn)行核實(shí)，并對各部門 要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設(shè)備申請?jiān)瓌t，提出解決建議和意見（調(diào)撥或購買）。如遇周末，順延兩天。 各部門承擔(dān)在訂餐、訂票、訂房時(shí)過程中由于自身失誤帶來的風(fēng)險(xiǎn)，例如承擔(dān)退票費(fèi)、退房費(fèi)等。 十一、 宣傳品 公司宣傳品包括手提袋（長、短）、宣傳彩頁、公司簡介和產(chǎn)品說明書等。會(huì)前由行政部派人做好會(huì)場布置及設(shè)備調(diào)試。 “派車單 ”經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)車輛統(tǒng)一調(diào)度。 十四、設(shè)備維修流程 1．報(bào)修人員先將報(bào)修信息反饋給各部門的設(shè)備管理員； 2．部門設(shè)備管理員初步檢查后，填寫《設(shè)備報(bào)修單》（提供設(shè)備編號(hào)和故障現(xiàn)象），部門經(jīng)理批準(zhǔn)后送交行政部； 3．行政部設(shè)備管理員根據(jù)編號(hào)，聯(lián)系廠商，組織及時(shí)維修； 4．通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時(shí)不用的設(shè)備給報(bào)修者使用； 5．機(jī)器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報(bào)修者使用； 6． 涉及到的維修費(fèi)用，由各部門承擔(dān)。 日常型信息內(nèi)容包含：公司宣傳介紹、公司新聞動(dòng)態(tài)、業(yè)內(nèi)新聞動(dòng)態(tài)。 日常型信息由行政事業(yè)部經(jīng)理確認(rèn)。 公司辦公用品每月 1 日、 15 日發(fā)放 2 次，其余時(shí)間如急需領(lǐng)取辦公用品須部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。 復(fù)印用紙、用墨費(fèi)用根據(jù)實(shí)際用量每月隨辦公用品攤銷，復(fù)印機(jī)維修費(fèi)用根據(jù)比例每季度攤銷。 收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。 自確認(rèn)名片內(nèi)容起，一周內(nèi)到行政 部領(lǐng)取。 6．所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調(diào)離本部門時(shí)應(yīng)收歸行政部倉庫，并在部門設(shè)備管理員處登記。 （實(shí)習(xí)生等）領(lǐng)用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用飯票。 十、禮品 禮品由行政部負(fù)責(zé)根據(jù)不同檔次選擇訂購，選擇原則為高雅、大方、實(shí)用 ,能體現(xiàn)公司形象。 如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)目超過填寫數(shù)目，行政部除責(zé)成其 重新填寫外，并向其部門經(jīng)理投訴及進(jìn)行相關(guān)處罰。 /P p 十三、車輛管理 公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動(dòng)及主要業(yè)務(wù)活動(dòng)使用，公司人員如要用車，請遵循以下管理?xiàng)l例： 公司車輛由行政部門負(fù)責(zé)管理，分別按車號(hào)設(shè)冊登記管理。 等候計(jì)費(fèi)：等候時(shí)間在半小時(shí)內(nèi)，免計(jì)費(fèi)用，超過半小時(shí)部分，按 元 /分鐘計(jì)費(fèi)。 行政事業(yè)部設(shè)專人負(fù)責(zé)電子屏的使用、維護(hù)、修理。 三、發(fā)布時(shí)間 電子屏的使用時(shí)間為每個(gè)工作日的上午 8： 30 至下午 6： 30（有特殊情況的除外）。 附表：行政部工作人員職能劃分表姓名房間號(hào)工作職能 405 公司行政、辦公室、后勤全面協(xié)調(diào)管理（含車隊(duì)管理、大樓辦公室使用情況協(xié)調(diào)等） 405 公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)傳真 、辦公用品發(fā)放、午餐管理、綠化管理、飲用水管理、訂餐、訂房、訂票等 405 一樓接待文秘、信件收發(fā)、辦公配合 405 文印、傳真信件的辦公配合 403 印章管理、研究生管理、檔案管理 403 一樓接待文秘、圖書室管理 403 固定資產(chǎn)管理（含設(shè)備申購）、保安保潔管理、各種維修服務(wù) 405 宣傳、文秘、宣傳品和禮品發(fā)放、 405 會(huì)議接待、培訓(xùn)、活動(dòng)策劃（含工會(huì)活動(dòng)） /P p 。 特別型信息發(fā)布時(shí)效由信息相關(guān)部門會(huì)同行政事業(yè)部核定：公告的發(fā) 布時(shí)間一般為 2 個(gè)工作日，每日 2 小時(shí)，分 4 個(gè)時(shí)段；通知的發(fā)布時(shí)間一般為 1就愛資料下載 就愛資料下載 個(gè)工作日，每日 2 小時(shí)，分 2—4 個(gè)時(shí)段；活動(dòng)賀詞的發(fā)布時(shí)間一般為活動(dòng)開始前 1 小時(shí)至后 2 小時(shí)。 電子屏責(zé)任人對行政事業(yè)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。 直接費(fèi)用（如汽油費(fèi)、過橋過路費(fèi)、停車費(fèi)等），由各用車部門自理。員工應(yīng)認(rèn)真填寫 “派車單 ”，交由所在部門一級(jí)部門經(jīng)理簽字。如有必要由行政部發(fā)出會(huì)議通知確認(rèn)。 各級(jí)部門經(jīng)理 (必要時(shí)由總裁或分管行政副總 )簽字后到行政部領(lǐng)取禮品。現(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請流程匯總?cè)缦拢? 各部門根據(jù)各部門的實(shí)際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請，并填寫相應(yīng)的申請表（內(nèi)容具體詳實(shí)），部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。 30－ 31 日，各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實(shí)際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。 七、公司設(shè)備申請流程 為加強(qiáng)我公司固定資產(chǎn)管理，規(guī)范管理工作程序，提高資產(chǎn)的使用效率，杜絕浪費(fèi)；參照《行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》（國管財(cái)字【 2020】 32 號(hào)）規(guī)定，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制定我公司設(shè)備申請流程：（一）原則：講究計(jì)劃性和成本效益，以物質(zhì)資源供給的有序性，保證公司職能的按計(jì)劃完成： 1.配發(fā)過程中，是否供應(yīng)，供應(yīng)多少，要以客觀需要為依據(jù)，而不是單純的級(jí)別； （對工作的推動(dòng)），而不是不計(jì)工本，不問效果，一定要保證重點(diǎn)， 分清緩急，把有限的資源用在 “刀刃 ”上； 3.要使庫存保持合理的限度（基本上無閑置的資產(chǎn)），注意提高資金的有效利用率。 對貴重物品、匯款、郵包，要進(jìn)行專門登記，并及時(shí)通知個(gè)人簽字領(lǐng)取。 任何人不得利用公司機(jī)器復(fù)印與工作無關(guān)文件，行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，有權(quán)根據(jù)公司有關(guān)規(guī)章 制度 ,通知人事部進(jìn)行處罰。 下屬企業(yè)和部門根據(jù)實(shí)際需要申請刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜?，但須?jīng)總裁批準(zhǔn)。 特別型信息由出處單位的分管副總確認(rèn)。 日常型信息的 搜集整理由行政事業(yè)部完成。為更好的使用電子屏，做到使用主體合格，信息確認(rèn)有效，發(fā)布時(shí)間合理等，特制定本使用規(guī)范。 行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報(bào)分管副總查核一次，以防浪費(fèi)，如超過耗油標(biāo)準(zhǔn)時(shí)（指不正常）應(yīng)送請調(diào)整修理。 4. 會(huì)議結(jié)束后由行政部派人清理會(huì)場，查收設(shè)備。 領(lǐng)用 宣傳品在 5 份以上的，需填寫宣傳用品領(lǐng)用申請單，由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，在宣傳用品領(lǐng)用臺(tái)帳上登記后領(lǐng)用。 訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前 2～ 3 天知會(huì)行政部，訂餐、訂房一般提前 1～ 2 天）。 4. 如出現(xiàn)帳款不齊或錯(cuò)漏，由各部門內(nèi)勤負(fù)責(zé)。 5．采購由行政部統(tǒng)一申請費(fèi)用、組織購買、費(fèi)用攤銷，過程遵循 “價(jià)廉物美 ”的原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價(jià)格比，多壓價(jià)比價(jià)、厲行節(jié)約。 名片印制前需確認(rèn)名片職務(wù)、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認(rèn)無誤。 五、 信件收發(fā) 公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 三、 復(fù)印 公司所有復(fù)印文檔工作原則上由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，未經(jīng)行政部確認(rèn)，各部門不得私自拿到公司外復(fù)印。 辦公用品費(fèi)用每月攤銷一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財(cái)務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放辦公用品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。 辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門領(lǐng)導(dǎo)及主管副總簽字同意后另行購買。 經(jīng)分管副總裁在該表上簽批后方可蓋印。 行政部每月或每季度根據(jù)傳真使用比例攤銷費(fèi)用至各部門。 印制名片申請者填寫名片印刷申請單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部負(fù)責(zé)印制。 3．如果采取 “ 調(diào)撥 ”程序，行政部將調(diào)撥計(jì)劃上報(bào)行政部主管副總簽字確認(rèn)后實(shí)施； 4．如果采取 “ 購買 ”程序，行政部將參照 “江蘇 大 軟件股份有限公司財(cái)務(wù)審批流程暫行規(guī)定 ”（蘇股財(cái)字〖 02〗第 003 號(hào)）有關(guān)規(guī)定具體執(zhí)行。行政部不接受個(gè)人零星領(lǐng)取及退票。 費(fèi)用超過 500 元以上，申請需要其部門主管副總簽字確認(rèn)。 領(lǐng)用宣傳品在 5 份以下的，由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng)用臺(tái)帳上登記。 3. 除其他部門主辦的會(huì)議資料各自存檔外，會(huì)議資料由行政部整理、立卷、存檔。 車輛就愛資料下載 就愛資料下載 使用完畢，使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫 “車輛使用實(shí)際情況記錄單 ”，交行政部備案。 十五、電子屏使用規(guī)范 （一）原則 電子屏是公司對內(nèi)對外的信息傳遞載體。 特別型信息內(nèi)容包含：各類通知、各類公告、各類賀詞及其他信息。 日常型信息的更新計(jì)劃由電子屏責(zé)任人擬定，報(bào)行政事業(yè)部經(jīng)理批準(zhǔn)。 二、印簽管理 公司印章刻制均須報(bào)總裁批準(zhǔn)，由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù)。 如行政部發(fā)現(xiàn)復(fù)印操作人未填寫復(fù)印數(shù)量或數(shù)量不符，除責(zé)成其重新填寫外，將限制該部門使用復(fù)印機(jī) ,直至落實(shí)責(zé)任及相關(guān)處罰。 收到信件資料由行政部負(fù)責(zé)通知收件人及時(shí)領(lǐng)取。 名片印制費(fèi)用每季度攤銷一次。 八、午餐 飯票 ，由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。 九、訂餐、訂票、訂房申請流程 為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的服務(wù)性。 各部門根據(jù)禮品清單（見附表 2）領(lǐng)用公司禮品，需向本部門經(jīng)理提出申請，填寫禮品領(lǐng)用單，簽字確認(rèn)費(fèi)用來源。 十二、會(huì)議管理 ，所有會(huì)議均須及時(shí)通知行政部 ,便于安排和登記備案。 公司車輛的使用實(shí)行 “派車單 ”制度。 ② 長途用車：普通轎車?yán)锍藤M(fèi) 元 /公里；面包車?yán)锍藤M(fèi) 2 元 /公里。 電子屏責(zé)任人的職責(zé)包括：及時(shí)實(shí)施公司信息發(fā)布，制定信息發(fā)布時(shí)間表，制定信息更新計(jì)劃，電子屏信息發(fā)布的匯總整理，電子屏日常維護(hù)，電子屏故障排除，電子屏修理配合等。 日常型信息發(fā)布時(shí)效：公司宣傳介紹每日 2 小時(shí)，分 4—6 時(shí)段發(fā)布；公司新聞動(dòng)態(tài)每日 2 小時(shí)，分 4—6 時(shí)段發(fā)布；業(yè)內(nèi)新聞動(dòng)態(tài)每日 1 小時(shí)，分 2—4