【正文】 題，尋找指引你更適當?shù)倪\用你的時間的答案。在我們談具體的時間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時間的方式和狀況?？死势澆粼谵k公室里的每個早上都寫10封信；杰出的演說學家喬 　　 原則之五：與別人的時間取得協(xié)作 　　 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達80%，使用冷凍庫的機率只有20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲下次數(shù)過多而感腰酸背疼。當穆爾逐漸對工作感到得心應手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業(yè)績來自哪些客戶。 （ ） 　　1當我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。 （ ） 　　我休息時會覺得不安。 　　充實自我。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或 事前準備不足，而變成迫在眉睫。大家還記得“波特的故事”嗎？波特的問題恐怕就在于此。我們既然是以目標的實現(xiàn)為導向，那么在一系列以實現(xiàn)目標為依據(jù)的待辦事項中，到底哪些應該先著手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？一般認為是按照事情的緊急程度來判斷。 　　先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。 史密斯的家伙真的把這主意轉換為實際行動。 　　 有了計劃，就必須有行動?！蹦繕藨摵苊鞔_了，只是不知是在一年內完成，還是十年后才完成？ 原則之二：有計劃、有組織地進行工作 所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標正確地分解成工作計劃，通過采取適當?shù)牟襟E和方法，最終達成有效的結果。 　　可達到的： 　　 不能達到的目標只能說是幻想、白日做夢，太輕易達到的目標又沒有挑戰(zhàn)性。兩組人的個子差不多，先是一起跳過了1米。 　　 1974年8月24日，鄧特隆無線電公司成交了第一筆生意。證券經(jīng)紀商的收入雖然不錯，卻與他的性格格格不入。他每季平均進修多個學分。他大半時候都在一家低功率的電臺擔任導播，有是也替卡車卸貨。鯨魚因為追逐小利而暴死，為了微不足道的目標而空耗了巨大力量。美國的一份統(tǒng)計結果顯示，一個人退休后，特別是那些獨居老人，假若生活沒有任何目標，每天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們后來的壽命一般不會超過七年。你最好盡快設計這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！ 　　誤區(qū)五：進取意識不強 　　 我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。 　　一封需要盡快回復的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復?！?　　 當你的上司向你索取一份技術資料，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當你需要一份信息時，是否滿文件夾地翻個底朝天？下面是一份“文件處置測驗”，看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。 　　我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井： 　　習慣拖延時間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個典型的拖延時間的人。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　?。?）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 　　誤區(qū)三：時間控制不夠 　　 在前面的“小張的故事”中，小張在時間管理上最大的惡習就是拖延時間，以致到頭來一事無成。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當，你不妨對請托者提出適時的建議。試問：房子燃燒的緊要關頭，消防隊員是否應立刻拿起水龍頭或滅火筒進行搶救，還是應花費少許時間判別風向、尋找火源、分派工作，然后再進行搶救？ 　　不做計劃的人只是消極地應付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動的地位、并提高工作效率。倘若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔心。擁有這樣的一筆財富，我們怎么可以視而不見？又怎么可以隨意處之？這個問題恐怕需要我們花點時間來考慮。 　?。?）所謂“自管理者的管理”——你必須拋棄陋習，引進新的工作方式和生活習慣，包括要訂立目標、妥善計劃、分配時間、權衡輕重和權力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。花費了金錢，尚可賺回，但倘若揮霍了時間，任何人都無力挽回?！?　　 要想能夠真正地了解時間并且管理“時間”，我們有必要對時間的本質有深刻的認識?？墒敲刻炜?種小報也得費你1點鐘的功夫；四圈麻將也得費你1點半鐘的光陰。趁現(xiàn)在年富力強的時候，努力做一種專門學問。 適合對象:　　 新員工 培訓目標 　 學完本課程后，學員能夠達到： 　　在今后的工作中減少浪費時間現(xiàn)象 學會正確的時間分配并充分有效地利用時間 　　學會制定SMART的工作目標 　　掌握制定有效工作計劃的方法和過程 課程要點 　　v 時間管理的概念和誤區(qū) 　　v 時間管理的基本準則 　　 ……目標原則 　　 ……20/80原則 　　 ……四象限原則 　　 ……有序原則 　　 ……對象原則 　　v 時間管理的方法和技巧 　　 ……了解自己使用時間的方式和狀況 　　 ……做好工作計劃 　　 ……縮短別人干擾的時間 　　 ……不要拖延 　　 ……第一次就把事情做好 　　 ……時間的判斷應有彈性第一章：時間管理的概念和誤區(qū) 　　167。你有了決心要研究一個問題，自然會節(jié)衣縮食去買書，自然會想出法子來設置儀器。拋棄了學問便是毀了你自己。不論愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們無法節(jié)流。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。第二，他毫不松懈地連續(xù)應用計劃、組織、授權、激勵、評價和控制等項目基本原則，顯示了他專業(yè)管理的精神。所謂時間管理的誤區(qū)，是指導致時間浪費的各種因素。將上述的一切變成你每一個工作日里的習慣。 　　 綜上所述，由于我們的工作缺乏計劃，將導致如下惡果： 　　目標不明確 　　沒有進行工作歸類的習慣 　　缺乏做事輕重緩急的順序 　　沒有時間分配的原則 　誤區(qū)之二：組織工作不當 　　 組織工作不當?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個方面： 　　* 職責權限不清，工作內容重復 　　*“事必躬親，親力而為” 　　*溝通不良 　　*工作時斷時續(xù) 　　首先，學會如何接受請托： 　　 對于我們每一個人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級管理者、或是組織以外的人士。 　　 所以在我們接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責范圍內嗎？對實現(xiàn)我的目標有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價？如果不接受他，則需承擔什么后果？經(jīng)過這一番“成本——效益分析”之后，你就可以決定取舍了。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　?。?）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。 　　A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意 　?。?0）在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。 　　泛濫的“會議病”困擾。 　　訂購文具后所取得的帳單。 　　某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。因此，我們要記取“過去”，把握“現(xiàn)在”，放眼“未來”。因此，我們一定要做一個目標明確的人，生活才有意義?！毕旅娌环磷屛覀円黄鹂纯础百嚰蔚墓适隆薄５拇_，目標決定我們的將來。 　　 從上面的例子我們可以看出，有目標才有結果，目標能夠激發(fā)我們的潛能。于是，他開始設立自己的目標。今天，鄧尼斯已是一家資產(chǎn)數(shù)百萬元的工廠的股東與總裁?！苯?jīng)過練習后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標，而第二組的人因為沒有具體目標，所以他們中大多數(shù)人只跳過了1米。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。 　　按排列順序進行處理。 　　 美國的成功學家格林演講時，時常對觀眾開玩笑地說，美國最大的快遞公司——聯(lián)邦快遞，其實是他發(fā)明的。 　　先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 　　先做有趣的事，再做枯燥的事。例如參加管理技能培訓、向上級提出改進營運方式的建議、培養(yǎng)接班人等等。提請注意：雖然有以上的理由，我們也不應全面否定按事情“緩急程度”辦事的習慣，只是需要強調的是，在考慮行事的先后順序時，應先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”——也就是我們通常采用的“第二象限組織法”?；膹U這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。 　　 第四象限屬于不緊急也不重要的事。 　　 請思考下面的問題： 　　 你是否“知道”在哪一方面如果持續(xù)有優(yōu)異的表現(xiàn)，對個人生活或工作會有積極的意義？ 　　 這個問題問過數(shù)千人，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)答案可歸類如下： 　　改善人際關系。如果你的答案也屬于這七項，為什么不身體力行呢？大家好！我們已經(jīng)學習了時間管理的原則系列之一和之二，現(xiàn)在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。 （ ） 　　我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。 （ ） 　　1我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。 　　 結果如何？第一年，他就實現(xiàn)了月薪1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。 　　 80/20原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。你也許擁有全世界最偉大的廣告構想，但是如果你在各公司都已經(jīng)做完廣告預算后才提出你的構想，你可能就不會有太好的運氣，可能要等到幾個月后，你的構想才會被慎重考慮，甚至可能會一不小心扔到垃圾桶里去！ 　　 同樣地，當我們需要到某一部門去參觀學習，也需要提前與該部門人員進行預約，雙方共同達成一個有關時間、地點、人員安排等等的約定。這個方法很有效，假如你養(yǎng)成每天寫1000字的習慣，連續(xù)一個月后，寫1000字便易如反掌。而若你愿意花一個星期做這種功夫，將毫無疑問地發(fā)現(xiàn)，這是一種有益的經(jīng)驗。 　　在表一中效率先生列出約30項每星期中的主要活動，并分成五或六類。例如效率先生在時間表上第二項活動出現(xiàn)了15次，即表示他花了7個半小時在工作時打電話。“每星期實際花費時間”的總計應該等于168，而“占每星期總時間的百分比”的總計應該是100%。每6個月做一份一星期時間使用清單，也是極佳的構想，第二次做的時候就輕松多了。首先，讓我們對計劃的基礎概念有一些認識： 　　 計劃的類型 　　 分類標準 類型 　　按廣度分 　　戰(zhàn)略性計劃、作業(yè)性計劃 　　按時間框架分 　　短期計劃、長期計劃 　　按明確性分 　　具體性計劃、指導性計劃 　　應用于組織，為之設立總體目標和尋求組織在環(huán)境中地位的計劃成為戰(zhàn)略計劃；而規(guī)定目標如何實現(xiàn)的細節(jié)的計劃稱為作業(yè)計劃。比方說，我們計劃在3天之內給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設立控制點，如果不能刷完2層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務最后的如期完成。 　　建議： 　?。?）先畫WBS,標明milestone（里程碑）時間及deadtime（截止時間） 　?。?）標明任務間關系 　　（3）再畫PERT 　　計劃要素 　　步驟一：先畫圖 　　首先不必注重美觀，主要弄清楚任務之間的相互關系。 　?。?）WBS主要反映任務的層次。全面出擊的人終會變得疲勞不堪，消極應付和視而不見的人終究會錯失良機或是貽誤大事…… 　　 那么究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？——我們的策略是將被打擾的時間縮短，將其負面影響減至最少 。首先解釋你現(xiàn)在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會了、正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時候一定要注意有禮貌，并約定回電或是對方再次來電的時間，在保證自己時間的前提下，同時不要給對象留下不良印象。你可以從容地、預先地與同事聯(lián)系你的要求、時間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。你的每一分鐘都很值錢。 　　 去看醫(yī)生時帶一本書，這樣你就不必看他們的雜志或其它無益的東西?！币淮?，一位同機的旅客在等候提取行李的時和她攀談，他說：“我在飛機上注意到你，在2小時48分鐘里，你一直在寫短箋，我敢說你的老板一定以你為榮?！?　　將逆勢操作運用在時間管理上，就意味著當別人沒有在做某件事的時候，你就去做，這樣可以省下許多等待的時間。 　　 這時候你心中只有一個念頭：“我要贏！”你的肌肉緊張、全神貫注以至于眉頭緊鎖，但就在僵持不下的當兒，你和那人腦中突然靈光一閃，發(fā)現(xiàn)一個事實：你們現(xiàn)在已各贏了1角錢！倘若你讓他贏一回、接著他讓你贏一回、不斷相互扳倒，那么60秒結束，雙方都贏了超過1角錢……于是，你們兩個同心協(xié)力，不斷地進行你扳倒他、他扳倒你的動作，來回反復地互相扳倒對方