【正文】 費(fèi)經(jīng) 粘貼工整之費(fèi)用憑證 部 真實、合理性審核 用手 門 審人 主 核 管 主 管 付 審 款 核出 財 董事長 權(quán) 付款審核 務(wù) 責(zé)納 科 核準(zhǔn)（空調(diào)公司額度內(nèi)） 主 長 管十、分公司（辦事處）費(fèi)用管理制度本著勵行節(jié)約，明確權(quán)責(zé)的費(fèi)用管理原則，為了保障分公司/辦事處（指銷售公司直轄的分公司、辦事處，不含分公司在區(qū)域內(nèi)設(shè)置的二級辦事處）銷售業(yè)務(wù)開展正常費(fèi)用的開支，堅持對費(fèi)用“定額管理、據(jù)實報銷、先申請后實施再付款，做到單證齊全、手續(xù)完整、程序合法，保證各項費(fèi)用的發(fā)生真實、合理、高效”，對分公司（辦事處）日常的費(fèi)用管理如下：一、費(fèi)用的分類：為了便于對分公司（辦事處）發(fā)生的費(fèi)用實行定額、比率管理，依據(jù)各項費(fèi)用的來源，申報、審批方式以及費(fèi)用控制責(zé)任的不同將費(fèi)用劃分為：公司總部主控費(fèi)用：空調(diào)公司總部主控費(fèi)用，由分公司（辦事處）根據(jù)空調(diào)公司有關(guān)規(guī)定和分公司（辦事處）實際工作需要申報，經(jīng)空調(diào)公司相關(guān)部門審批后，限額使用。六、報銷程序：報銷人憑合法之報銷憑證，呈部門主管審批后，送財務(wù)科費(fèi)用審核主管審核。超出空調(diào)公司費(fèi)用額度的費(fèi)用由總經(jīng)理簽批后報銷。 六、中轉(zhuǎn)倉存貨的盤點：中轉(zhuǎn)倉所在分公司、辦事處財務(wù)人員、經(jīng)理務(wù)必于每月底或公司需要時對中轉(zhuǎn)倉庫存進(jìn)行實地盤點，并與倉庫、空調(diào)公司財務(wù)科帳目進(jìn)行核對，做到帳帳相符、帳實相符，保證公司資產(chǎn)的安全、完整?！?****產(chǎn)品出庫指令單》和《*****公司產(chǎn)品出庫單》格式及簽名模式見附件。應(yīng)選擇設(shè)備完善、管理良好的在大型國有商業(yè)倉庫作為區(qū)域中轉(zhuǎn)倉，中轉(zhuǎn)倉的存貨應(yīng)分類管理、碼放整齊、便于清點、確保存貨的安全、完好。分公司會計、辦事處經(jīng)理對收到的票據(jù)鑒別無誤后于24小時內(nèi)填寫票據(jù)傳遞跟蹤表并簽名，將票據(jù)傳遞跟蹤表與票據(jù)復(fù)印件傳真至空調(diào)公司財務(wù)科，通知財務(wù)科查收。（出票人須蓋其公章和法人代表或財務(wù)專用章和法人代表章。（銀行匯票的提示付款期限自出票日起一個月。銀行匯票和商業(yè)匯票憑證背面左側(cè)空白處印有二維標(biāo)識碼B、銀行匯票鑒別事項銀行匯票必須記載下列事項：表明“銀行匯票”的字樣無條件支付的承諾出票金額付款人名稱收款人名稱出票日期出票銀行簽章欠缺記載上列事項之一的，銀行匯票無效。以銀行匯票方式銷售回款：客戶發(fā)銀行匯票方式銷售回款的，收款人必須是*****公司。 帳務(wù)處理規(guī)范為了規(guī)范空調(diào)公司的會計核算，統(tǒng)一會計核算標(biāo)準(zhǔn)，明確空調(diào)公司日常業(yè)務(wù)的會計處理方法，及時、準(zhǔn)確反映公司經(jīng)營成果和資產(chǎn)狀況，有效地監(jiān)控公司的資金貨物流轉(zhuǎn)，根據(jù)《商品流通企業(yè)會計制度》和本公司的實際情況，特制定本規(guī)范。移交人員經(jīng)管的票據(jù)、印章和其他實物等，必須交接清楚；移交人員從事會計電算化工作的，要對有關(guān)電子數(shù)據(jù)在實際操作狀態(tài)下進(jìn)行交接?，F(xiàn)金、有價證券根據(jù)會計帳簿有關(guān)記錄進(jìn)行點交。沒有辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動或離職。第四十二條 匯總登記帳簿，摘要內(nèi)容按所匯總的記帳憑證起止日期或編號填寫。在三欄式帳戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內(nèi)登記負(fù)數(shù)余額。第三十條 記帳憑證封面采用統(tǒng)一印制的記帳憑證封面。發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)由開出單位重開或者更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋開出單位公章和更正人員的私章。不得多本同時啟用，作廢時，應(yīng)當(dāng)注明“作廢”字樣，連同存根等所有聯(lián)一起保存，不得撕毀。第十一條 會計人員的工作崗位應(yīng)當(dāng)有計劃地進(jìn)行輪換。 第三條 會計年度自公歷元月一日起至十二月三十一日止。9）、設(shè)置客戶銀行票據(jù)登記臺帳，序時登記、跟蹤客戶開具的銀行票據(jù)的傳遞情況。三、分公司財務(wù)人員工作職責(zé)：組織與職責(zé)：1）、分公司財務(wù)人員由空調(diào)公司直接委派，行政上接受所在分公司領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受空調(diào)公司財務(wù)科領(lǐng)導(dǎo)；2）、貫徹執(zhí)行空調(diào)公司財務(wù)管理制度和銷售管理政策；3）、根據(jù)空調(diào)公司財務(wù)管理制度和銷售管理政策，協(xié)助經(jīng)理制定分公司各項管理制度；4）、主管分公司日常財務(wù)會計業(yè)務(wù)，協(xié)助區(qū)域經(jīng)理搞好銷售財務(wù)管理，參與分公司的銷售管理；5）、對于空調(diào)公司的調(diào)入的各類存貨建立進(jìn)、出、存管理制度，完善手續(xù)，保證公司資產(chǎn)的安全、完整、增值；負(fù)責(zé)辦事處客戶往來帳目的核對、清收。負(fù)責(zé)公司日常銀行存款收、付業(yè)務(wù)，登記銀行存款日記帳，辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)，做到日清月結(jié)。協(xié)調(diào)公司與稅務(wù)、工商等部門的業(yè)務(wù)關(guān)系，按規(guī)定向工商、稅務(wù)等部門報送各種報表。三、客戶住來會計崗位職責(zé)：負(fù)責(zé)公司各倉庫發(fā)給客戶的存貨審核、統(tǒng)計、計價，并與銷售部核對公司存貨的收發(fā)存情況。組織財務(wù)科人員定期與供應(yīng)商、代理商進(jìn)行帳目核對，做到帳目清楚、明晰?？照{(diào)公司財務(wù)科崗位職責(zé)空調(diào)公司財務(wù)科暫時定編4人，分別為：財務(wù)科長1人，費(fèi)用審核1人，客戶往來管理1人，財務(wù)處理、出納1人，各崗位職責(zé)如下：財務(wù)科長：組織、指揮、協(xié)調(diào)空調(diào)公司財務(wù)科的日常工作。本制度適用于*****公司及其所屬駐外銷售分公司、辦事處等經(jīng)濟(jì)組織。負(fù)責(zé)對公司財務(wù)人員、分公司會計進(jìn)行管理制度、財務(wù)專業(yè)知識的培訓(xùn)。費(fèi)用審核會計工作職責(zé)：按照公司費(fèi)用報銷規(guī)定和流程，對公司綜合管理費(fèi)用支出的真實性、合理性和合法性進(jìn)行審核。與帳務(wù)處理會計進(jìn)行帳目核對，做到帳帳相符。負(fù)責(zé)客戶發(fā)票的填寫工作。分公司財務(wù)設(shè)置和財務(wù)人員工作職責(zé)財務(wù)人員配備與任免程序：崗位設(shè)置：設(shè)有中轉(zhuǎn)倉的辦事處根據(jù)需要設(shè)置財務(wù)人員1名。工作要求：1）、正確設(shè)置和使用會計科目，組織安排分公司會計核算工作；2）、嚴(yán)格執(zhí)行空調(diào)公司存貨管理規(guī)定，負(fù)責(zé)存貨出庫單據(jù)的填開、保管；3）、嚴(yán)格執(zhí)行分公司費(fèi)用管理制度，履行費(fèi)用報銷審核權(quán)，對違反公司財務(wù)管理規(guī)定的行為及時制止、糾正，對重大問題提出處理建議并上報空調(diào)公司；4）、按存貨的品種、型號、數(shù)量建立商品調(diào)撥明細(xì)帳。12）、定期與空調(diào)公司核對各個會計科目，并將核對情況反饋空調(diào)公司。 第六條 會計記錄必須清晰，便于理解、檢查和使用。第十三條 會計人員應(yīng)當(dāng)具備必要的專業(yè)知識和專業(yè)技能，敬業(yè)愛崗，熟悉法律、法規(guī)、依法辦事、客觀公正、搞好服務(wù)、遵守職業(yè)道德。支付款項的原始憑證，必須有收款單位或收款人的收款證明。第二十五條 記帳憑證按月順序編號，不得跳號、日期與編號順序應(yīng)當(dāng)一致，一筆會計業(yè)務(wù)編制兩張以上的記帳憑證采用分?jǐn)?shù)編號法。第三十三條 帳簿封面注明使用單位，帳簿名稱；扉頁有啟用目錄表，之后是目錄表。第三十七條 帳簿登記錯誤，不得涂改、填充、挖補(bǔ)、不得用藥水、涂改液等消除字跡，應(yīng)采用紅筆畫線更正進(jìn)行訂正，并加蓋更正人員私章。第四十五條 總帳帳戶應(yīng)按月結(jié)計發(fā)生額和余額；摘要欄注明“本月合計”；年終應(yīng)結(jié)計全年發(fā)生額和年末余額，摘要欄注明“本年合計”。登記的帳目，應(yīng)當(dāng)?shù)怯浲戤?，并在最后一筆余額后加蓋經(jīng)辦人員印章。庫存商品的結(jié)存數(shù)應(yīng)與總帳保持一致，并進(jìn)行實地清點。第五十五條 移交清冊一式四份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份、監(jiān)交部門一份。銷售回款的管理是分公司/辦事處財務(wù)人員的一項重要工作，此項工作的好壞直接影響整個集團(tuán)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)，為了確保分公司/辦事處銷售回款資金的安全、完整，縮短銷售回款的在途時間，確保分公司/辦事處銷售回款準(zhǔn)確、及時、完整地返回公司總部，特制定本規(guī)定。以銀行承兌匯票方式銷售回款：客戶發(fā)銀行承兌匯票方式銷售回款的，收款人必須是*****公司，且必須附有該銀行承兌匯票相對應(yīng)的客戶銷售合同。） 收款人全稱是否正確無誤。必須記載的事項是否齊全。匯票必須有承兌銀行蓋章，所蓋的必須是“匯票專用章”，而且印章要清晰。特別提示：1）、銀行票據(jù)不能與其他資料一起郵寄。二、中轉(zhuǎn)倉存貨的入庫管理：中轉(zhuǎn)倉所在分公司、辦事處在中轉(zhuǎn)倉庫存貨品種不全的情況下，根據(jù)本月回款計劃和本月需貨計劃，結(jié)合市場銷售情況向空調(diào)公司提出需貨申請，傳真至空調(diào)公司，經(jīng)審核后，通知工廠發(fā)貨。發(fā)貨原則：必須堅持款到發(fā)貨的發(fā)貨原則。 如此前的規(guī)定與此規(guī)定相抵觸，以本規(guī)定為準(zhǔn)。五、報銷憑證： 外部憑證，凡需從財務(wù)科報銷，不論金額大小，均須取得合法的與經(jīng)濟(jì)活動相符的外部憑證，若因故確實不能取得憑證，應(yīng)說明未取等到單據(jù)原因，幾種主要費(fèi)用的原始憑證具體要求如下：1）、 廣告費(fèi)a、 發(fā)票b、媒體報價單c、廣告合同d、電視、電臺播出證明，報紙整張樣報e、項目審批表2）、專賣店、展臺、燈箱、戶外廣告、條幅等制作費(fèi)發(fā)票制作費(fèi)用預(yù)算單制作合同照片項目審批表3)軟性新聞發(fā)布費(fèi)A、軟性報道： a)經(jīng)手人、部門主管、市場部部長等三人以上簽字證明的支付證明 b)電視、電臺播出證明，報紙整張樣報 c)項目審批表 B、公關(guān)活動類： 參照廣告費(fèi)執(zhí)行 C、軟文硬操作 a)、發(fā)票 b)、媒體報價單 c)、廣告合同 d)、電視、電臺播出證明，報紙整張樣報 e)、項目審批表 4）、倉租、房租 a）、發(fā)票 b)、租賃合同 5）、其他費(fèi)用所需單據(jù)按國家及公司有關(guān)規(guī)定提供： 內(nèi)部憑證，報銷時，還須填制內(nèi)部憑證，具體為：1）、報銷差旅費(fèi)，須填制格朗靈公司差旅費(fèi)報銷單，準(zhǔn)確、完整填寫出差事由等相關(guān)欄位，車資應(yīng)注明起訖地點；并將外部憑證工整地粘貼于格朗靈公司差旅費(fèi)報銷單背面。如審核合格即轉(zhuǎn)呈相應(yīng)權(quán)責(zé)主管審批；如財務(wù)科費(fèi)用審核主管認(rèn)為單據(jù)不合規(guī)范或超出報支范圍，有權(quán)要求報支人提供真實合理合法之憑證或拒絕付款。分公司（辦事處）主控費(fèi)用：分公司（辦事處）主控費(fèi)用，由空調(diào)公司根據(jù)銷售政策規(guī)定下?lián)芙o分公司（辦事處）使用，由分公司（辦事處）經(jīng)理根據(jù)空調(diào)公司有關(guān)規(guī)定在額度內(nèi)負(fù)責(zé)主要控制的費(fèi)用，分公司（辦事處）主控費(fèi)用超支由分公司（辦事處）經(jīng)理自行承擔(dān)，嚴(yán)禁坐支或挪用其他款項。3）、空調(diào)公司統(tǒng)一安排實施的廣告費(fèi)、宣傳費(fèi)：空調(diào)公司針對各分公司（辦事處）銷售市場實際情況，策劃實施的廣告活動費(fèi)用、宣傳費(fèi)用。②、分公司/辦事處包干費(fèi)：分公司（辦事處）2004年銷售年度費(fèi)用控制及薪資方案執(zhí)行。該項費(fèi)用報銷時，憑核定的分公司（辦事處）倉租定額、項目審批書、租賃合同和原始發(fā)票連同費(fèi)用報銷單定期寄回空調(diào)公司進(jìn)行此項費(fèi)用的審核、報銷（一般按月或季、半年進(jìn)行審核）。廣告費(fèi)、宣傳費(fèi)：①、媒體發(fā)布費(fèi)：具備廣告合同，相應(yīng)的電視、電臺節(jié)目播出單、報紙、報刊、雜志樣報和報價單以及項目審批表。六、費(fèi)用報銷原始單據(jù)的要求：原則上所有費(fèi)用報銷單據(jù)應(yīng)符合《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》之要求，否則，地稅部門不給予進(jìn)入商品銷售費(fèi)用，不作為公司所得稅的計算扣除數(shù)。③、維修費(fèi)：維修費(fèi)中的保修卡費(fèi)用的結(jié)算必須具備商業(yè)銷售發(fā)票或財政收據(jù)。費(fèi)用單據(jù)轉(zhuǎn)移至空調(diào)公司時，必須填寫《分公司（辦事處）費(fèi)用單據(jù)傳遞跟蹤表》，并對各項費(fèi)用進(jìn)行分類統(tǒng)計。D：如發(fā)生訂票費(fèi)，其報銷金額不得超過30元（憑票）。 級 別 市 內(nèi) 交 通 工 具 選 擇副總經(jīng)理以上人員 實 報部門經(jīng)理級 出租汽車、公共汽車主管級 公共汽車一般工作人員 公共汽車 五、差旅費(fèi)的報銷 出差人員應(yīng)在回到公司后3日內(nèi)