【正文】 彼得 — 亨利換句話說(shuō)，怎樣才算得上是“完成”了呢？這可能非常簡(jiǎn)單，就像 “去夏威夷度假”，“處理有關(guān)客戶(hù) X 的事情”，“與蘇珊協(xié)調(diào)大學(xué)里的情況”，“弄清新的分區(qū)管理結(jié)構(gòu)”或者 “實(shí)施新的投資策略”。你還必須作出判斷：需要采取什么行動(dòng)來(lái)推動(dòng)工作的發(fā)展進(jìn)程。想想看，有多少微乎其微的事情你必須去改變和完成。多琳 （ Mark Van Doren ） 22 如果你確實(shí)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)地脫離了那種理想狀態(tài)，開(kāi)始感受到自己漸漸地失去了控制、壓力重重、痛苦不堪，你是否能再一次回歸到那種狀態(tài)呢？這就是本書(shū)的宗旨，它將告訴你如何才能回歸 “心靜如水”的境界，把全部的才智發(fā)揮得淋漓盡致，因此，本書(shū)將對(duì)你的生活具有重大的指導(dǎo)意義。 任 何造成你反應(yīng)過(guò)度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。這就是為什么瘦小柔弱的人，也能夠?qū)W會(huì)用雙手劈開(kāi)木板和磚塊了。形形色色一心往上爬的人拼命地想擠進(jìn)貴族階層， 20 然而，他們挖空心思卻只能夠證明自己并不身屬此類(lèi)。使我們回想起，在后院蕩秋千時(shí)的那種愜意和歡娛 — 一種簡(jiǎn)單的循環(huán)往復(fù)的運(yùn)動(dòng)，完全憑借著來(lái)自秋千自身的沖力。它使你在這個(gè)錯(cuò)綜復(fù)雜的世界里，能夠體驗(yàn)到武術(shù)家們所說(shuō)的“心靜如水”（ mind like water ）的境界，優(yōu)秀的運(yùn)動(dòng)員則稱(chēng)之為“區(qū)域”（ z o n e ）。 18 長(zhǎng)期以來(lái)，在“知識(shí)工作”的新文化中存在著一種缺陷：缺少一套連貫一致的系統(tǒng)和工具，它們能夠在實(shí)實(shí)在在的工作中發(fā)揮出卓越的功效。對(duì)于那些自 己原已應(yīng)接不暇，又不得不應(yīng)付的工作我們已經(jīng)作出了強(qiáng)烈的消極反應(yīng)。幾乎沒(méi)有人能夠 （或者甚至應(yīng)該）把所有的事務(wù)一一按照“ 3 ”的順序排出先后，也沒(méi)有人敢在接到老板的電話或指令后，不立即撤消自己事先確定的工作日程。（ 2 0 世紀(jì) 8 0年代，許多專(zhuān)業(yè)人士把袖珍日程表視為工作條理化的主要手段。要期望在這個(gè)波濤洶涌的時(shí)代獲得輕松和良好的自我控制，人們需要全新的思維方式和工作模式。簡(jiǎn)單地說(shuō)，他們不會(huì)長(zhǎng)期從事任何一個(gè)職業(yè)?，F(xiàn)在，在這個(gè)基礎(chǔ)上還要添加一個(gè)變化無(wú)窮的工作定義的問(wèn)題。 現(xiàn)在，大多數(shù)人接手的大部分工作都不具備明確的邊界。 工作不再有清楚的界線 我們感到 身上的壓力與日俱增，一個(gè)主要的原因在于：工作的性質(zhì)發(fā)生了快速而巨大的變化，這種變化是我們自身的能力以及我們?yōu)榇怂邮艿拿糠倍嗟呐嘤?xùn)都追趕不上的?；蛘?，你也可以仿效其他一些人的做法，當(dāng)你感覺(jué)必要時(shí)，把它僅僅選定為一個(gè)向?qū)В垣@得更 11 佳的控制狀態(tài)。本書(shū) 提供了一種經(jīng)過(guò)實(shí)踐驗(yàn)證的、高效的工作流程管理方法。盡管本書(shū)中所描寫(xiě)的方法和技巧具有極強(qiáng)的實(shí)用價(jià)值，并且源于生活常理，但是，大多數(shù)人都已經(jīng)養(yǎng)成了自成體系的工作習(xí)慣，他們只有對(duì)自身這些工作習(xí)慣加以調(diào)整之后，才有可能實(shí)施本系統(tǒng)。我的工作主要是圍繞本書(shū)中介紹的方法，針對(duì)個(gè)人進(jìn)行提升效率的培訓(xùn)，以及舉辦各種講座。我渴望你向自己證明，我所承諾的效果對(duì)你個(gè)人來(lái)說(shuō)，不 僅可能而且伸手可及。 本書(shū)分為三個(gè)部分。另一方 面，我們需要?jiǎng)?chuàng)造工作氛圍和技能，以保證那些投入最為徹底的 人們，不會(huì)因?yàn)椴豢爸刎?fù)而慘敗。 下面是對(duì) 2 0 多年來(lái)有關(guān)個(gè)人效率各種發(fā)現(xiàn)的匯編：最大程度地增加輸出和最小程度地縮減輸入，并且在工作量變得日益龐大且性質(zhì)模糊不定的現(xiàn)實(shí)世界推行這種做法。我已經(jīng)探求了很長(zhǎng)一段時(shí)間（也許你也曾嘗試過(guò)），一直希望找到下列問(wèn)題的答案，即做什么，什么時(shí)間去做，以及如何去做。也許你目前從事著十 分重要、妙趣橫生或者值得贊揚(yáng)的工作；又或許并非如此，但是 你仍不得不面對(duì)這一切。行動(dòng)起來(lái)吧。 第 6章 處理階段：清空工作籃 工作籃是一個(gè)處理問(wèn)題的站點(diǎn)，而不是一個(gè)存儲(chǔ)容器。艾倫 著 張靜 譯 fatdragoncat(胖龍貓 )手打 中 信 出 版 社 2 目錄 第一部分 通向從容之道 第 1章 新情況，新做法 像實(shí)干家一樣思考問(wèn)題，像思想家一樣付諸行動(dòng)。 第 9章 行動(dòng)階段：選最佳方案 你的工作是發(fā)現(xiàn)你的工作，然后全身心地投入到其中去。 結(jié)論 4 歡迎來(lái)到蘊(yùn)涵著深刻洞察力的戰(zhàn)略黃金寶庫(kù)。 無(wú)論正在做什么，你都希望更輕松更自信，這正是你需要做 的事情 — 你可能正在同你的員工們一道舉杯痛飲；夜深人靜時(shí)， 你正溫柔憐愛(ài)地凝視著搖籃中安然酣睡的愛(ài)子；也許你正忙忙碌 碌地回復(fù)著涌 向你面前的電子郵件，或者在會(huì)議結(jié)束后抽幾分鐘 的時(shí)間與具有潛力的新客戶(hù)攀談。而當(dāng)你剛剛掌握如何在某一個(gè)層面提升辦事效率和決策能力時(shí)，又會(huì)不知不覺(jué)地接受一批新的任務(wù)和富于創(chuàng)意的目標(biāo)。在我花費(fèi)了 2 0 年的時(shí)間培養(yǎng) 和訓(xùn)練了一些最為精明干練的專(zhuān)業(yè)人士之后，我才領(lǐng)悟到當(dāng)今社會(huì)正如饑似渴地尋求這些方法。在那里，我們的孩子尚未受到有關(guān)如何處理信息、如何關(guān)注成果，和采取哪些行動(dòng)達(dá)到目標(biāo)的教育。第二部分展示了如何實(shí)施這個(gè)系統(tǒng)。你將證實(shí)，你長(zhǎng)久以來(lái)一直 8 憑借本能和直覺(jué)對(duì)許多問(wèn)題進(jìn)行的處理都是正確而恰當(dāng)?shù)摹? 我的一位客戶(hù)曾經(jīng)生動(dòng)形象地描述了我所作出的承諾：“當(dāng)我習(xí)以為常地采納著本書(shū)中的各項(xiàng)原則時(shí)，它拯救了我的生命；當(dāng)我一絲不茍地運(yùn)用它們時(shí)，它改變了我的一生。 10 焦慮是由于缺乏控制力，組織管理、準(zhǔn)備和行動(dòng)不足所造成的。 (我是從最普遍的意義出發(fā)來(lái)考慮“工作”的。他承擔(dān)著公司的管理工作，但他擔(dān)心沉重的工作負(fù)荷將會(huì)影響到他的家庭生活；另一位中層的人力資源經(jīng)理打算在一年的時(shí)間內(nèi)，把公司在該地區(qū)辦事處的人員從 1 100 人擴(kuò)增到 2 000 人。 我試圖一次處理一天的事情，但是有時(shí)，幾天的問(wèn)題一起洪水猛獸般地向我襲來(lái)。這次會(huì)議有多大的潛力 可以挖掘？這個(gè)培訓(xùn)計(jì)劃是否有效？或者主管人員的解聘賠償結(jié)構(gòu)是否合理？你正在起草的文章是否能夠鼓舞人心？即將召開(kāi)的員工會(huì)議能否令人為之振奮不已？公司的重組計(jì)劃是否行之有效？還有一個(gè)問(wèn)題：要想更加出色地完成這些任務(wù)，你能夠搜尋到多少相關(guān)的資料呢？回答是：通過(guò)因特網(wǎng)，你可以輕而易舉地獲取數(shù)目無(wú)窮無(wú)盡的信息，至少存在著這樣的潛力。但是，很少有人能享受這個(gè)福分，主要有以下兩個(gè)原因： ，奮斗目標(biāo)、 14 產(chǎn)品、用戶(hù)、市場(chǎng)、技術(shù)，以及所有者都在不斷地更新變化。這需要我們 振奮起自信心去面對(duì)劇烈的變革，這樣內(nèi)心深處才不會(huì)感到瑟瑟 發(fā)抖。 — 愛(ài)德華“ 1 2 3”優(yōu)先順序代碼和每日開(kāi)列的事務(wù)清單，就是人們?cè)谶^(guò)去的實(shí)踐中逐漸發(fā)展起來(lái)的重要手段。然而，在實(shí)踐中，運(yùn)用價(jià)值觀思維方式這一良 好的初衷卻經(jīng)常達(dá)不到預(yù)期的效果。它闡明意義，指導(dǎo)方向，而且?guī)?lái)更多復(fù)雜的情況。 承諾：武術(shù)家的“一切就緒的狀態(tài)” . 缺乏洞察力，生活就會(huì)拒絕你。要想積極有效地應(yīng)付 2 1 世紀(jì)復(fù)雜多樣的生活，人們對(duì)這種狀態(tài)的需求日益增強(qiáng)。與其說(shuō)我們蕩秋千，還不如說(shuō)我們被蕩了起來(lái)。 “心靜如水”的比喻 空手道中用“心靜如水”來(lái)形容一切就緒的狀態(tài)。因此，在高級(jí)階段的武功訓(xùn)練中，對(duì)平衡和放松狀態(tài)的教學(xué)并不亞于對(duì)其他方面的要求。你全身心投入到工作中去，時(shí)間的概念似乎消失了，（怎么已經(jīng)到了午餐的時(shí)間了？）你明顯地感受到工作上取得的進(jìn)展。 恐怕你已經(jīng)與自己達(dá)成了許多項(xiàng)協(xié)議 （這一點(diǎn)多半連你自己也尚未認(rèn)識(shí)到）。 為了能夠高效地應(yīng)付這 一切問(wèn)題，首先，你必須收集所有那些“經(jīng)常喚醒你模糊記憶”的事情，然后著手計(jì)劃如何一一地解決掉。哪一件事最讓你心煩意亂？哪一種情況最能夠分散你的注意力？哪一個(gè)問(wèn)題令你興趣濃厚？或者哪一種局面以其他的方式消耗了你大量的注意力？也許，正是某一件“擺在你面前的”工作或者問(wèn)題需要解決，而且越早處理越好。如果你目前除了要 馬上結(jié)束這件事，再無(wú)其他的事情要處理，那你現(xiàn)在打算去哪里？打算采取什么行動(dòng)步驟呢？ 你會(huì)不會(huì)打一個(gè)電話？會(huì)不會(huì)走到計(jì)算機(jī)前敲一封電子郵件？會(huì)不會(huì)坐下來(lái)，取出紙和筆，心血來(lái)潮地寫(xiě)上幾筆呢？有沒(méi)有可 25 能與你的配偶、秘書(shū)、律師或你的老板面對(duì)面地談上一會(huì)兒呢？還是去五金商店買(mǎi)一些釘子呢？是什么？ 你找到答案了嗎？好極了?？峙拢l(fā)生的一切只是，你更加明確地了解到你所期盼的結(jié)果和確定了下一步需要采取的行動(dòng)方案。這個(gè)問(wèn)題可能導(dǎo)致一些極具風(fēng)險(xiǎn)性的決定。實(shí)際上，我們從來(lái)沒(méi)有學(xué)過(guò)在開(kāi)始行動(dòng)之前進(jìn)行周密的思考。如果你沒(méi)有作好這些準(zhǔn)備，那么，你的大腦就一分鐘也不會(huì)停止運(yùn)轉(zhuǎn)。 從你今天早晨醒來(lái)到現(xiàn)在，你是否想到任何需要處理但還未動(dòng)手解決的事情呢？你是不是不止一次地想到了 它們呢？為什么？不斷地考慮那些毫無(wú)進(jìn)展的事情純粹是浪費(fèi)時(shí)間和精力。 我們需要把所有我們盡力管理的“材料”轉(zhuǎn)化為可以付諸行動(dòng)的事務(wù)。絕大多數(shù)人一直在調(diào)整那些性質(zhì)原本模糊不清、殘缺不全的任務(wù)清單。正如我們已經(jīng)看到的那樣，通過(guò)管理時(shí)間、信息或者重要事情，都無(wú)法實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。 這似乎是顯而易見(jiàn)的。問(wèn)題的關(guān)鍵在于，他們無(wú)法斷定到底要干些什么，下一步需要采取哪些行動(dòng)。結(jié)果，自下而上的方法反而更加行之有效。這一切是在完全地?cái)[脫了一天工作的糾纏之后，自然而然引發(fā)的結(jié)果。 相比之下，“縱向的”控制則是指針對(duì)每個(gè)具體的主題和工作所進(jìn)行的思考。我與其他人迥然不同的做法是，我將所有的“材料”百分之百地存入一些實(shí)實(shí)在在的工具籃中，而不是遺留在我的頭腦中，并且利用這些工具進(jìn)行處理。 注視著我面前的幾種選擇，我盡量依賴(lài)于直覺(jué)作出判斷，而不是為這些選擇絞盡腦汁、苦 苦思索。你 的意識(shí)就仿佛是計(jì)算機(jī)的顯示器，只是一個(gè)用于聚集的工具，而不是一個(gè)存儲(chǔ)場(chǎng)所。而你又是怎樣做的呢？除非你把它記下來(lái)，放在一個(gè)可靠的籃子里，這樣你知道你將很快再次回顧這個(gè)問(wèn)題，否則，它很可能對(duì)你糾纏不休。 同一個(gè)在你的大腦中沒(méi)有崗哨的敵人作戰(zhàn)，是十分艱巨的任務(wù)。無(wú)論在什么情況下，我們?cè)诠ぷ鲿r(shí)都將經(jīng)歷這 5 個(gè)階段：（ 1）收集一切引起我們注意力的事情；（ 2 ）加工處理后，確定它們的實(shí)質(zhì)以及解決方法；（ 3）組織整理得出的結(jié)論；（ 4 ）把它們列為我們行動(dòng)的選擇方案；（ 5）行動(dòng)，這就構(gòu)成了我們生活中的“橫向”管理層，隨時(shí)添加新事務(wù)。我們工作流程的管理包括了 5個(gè)環(huán)節(jié)，因此，除非所有的連接點(diǎn)都緊密地結(jié)合起來(lái)，并且由統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)加以維護(hù)，否則，其管理質(zhì)量難以保障。有些時(shí)候，我只想網(wǎng)羅各種信息，不打算立刻決定行動(dòng)計(jì)劃。它將時(shí)時(shí)刻刻地消磨你的精力，阻 礙你富有成效地思考那些真正重要的事情。 在你翻閱這本書(shū)時(shí)，許多你必須處理的事情正在處于收集之中。當(dāng)然，它還包括所有正在處理的事情，以及那些你已經(jīng)竭盡全力，但只差宣布大功告成的事情了。下面幾種形式的工具可以用于捕捉你的想法以及從外部獲取的資料： * 實(shí)實(shí)在在的工作籃 * 紙制的 記事簿 * 電子記事簿 * 錄音設(shè)備 * 電子郵件 具體的工作籃 標(biāo)準(zhǔn)的塑料框、木制或金屬編織框都是最常見(jiàn)的、用于存放紙制資料的工具。 電子郵件 如果你是通過(guò)電子郵件與世界的各個(gè)角落保持聯(lián)系的，那么， 45 你的計(jì)算機(jī)中就包含著一些臨時(shí)區(qū)域 ，可以用于保留收到的信息和文件，以備日后瀏覽、閱讀和處理。 無(wú)論是高科技設(shè)備，還是技術(shù)含量不高的產(chǎn)品，上面所介紹的所有設(shè)備都起到類(lèi)似于工作籃的作用，發(fā)揮著搜集一切具有潛在用途的信息、任務(wù)和行動(dòng)方案的功效。大多數(shù)人并不把這些用于存儲(chǔ)信息的工具放在心上，因?yàn)樗麄冎?，無(wú)論如何，這些工 具并不能代表一個(gè)獨(dú)立而完整的系統(tǒng)。然而，如果收集的區(qū)域過(guò)于廣泛，你很可能無(wú)法做到輕松而連貫地處理這些信息。 — 達(dá)在通常情況下，當(dāng)你無(wú)法即時(shí)即刻地處理某些事情，但同時(shí)又感到必須采取一定的措施時(shí)，把它們存放在 “工作籃”里，反倒看起來(lái)是一個(gè)簡(jiǎn)單易行的解決辦法。然而，我們剛剛在一起進(jìn)行的歸納和整理，使她在工作中的許多其他方面都體驗(yàn)到了前所未有的一種輕松。而現(xiàn)在，我建議你在我們總覽全過(guò)程的同時(shí)，從你的任務(wù)籃中選擇一個(gè) 工作表，或者拿出一摞資料，對(duì)一些項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估。 2 .目前沒(méi)有采取行動(dòng)的必要，但是日后可能需要處理（孵化，醞釀）。這如同在地上樹(shù)起一個(gè)樹(shù)樁，提醒你一個(gè)懸而未決的問(wèn)題的存在。 54 * 與安吉拉談一談我們打算建立的文件歸