【正文】 D． 主動(dòng)性 2．辦公室布置要注意（ D ）。 11 同學(xué)們 回答第一個(gè)問題時(shí)，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述。 1．收文處理的程序： 簽收和拆封 —— 登記 —— 分送 —— 擬辦 —— 批辦 —— 承辦 —— 催辦 —— 注辦。 1．印章的使用的主要形式為： 10 （ 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）證見章；（ 4）騎縫章；（ 5）騎邊章；（ 6）密封章；（ 7）封存章。 （ 4）自己不甚熟悉的話題。 二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。因?yàn)闈h字一音多字。 另：第三題主要 是給同學(xué)們提供了一個(gè)編寫“工作任務(wù)單”的范本，同學(xué)們可以學(xué)習(xí)一下。 3． 財(cái)物管理。 日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。 《辦公室管理》重難點(diǎn) (3) 一、日程安排計(jì)劃表的種類 大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。 本題在書上有明確的答案，得分率很高。 2．兩者與一般會(huì)議的不同： 可以消除時(shí)空上的局限性。 異： 1．打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響 2— 4聲就接聽。 從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。 受意方法要注意： （ 1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖； （ 2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)； （ 3）注意傾聽，用心判斷指示的用意； （ 4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話； （ 5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度； （ 6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。 3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請(qǐng)示。 文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。主要認(rèn)真閱讀教材，就能答對(duì)。大多數(shù)同學(xué)因?yàn)闆]有把內(nèi)容基本相同的放在一起而失分。 13 日常事務(wù) 閱讀并分類信件； 自動(dòng)處理例行的事務(wù)； 替上司保管私人的、財(cái)務(wù)的或其他的記錄。 收集及整理各種信息。 打印文稿及表格。 最后祝同學(xué)們順利通過考試！ 第三部分 ：重難點(diǎn) 《辦公室管理》重難點(diǎn) (1) 2 為幫助同學(xué)們更好復(fù)習(xí)，現(xiàn)將以下題作 提示性的解答和評(píng)講，供同學(xué)們參考。 本課程試題題量較大，一定要注意把握時(shí)間，先易后難。其中形成性考核成績(jī)占考核成績(jī)的 20%，期末考試成績(jī)占考核成績(jī)的 80%。 （一）本課程的考核對(duì)象 中央廣播電視大學(xué) 行管 專業(yè)（?？疲┑膶W(xué)生。 （五）應(yīng)試要注意的問題 同學(xué)們這 段時(shí)間需要通看一遍教材，熟悉教材的篇章結(jié)構(gòu)。 平時(shí)作業(yè)老師作過重點(diǎn)評(píng)講，請(qǐng)按老師平時(shí)所評(píng)講的要求掌握，作業(yè)內(nèi)容占期末考試內(nèi)容有一定比例。 辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表 序號(hào) 國(guó)內(nèi)一般性 國(guó)外一般性 國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企） 1 文書撰寫 按上司的口頭或書面指示完成信函。 記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。 10 協(xié)調(diào)工作 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。 16 替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。 二、辦公用易耗品主要包括哪些？ 本題主要考核本課程的第一章第 5點(diǎn)的“辦公用品的種類”這一知識(shí)點(diǎn)。 3．檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。 本題主要考核本課程的第二章第 1點(diǎn)的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識(shí)點(diǎn)。 本題主要考核本課程的第二章第 3點(diǎn)的“文員的工作方法”這一知識(shí)點(diǎn)。當(dāng)時(shí)，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請(qǐng)示總經(jīng)理。 《辦公室管理》重難點(diǎn) (2) 一、從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。 本題主要考核本課程的第三章第 3點(diǎn)的“電視會(huì)議”和“交互式電話會(huì)議”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)，并對(duì)這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行比較。 三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。 五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？ 本題主要考核本課程的第五章第 3點(diǎn)的“上司拒絕接見來訪者的做法”這一知識(shí)點(diǎn)。 （ 2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。 2．私事方面的協(xié)助。 4．其他。 （ 2）有重音。 （ 3）敬語(yǔ)一般針對(duì)： 年長(zhǎng)或比自己輩分高者；具有較高職務(wù)、職稱或社會(huì)地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對(duì)方，或希望得到對(duì)方幫助，或好感者。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。 要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會(huì)失分。 本題主要考核本課程的第十四章第 6點(diǎn)中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識(shí)點(diǎn)。 同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)，一定要注意審題，本題實(shí)際上只有一個(gè)問題 —— “ 通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義”，本題實(shí)際上就是要回答“檔案利用的意義”。 P15 A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量 B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 C．不宜發(fā)送禮儀性文本 D．不宜發(fā)送私人、保密文本 7．在使用復(fù)印機(jī)的過程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模浚? A ）。 p29 A．定好目標(biāo)，把想做或需要做 的事情寫下來 B．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做 C．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力 D．對(duì)每一項(xiàng)工作作出安排，定好最后期限 15．以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說法，哪一個(gè)是不正確的？（ D ）。 P51 A. 考慮打電話的時(shí)間是否合適 B．打出電話，而對(duì)方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話 C. 有時(shí)候上司過于繁忙，要求文秘人 員編織一些“美麗的謊言” D．對(duì)待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達(dá)歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事 23．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（ C ）。 P207 A．上級(jí)先伸手后，下級(jí)才能相握 B．一般社交場(chǎng)合握手不可太用力，但也不可漫不經(jīng)心用手指尖 點(diǎn)一下 C．雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手 D．握手時(shí)應(yīng)上身稍前傾，雙目注視對(duì)方，微笑致意或問好 31．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（ A ）。 P128 A. 口字型 B．教室型 C．圓桌型 D. U字型 39．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的？（ A ）。 P188 A．首先搞清楚上司想作什么樣的安排 B．辦理預(yù)訂飛機(jī)票手續(xù)之前材料要備齊 C．與人聯(lián)系時(shí)要記下對(duì)方姓名（同時(shí)告知你的姓名），如有疑點(diǎn)，應(yīng)找同一個(gè)人 D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認(rèn) 48．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（ D ）。 P213 A．雞尾酒會(huì)一般以邀請(qǐng)夫婦同時(shí)出席為好 B．茶會(huì)對(duì)茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行 C．工作餐是非正式宴請(qǐng)形式，早、午、晚舉行均可 D．午宴一般不設(shè)固定席位，以便于客人社交 56．以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的？（ D ）。 P247 A. 騎邊章 B．封存章 C. 騎縫章 D．證見章 65． 值班人員不應(yīng)該做以下哪類事情 ？（ A ）。 （ ） p8 3．在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。 21 因?yàn)樯纤菊鹋约恨D(zhuǎn)達(dá)口信的語(yǔ)氣也應(yīng)該變成上司的語(yǔ)氣。（ ） P83 18．如果需要與來訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來。（ ∨ ） 26．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾， 如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。 （ ∨ ） 49．用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí)，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（ ） p252 63．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。 （ 3）文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 12．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。（ 8）注釋、閱讀（發(fā)送）范圍。上海代表團(tuán)一行 10人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。 對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時(shí)間有限。參加會(huì)議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設(shè)一個(gè)月工作30 天、一天工作 8小時(shí)。德國(guó)代表團(tuán)一行 9人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。 某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對(duì)話如下： 來電者：“是利達(dá)公司嗎？” 陳小姐：“是。 13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？ (P223) 答案參考： 清楚德方總經(jīng)理的愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物；比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的、總經(jīng)理又比較喜歡的物品；贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上中國(guó)公司的名稱，讓上司親自送給德方總經(jīng)理。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。 3． 康橋賓館位于本市南京西路 45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在 11月 15日上午 9:00到 12： 00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的 12 樓會(huì)議室。（ 10）抄送單位、印發(fā)說明。（ 2）密級(jí)、緊急程度。 6．文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？ p137 答案參考： （ 1）會(huì)議名稱；（ 2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時(shí)間（開 始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）；（ 4）會(huì)議地點(diǎn)；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單；（ 8）會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（ 9）相關(guān)的資料；（ 10）下次會(huì)議預(yù)定日期。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。（ ） p243 57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立 即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ） P217 51．無論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。 （ ∨ ） 43． 文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（ ） P175 36．文員因?yàn)橐呀?jīng)打過電話，并給對(duì)方留了言，即是已經(jīng)完成任務(wù)了。（ ） P130 28． 假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ） 20．如果會(huì)客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（ ∨ ） 12．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（ ∨ ） 5．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。 p264 A． 下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等 B． 未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿 C． 單位內(nèi)部互相抄送的文件材料 D． 本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料 67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。 P214 A．中途離座，把餐巾放在椅子上 B．用來擦刀叉 C．用來擦嘴唇嘴角 D．塞入衣服領(lǐng)口里 59．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 P208 A． 文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片 B． 向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交，將文字 正 面朝向?qū)Ψ? C． 如果對(duì)方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應(yīng)說明并表歉意 D． 各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的 50．文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（ D ）。 P171 A． 如果用寫信的方式，在估計(jì)對(duì)方收到信后，再打電話確認(rèn) 17 B． 告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時(shí)可立即通知 C． 對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò) D． 如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì) 42