【正文】 D． 主動性 2．辦公室布置要注意（ D ）。 11 同學們 回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。 1．收文處理的程序： 簽收和拆封 —— 登記 —— 分送 —— 擬辦 —— 批辦 —— 承辦 —— 催辦 —— 注辦。 1．印章的使用的主要形式為： 10 （ 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）證見章；（ 4）騎縫章；（ 5）騎邊章；（ 6）密封章；（ 7）封存章。 （ 4）自己不甚熟悉的話題。 二、簡要闡述社交話題的選擇。因為漢字一音多字。 另：第三題主要 是給同學們提供了一個編寫“工作任務單”的范本，同學們可以學習一下。 3． 財物管理。 日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業(yè)務活動。 《辦公室管理》重難點 (3) 一、日程安排計劃表的種類 大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預定表。 本題在書上有明確的答案，得分率很高。 2．兩者與一般會議的不同： 可以消除時空上的局限性。 異： 1．打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響 2— 4聲就接聽。 從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。 受意方法要注意： （ 1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖； （ 2）備好記錄本，記錄下指示要點； （ 3）注意傾聽，用心判斷指示的用意； （ 4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話； （ 5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度； （ 6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。 3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。 文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。主要認真閱讀教材，就能答對。大多數(shù)同學因為沒有把內容基本相同的放在一起而失分。 13 日常事務 閱讀并分類信件； 自動處理例行的事務； 替上司保管私人的、財務的或其他的記錄。 收集及整理各種信息。 打印文稿及表格。 最后祝同學們順利通過考試！ 第三部分 ：重難點 《辦公室管理》重難點 (1) 2 為幫助同學們更好復習，現(xiàn)將以下題作 提示性的解答和評講，供同學們參考。 本課程試題題量較大，一定要注意把握時間，先易后難。其中形成性考核成績占考核成績的 20%，期末考試成績占考核成績的 80%。 （一）本課程的考核對象 中央廣播電視大學 行管 專業(yè)（?？疲┑膶W生。 （五）應試要注意的問題 同學們這 段時間需要通看一遍教材，熟悉教材的篇章結構。 平時作業(yè)老師作過重點評講，請按老師平時所評講的要求掌握，作業(yè)內容占期末考試內容有一定比例。 辦公室實務工作一覽表 序號 國內一般性 國外一般性 國內企業(yè)（含外企） 1 文書撰寫 按上司的口頭或書面指示完成信函。 記錄上司指令及會談、會議內容。 10 協(xié)調工作 以電話往來維持和外界的良好公共關系。 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。 二、辦公用易耗品主要包括哪些？ 本題主要考核本課程的第一章第 5點的“辦公用品的種類”這一知識點。 3．檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。 本題主要考核本課程的第二章第 1點的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識點。 本題主要考核本課程的第二章第 3點的“文員的工作方法”這一知識點。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。 《辦公室管理》重難點 (2) 一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。 本題主要考核本課程的第三章第 3點的“電視會議”和“交互式電話會議”這兩個知識點，并對這兩個知識點進行比較。 三、簡要回答郵件分揀的一般標準。 五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？ 本題主要考核本課程的第五章第 3點的“上司拒絕接見來訪者的做法”這一知識點。 （ 2）月預定表、周預定表、日預定表。 2．私事方面的協(xié)助。 4．其他。 （ 2）有重音。 （ 3）敬語一般針對： 年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；有求于對方，或希望得到對方幫助，或好感者。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如涉及商業(yè)機密的話題。 要注意的是，以上只是本題的答題要點，需要進行說明和闡述，不能只回答要點，否則會失分。 本題主要考核本課程的第十四章第 6點中的“文書立卷標準”這一知識點。 同學們在回答本題時，一定要注意審題，本題實際上只有一個問題 —— “ 通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義”，本題實際上就是要回答“檔案利用的意義”。 P15 A．發(fā)送前檢查原稿質量 B．隨時隨地可向對方發(fā)送 C．不宜發(fā)送禮儀性文本 D．不宜發(fā)送私人、保密文本 7．在使用復印機的過程中，以下哪項內容是不恰當?shù)模浚? A ）。 p29 A．定好目標，把想做或需要做 的事情寫下來 B．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做 C．每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力 D．對每一項工作作出安排，定好最后期限 15．以下關于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（ D ）。 P51 A. 考慮打電話的時間是否合適 B．打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話 C. 有時候上司過于繁忙，要求文秘人 員編織一些“美麗的謊言” D．對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達歉意，并告知一定馬上調查此事 23．以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的？（ C ）。 P207 A．上級先伸手后，下級才能相握 B．一般社交場合握手不可太用力，但也不可漫不經心用手指尖 點一下 C．雙方有很多人時，可以交叉握手 D．握手時應上身稍前傾，雙目注視對方，微笑致意或問好 31．文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復信的情況是以下哪一種？（ A ）。 P128 A. 口字型 B．教室型 C．圓桌型 D. U字型 39．以下關于交互式電話會議的功能中，哪一項是不具備的？（ A ）。 P188 A．首先搞清楚上司想作什么樣的安排 B．辦理預訂飛機票手續(xù)之前材料要備齊 C．與人聯(lián)系時要記下對方姓名（同時告知你的姓名），如有疑點，應找同一個人 D．不必提前在取票前或出發(fā)前再用電話予以確認 48．照料上司身邊瑣事的說法，哪一種是不正確的？（ D ）。 P213 A．雞尾酒會一般以邀請夫婦同時出席為好 B．茶會對茶葉和茶具的選擇比較講究，一般在餐廳舉行 C．工作餐是非正式宴請形式，早、午、晚舉行均可 D．午宴一般不設固定席位，以便于客人社交 56．以下關于文員的宴會禮儀中，哪一項是正確的？（ D ）。 P247 A. 騎邊章 B．封存章 C. 騎縫章 D．證見章 65． 值班人員不應該做以下哪類事情 ？（ A ）。 （ ） p8 3．在陽光明亮的教室和會議室內使用投影機，效果不受影響。 21 因為上司震怒，自己轉達口信的語氣也應該變成上司的語氣。（ ） P83 18．如果需要與來訪者確定會面時間，應先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應下來。（ ∨ ） 26．如果是你主持會議，則要做好筆記并把每次會議紀要的打印件存放進一個會議文件夾， 如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實某一天你曾給某人安排了某件工作等。（ ∨ ） 34．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（ ∨ ） 41．即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協(xié)助。 （ ∨ ） 49．用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（ ） 55．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（ ） p252 63．列入保密范圍的公文，應在產生的同時，由制文機關確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。 （ 3）文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。 電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。 12．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。（ 8）注釋、閱讀（發(fā)送）范圍。上海代表團一行 10人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。 對發(fā)言內容加以引導，提醒時間有限。參加會議人員月平均工資為 2400 元，其他收入 600 元，假設一個月工作30 天、一天工作 8小時。德國代表團一行 9人將于 8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。 某一天，經理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下： 來電者：“是利達公司嗎？” 陳小姐：“是。 13．某中外外資公司總部德方總經理來訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購買禮物贈送，小陳應如何辦？要考慮哪些因素？ (P223) 答案參考： 清楚德方總經理的愛好、文化背景、性格習慣等；征求上司意見或同意，在允許的錢款額度范圍內選購禮物；比較合適的生日禮物是有中國特色的、總經理又比較喜歡的物品；贈送的禮物應去掉包裝上的標價，并應請商店用精美包裝紙重新包裝一下；附上賀卡寫上中國公司的名稱，讓上司親自送給德方總經理。請計算會議的成本。最后作總結，統(tǒng)一認識。 3． 康橋賓館位于本市南京西路 45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在 11月 15日上午 9:00到 12： 00召開全廠中層干部大會，討論第二年產品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的 12 樓會議室。（ 10）抄送單位、印發(fā)說明。（ 2）密級、緊急程度。 6．文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？ p137 答案參考： （ 1）會議名稱；（ 2）會議記錄人的姓名、蓋章；（ 3）時間（開 始時間、結束時間）；（ 4）會議地點；（ 5）議題；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名單；（ 8）會議的經過情形及結論；（ 9）相關的資料；（ 10）下次會議預定日期。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。（ ∨ ） 65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經辦理完畢、具有保存價值的文書。（ ） p243 57．凡是單位撤消，原公章應立 即停用，不用通知有關單位。（ ） P217 51．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。 （ ∨ ） 43． 文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內，也可稍向左側后右側，膝蓋與大腳可分開。（ ） P175 36．文員因為已經打過電話，并給對方留了言，即是已經完成任務了。（ ） P130 28． 假如上司不準備參加某個會議，應立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ） 20．如果會客室的門是拉開的，先讓來訪者進入會客室后，文員立即換手握住室內的門把手，以輕盈的步伐進入室內，輕輕關上門。（ ∨ ） 12．文員對報紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。（ ∨ ） 5．文員第一次做一項工作時應該快一些，如果錯誤可以再做一遍。 p264 A． 下級單位報送的報告，統(tǒng)計報表等 B． 未經簽發(fā)的文電草稿 C． 單位內部互相抄送的文件材料 D． 本單位負責人兼任外單位職務所形成的文件材料 67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標準立卷。 P214 A．中途離座，把餐巾放在椅子上 B．用來擦刀叉 C．用來擦嘴唇嘴角 D．塞入衣服領口里 59．以下文員應遵守的參加宴會的禮儀中，哪一項是不適宜的？（ C ）。 P208 A． 文員應在任何時候、任何場合攜帶名片 B． 向別人遞送名片時應雙手捧交，將文字 正 面朝向對方 C． 如果對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應說明并表歉意 D． 各自只能當面遞送，寄去是不禮貌的 50．文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應（ D ）。 P171 A． 如果用寫信的方式，在估計對方收到信后，再打電話確認 17 B． 告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時可立即通知 C． 對方越忙越必須早一點聯(lián)絡 D． 如果上司出差，可以在他回來的當天安排約會 42