【正文】 請單 總辦審批 登記借閱 按時(shí)歸檔 序號 借閱檔案 借閱 時(shí)間 借閱 期限 歸還 時(shí)間 借閱 部門 借閱人 備注 檔案銷毀清單 序號 銷毀檔案名稱 頁碼 份數(shù) 經(jīng)辦人 備注 擬制： 審核： 審批： 電子郵件管理辦法 一、規(guī)范目的：高效規(guī)范的傳遞信息，盡快實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化 二、適用范圍：公司所有電子郵件及其傳遞和存檔 三、內(nèi)容： 郵件發(fā)送者應(yīng)填寫主題，主題要求簡明扼要，凡是沒有主題的文件，收件人未及時(shí)閱讀或批復(fù)而造成的后果及責(zé)任，由郵件發(fā)送者按公司制度承擔(dān)。 按規(guī)定需要銷毀的，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。 公司檔案，由總辦檔案管理員收集公司在工 作中形成的歸檔材料。 檔案管理制度 一、檔案管理 總則 公司檔案是指公司各個(gè)部門在從公司經(jīng)營管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、 圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載，是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。 公司集中設(shè)立內(nèi)部公共信息中心，并由信息管理員和檔案管理員進(jìn)行信息發(fā)布與信息備案管理。保密信息（三級）傳達(dá)部門：公司所有管理人員 普通信息（四級）指除了公司保密信息以外的公司內(nèi)部信息。 絕密信息（一級）指對公司發(fā)展方向、戰(zhàn)略方針、工作目標(biāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)狀況等信息，以及對項(xiàng)目開發(fā)、工程的施工有重大影響的內(nèi)部高層信息。 ③保密信息（三級）。 七、印章管理使用流程圖： 一類印章使用流程圖 使用人填寫印章使用單 印章制發(fā)流程圖 印章保管人 決定印章使用或退回 印章使用單保存（ 一 年） 使用部門經(jīng)理申請 總辦主任審核 總經(jīng)理批準(zhǔn) 印章刻制 使用部門經(jīng)理領(lǐng)取 填寫領(lǐng)用卡（單） 信息管理制度 一、 本規(guī)范所指的信息包括： 公司各類圖紙、方案 。 四、責(zé)任 印章保管人應(yīng)妥善保管印章，如有遺失，必須及時(shí)向總辦報(bào)告。 公司各級人員使用一類印章須按要求先填寫印章使用單，經(jīng)印章保管人審核，決定是否可以使用，否則予以退回。 回訪 各部門接到的所有投訴處理完畢后，該部門主管須于三日內(nèi)進(jìn)行跟蹤回訪，并在 《用戶投訴記錄表》跟蹤驗(yàn)證一欄中詳細(xì)注明回訪的時(shí)間、方式、被回訪人姓名及用戶意見（如遇特殊情況不能及時(shí)回訪用戶時(shí)，應(yīng)注明原因）。嚴(yán)禁與用戶進(jìn)行辯論、爭吵，由于公司服務(wù)造成的投訴應(yīng)代表被投訴部門對用戶表示歉意；由于公司未提供的服務(wù)或不能做到的事情而引起的投訴，接待人員應(yīng)對用戶進(jìn)行耐心解釋。 ② 辦公室人員接待業(yè)訪人員時(shí)，應(yīng)面帶微笑、態(tài)度誠懇并問好：、“ 早上（ 下午）好、請進(jìn)、 請坐、請用茶、請問您有什么事？”停止手中一切工作仔細(xì)聽取來訪顧客的要求。 部門業(yè)務(wù)（或會(huì)議）接待，由部門負(fù)責(zé)，包括會(huì)務(wù)安排、物品采購、會(huì)議記錄和全程服務(wù)。 服務(wù)中心經(jīng)理擔(dān)任組長，各主管、核算員擔(dān)任組員。 三、 餐廳采買管理 廚師負(fù)責(zé)外出采購，倉庫管理員負(fù)責(zé)按清單進(jìn)行復(fù)核。 各餐廳的所有費(fèi)用管理實(shí)行經(jīng)理負(fù)責(zé)制，由各服務(wù)中心核算員負(fù)責(zé)餐費(fèi)管理，服務(wù)中心 倉庫管理員協(xié)助廚師采買、入庫。 2服務(wù)中心保存宿舍備用鑰匙，對宿舍內(nèi)務(wù)狀況不定期抽查并通報(bào)結(jié)果。 1宿舍人員應(yīng)加強(qiáng)團(tuán)結(jié)，互相關(guān)心，互相幫助，互相體諒，共同創(chuàng)造一個(gè)舒適愉快生活環(huán)境。 私人會(huì)客不得在宿舍內(nèi)。 河南民安物業(yè)管理有限公司總辦 簽發(fā)人： 日期： 公共秩序員宿舍管理制度 一、 分配條件 公司各項(xiàng)目宿舍標(biāo)準(zhǔn)，由各項(xiàng)目部統(tǒng)一安排； 公司統(tǒng)一為新入職員工配置被褥等日常用品，費(fèi)用自理，員工離職自行處理。 （ 3）衣柜內(nèi)衣物疊放平整，按長短順序依次放置。 1員工自己承擔(dān)費(fèi)用需要在宿舍內(nèi)安裝空調(diào)的，提前向總辦申請，單獨(dú)安裝電表，承擔(dān)電費(fèi)，可以按公司指定位置安裝空調(diào)。 個(gè)人棉被、衣物等起床后須疊整齊。 員工轉(zhuǎn)正前暫按時(shí)季配置一套工裝，轉(zhuǎn)正后按公司規(guī)定配置，個(gè)人申請可以提前配 置。 若工裝損壞，原則為自行補(bǔ)救，無法自行補(bǔ)救或丟失者，由個(gè)人申請，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后報(bào)品質(zhì)部制作同樣的新工裝，費(fèi)用自理。 作為福利，為在職員工統(tǒng)一量身定制工裝，下發(fā)后不再回收，并于下發(fā)之日起兩年后歸員工個(gè)人所有。 公司會(huì)議由總辦組織并負(fù)責(zé)作記錄，并于次日下午 18： 00 前整理出會(huì)議紀(jì)要并發(fā)至各部門郵箱。 辦公會(huì)議制度 一、會(huì)議種類及時(shí)間 公司月經(jīng)營例會(huì)定于每月 28 日 18： 00 召開；公司半月經(jīng)營例會(huì)于每月 15日 18： 00 召開，以網(wǎng)絡(luò)會(huì)議形式，部門負(fù)責(zé)人參加； 各項(xiàng)目部周例會(huì)定于每周五下午 18： 00，每月第一次周例會(huì)要求班長（含）以上管理人員全部參加，以后周例會(huì)主管以上人員參加； 服務(wù)中心每天召開工作例會(huì)，做會(huì)議記錄，并以郵件形式報(bào)公司（指“總經(jīng) 理、總辦和品質(zhì)部”以下相同）； 部門全體員工會(huì)議各職能部門每周召開一次，服務(wù)中心每月至少召開一次，做好會(huì)議記錄并報(bào)公司。 不該復(fù)印的材料，絕對不復(fù)印。 ③借用客戶的物品或設(shè)施，或進(jìn)入室內(nèi)其它房間應(yīng)征得客戶的同意，注意不要弄亂客戶的房間，應(yīng)把移動(dòng)過的物品放回原處，如不小心弄臟客戶的房間或弄壞客戶的物品，應(yīng)馬上道歉并處理污漬，或作出合理的 賠償。 ②接聽顧客電話時(shí)一般不許與其他人搭話，若中途需與他人交談，應(yīng)用另一只手捂住話筒；不許對著話筒咳嗽、打哈欠、嘆氣、大笑。上樓梯與人相遇，應(yīng)主動(dòng)靠邊謙讓位并主動(dòng)打招呼問候?？膳鍘倭匡椢?，不得佩帶新奇夸張飾物，工號牌佩帶工整。 個(gè)人禮儀：衛(wèi)生整潔，大方得體，端莊穩(wěn)重，禮貌友好。 遵守安全規(guī)定和各項(xiàng)操作規(guī)程，嚴(yán)防各類事故的發(fā)生。 ①核算員是物業(yè)費(fèi)的收繳人，是物業(yè)費(fèi)收繳工作的管理者。 ② 任何一名管理員，都有權(quán)對安全管理進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出、上報(bào)。 在日益激烈的物業(yè)管理市場競爭中，面對新經(jīng)濟(jì)條件下顧客對物業(yè)服務(wù)水平的新要求，我們始終堅(jiān)持“真誠服務(wù)、時(shí)時(shí)處處”為服務(wù)理念，不斷強(qiáng)化公司的內(nèi)部管理，積極創(chuàng)新民安特色物管新思路，將專業(yè)化管理和人性化服務(wù)有機(jī)結(jié)合，持續(xù)提高服務(wù)品質(zhì)，為業(yè)戶打造 一個(gè) 溫馨 、 舒適 、寧靜、優(yōu)美 的 生活 居住 環(huán)境。 ③公共秩序員、維修員在做好本職工作的同時(shí)，也要對工作區(qū)域的環(huán)境、衛(wèi)生負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)自己能動(dòng)手完成的小清潔工作，自己隨時(shí)完成 ，自己不能完成的清潔工作，及時(shí)通知保潔員完成。 遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)正常工作秩序和生活秩序，不遲到、早退、曠工；忠于職守、遵紀(jì)守法、廉潔奉公，不利用工作之便謀私利，自覺抵制不正之風(fēng)。 三、企業(yè)經(jīng)營行為準(zhǔn)則：誠信經(jīng)營、真誠服務(wù)、規(guī)范運(yùn)作、團(tuán)隊(duì)合作、學(xué)習(xí)創(chuàng)新、尊重人才、精打細(xì)算、 和諧共生。 ④口腔：上班前不吃異味食物，保持牙齒潔白，口氣清新。不得翹二郎腿，不得將腿搭在座椅扶手上，不得盤腿，不得脫鞋， 倚靠在桌子或柜臺上都屬不良習(xí)慣。聽到“請 進(jìn)”后方可進(jìn)入；離開辦公室時(shí)，應(yīng)輕輕將門關(guān)閉； ③咳嗽或吐痰時(shí)，請用干凈的紙巾或手帕掩住口部，打哈欠或噴嚏時(shí)，應(yīng)走開或轉(zhuǎn)過頭來掩住口部，并說對不起； ④整理頭發(fā)、衣服時(shí)請到洗手間或客人看不到的地方；當(dāng)眾挖鼻孔、搔癢或剔指甲都會(huì)有損自已的形象；手不應(yīng)插在口袋里，雙手應(yīng)垂直；坐著時(shí)平放在桌面，不要把玩物件；當(dāng)眾不應(yīng)耳語或指指點(diǎn)點(diǎn)，不得用手指或者筆竿指客人或者指示方向； ⑤工作時(shí)，不要在公眾區(qū)域大聲講話、談笑及追逐，不能當(dāng)著客人談及與工作無關(guān)的事情； （ 2）電話 ①接聽客戶電話要?jiǎng)t：電話鈴響三聲后，迅速拿起電話。 （ 3）服務(wù) ①客戶的滿意度是衡量我們服務(wù)質(zhì)量的準(zhǔn)繩。 二、保密規(guī)定 不該說的機(jī)密，絕對不說。 泄密或遺失機(jī)要文件的要及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便采取補(bǔ)救措施，情節(jié)嚴(yán)重者，追究有關(guān)人員責(zé)任。無故遲到者，一次罰款 20 元；無故缺席者，一次罰款 50元。 會(huì)議內(nèi)容未正式發(fā)布前，嚴(yán)禁外傳，公司同意傳達(dá)的內(nèi)容應(yīng)及時(shí)向員工傳達(dá)；否則，對責(zé)任人處以 100～ 500 元的罰款。 公司各級工作人員應(yīng)按崗位規(guī)定統(tǒng)一著裝，并愛護(hù)工裝，勤洗、勤換，保持工裝的干凈整齊，自覺維護(hù)公司形象。 公司更換新版工裝，未要求歸還的，舊工裝歸員工所有，不再收取任何費(fèi)用。 所有人員住進(jìn)和遷出，均需向總辦報(bào)告?zhèn)浒?，并辦理鑰匙、用具交接手續(xù)，離職辭退的人員需在離職日起三天內(nèi)搬出宿舍。 1嚴(yán)禁在宿舍內(nèi)賭博、酗酒、吵架及其他不良行為，違者每次罰款 50 元。 1所有住宿員工都有責(zé)任和義務(wù)保持集體宿舍的安全、衛(wèi)生、文明住宿并對其進(jìn)行監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知管理員或公司。 職員（職工）住宿申請單 年 月 日 申 請 人 性 別 崗位 入職日期 住宿地點(diǎn) 申請理由 部門意見 總辦意見 入 住 通 知 單 部 先生 /小姐，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)研究決定，請您于 年 月 日，到 辦理入住手續(xù)。 室內(nèi)配置的電器設(shè)備由全體住用者共同管理，出現(xiàn)故障 應(yīng)及時(shí)報(bào)修。 1宿舍應(yīng)建立值日制度，每天必須按排 1人值日，當(dāng)值者負(fù)責(zé)公共衛(wèi)生及水、電等設(shè)備的安全使用。自覺維護(hù)公共環(huán)境，不得隨地吐痰、亂倒垃圾雜物。 公共秩序管理員、班長，公司統(tǒng)一提供就餐，各服務(wù)中心就餐費(fèi)問題視情況向公司報(bào)批。 每月進(jìn)行一次伙食滿意度調(diào)查，根據(jù)調(diào)查結(jié)果及時(shí)調(diào)整伙食。 廚房操作間衛(wèi)生保持干凈整潔，各種廚具、調(diào)料擺放有序。 接待工作要求及程序 一、接待要求：接待 工作應(yīng)做到熱情、細(xì)致、周到、以禮相待。 根據(jù)來訪賓客的行程，安排工作日程和工作內(nèi)容。 三、職 責(zé) 接待人員負(fù)責(zé)接待和詳細(xì)記錄相關(guān)的投訴記錄； 品質(zhì)部經(jīng)理及部門經(jīng)理負(fù)責(zé)輕微、一般投訴處理與跟蹤驗(yàn)證； 聯(lián)系相關(guān)部門 及時(shí)反饋相關(guān)部門 做好詳細(xì)記錄 作好解釋工作，安撫工作 禮貌送客 禮貌送客 做來 客登記 總經(jīng)理負(fù)責(zé)重大投訴事件處理。有效投訴應(yīng)對投訴的問題進(jìn) 行全面了解，對能解決的問題應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施，并通知被投訴班組相關(guān)責(zé)任人員。 公司建立印章管理卡，專人領(lǐng)取和歸還印章時(shí)按要求在卡上予以登記。 公司總經(jīng)理對所有印章的使用擁有絕對決定權(quán)。 六、附則 本辦法附《印章使用登記單》，印章使用單按時(shí)間順序裝訂備查，保存期一年，年度末移交檔案室保管。 二、內(nèi)部信息等級制度 各類信息按照所屬種類和涉及范圍分為四個(gè)等級。 ②分類降級。機(jī)密信息（二級）傳達(dá)最低部門：部門經(jīng)理、主管。 四、信息共享平臺規(guī)范 各部門計(jì)算機(jī)標(biāo)識以部門名稱命名。 凡未經(jīng)部門經(jīng)理同意私自乘坐出租車的，所發(fā)