【正文】 名義請示和報告，就由哪一級主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。指的是提出意見和方案，供上級決策參考或報請上級批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行的報告；三是檢討性報告。所謂請示，是下級機關(guān)在工作中遇到問題，需要上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)給予答復(fù)和審批，而向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)提出的請示；報告是下級機關(guān)向上級機關(guān)所作的情況反映和匯報。原則上說，無論是否優(yōu)越，秘書都應(yīng)當(dāng)以禮相見，服務(wù)于人，熱情周到。不清楚的，要請對方復(fù)數(shù)；重要的內(nèi)容，要主動復(fù)述給對方確認(rèn)無誤。接通后，先確認(rèn)對方，然后爆出自己的單位、姓名和職務(wù)。值班人員的職責(zé)之一就是做好機關(guān)的安全保衛(wèi)工作。電話應(yīng)放在比較固定的位置，一般放在秘書辦公桌左前方，要保證電話的整潔。（三）辦公室的環(huán)境管理秘書的辦公室環(huán)境是指秘書在工作中所處的場所和氛圍，因此包括物質(zhì)的環(huán)境，也包括人文環(huán)境1．辦公室環(huán)境安排一兩名秘書在一間辦公室，稱之為封閉式辦公；若干名迷失同在一間辦公室的，稱之為開放式辦公。在辦公室管理中主要包括秘書人員的人力資源管理，對辦公設(shè)施的屋子和產(chǎn)業(yè)管理，對辦公機構(gòu)的崗位責(zé)任和制度管理和對辦公環(huán)境氛圍的統(tǒng)籌管理。由于信息的時限性和非消耗性，秘書的信息工作是十分緊迫的。在這個充盈著信息的環(huán)境中，秘書的工作必然圍繞信息展開。相比之下，對于辦事的學(xué)門卻議論較少?？梢哉f沒有游離于信息之外的秘書工作。秘書對信息努力開發(fā)并及時向領(lǐng)導(dǎo)提供高層信息，是秘書信息工作的重要特點。當(dāng)然秘書在選擇辦公室的時候一定要考慮到便于領(lǐng)導(dǎo)隨時召喚，與領(lǐng)導(dǎo)辦公室的距離不宜太遠；方便來訪者到辦公室辦事，房間最好在樓梯附近；便于了解觀察機關(guān)情況，房間可以窗臨機關(guān)大門；2．辦公機械設(shè)備和電器設(shè)備的管理目前秘書辦公室比較普遍的辦公機械設(shè)備和電器設(shè)備包括電話機、手機、傳真機、復(fù)印機、裁紙機、裝訂機、碎紙機、打號器、打孔器、計算機、掃描儀、刻錄機、打印機、等等。通過這些布置體現(xiàn)秘書辦公室的風(fēng)格和管理水平。第三，做好值班記錄。做好接打電話工作需要注意以下幾點。讓對方多等了，接聽電話之后要馬上道歉：“對不起，讓您久等了”接聽電話，拿起后應(yīng)先說：“您好，這里**公司**部門”。四、做好接待工作來客接待，是指秘書對一切來客、來賓、來訪者的接待工作，它包括對來客、來賓禮儀禮貌性的接待工作和對來客、來訪鎖涉及的處理工作，所以，歷來被認(rèn)為是十分重要的工作。（二）秘書必須堅持“一視同仁”的原則秘書對每一位來訪者，必須堅持“一視同仁”的原則，即無論來客是權(quán)勢顯赫的大人物，還是來尋求幫助的人。另一種是請求解決性請示，指的是在本級對某一事項無力解決而請求領(lǐng)導(dǎo)或上級給予具體幫助時提出的請示。請示和報告的問題應(yīng)當(dāng)區(qū)分開來，同一份公文中，不能既有請示又有報告，要么是請示要么是報告?？陬^請示報告適用于不是特別重要的問題或臨時性、隨機性的事情，擬請示報告的對象是直接首長。請示問題時，應(yīng)先談事由，然后再談意見和建議；報告情況時，應(yīng)先講事情的結(jié)果，然后再陳述事情發(fā)生的經(jīng)過和處理過程。處理某一項工作，圖省事、怕麻煩，故意簡化工作程序；有的憑主觀經(jīng)驗和習(xí)慣辦事，邁著鍋臺上坑。有的不論大小、份量輕重，動不動建議領(lǐng)導(dǎo)掛帥，成立小組，人為增加工作程序；有的一般性工作也要建議開會研究，要領(lǐng)導(dǎo)審批。機關(guān)工作無小事，要把小事當(dāng)成大事辦，慢事當(dāng)成急事辦，要有食不甘味、夜不能寐的精神，自覺做到事不過夜、案無積卷。需要常委傳閱的呈批件一定不要漏人。也有的當(dāng)請示首長沒有同意后，又找其它理由再行請示，這樣做很容易引起首長的反感。我們有些年輕同志不注意加強品德修養(yǎng)，在領(lǐng)導(dǎo)之間亂傳話，打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號亂辦事，更有甚者模仿領(lǐng)導(dǎo)筆跡亂簽字等等。這就是我們常說的“事前要請示，事后要報告”。書面請示報告通常有呈批件和制式文書兩種，其主要程序有三點：①定題和擬稱。請人代捎要辦好登記手續(xù)，防止遺漏和遺誤。比如：xx首長，我請示個問題；或xx首長，我匯報一下某項工作的完成情況。往往有“死角”、有“缺口”。比如對下布置工作，下達通知，本該找業(yè)務(wù)口，卻直接通知下屬單位的領(lǐng)導(dǎo)，給業(yè)務(wù)部門造成被動。對大事、要事、急事要及時請示報告，需要領(lǐng)導(dǎo)了解和掌握的一般性工作，也要及時請示報告，不能拖拖拉拉，慢慢騰騰。同時簽給幾位首長時，先呈政工副職，再呈軍事行政副職。不能多變請示。一項大的任務(wù)和重點工作結(jié)束后，要將完成情況逐級報告，以便首長掌握工作落實情況。使用電話隨著信息技術(shù)的發(fā)展和工作節(jié)奏的加快，電話在機關(guān)工作中的作用越來越顯得重要。電話是語言交流工具，只能聽其聲，不能觀其形，態(tài)度和不和藹、語言文不文明非常重要。常見的處理辦法有四種：①緊急重要電話及時辦?，F(xiàn)在外線電話和無線電話多了，隨時都有被人監(jiān)聽的可能。其次，要熟知所去單位的基本情況、行車路線和路況，特別是陪同剛到本單位工作的首長，更要注意這些。根據(jù)首長指示和意圖所擬制出的首長活動日程安排，要及時向首長報告或?qū)忛?，讓首長對活動安排心中有數(shù)。古人說“屋漏在上，知之在下。不能“一人之下，眾人之上”。接待工作接待工作是一個單位的門面，是透視一個單位作風(fēng)的窗口，也是聯(lián)系和增進感情的紐帶。事先在來人預(yù)定到達的車站、碼頭、機場等候，對帶車來的、職務(wù)比較高、路線不熟悉的，建議在明顯的路口、標(biāo)志物或開闊地等候。（三）、做好接待工作需注意的幾個問題無論什么樣的接待，都應(yīng)堅持做到：熱情、周到、樸實、勤儉。三要吃苦耐勞?！盾婈牂C關(guān)公文處理條例》規(guī)定，軍隊機關(guān)公文按照內(nèi)容和作用分為以下13種：即命令、通令、決定、指示、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函件、通告和布告、會議紀(jì)要。通常情況下，密碼報自上而下，一般文件自下而上。制發(fā)。文電下發(fā)后，要通過多種途徑了解掌握文電貫徹落實情況，及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報反饋，同時還要注意針對貫徹過程中出現(xiàn)的問題，及時給領(lǐng)導(dǎo)提出糾偏的建議，確保下達的文電能夠善始善終地得到貫徹落實。公文多數(shù)具有內(nèi)部特性，一般都規(guī)定傳閱范圍，該誰知道就讓誰知道。從會議規(guī)?？矗写笮蜁h、中型會議、小型會議。這話很有道理。負(fù)責(zé)起草文件的同志要特別注意四點：一是吃透上級精神、領(lǐng)會首長意圖；二是緊扣會議主題；三是了解掌握單位的情況；四是早動手、早呈送。注意事項主要有需要攜帶的材料或物品，提前報告與會者名單，報到的方式和時間，是帶車、還是乘坐火車和公共汽車，以便安排接站。按照與會人員的多少擺放桌椅，一般要將正式出席人員安排在會場靠前和中間位置，列席人員要安排在靠后或兩邊位置。召開現(xiàn)場會，會前準(zhǔn)備主要由現(xiàn)場所屬單位負(fù)責(zé)，可不間斷的到現(xiàn)場指導(dǎo)和協(xié)助準(zhǔn)備。報到時核發(fā)會議證件和有關(guān)材料，并及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報報到情況。采集者退散（三）承辦會務(wù)的基本要求會務(wù)工作紛繁復(fù)雜，千頭萬緒，必須要有科學(xué)慎密的工作方法，嚴(yán)謹(jǐn)細致的工作作風(fēng)和強烈的敬業(yè)精神，做到周密計劃，精心組織，一絲不茍，才能確保萬無一失。在辦會這個問題上，要做到事無巨細、面面俱到、婆婆媽媽。各會務(wù)組的組長對領(lǐng)導(dǎo)分工的某項具體工作負(fù)全責(zé)。對規(guī)定時間內(nèi)完成的工作，只能按期或提前完成，決不能拖延。二是臨近搞調(diào)查。四是配檔要科學(xué)。如果受條件限制，需要自帶被褥和其他個人生活用品，要提前通知。根據(jù)培訓(xùn)需要，為參訓(xùn)人員的住室或教室增設(shè)電話。培訓(xùn)期間的組織主要包括每次上課前工作人員都要檢查課堂設(shè)置和設(shè)備，然后組織人員入場，清點并報告到課人數(shù)，掌握并隨時調(diào)控好音響、溫度、燈光等，督促服務(wù)人員倒水，組織課間休息和退場。對會議期間形成的一切文件材料（包括主持詞和發(fā)言記錄等）要系統(tǒng)排列，裝訂成冊，留作資料，一般應(yīng)裝兩至三套，一套留存，其它留作備用。原因主要是某市政府的108號文件不符合國家《土地法》。機關(guān)公文，是黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)過程形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書；是傳達、貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)和布置工作的工具?！薄稕Q定》下達后，不到半年，這個市的個體、私營企業(yè)如雨后筍，發(fā)展很快。其實，這個即席講話是在特定的場合，特定的前提下講的，前后還有多層意思，草擬者把它放到《決定》中是不對的，而負(fù)責(zé)公文校核的同志也未認(rèn)真進行校核，因而出現(xiàn)差錯。（3）在公文正式印發(fā)前，復(fù)核，主要是對公文的審批手續(xù)（含會簽）完備不完備，文種用得恰當(dāng)不恰當(dāng)，格式符不符合要求進行復(fù)核。中共XX地委統(tǒng)戰(zhàn)部199X年X月X日某縣委辦公室接到這個通知后，負(fù)責(zé)辦文的某副主任感到為難，征求負(fù)責(zé)督查同志的意見，也覺得不好執(zhí)行，也無法立項督查。據(jù)此，地委統(tǒng)戰(zhàn)部可以通過兩條途徑行文落實地委的指示精神。況且，這個時間不是什么特殊的日子，對正文來說并不十分重要。這一句中的“按講話要求”如何與“認(rèn)真、貫徹”，實際上是一個意思，后者應(yīng)當(dāng)刪去，直接說“望認(rèn)真貫徹講話精神”即可。開始監(jiān)印員要他找廳人事主管處蓋章，但這位經(jīng)理借口“已經(jīng)下班，沒時間了”，并說“單位已同意蓋章了”。印章管理員要有高度政治責(zé)任心，要堅持原則，秉公辦事。第三條 局綜合辦公室為局辦文辦事限時制度的歸口管理部門。會簽部門要予以積極配合，緊急事項，及時會簽；一般情況下，會簽時間不超過半天；特殊原因，最長不超過1天。一般公文、事務(wù)每周催辦一次。第十五條 本制度由局綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十二條 凡上級部門或局布置有明確時間要求的基礎(chǔ)信息等各類統(tǒng)計報表，必須在規(guī)定的時間內(nèi)完成。第八條 特殊情況，不能按時辦結(jié)的，應(yīng)將延期辦理的理據(jù)和處理意見及時報請局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并告知報文單位。各部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和職能界定承擔(dān)相應(yīng)的任務(wù)；辦文涉及兩個或兩個以上部門的,排在首位的部門為主要承辦部門。嚴(yán)肅謹(jǐn)慎，善于辨別事物真?zhèn)危瑧?yīng)變能力強。一年后，群眾揭發(fā)，經(jīng)理弄虛作假，以權(quán)謀私，用單位指標(biāo)，騙取單位和主管廳簽印，送不合條件子女入高校讀書。在這么短的公文中出現(xiàn)這些錯誤，是不應(yīng)該的。轉(zhuǎn)發(fā)件，一般是下級呈送，或同級抄送，上級下發(fā)的公文。關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)縣長七月十七日在全縣廉政會議上的講話的通知各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府，縣直各委、辦、局：XXX同志七月十七日在全縣廉政會議上的講話，闡述了廉政與與勤政的關(guān)系，布置了當(dāng)前的幾項工作，十分重要，今年是XX建縣14周年，又是縣、鄉(xiāng)政府換屆之年，當(dāng)前工作多，任務(wù)重，更需要廉政、勤政。地委辦公室的同志與地委統(tǒng)戰(zhàn)部的領(lǐng)導(dǎo)同志協(xié)調(diào)后經(jīng)地委領(lǐng)導(dǎo)同意，采取地委辦公室轉(zhuǎn)發(fā)的形式下達各縣（市）委貫徹執(zhí)行。某地委統(tǒng)戰(zhàn)部為了及時貫徹省委和地委關(guān)于積極向各級領(lǐng)導(dǎo)班子推薦優(yōu)秀黨外人士的指示精神，向各縣（市）委下達了一個通知。一般地說，一個公文要經(jīng)過三步校核才能送印發(fā)出：（１）公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)人審批之前要進行核的訂發(fā)內(nèi)容是：報批程序是否符合規(guī)定；是否確需行文；內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關(guān)的指示精神，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提措施和辦法是否切實可行；人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述，密級、印發(fā)傳達范圍，主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，文字、符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定；涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見；等等。這些“合作”私營企業(yè)中，有少數(shù)打著市直機關(guān)的招牌，向國有企業(yè)要走俏商品轉(zhuǎn)手買賣，從中獲利?！币虼?，負(fù)責(zé)機關(guān)公文處理的秘書人員必須具有很高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握黨的路線、方針、政策，通曉法律、法規(guī)和經(jīng)濟、科技、文化教育等方方面面的知識。建立金灘外商投資開發(fā)區(qū)是市四家班子集體研究決定的。培訓(xùn)結(jié)束后，組訓(xùn)人員要抓緊與保障單位結(jié)清一切費用。業(yè)余時間要組織參訓(xùn)人員收看新聞、讀報、看錄相，防止人員失控。主要指擴音設(shè)備、多媒體、黑板等。