【正文】 名義請(qǐng)示和報(bào)告，就由哪一級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。指的是提出意見(jiàn)和方案，供上級(jí)決策參考或報(bào)請(qǐng)上級(jí)批轉(zhuǎn)有關(guān)方面執(zhí)行的報(bào)告；三是檢討性報(bào)告。所謂請(qǐng)示，是下級(jí)機(jī)關(guān)在工作中遇到問(wèn)題，需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)給予答復(fù)和審批，而向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提出的請(qǐng)示；報(bào)告是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)所作的情況反映和匯報(bào)。原則上說(shuō)，無(wú)論是否優(yōu)越，秘書(shū)都應(yīng)當(dāng)以禮相見(jiàn)，服務(wù)于人，熱情周到。不清楚的，要請(qǐng)對(duì)方復(fù)數(shù)；重要的內(nèi)容，要主動(dòng)復(fù)述給對(duì)方確認(rèn)無(wú)誤。接通后，先確認(rèn)對(duì)方，然后爆出自己的單位、姓名和職務(wù)。值班人員的職責(zé)之一就是做好機(jī)關(guān)的安全保衛(wèi)工作。電話應(yīng)放在比較固定的位置，一般放在秘書(shū)辦公桌左前方，要保證電話的整潔。（三）辦公室的環(huán)境管理秘書(shū)的辦公室環(huán)境是指秘書(shū)在工作中所處的場(chǎng)所和氛圍，因此包括物質(zhì)的環(huán)境，也包括人文環(huán)境1．辦公室環(huán)境安排一兩名秘書(shū)在一間辦公室，稱之為封閉式辦公；若干名迷失同在一間辦公室的，稱之為開(kāi)放式辦公。在辦公室管理中主要包括秘書(shū)人員的人力資源管理，對(duì)辦公設(shè)施的屋子和產(chǎn)業(yè)管理，對(duì)辦公機(jī)構(gòu)的崗位責(zé)任和制度管理和對(duì)辦公環(huán)境氛圍的統(tǒng)籌管理。由于信息的時(shí)限性和非消耗性，秘書(shū)的信息工作是十分緊迫的。在這個(gè)充盈著信息的環(huán)境中，秘書(shū)的工作必然圍繞信息展開(kāi)。相比之下，對(duì)于辦事的學(xué)門(mén)卻議論較少?？梢哉f(shuō)沒(méi)有游離于信息之外的秘書(shū)工作。秘書(shū)對(duì)信息努力開(kāi)發(fā)并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供高層信息，是秘書(shū)信息工作的重要特點(diǎn)。當(dāng)然秘書(shū)在選擇辦公室的時(shí)候一定要考慮到便于領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)召喚，與領(lǐng)導(dǎo)辦公室的距離不宜太遠(yuǎn)；方便來(lái)訪者到辦公室辦事，房間最好在樓梯附近；便于了解觀察機(jī)關(guān)情況，房間可以窗臨機(jī)關(guān)大門(mén)；2．辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備的管理目前秘書(shū)辦公室比較普遍的辦公機(jī)械設(shè)備和電器設(shè)備包括電話機(jī)、手機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、裁紙機(jī)、裝訂機(jī)、碎紙機(jī)、打號(hào)器、打孔器、計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、打印機(jī)、等等。通過(guò)這些布置體現(xiàn)秘書(shū)辦公室的風(fēng)格和管理水平。第三，做好值班記錄。做好接打電話工作需要注意以下幾點(diǎn)。讓對(duì)方多等了，接聽(tīng)電話之后要馬上道歉：“對(duì)不起，讓您久等了”接聽(tīng)電話，拿起后應(yīng)先說(shuō)：“您好，這里**公司**部門(mén)”。四、做好接待工作來(lái)客接待，是指秘書(shū)對(duì)一切來(lái)客、來(lái)賓、來(lái)訪者的接待工作，它包括對(duì)來(lái)客、來(lái)賓禮儀禮貌性的接待工作和對(duì)來(lái)客、來(lái)訪鎖涉及的處理工作，所以，歷來(lái)被認(rèn)為是十分重要的工作。（二）秘書(shū)必須堅(jiān)持“一視同仁”的原則秘書(shū)對(duì)每一位來(lái)訪者，必須堅(jiān)持“一視同仁”的原則，即無(wú)論來(lái)客是權(quán)勢(shì)顯赫的大人物，還是來(lái)尋求幫助的人。另一種是請(qǐng)求解決性請(qǐng)示，指的是在本級(jí)對(duì)某一事項(xiàng)無(wú)力解決而請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)或上級(jí)給予具體幫助時(shí)提出的請(qǐng)示。請(qǐng)示和報(bào)告的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)區(qū)分開(kāi)來(lái)，同一份公文中，不能既有請(qǐng)示又有報(bào)告，要么是請(qǐng)示要么是報(bào)告?？陬^請(qǐng)示報(bào)告適用于不是特別重要的問(wèn)題或臨時(shí)性、隨機(jī)性的事情，擬請(qǐng)示報(bào)告的對(duì)象是直接首長(zhǎng)。請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)，應(yīng)先談事由，然后再談意見(jiàn)和建議；報(bào)告情況時(shí)，應(yīng)先講事情的結(jié)果，然后再陳述事情發(fā)生的經(jīng)過(guò)和處理過(guò)程。處理某一項(xiàng)工作，圖省事、怕麻煩，故意簡(jiǎn)化工作程序；有的憑主觀經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣辦事，邁著鍋臺(tái)上坑。有的不論大小、份量輕重，動(dòng)不動(dòng)建議領(lǐng)導(dǎo)掛帥，成立小組，人為增加工作程序；有的一般性工作也要建議開(kāi)會(huì)研究，要領(lǐng)導(dǎo)審批。機(jī)關(guān)工作無(wú)小事，要把小事當(dāng)成大事辦，慢事當(dāng)成急事辦，要有食不甘味、夜不能寐的精神，自覺(jué)做到事不過(guò)夜、案無(wú)積卷。需要常委傳閱的呈批件一定不要漏人。也有的當(dāng)請(qǐng)示首長(zhǎng)沒(méi)有同意后，又找其它理由再行請(qǐng)示，這樣做很容易引起首長(zhǎng)的反感。我們有些年輕同志不注意加強(qiáng)品德修養(yǎng)，在領(lǐng)導(dǎo)之間亂傳話，打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)亂辦事，更有甚者模仿領(lǐng)導(dǎo)筆跡亂簽字等等。這就是我們常說(shuō)的“事前要請(qǐng)示，事后要報(bào)告”。書(shū)面請(qǐng)示報(bào)告通常有呈批件和制式文書(shū)兩種，其主要程序有三點(diǎn)：①定題和擬稱。請(qǐng)人代捎要辦好登記手續(xù)，防止遺漏和遺誤。比如：xx首長(zhǎng)，我請(qǐng)示個(gè)問(wèn)題；或xx首長(zhǎng)，我匯報(bào)一下某項(xiàng)工作的完成情況。往往有“死角”、有“缺口”。比如對(duì)下布置工作，下達(dá)通知，本該找業(yè)務(wù)口，卻直接通知下屬單位的領(lǐng)導(dǎo)，給業(yè)務(wù)部門(mén)造成被動(dòng)。對(duì)大事、要事、急事要及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，需要領(lǐng)導(dǎo)了解和掌握的一般性工作，也要及時(shí)請(qǐng)示報(bào)告，不能拖拖拉拉，慢慢騰騰。同時(shí)簽給幾位首長(zhǎng)時(shí)，先呈政工副職，再呈軍事行政副職。不能多變請(qǐng)示。一項(xiàng)大的任務(wù)和重點(diǎn)工作結(jié)束后，要將完成情況逐級(jí)報(bào)告，以便首長(zhǎng)掌握工作落實(shí)情況。使用電話隨著信息技術(shù)的發(fā)展和工作節(jié)奏的加快，電話在機(jī)關(guān)工作中的作用越來(lái)越顯得重要。電話是語(yǔ)言交流工具，只能聽(tīng)其聲，不能觀其形，態(tài)度和不和藹、語(yǔ)言文不文明非常重要。常見(jiàn)的處理辦法有四種：①緊急重要電話及時(shí)辦?，F(xiàn)在外線電話和無(wú)線電話多了，隨時(shí)都有被人監(jiān)聽(tīng)的可能。其次，要熟知所去單位的基本情況、行車(chē)路線和路況，特別是陪同剛到本單位工作的首長(zhǎng)，更要注意這些。根據(jù)首長(zhǎng)指示和意圖所擬制出的首長(zhǎng)活動(dòng)日程安排，要及時(shí)向首長(zhǎng)報(bào)告或?qū)忛?，讓首長(zhǎng)對(duì)活動(dòng)安排心中有數(shù)。古人說(shuō)“屋漏在上，知之在下。不能“一人之下，眾人之上”。接待工作接待工作是一個(gè)單位的門(mén)面，是透視一個(gè)單位作風(fēng)的窗口，也是聯(lián)系和增進(jìn)感情的紐帶。事先在來(lái)人預(yù)定到達(dá)的車(chē)站、碼頭、機(jī)場(chǎng)等候，對(duì)帶車(chē)來(lái)的、職務(wù)比較高、路線不熟悉的，建議在明顯的路口、標(biāo)志物或開(kāi)闊地等候。（三）、做好接待工作需注意的幾個(gè)問(wèn)題無(wú)論什么樣的接待，都應(yīng)堅(jiān)持做到：熱情、周到、樸實(shí)、勤儉。三要吃苦耐勞?！盾婈?duì)機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定，軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文按照內(nèi)容和作用分為以下13種：即命令、通令、決定、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函件、通告和布告、會(huì)議紀(jì)要。通常情況下，密碼報(bào)自上而下，一般文件自下而上。制發(fā)。文電下發(fā)后，要通過(guò)多種途徑了解掌握文電貫徹落實(shí)情況，及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反饋，同時(shí)還要注意針對(duì)貫徹過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)提出糾偏的建議，確保下達(dá)的文電能夠善始善終地得到貫徹落實(shí)。公文多數(shù)具有內(nèi)部特性，一般都規(guī)定傳閱范圍，該誰(shuí)知道就讓誰(shuí)知道。從會(huì)議規(guī)模看，有大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議。這話很有道理。負(fù)責(zé)起草文件的同志要特別注意四點(diǎn)：一是吃透上級(jí)精神、領(lǐng)會(huì)首長(zhǎng)意圖；二是緊扣會(huì)議主題；三是了解掌握單位的情況；四是早動(dòng)手、早呈送。注意事項(xiàng)主要有需要攜帶的材料或物品，提前報(bào)告與會(huì)者名單，報(bào)到的方式和時(shí)間，是帶車(chē)、還是乘坐火車(chē)和公共汽車(chē)，以便安排接站。按照與會(huì)人員的多少擺放桌椅，一般要將正式出席人員安排在會(huì)場(chǎng)靠前和中間位置，列席人員要安排在靠后或兩邊位置。召開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)，會(huì)前準(zhǔn)備主要由現(xiàn)場(chǎng)所屬單位負(fù)責(zé)，可不間斷的到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和協(xié)助準(zhǔn)備。報(bào)到時(shí)核發(fā)會(huì)議證件和有關(guān)材料，并及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)報(bào)到情況。采集者退散（三）承辦會(huì)務(wù)的基本要求會(huì)務(wù)工作紛繁復(fù)雜，千頭萬(wàn)緒，必須要有科學(xué)慎密的工作方法，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)和強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，做到周密計(jì)劃，精心組織，一絲不茍，才能確保萬(wàn)無(wú)一失。在辦會(huì)這個(gè)問(wèn)題上，要做到事無(wú)巨細(xì)、面面俱到、婆婆媽媽。各會(huì)務(wù)組的組長(zhǎng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)分工的某項(xiàng)具體工作負(fù)全責(zé)。對(duì)規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成的工作，只能按期或提前完成，決不能拖延。二是臨近搞調(diào)查。四是配檔要科學(xué)。如果受條件限制，需要自帶被褥和其他個(gè)人生活用品，要提前通知。根據(jù)培訓(xùn)需要，為參訓(xùn)人員的住室或教室增設(shè)電話。培訓(xùn)期間的組織主要包括每次上課前工作人員都要檢查課堂設(shè)置和設(shè)備，然后組織人員入場(chǎng)，清點(diǎn)并報(bào)告到課人數(shù)，掌握并隨時(shí)調(diào)控好音響、溫度、燈光等，督促服務(wù)人員倒水，組織課間休息和退場(chǎng)。對(duì)會(huì)議期間形成的一切文件材料（包括主持詞和發(fā)言記錄等）要系統(tǒng)排列，裝訂成冊(cè)，留作資料，一般應(yīng)裝兩至三套，一套留存，其它留作備用。原因主要是某市政府的108號(hào)文件不符合國(guó)家《土地法》。機(jī)關(guān)公文，是黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)過(guò)程形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書(shū)；是傳達(dá)、貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)和布置工作的工具。”《決定》下達(dá)后，不到半年，這個(gè)市的個(gè)體、私營(yíng)企業(yè)如雨后筍，發(fā)展很快。其實(shí)，這個(gè)即席講話是在特定的場(chǎng)合，特定的前提下講的，前后還有多層意思，草擬者把它放到《決定》中是不對(duì)的，而負(fù)責(zé)公文校核的同志也未認(rèn)真進(jìn)行校核，因而出現(xiàn)差錯(cuò)。（3）在公文正式印發(fā)前，復(fù)核，主要是對(duì)公文的審批手續(xù)（含會(huì)簽）完備不完備，文種用得恰當(dāng)不恰當(dāng)，格式符不符合要求進(jìn)行復(fù)核。中共XX地委統(tǒng)戰(zhàn)部199X年X月X日某縣委辦公室接到這個(gè)通知后，負(fù)責(zé)辦文的某副主任感到為難，征求負(fù)責(zé)督查同志的意見(jiàn)，也覺(jué)得不好執(zhí)行，也無(wú)法立項(xiàng)督查。據(jù)此，地委統(tǒng)戰(zhàn)部可以通過(guò)兩條途徑行文落實(shí)地委的指示精神。況且，這個(gè)時(shí)間不是什么特殊的日子，對(duì)正文來(lái)說(shuō)并不十分重要。這一句中的“按講話要求”如何與“認(rèn)真、貫徹”，實(shí)際上是一個(gè)意思，后者應(yīng)當(dāng)刪去，直接說(shuō)“望認(rèn)真貫徹講話精神”即可。開(kāi)始監(jiān)印員要他找廳人事主管處蓋章，但這位經(jīng)理借口“已經(jīng)下班，沒(méi)時(shí)間了”，并說(shuō)“單位已同意蓋章了”。印章管理員要有高度政治責(zé)任心，要堅(jiān)持原則，秉公辦事。第三條 局綜合辦公室為局辦文辦事限時(shí)制度的歸口管理部門(mén)。會(huì)簽部門(mén)要予以積極配合，緊急事項(xiàng)，及時(shí)會(huì)簽；一般情況下，會(huì)簽時(shí)間不超過(guò)半天；特殊原因，最長(zhǎng)不超過(guò)1天。一般公文、事務(wù)每周催辦一次。第十五條 本制度由局綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十二條 凡上級(jí)部門(mén)或局布置有明確時(shí)間要求的基礎(chǔ)信息等各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。第八條 特殊情況，不能按時(shí)辦結(jié)的，應(yīng)將延期辦理的理?yè)?jù)和處理意見(jiàn)及時(shí)報(bào)請(qǐng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并告知報(bào)文單位。各部門(mén)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和職能界定承擔(dān)相應(yīng)的任務(wù)；辦文涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上部門(mén)的,排在首位的部門(mén)為主要承辦部門(mén)。嚴(yán)肅謹(jǐn)慎，善于辨別事物真?zhèn)危瑧?yīng)變能力強(qiáng)。一年后，群眾揭發(fā)，經(jīng)理弄虛作假，以權(quán)謀私，用單位指標(biāo)，騙取單位和主管廳簽印，送不合條件子女入高校讀書(shū)。在這么短的公文中出現(xiàn)這些錯(cuò)誤，是不應(yīng)該的。轉(zhuǎn)發(fā)件，一般是下級(jí)呈送，或同級(jí)抄送，上級(jí)下發(fā)的公文。關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)縣長(zhǎng)七月十七日在全縣廉政會(huì)議上的講話的通知各鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府，縣直各委、辦、局：XXX同志七月十七日在全縣廉政會(huì)議上的講話，闡述了廉政與與勤政的關(guān)系，布置了當(dāng)前的幾項(xiàng)工作，十分重要，今年是XX建縣14周年，又是縣、鄉(xiāng)政府換屆之年，當(dāng)前工作多，任務(wù)重，更需要廉政、勤政。地委辦公室的同志與地委統(tǒng)戰(zhàn)部的領(lǐng)導(dǎo)同志協(xié)調(diào)后經(jīng)地委領(lǐng)導(dǎo)同意，采取地委辦公室轉(zhuǎn)發(fā)的形式下達(dá)各縣（市）委貫徹執(zhí)行。某地委統(tǒng)戰(zhàn)部為了及時(shí)貫徹省委和地委關(guān)于積極向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子推薦優(yōu)秀黨外人士的指示精神，向各縣（市）委下達(dá)了一個(gè)通知。一般地說(shuō)，一個(gè)公文要經(jīng)過(guò)三步校核才能送印發(fā)出：（１）公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)人審批之前要進(jìn)行核的訂發(fā)內(nèi)容是：報(bào)批程序是否符合規(guī)定；是否確需行文；內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示精神，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提措施和辦法是否切實(shí)可行；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述，密級(jí)、印發(fā)傳達(dá)范圍，主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，文字、符號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定；涉及有關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)協(xié)調(diào)并取得一致意見(jiàn)；等等。這些“合作”私營(yíng)企業(yè)中，有少數(shù)打著市直機(jī)關(guān)的招牌，向國(guó)有企業(yè)要走俏商品轉(zhuǎn)手買(mǎi)賣(mài)，從中獲利?！币虼?，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)公文處理的秘書(shū)人員必須具有很高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握黨的路線、方針、政策，通曉法律、法規(guī)和經(jīng)濟(jì)、科技、文化教育等方方面面的知識(shí)。建立金灘外商投資開(kāi)發(fā)區(qū)是市四家班子集體研究決定的。培訓(xùn)結(jié)束后，組訓(xùn)人員要抓緊與保障單位結(jié)清一切費(fèi)用。業(yè)余時(shí)間要組織參訓(xùn)人員收看新聞、讀報(bào)、看錄相，防止人員失控。主要指擴(kuò)音設(shè)備、多媒體、黑板等。