【正文】 上資料明細表，且在檔案柜上標注公司 /項目名稱和柜號，并在電腦上做好臺賬登記（表格 /文檔），保證能從目錄匯總或電腦系統(tǒng)中以編號、關(guān)鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。 （ 2）融資擔保文件：融資公告、報表、擔保、抵押等相關(guān)文件，融資合同、協(xié)議等（如發(fā)債、貸款等）。 聲像檔案應(yīng)使用數(shù)碼相機、攝相機等拍攝，要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機拍攝。公司及下屬項目公司均應(yīng)指定專人負責整理本部門的文件資料，并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。對超過保存期限的檔案，由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》（詳見附件），報本部門及相關(guān)部門第一負責人審核、公司總經(jīng)理 /董事會批準。 （二）到期檔案的鑒定。 歸檔范圍載體包括但不限于： （ 1）公司管理文件：如資質(zhì)文件，包括企業(yè)注冊營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等；公司、公司形成并下達的各類正式文件，包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件、會議紀要材料、重要記錄；公司設(shè)立、變更的申請、審批、 登記等方面的文件材料；國家、地方政府政策文件類。 四、工作職責 公司綜合管理部設(shè)置檔案管理員，其工作職責為： （一）制定和完善檔案管理制度。 三、積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。 二、努力學習業(yè)務(wù)，鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識，充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況，做到心中有數(shù)，操作自如。 銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。 每年 9 月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。 庫房門窗須安裝窗簾，庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過 100 勒克期。 定期對保密檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。 13 公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。 每年形成的會計檔案，由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。 外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無 譯文的要譯出標題后歸檔。 公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。 3 歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。 1為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。 電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。 檔案查（借）閱制度 檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度： 凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。 檔案的保密制度 凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。 檔案庫房管理制度 一、檔案入庫檢查： 1 檔案出入庫房要清點、登記。 避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。 檔 案鑒定、銷毀制度 根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。 三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴格把關(guān)。 四、做好檔案的 “ 八防 ” 工作，確保檔案的完整與安全。 （二）開展檔案管理培訓，指導和幫扶檔案管理工作。 （ 2）項目資料：如開發(fā)文件類（前期、配套文件）；圖紙類；合同類（包括商品房合同）；工程技術(shù)文件類；招標文件類；項目企劃、銷售資料類；前期市場調(diào)研、土地分析等資料類；竣工報建資料類。公司及下屬項目公司對到期檔案進行鑒定 ，確定繼續(xù)保存或進行清理、銷毀。 決定銷毀的檔案資料，由檔案管理員負責填寫《檔案銷毀清冊》（詳見附件），銷毀檔案時至少有兩名監(jiān)銷人。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》（詳見附件），隨同已整理的檔案（含紙質(zhì)檔、電子檔、實物）一并移交檔案室，檔案管理員接收檔案并簽字確認，《檔案移交清單》雙方各留一份。 （四）公司及下屬項目公司收集以下檔案后，須提交電子檔（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。 （ 3）盡職調(diào)查資料： ① 盡職調(diào)查報告； ② 業(yè)務(wù)約定書； ③ 委托協(xié)議書； ④ 盡職調(diào)查清單及問卷； ⑤ 目標企業(yè)提供的有關(guān)書面資料（含工商、法務(wù)、財務(wù)、工程、市場、人力等文件）。 （三）檔案管理員應(yīng)至少每月一次對檔案保管狀況進行檢查，切實做好檔案 “ 八防 ” （防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲）工作，確保檔案的完整和安全。 （三）檔案管理員對檔案借閱進行登記，填寫《檔案借閱登記表》。 本公司檔案管理制度內(nèi)容篇 3 第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù)，根據(jù) 中華人民共和國檔案法 (以下簡稱 檔案法 )和有關(guān)法律、法規(guī)，制定本規(guī)定。 (四 )監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構(gòu) (含境外機構(gòu) )的檔案工作。 第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，確定檔案保管期限，劃 定檔案密級。 第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時、有效的服務(wù)。 第二十條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。（主要收集部門：曬圖室）。 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。 凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。 第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設(shè)活動中形成的各種技術(shù)的、商務(wù)的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質(zhì)資料、電子版資料和多媒體資料等。 第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關(guān)條款。 五、密級檔案要經(jīng)常查對，失 泄密時要及時上報局主管領(lǐng)導，并對責任者進行追究處量。 四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。 六、資料的分類與歸檔 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 ② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn) 借、遺失。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。 （ 5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，由人資行政部辦理。 （ 5）員工離職后，員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。② 檔案材料載體使用國際標 準 A4 型 (長 297 毫米，寬 210 毫米 )公文用紙，用黑色的中性筆填寫 (或打印 )。檔案 一般不外借。 文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關(guān)規(guī)定收集。 各科室一般應(yīng)及時將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。在庫房內(nèi)嚴禁吸煙，確保庫房安全。 檔案管理員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦好檔案庫房的交接手續(xù)。借閱者一周內(nèi)須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。 各科室暫時保 存的機密、秘密文件、資料，應(yīng)妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用后立即歸檔。 對已存儲的電子檔案數(shù)據(jù)進行修改時，要建立修改臺帳。對已失去利用價值和保存價值的檔案材料，需銷毀的，由鑒定小組提出鑒定意見，編造銷毀清冊，未經(jīng)登記造冊，不得擅自銷毀檔案。 要妥善保管好數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號和密碼，不得泄露他人，密碼應(yīng)該定期更改。 (四 )檔案管理使用專用電腦 ,建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔 。 (七 )公司各部門年度工作計劃 (財務(wù)資金計劃由財務(wù)部歸檔 )。 (十五 )其他需要歸檔管理的資料 ,包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料 ,上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。 (五 )卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序 ,依次編寫頁號 。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為 ,并應(yīng)及時歸還。 (八 )凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印 ,如工作需要 ,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理 。 (二 )有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復印使用 。 公用設(shè)施的標識 機電設(shè)備按各設(shè)備名稱、設(shè)備責任人標識 ,標識牌掛 (貼 )在設(shè)備顯眼部位。嚴禁煙火 39。告示牌。高空作業(yè) ,注意安全 39。 在公共場所刷油漆時 ,如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時 ,應(yīng)在顯眼位置放置 39。 維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時 ,應(yīng)放置 39。 對于其他有追溯性要求的服務(wù)過程 (如一些清潔、保安、設(shè)備維護服務(wù) )標識 ,應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實現(xiàn)。 績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。 1． 6 對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。 2． 4 所有批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還 損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。 四、制定、修訂、廢除與實施 本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。機關(guān)辦公自動化和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當支持形成符合要求的歸檔文件材料。機關(guān)所屬機構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料 。會計、科研、基建檔案收集范圍應(yīng)當分別符合《會計檔案管理辦法》、《科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA/T2)、《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》 (DA/T28)及《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法》規(guī)定。機關(guān)檔案分類方案一般采用年度、機構(gòu) (問題 )、保管期限等分類項進行復式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)當符合《檔號編制規(guī)則》 (DA/T13)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應(yīng)當協(xié)調(diào)呼應(yīng)。傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實物檔案應(yīng)當詳細著錄背景、人物、來源等信息。 第三十六條歸檔文件材料應(yīng)當為原件。庫房溫濕度應(yīng)當符合《檔案館建筑 設(shè)計規(guī)范》 (JGJ25)規(guī)定。檔案修復應(yīng)當保 持檔案內(nèi)容的完整，盡量維持檔案的原貌。 第四十四條經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)當按照以下程序銷毀。電子檔案和檔案數(shù)字復制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質(zhì)外，還應(yīng)當確保電子 檔案和檔案數(shù)字復制件從系統(tǒng)中徹底刪除。 第四十八條機關(guān)應(yīng)當積極推進檔案信息開發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發(fā)揮檔案價值。移交檔案時，應(yīng)當同時移交檢索工具、編研成果。 (一 )撤銷機關(guān)的檔案，應(yīng)當由有關(guān)主管機關(guān)代管或按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交 。 (三 )一個機關(guān)并入另一個機關(guān)或幾個機關(guān)合并為一個新的機關(guān)，其檔案應(yīng)當移交給合并后的機關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交 。機關(guān)向國家綜合檔案館移交前，應(yīng)當按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。 第四十九條機關(guān)應(yīng)當積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發(fā)的力度和深度。涉密檔案的銷毀應(yīng)當符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。(二 )機關(guān)分管檔案工作的單位負責人、辦公廳 (室 )負責人、檔案部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人、檔案部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見 。 第四十二條機關(guān)應(yīng)當為檔案工作人員配備勞動保護用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害健康。 第三十九條檔案工作人員應(yīng)當監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié) 。滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，以及無法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進行歸檔。 第三十五條 機關(guān)檔案經(jīng)文書或業(yè)務(wù)部門整理完畢后，應(yīng)當在第二年 6 月底前向機關(guān)檔案部門歸檔 。KY) 、基建 (KJ文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案一般以件 (張 )等為單位進行整理。其他門類檔案收集范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 第二十八條機關(guān)應(yīng)當編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后施行。歸檔文件材料應(yīng)當真實、準確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整。機關(guān)隸屬關(guān)系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的，維持原全宗不變。 (二 )機關(guān)履 行行業(yè)特有職責形成的專業(yè)檔案 。 查、借閱檔案注意 3． 1 涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。 1． 7 員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗 8 年止）。 三、檔案規(guī)定 基礎(chǔ)管理 1． 1 原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。 各部門如需設(shè)置中英文對照標識 ,需將中文及譯文內(nèi)容報品質(zhì)主管審批?；?39。告示牌。 配電設(shè)備維修時 ,必須在開關(guān)上掛 39。 天臺顯眼部位應(yīng)掛貼 39。 樓層的標識貼于本樓層的顯著位置。 配電室、水泵房、泳池機房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的 .標識。 (四 )一般檔案管理 ,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇 ,對內(nèi)予以及時提供利用 。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)同意并報總經(jīng)理批準。 (三 )公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負責