【正文】 措施和設(shè)置必要設(shè)備，確保檔案的安全。在庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，確保庫房安全。對破損、變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)復(fù)制。 檔案管理員調(diào)動工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好檔案庫房的交接手續(xù)。 查閱檔案，只限于在指定場所進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將案卷帶出綜合檔案室。借閱者一周內(nèi)須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。數(shù)字檔案的查閱，查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進(jìn)行登記，以更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。 各科室暫時(shí)保 存的機(jī)密、秘密文件、資料，應(yīng)妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用后立即歸檔。 不歸檔的秘密及內(nèi)部（重復(fù)或多?。┪募?、資料，均應(yīng)登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定統(tǒng)一銷毀，不準(zhǔn)擅自處理和當(dāng)廢紙出售。 對已存儲的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時(shí)，要建立修改臺帳。 1定期組織或結(jié)合安全保衛(wèi)工作，進(jìn)行保密教育和保密檢查。對已失去利用價(jià)值和保存價(jià)值的檔案材料，需銷毀的，由鑒定小組提出鑒定意見，編造銷毀清冊，未經(jīng)登記造冊，不得擅自銷毀檔案。 嚴(yán)禁任何人、任何部門擅自銷毀各類室藏檔案和數(shù)字檔案 。 要妥善保管好數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號和密碼，不得泄露他人，密碼應(yīng)該定期更改。 切實(shí)做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防霉、防塵、防鼠咬的 八防 工作，達(dá)到檔案無丟失、無霉變、無差錯(cuò)。 (四 )檔案管理使用專用電腦 ,建立電子檔案和索引目錄以備科學(xué)查檔 。 (三 )反映公司工作活動、具有查考利用價(jià)值的文件材料 (公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等 )。 (七 )公司各部門年度工作計(jì)劃 (財(cái)務(wù)資金計(jì)劃由財(cái)務(wù)部歸檔 )。 (十一 )員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等 。 (十五 )其他需要?dú)w檔管理的資料 ,包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料 ,上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度 ,不得無故延期或不交歸檔的文件材料 。 (五 )卷內(nèi)檔案材料應(yīng)按材料排序 ,依次編寫頁號 。 (二 )財(cái)務(wù)部門需按時(shí)間要求將檔案歸檔清整結(jié)論情況以書面形式報(bào)總經(jīng)理批示后交辦公室存查 。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調(diào)換、撕毀等損壞檔案行為 ,并應(yīng)及時(shí)歸還。 (五 )借閱檔案的人員 ,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出 ,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí) ,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn) 。 (八 )凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印 ,如工作需要 ,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理 。查閱會計(jì)檔案時(shí)不得將檔案帶出公司 。 (二 )有密級的檔案需經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)辦公室主任同意翻閱和復(fù)印使用 。 本公司檔案管理制度內(nèi)容篇 11 防止在服務(wù)過程中因公用設(shè)施和服務(wù)過程無標(biāo)識或標(biāo)識不當(dāng)導(dǎo)致各類不合格的發(fā)生。 公用設(shè)施的標(biāo)識 機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識 ,標(biāo)識牌掛 (貼 )在設(shè)備顯眼部位。機(jī)房重地 ,非請勿進(jìn) 39。嚴(yán)禁煙火 39。天臺重地 ,非請勿進(jìn) 39。告示牌。等字樣的警示牌。高空作業(yè) ,注意安全 39。的告示牌。 在公共場所刷油漆時(shí) ,如果油漆未干而現(xiàn)場又無工作人員時(shí) ,應(yīng)在顯眼位置放置 39。暫停使用 39。 維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時(shí) ,應(yīng)放置 39。字樣的告示牌。 對于其他有追溯性要求的服務(wù)過程 (如一些清潔、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù) )標(biāo)識 ,應(yīng)通過制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn)。 當(dāng)設(shè)置標(biāo)識的位置需要更改或撤銷標(biāo)識時(shí) ,必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。 績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。 1． 3 對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。 1． 6 對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。 1． 9 檔案應(yīng)分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。 2． 4 所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還 損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。 3． 3 查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。 四、制定、修訂、廢除與實(shí)施 本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。 (四 )業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案 。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。全宗卷應(yīng)當(dāng)包含全宗背景、檔案狀況、工作制度、管理記錄等內(nèi)容，編制要求按照《 全宗卷規(guī)范》 (DA/T12)執(zhí)行。機(jī)關(guān)辦公自動化和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)支持形成符合要求的歸檔文件材料。下列文件材料應(yīng)當(dāng)納入收集范圍。機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)撤銷形成的歸檔文件材料 。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)全面、系統(tǒng)反映機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌。會計(jì)、科研、基建檔案收集范圍應(yīng)當(dāng)分別符合《會計(jì)檔案管理辦法》、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》(DA/T2)、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》 (DA/T28)及《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》規(guī)定。收集的元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》 (GB/T18894)、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》 (DA/T46)、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》 (DA/T54)、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》 (DA/T63)等規(guī)定。機(jī)關(guān)檔案分類方案一般采用年度、機(jī)構(gòu) (問題 )、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。其他門類檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理。檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)符合《檔號編制規(guī)則》 (DA/T13)、《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22)和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求，不同載體或形式的檔號編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。SB) 設(shè)置科技檔案二級門類代碼。傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案和實(shí)物檔案應(yīng)當(dāng)詳細(xì)著錄背景、人物、來源等信息。歸檔時(shí)間有特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。 第三十六條歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件。檔案存儲和保管應(yīng)當(dāng)確保實(shí)體安全和信息安全。庫房溫濕度應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑 設(shè)計(jì)規(guī)范》 (JGJ25)規(guī)定。定期清掃除塵，保持庫房清潔 。檔案修復(fù)應(yīng)當(dāng)保 持檔案內(nèi)容的完整，盡量維持檔案的原貌。鑒定工作應(yīng)當(dāng)在檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制下進(jìn)行，由辦公廳 (室 )負(fù)責(zé)人主持，檔案部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員組成鑒定小組共同開展，必要時(shí)可邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。 第四十四條經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀。監(jiān)銷人在檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對 。電子檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件需要銷毀的，除在指定場所銷毀離線存儲介質(zhì)外，還應(yīng)當(dāng)確保電子 檔案和檔案數(shù)字復(fù)制件從系統(tǒng)中徹底刪除。機(jī)關(guān)保管的檔案對外提供利用的，需經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 第四十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)檔案信息開發(fā)工作，采取編制全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題文件匯集，以及舉辦陳列展覽、拍攝專題片等多種形式，發(fā)揮檔案價(jià)值。統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統(tǒng)計(jì)分析。移交檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)移交檢索工具、編研成果。電子檔案移交可以采用在線移交或離線移交。 (一 )撤銷機(jī)關(guān)的檔案，應(yīng)當(dāng)由有關(guān)主管機(jī)關(guān)代管或按照規(guī)定向同級國家綜合檔案館移交 。 第五章信息化建設(shè) 第五十五條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化工作，將機(jī)關(guān)檔案信息化工作納入機(jī)關(guān)電子政 務(wù)和信息化總體規(guī)劃。 (三 )一個(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)或幾個(gè)機(jī)關(guān)合并為一個(gè)新的機(jī)關(guān)，其檔案應(yīng)當(dāng)移交給合并后的機(jī)關(guān)代管或向同級國家綜合檔案館移交 。電子檔案移交后，機(jī)關(guān)繼續(xù)留存的，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的要求進(jìn)行管理。機(jī)關(guān)向國家綜合檔案館移交前，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作變化情況的分析，為決策提供參考。 第四十九條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，擴(kuò)展檔案開發(fā)的力度和深度。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對利用活動及時(shí)跟蹤和監(jiān)督。涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。銷毀清冊應(yīng)當(dāng)永久保存。(二 )機(jī)關(guān)分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳 (室 )負(fù)責(zé)人、檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案部門經(jīng)辦人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人在檔案銷毀清冊上簽署意見 。對仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注 。 第四十二條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)為檔案工作人員配備勞動保護(hù)用品，避免檔案管理過程中有毒有害物質(zhì)損害健康。 第四十條機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)當(dāng)定期組織人員對檔案數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)、對保管狀況進(jìn)行檢查，定期對電子檔案的保管情況、讀取狀況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，并建立檢查和處理情況臺賬。 第三十九條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測和記錄庫房溫濕度，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié) 。檔案管理應(yīng)急預(yù)案應(yīng)當(dāng)納入機(jī)關(guān)總體應(yīng)急預(yù)案。滿足本規(guī)定第五章規(guī)定且不具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件，以及無法轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或縮微膠片的電子文件可以僅以電子形式進(jìn)行歸檔。機(jī)關(guān)檔案實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸的，還應(yīng)當(dāng)按規(guī)定履行登記手續(xù)，記錄電子文件歸檔過程元數(shù)據(jù)。 第三十五條 機(jī)關(guān)檔案經(jīng)文書或業(yè)務(wù)部門整理完畢后，應(yīng)當(dāng)在第二年 6 月底前向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔 。 第三十四條機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)編制檢索工具，滿足手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索需要。KY) 、基建 (KJ 第三十三條機(jī)關(guān)檔案應(yīng)當(dāng)逐卷或逐件編制檔號。文書檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件 (張 )等為單位進(jìn)行整理。不同門類、載體或形式的檔案的分類方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)，便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。其他門類檔案收集范圍按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。機(jī)關(guān)所屬機(jī)構(gòu)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表報(bào)機(jī)關(guān)審查同意后施行。 第二十八條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)編制本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后施行。機(jī)關(guān)設(shè)立臨時(shí)機(jī)構(gòu)處理專項(xiàng)工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動等形成的歸檔文件材料 。歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整。涉及國家秘密檔案的管理應(yīng)當(dāng)符合保密管理的相關(guān)規(guī)定。機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系、名稱發(fā)生變化但工作性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)范圍未變化的，維持原全宗不變。 (六 )其他檔案。 (二 )機(jī)關(guān)履 行行業(yè)特有職責(zé)形成的專業(yè)檔案 。 4． 2 某些檔案到了銷毀期時(shí)，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。 查、借閱檔案注意 3． 1 涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。 2． 2 任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。 1． 7 員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗 8 年止）。 1． 5 調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。 三、檔案規(guī)定 基礎(chǔ)管理 1． 1 原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。 二、檔案管理內(nèi)容 員工入職檔案：個(gè)人簡歷 員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。 各部門如需設(shè)置中英文對照標(biāo)識 ,需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。此區(qū)域在清潔中 39?；?39。清潔中 39。告示牌。小心地滑 39。 配電設(shè)備維修時(shí) ,必須在開關(guān)上掛 39。危險(xiǎn)勿進(jìn) 39。 天臺顯眼部位應(yīng)掛貼 39。 變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛 39。 樓層的標(biāo)識貼于本樓層的顯著位置。 所有閥門上應(yīng)作上標(biāo)識以確認(rèn)閥門開閉狀態(tài)。 配電室、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心、倉庫、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的 .標(biāo)識。 總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉庫內(nèi)物資、重要、危險(xiǎn)部位及其他服務(wù)過程標(biāo)識的監(jiān)察。 (四 )一般檔案管理 ,屬業(yè)務(wù)工作使用范疇 ,對內(nèi)予以及時(shí)提供利用 。 第 6 條檔案保密級別 : (一 )檔案分一般 檔案和密級檔案兩類。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)同意并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。檔案管理責(zé)任人需追述借閱歸還并做好記錄 。 (三 )公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn) ,否則不予借閱 。根據(jù)公司要求獨(dú)立建立清查歸檔并將結(jié)果書面報(bào)辦公室存查。 (七 )案卷封面 ,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或簽字筆書寫 ,字跡要工整、清晰。檔案管理人員按文件材料分類造冊 ,并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時(shí)間 。財(cái)務(wù)和物業(yè)應(yīng)自行及時(shí)的將需歸檔的文件、報(bào) 表等材料整理立卷以便存查 。 (十三 )會計(jì)統(tǒng)計(jì)、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)會計(jì)預(yù)算報(bào)表及其說明 ,各種季度報(bào)表、月報(bào)表 ,政府主管部門下發(fā)的有關(guān)財(cái)務(wù)類文件材料 (此類檔案由公司財(cái)務(wù)部自行保管存查 )。 (九 )具有法律效力及保存價(jià)值的文件 。 (五 )公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文 (工作流程、公司決定等 ),發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)等 。 第 2 條檔案歸檔范圍： (一 )公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料 。 (二 )凡是能準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的文件、材料、聲像、報(bào)表 ,都必須及時(shí)歸檔 。 積極開展檔案 利用，及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速地提供各種檔案，為本單位各項(xiàng)工作和領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。 加強(qiáng)與各級、各部門的聯(lián)系，做好本單位需歸檔文件材料的收集整理工作，保證其完整、及時(shí)歸檔。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。