【正文】 ；（ 2）銷毀或延長保管期限檔案的主要理由；（ 3）需要銷毀檔案的清冊。 16 2023年版本 第六條 下列會計資料應(yīng)當(dāng)進行歸檔： （一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證； （二）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿； （三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、 半年度、 年度財務(wù)會計報告； （四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、 納稅申報表、 會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書 及其他具有保存價值的會計資料。財務(wù)部主任李某指出，這些會計資料沒有歸檔到檔案部門，嚴格意義上還不屬于會計檔案，而仍屬于會計資料，可以不執(zhí)行會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定。 10 三、 《 會計檔案管理辦法 》 的修訂內(nèi)容 11 1998年版本 第五條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案作為檔案的一個重要組成，需要符合新的要求、新的規(guī)定。2023年 會計檔案管理辦法 劉建中 《 會計檔案管理辦法 》 講解 2 3 會計檔案與會計核算工作息息相關(guān)，是會計工作的重要組成。 三是原 《 管理辦法 》 的一些規(guī)定相對滯后或可行性不強，需要予以修訂、完善。 2023年版本 第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行 會計核算 等過程中 接收或形成的， 記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的， 具有保存價值 的文字、圖表等各種形式的會計資料， 包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。 顯然，該企業(yè)財務(wù)部主任李某的說法是錯誤的。 17 第二十八條 預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不使用本辦法。 19 第七條 — 電子會計檔案的 載體 —— 計算機、網(wǎng)絡(luò)通信 第八條 — 電子會計檔案滿足的 條件 第九條 — 電子簽名 滿足的條件 20 第七條 單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。 23 原 始憑證 ：內(nèi)部 —— 內(nèi)嵌符合 單位授權(quán)審批 管理制度的審批流程 外部 —— 本單位的信息系統(tǒng)與外部機構(gòu)（銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進行對接互聯(lián)，利用接口傳輸或電子郵件 記賬憑證 —— 凡是由會計核算軟件根據(jù) 設(shè)定規(guī)則 自動生成或由會計人員在會計核算軟件中直接編制的記賬憑證，均可視為符合本項條件 第一，將紙質(zhì)會計資料掃描為電子影像件或其他電子文件類型的，不能僅以電子文件歸檔，仍需保留紙質(zhì)會計資料，電子文件僅可作為數(shù)字副本歸檔保存。當(dāng)前采用較多的 版式文件存儲格式 主要為 PDF格式 。 ３．使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系 。 其核心要求是： 電子會計檔案應(yīng)脫離原生成系統(tǒng)進行歸檔保存。電子會計檔案可以在不同載體之間轉(zhuǎn)換存儲，在此過程中容易被篡改且難以被發(fā)現(xiàn)，因此，采用信息安全技術(shù)手段來保證它的真實性和完整性顯得尤為重要。對于一般規(guī)模較小的企業(yè)，特別是小微企業(yè)而言，這些條件一般是達不到的。 根據(jù) 《 中華人民共和國電子簽名法 》 第十三條規(guī)定，電子簽名同時符合下列條件的，視為可靠的電子簽名： （一）電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有； （二）簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制； （三）簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)； （四）簽署后對 數(shù)據(jù)電文 內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。各單位都認為原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特別是一些與使用期超過檔案保管期限的固定資產(chǎn)相關(guān)的會計檔案，在到保管期限內(nèi)，與其相關(guān)的資產(chǎn)仍在使用或存續(xù)，與此有關(guān)的會計檔案需要調(diào)閱查用。與紙質(zhì)載體相比，電子會計檔案對庫房等物理空間占用較少，保管成本大幅降低，具備延長保管期限的條件。 為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會計檔案的實際利用需求，本次修訂將會計檔案的定期保管期限由原 3年、 5年、 10年、 15年、25年五類調(diào)整為 10年、 30年 兩類，并將原附表 2中保管期限為3年、 5年、 10年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為 10年 ，將保管期限為 15年、 25年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為 30年。 單位的會計檔案如不能與 《 管理辦法 》 附表中的各類會計檔案名稱一一對應(yīng)，可以根據(jù)會計檔案的使用價值劃定保管期限。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。鑒定結(jié)論可以是銷毀或繼續(xù)保存期限。 （三）單位檔案管理機構(gòu)負責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。必要時，可以收購或者征購。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應(yīng)當(dāng)報有關(guān)保密行政管理部門確定。 建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案需要移交給建設(shè)項目接受單位的， 按照 《管理辦法》第二十四條處理 。比如， 2023年形成的會計憑證，按照原 《 管理辦法 》 至少應(yīng)保存至 2025年底，按照新 《 管理辦法 》 ，至少應(yīng)保存至 2040年底。 2023年以前形成的會計資料一律按照原 《 管理辦法 》的規(guī)定歸檔保管。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。” 49 強調(diào)一點：會計檔案的移交 《 管理辦法 》 第二十、二十一、二十二、二十三、二十四條對單位終止、合并、分立等情形下會計檔案的歸屬及移交作了明確的規(guī)定。向國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣的，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定由縣級以上人民政府檔案行政管理部門批準(zhǔn)。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。 電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機構(gòu)、會計管理機構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。 、相關(guān)職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），對初步鑒定意見進行討論審定，形成正式鑒定意見書。 第十六條、十七條主要規(guī)范已到最低保管期限的會計檔案的鑒定工作。 37 ３ .延長了會計檔案 移交 的期限 第十一條 當(dāng)年形成的會計檔案，在年度終了后，可由單位會計管理機構(gòu)臨時保管 一年 ，再移交單位檔案管理機構(gòu)保管。 36 ３ .延長了會計檔案的 保管 期限 第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。現(xiàn)存會計檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)不能滿足責(zé)任追查的需要。大量會計檔案與人有關(guān)，與人有關(guān)的檔案會在較長時間內(nèi)需要查閱利用。近年來，國家檔案局對機關(guān)和企業(yè)檔案的定期保管期限進行了調(diào)整，《 機關(guān)文件檔案材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 》（國家檔案局令第 8號）、 《 企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定 》 （國家檔案局令第 10號）分別將機關(guān)文書檔案和企業(yè)檔案的定期保管期限統(tǒng)