【正文】 一定方法整理而成的、已歸檔的電子文件及其與之相適應(yīng)的軟件、參數(shù)和相關(guān)數(shù)據(jù)。 ? 三是圖形文件（ graphic）指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，如計算機輔助設(shè)計（ CAD）或繪圖中產(chǎn)生的設(shè)計模型、圖紙、圖畫等文件。第十一章 電子文件歸檔與管理 第一節(jié) 電子文件與電子檔案概述 一、電子文件與電子檔案的含義 電子文件 （ Electronic Records）是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成、以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 ? 四是圖像文件（ image）。 電子檔案含義 : ? 一是電子檔案是已歸檔的電子文件，已歸檔要求：具有保存價值，已進行整理。這給電子文件保管帶來許多問題，促使我們在電子文件形成時要考慮將來計算機及其設(shè)備的兼容性、設(shè)備發(fā)生故障時的應(yīng)急處理措施、電子文件加密后的解密、技術(shù)設(shè)備更新時電子文件數(shù)據(jù)格式的轉(zhuǎn)換等問題。但考慮到電子文件的特性，應(yīng)注意下述文件的收集和歸檔。 ? 3．與數(shù)據(jù)文件配套的計算機軟件、程序和技術(shù)文檔（紙質(zhì)文件）。因此，在進行歸檔工作時，應(yīng)當特別注意建立必要的、切實可行的歸檔制度，對電子文件的歸檔范圍、時間、份數(shù)、手續(xù)等加以規(guī)定。 應(yīng)及時捕獲在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其收集責任的電子文件，將其集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以后再進行整理。 掃描型電子文件： 通用格式為： JPEG 、 TIFF ，如為非通用格式，應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用格式；當無法轉(zhuǎn)換時，應(yīng)收集其相關(guān)軟件。二是在電子文件管理系統(tǒng)中設(shè)立電子文件暫存空間。主要指本單位有文號的正式發(fā)文（磁盤、光盤等），本單位形成的無文號的材料（磁盤、光盤等），本單位用電子計算機輔助設(shè)計（ＣＡＤ）、輔助制造（ＣＡＭ）的各種電子文件材料。 ④制發(fā)文由僅歸公文變?yōu)榱須w元數(shù)據(jù)。紙質(zhì)公文一般在形成的第二年上半年歸檔。電子公文按規(guī)定須歸檔三套，一套歸檔保存，一套提供利用，一套異地保存。 四、電子文件的審核 （ 1 ）對是否歸檔 進行審核。電子文件材料是信息，一般存儲在光盤、磁盤等載體上，必須借助于計算機等設(shè)備才能閱讀，不強調(diào)原始性，但強調(diào)其真實性；在較長時期內(nèi)，還需實行電子、紙質(zhì)文件歸檔“雙軌制”。交接雙方應(yīng)對檢驗合格的電子文件填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T 18894 — 2023）附錄 A的表）。 七是 歸檔文件上沒有簽發(fā)年度時，要通過分析文件內(nèi)容、形式來考證和推斷文件的簽發(fā)年度，并歸入該年度。 五、歸檔電子文件材料的排列與編號 排列。對特別重要的電子檔案，可制作紙質(zhì)或縮微品的備份件。此外，計算機便于進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復(fù)制，可提高檔案利用率。機讀文件的產(chǎn)生依賴于計算機應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)用系統(tǒng)之間如果不兼容，機讀文件便不能在彼此的應(yīng)用系統(tǒng)作用和閱讀，這樣就限制了機讀文件的外借利用。 二、電子檔案利用過程中的管理工作 審查使用權(quán)限 管理及回收供利用的復(fù)制件 利用中的安全管理 電子檔案利用的安全與保密，比紙質(zhì)檔案更加難以控制。 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。軟磁盤存到一定的時間，即需將磁盤帶復(fù)制一次到新帶上。已損壞的盤帶要確保及時銷毀。有條件的可放在恒溫、恒濕的介質(zhì)庫房中。 （ 2）依據(jù)電子檔案的密級，進行有效管理，一般情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用復(fù)制復(fù)制的方式提供利用，對于提供利用的復(fù)制復(fù)制件制作，必須在有效控制下進行。機讀檔案的系統(tǒng)依賴性雖然限定了它的外借利用，但網(wǎng)絡(luò)化的計算機檔案應(yīng)用系統(tǒng)，可以為地域分散的用戶提供快速的聯(lián)機檢索，從而可以彌補系統(tǒng)依賴性造成的外借利用的不足。檔案通過計算機可以多次重復(fù)在屏幕上顯示或在紙上打印，以供人們閱讀，而其原始文件仍保存在磁盤（或磁帶）上，不受磨損和破壞。機讀檔案借助計算機實現(xiàn)了檢索自動化，代替了人工檢索繁重的勞動。不同事由間按時間、重要程度等方法排列。 一是 跨年度形成的案件文件材料歸入案件辦結(jié)的年度，如 2023年至 2023年辦理的某案件文件材料， 2023年結(jié)案后，其歸檔文件材料歸入 2023年。 一是 一般情況下就按簽發(fā)年度歸類，如 2023年簽發(fā)的《中共鹽城市委關(guān)于學(xué)習黨的十六大會議精神的通知》應(yīng)歸入 2023年。電子文件用計算機檢索很方便，因此，在整理時分類的級次可采用三級分類，也可采用兩級分類，分類方案一般為年度 —保管期限 —機構(gòu)（問題）或保管期限 —年度 —機構(gòu)（問題），分類方案中強調(diào)按保管期限集中，這樣便于日后的鑒定工作；電子文件的編目需用計算機。 （ 3 ）對相關(guān)環(huán)境 進行審核。電子公文歸檔的多套制，使傳統(tǒng)檔案學(xué)中歸檔的唯一性受到挑戰(zhàn)。實行即時歸檔要求電子公文整理方法能適應(yīng)于隨辦隨歸的方式，《歸檔文件整理規(guī)則》（ DA/T 22—2023）及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T 18894—2