【正文】 書(shū)檔案案卷格式 ? 案卷卷皮格式 兩種：硬卷皮、軟卷皮。 15 文件材料的形成與歸檔 ? 歸檔文件材料的范圍 上級(jí)來(lái)文 本單位制發(fā)的文件 下屬單位來(lái)文 ? 各類(lèi)文件材料的歸檔要求 文件材料要齊全、完整、準(zhǔn)確反映本單位各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌。 11 檔案管理系統(tǒng) ? 檔案管理系統(tǒng)包含 文件管理 文書(shū)檔案管理 科技檔案管理 會(huì)計(jì)檔案管理 聲像檔案管理 系統(tǒng)配置模塊 檔案制作系統(tǒng)、檔案查詢系統(tǒng)等。 ? 企檔的形成是具體地，即在特定的企業(yè)活動(dòng)范圍內(nèi)形成。 檔案目錄要清楚，并進(jìn)行編碼、整理，并分類(lèi)保管?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理培訓(xùn) 1 ? 有人說(shuō)，恒量一個(gè)企業(yè)的好壞，可以去該企業(yè)的檔案室看一下他的檔案管理即可。 檔案的保存期限必須明確。 ? 企檔的內(nèi)容構(gòu)成是復(fù)雜地，這是由企業(yè)類(lèi)型的多樣性和企業(yè)活動(dòng)內(nèi)容的復(fù)雜性所決定的。 電子系統(tǒng)能大大提高檔案管理的工作效率，加快檔案檢索速度，提高 檔案的查找準(zhǔn)確率，可使企事業(yè)單位的公文運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案管理一規(guī)范 化、現(xiàn)代化，真正實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理。 文件材料的規(guī)格與字跡要求 歸檔聲像材料的要求。 ? 硬卷皮外形尺寸 封面尺寸規(guī)格采用 300mm 220mm或 280mm 210mm（長(zhǎng)寬） ? 封底尺寸同封面尺寸 封底三邊（上、下、翻口處）要另有 70mm寬的折疊紙舌。 裝訂注意事項(xiàng)： 裝訂時(shí)文件格式須一致（如打孔時(shí)會(huì)把字打掉）。 分類(lèi)的一般方法有： 21 編制檔案檢索工具的基本要求 ? 全，指信息存貯豐富，資料齊全 ? 準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確，無(wú)歧意或重復(fù) ? 快，指迅速，快捷找到所需資料 ? 便，指檢索要方便，不繁瑣 22 文書(shū)文件歸檔的整理方法與步驟 ? 文件材料的分類(lèi) 采用復(fù)式分類(lèi)法，主要形式為： 年度 — 問(wèn)題（機(jī)構(gòu)） 保管期限（ =要求的保存期限 +1年） 年度 — 保管期限 ? 歸檔文件保管期限的界定 歸檔文件的保管期限分為：永久、長(zhǎng)期、短期。（文件夾均需編號(hào)，然后在文件柜的檢索表上只體現(xiàn)文件夾的編號(hào)即可） 檔案盒封面填寫(xiě)。 檔號(hào)：機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。 25 檔案保管的基本要求 ? 以防為主，防治結(jié)合 ? 加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般 ? 自力更生，勤儉節(jié)約 ? 立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前 26 溫濕度控制 ? 檔案庫(kù)房（含膠片庫(kù)、磁帶庫(kù)）的溫度應(yīng)控制在 1424℃ ，有設(shè)備的庫(kù)房日變化幅度不超過(guò)177。溫濕度記錄儀表應(yīng)按設(shè)備要求定期校驗(yàn)。可將其掃描、打印、保存。 29 檔案保管狀況檢查 ? 對(duì)庫(kù)藏檔案應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，并采取措施予以處理。 案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合耐久性要求。 35 電子檔案管理 主要內(nèi)容 ?概述 ?文件 ?文件目錄 ?文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ) ?文件系統(tǒng)的其他功能 36 概述 ? 文件系統(tǒng)出現(xiàn)的原因 用戶直接操作和管理輔助性存儲(chǔ)器上的信息，繁瑣復(fù)雜，易于 出錯(cuò)，可靠性差。 38 文件的命名 ? 各操作系統(tǒng)的命名規(guī)則略有不同，在文件名字的格式（如合法字符集不同、是否區(qū)分大小寫(xiě)等）和長(zhǎng)度上存在差異?？砂褦U(kuò)展名隱藏。 文件控制塊的基本內(nèi)容 文件存取控制信息，如文件名、用戶名、文件主存取權(quán)限等 文件結(jié)構(gòu)信息，文件邏輯結(jié)構(gòu)、文件的物理結(jié)構(gòu)等 文件使用信息，已打開(kāi)該文件的進(jìn)程數(shù)、文件的修改情況等 文件管理信息，文件建立日期、文件訪問(wèn)日期等 文件目錄的分層要求 ： 文件檔案的目錄最好不要超過(guò) 5層，超過(guò) 5層后，不好檢索。該結(jié)構(gòu)像一倒置的有根樹(shù)，從根向下，每個(gè)樹(shù)枝都是一個(gè)子目錄，而樹(shù)葉就是文件。 存儲(chǔ)記錄，指附加了操作系統(tǒng)控制信息的邏輯記錄。 常見(jiàn)的構(gòu)造物理結(jié)構(gòu)的方法有： * 計(jì)算法：設(shè)計(jì)映射算法，如線性計(jì)算法、雜湊法將邏輯地址（記錄 鍵）轉(zhuǎn)換成對(duì)應(yīng)的物理地址。 直接散列法：將記錄鍵作為記錄的存取地址。（ mount操作） 文件共享 文件共享是指不同用戶（進(jìn)程）間共同使用同一個(gè)文件。 50 保管要求 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件 歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。 光盤(pán)擦拭時(shí)，應(yīng)用專(zhuān)業(yè)的擦拭工具。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。 ? 溫濕度變化范圍：溫度應(yīng)在 1527℃ ，相對(duì)濕度 4060%。 ? 庫(kù)房?jī)?nèi)的設(shè)備要避免水淹，磁帶架最低一層擱板應(yīng)高于地面 30cm以上。 ? 磁性載體檔案如裝入有磁屏蔽的容器中，應(yīng)距容器內(nèi)壁至少 26mm。 ? 卷軸（包括空軸）應(yīng)放在專(zhuān)門(mén)的保護(hù)容器內(nèi) ? 不應(yīng)把磁帶（軟磁盤(pán)）放在熱的地方，比如接近熱源或陽(yáng)光直射處。 ? 應(yīng)保持磁帶機(jī)、軟盤(pán)驅(qū)動(dòng)器中全部磁帶、軟磁盤(pán)接觸面的清潔。 ? 不得將任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘?shù)龋霂?kù)房。 ? 庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁出現(xiàn)明火。最佳環(huán)境溫度是 18 ℃ ，相對(duì)濕度是 40%。 ? 照片放置時(shí)，不能面對(duì)面或背對(duì)背，以防粘滯損壞。 移動(dòng)硬盤(pán)存放時(shí)，須把數(shù)據(jù)線拔掉，把插口粘起，用防靜電的袋 子裝起來(lái)。 單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。 UNIX系統(tǒng)中常見(jiàn)的共享文件方式：靜態(tài)共享、動(dòng)態(tài)共享、符號(hào)連接共享。 索引可分為：稠密型索引、稀疏型索引。 幾種常見(jiàn)的文件物理結(jié)構(gòu)： 順序文件，連續(xù)存儲(chǔ)； 連接文件 直接文件 非連續(xù)存儲(chǔ) 索引文件 文件組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ) 47 文件的組織與數(shù)據(jù)存儲(chǔ) 順序文件： 緊湊順序文件，邏輯記錄連續(xù)存儲(chǔ)在有儲(chǔ)介質(zhì)的相鄰物理塊上。