辦公室日常事務(wù)管理典型案例(完整版)
【正文】 沒來得及約，我有些事想和他談?！? 小劉：“你稍等，我馬上就查?！? “哪個(gè)航班？幾點(diǎn)？哪份文件？”劉助理問道?！? “什么公司？” “你們是生產(chǎn) 肥料的林佳化工公司嗎？我找推銷部李主任。她看劉助理正在對面的辦套室復(fù)印資料，于是大 聲喊道：“劉助理 ，你男朋友的電話，快來接。不一會兒，小林聽到王總在電話里和對方吵了起來?！? “華潤嗎，你們王總在嗎？我有要事找他。 。不能打亂仗。巴萊多定律（“ SL 定律”）告訴 我們，在任何一組事物中，最重要的只占其中一小部分，約為 20%，其余 80%雖為多數(shù)，卻是次要的。 分析參考 辦公室的工作比較適合女性做，但是要做一個(gè)合格的秘書卻并不是一件簡單的事。她常常在一摞摞的文件中不斷地翻來找去，她的抽屜里總是堆放著滿滿的文件，她總是穿梭在辦公桌與文件柜一段不算短的路途之間。其后的幾天，她忙于完成另外幾件小事，突然一天上班之時(shí)，想到老板明天就要起程了，可是他要的報(bào)告還未見一字。首先考慮“我期望得到的成果是什么？”而不是一開頭就考慮做些什么工作，采用什么技術(shù)或手段。決策的失誤是最大的浪費(fèi)。 一些行之有效的節(jié)約時(shí)間的訣竅也應(yīng)該得到重視，比如： 。小林覺得這實(shí)在是太簡單了。 “不知道，好像挺著急的。 小林吸取剛才的教訓(xùn)，問：“請問你是哪位？” “我是她的男朋友?！边@個(gè)電話的聲音有些含糊不清，顯然是用手機(jī)從較遠(yuǎn)的地方打來的。 “他說了些什么？”劉助理問?！? 對方：“我是重慶分公司的老邵。 客人進(jìn)來，站在門口等待?！? 小劉問小張：“小張，你們經(jīng)理在嗎？” 小張：“經(jīng)理外出了。小張發(fā)現(xiàn)擱在桌上的電話，拿起一聽，沒聲，便掛上了。每一個(gè)身在職場的人，為了自己、為了同事、為了客戶，有責(zé)任和義務(wù)創(chuàng)造一個(gè)舒適的辦公環(huán)境。獲得對方許可后再使用。當(dāng)然，彼此可以健康地聊聊天、講講 笑話調(diào)節(jié)一下氣氛，但要視當(dāng)時(shí)的狀況及大家的情緒而定。如果吃飯時(shí)有人和自己說話，要將食物咽下、擦一下嘴再說話，嘴里含著東西講話既容易嗆著自己，對別人也不夠尊重。然后聘請專業(yè)的禮儀教師來對公司所有計(jì)劃參與接待的人員進(jìn)行分組培訓(xùn)。李默覺得很為難。 案例四 某公司秘書趙倩陪同來訪客人觀看文藝節(jié)目的時(shí)候，沒有關(guān)閉自己的手機(jī)，她只是把手機(jī)調(diào)到“振動(dòng)”模式，她怕上司有急事找她。之后將窗臺、辦公桌、電腦??凡目光可及的地方都細(xì)細(xì)的擦過；飲水機(jī)里的水不多了，應(yīng)該和送水公司聯(lián)系一下，儲備的辦公日用品也應(yīng)該再補(bǔ)充；應(yīng)該再去買點(diǎn)書法繪畫之類的物品裝飾一下墻面??她想好好美化這里的辦公環(huán)境，不僅給許總，也要給來訪 的公司內(nèi)外的客人一個(gè)良好的印象。 點(diǎn)評：根據(jù)最高人 民法院《關(guān)于在審理經(jīng)濟(jì)糾紛案件中涉及經(jīng)濟(jì)犯罪嫌疑若干問題的規(guī)定》中的規(guī)定，個(gè)人借用單位的業(yè)務(wù)介紹信、合同專用章或蓋有公章的空白合同書，以出借單位名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同，騙取財(cái)務(wù)歸個(gè)人占有、使用、處分或進(jìn)行其他犯罪活動(dòng)，給對方造成經(jīng)濟(jì)損失構(gòu)成犯罪的，除依法追究借用人的刑事犯罪外，出借業(yè)務(wù)介紹信、合同專用章或蓋有公章的空白合同書的單位，依法應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。如果 C 領(lǐng)導(dǎo)的秘書能注意到這方面，立即報(bào)告，就不會出現(xiàn)兩會沖突的事情。交辦此事的一位辦公室負(fù)責(zé)人還特別交代，要提前發(fā)通知，以便于 C 領(lǐng)導(dǎo)預(yù)先安排工作。秘書應(yīng)該重視對辦公室的設(shè)計(jì)、布局、布置及工作環(huán)境的美化。趙倩趕快接通電話，她盡量用小聲說話?？墒亲尶腿嗽僬酒饋砼驳胶竺嬉菜坪醪缓线m。 點(diǎn)評：舉辦大型活動(dòng)，禮儀接待是很重要的工作。如果有公共廚房，在沖泡咖啡或是加熱食品時(shí)也要保持那里的
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