【正文】 或主管領(lǐng)導(dǎo)，其他確需了解請示事項的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人，采取抄報形式處理。請示理由和批準(zhǔn)性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準(zhǔn)性請示更為莊重一些，由于這種請示批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)后帶有指導(dǎo)性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領(lǐng)導(dǎo)重視。 請示結(jié)語是請示的結(jié)尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結(jié)語語氣要謙恭。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，屬于過去時；第二，內(nèi)容的側(cè)重點有別。在正文右下方標(biāo)明發(fā)文機關(guān)名稱，加蓋印章，寫明發(fā)文日期。 正文（1）表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：（一）主要事實。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經(jīng)驗、做法，以學(xué)習(xí)先進，見賢思齊，改進與推動工作。 （四）、報告的寫作要求 寫綜合報告應(yīng)注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結(jié)。是根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的查詢、提問作出的報告。 第三節(jié) 報 告 （一）、報告的概念 報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。 知照性通知的寫法。正文須把握三點：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、平級均可發(fā)送。 第二節(jié) 通 知（一）、通知的概念通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機關(guān)加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。通告不寫抬頭，無主送單位。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質(zhì)和公務(wù)活動的內(nèi)容與方式。行文方向是行文關(guān)系的反映。 公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告等。廣義的公文，是指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位為處理公務(wù)而形成的文字材料。公文內(nèi)容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。行文關(guān)系是根據(jù)行文單位各處的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。第二章 公文的種類公文的種類簡稱文種。 （二）、通告的特征 用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。主要向受文者交待需要遵守、執(zhí)行的政策、措施以及其他行為規(guī)范，具有一定的強制力。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結(jié)。上級機關(guān)對下級機關(guān)某一項工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用 “命令”或“指示”時，可使用這類通知。 （三）、通知的寫作格式 通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。緣由要簡潔明了，說理充分。會議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準(zhǔn)備的材料等。 專題性報告。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實又概括。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結(jié)經(jīng)驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產(chǎn)生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責(zé)任、處理意見及改進措施等。第四節(jié) 通 報（一）、通報的概念 通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。 （三）、通報的格式和寫作要求 通報由標(biāo)題、主送單位、正文、發(fā)文機關(guān)和日期組成。為了防范和杜絕類似錯誤發(fā)生，批評性通報的結(jié)尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規(guī)定。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。批準(zhǔn)性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語。提出請示事項要詳細，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，易下決心。批準(zhǔn)性請示和呈轉(zhuǎn)性請示也有較大區(qū)別，不僅是要求目的上的區(qū)別，而且在執(zhí)行范圍上也有區(qū)別。呈轉(zhuǎn)性請示內(nèi)容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。針對性。 正文 批復(fù)的正文一般由三個部分組成： （1）引語 批復(fù)的開頭通常要引述來文作為批復(fù)的依據(jù)，引述的方法有四種：第一種是結(jié)合請示的日期引述，如“年月日來文收悉”；第二種是結(jié)合來文的日期和文號引述，如“年月日號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“年月日《關(guān)于……的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“年月日關(guān)于……問題的請示收悉”。 會議紀(jì)要有以下幾個特點： 綜合性。 （二）、分類按照會議性質(zhì)來分，會議紀(jì)要大致有辦公會議紀(jì)要、專題會議紀(jì)要、聯(lián)席（協(xié)調(diào)）會議紀(jì)要、座談會議紀(jì)要等。根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法： 集中概述法。 發(fā)言提要法。 標(biāo)題 一般由發(fā)文機關(guān)、事由、文種或事由、文種組成。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。如《省“八五”期間經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃》。這部分寫作通常有兩種結(jié)構(gòu)：對于全面規(guī)劃或任務(wù)項目較多的規(guī)劃，因其各項任務(wù)比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務(wù)為主線的“并列式結(jié)構(gòu)”（措施都在各自的任務(wù)之后分別提出）；對于專題規(guī)劃或任務(wù)較單一的規(guī)劃，因其任務(wù)項目較少而其項目之間的聯(lián)系又較大，一般采用任務(wù)、措施分說的“分列式結(jié)構(gòu)”。設(shè)想與規(guī)劃一樣，在內(nèi)容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細、太具體。 計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內(nèi)容范圍，只在單位內(nèi)要求執(zhí)行，所以一般不以文件形式下發(fā)，因而除標(biāo)題和正文外，往往還要在題下或文后標(biāo)明“年月日制定”字樣，以示鄭重。 要點的具體寫法：要點大多是上級機關(guān)某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發(fā)，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標(biāo)題和正文兩部分內(nèi)容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標(biāo)題下標(biāo)明發(fā)文機關(guān)名稱和制發(fā)具體時間。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標(biāo)題下。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發(fā)，或者以“關(guān)于.....安排的通知”名義下發(fā)。這也正是方案、安排與規(guī)劃、設(shè)想、計劃、要點的根本不同。然后，再根據(jù)具體內(nèi)容和文種寫作要求進行寫作。因為方案和安排都必須寫得很細（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。要從實際情況出發(fā)定目標(biāo)、定任務(wù)、定標(biāo)準(zhǔn)，既不要因循守舊，也不要盲目冒進。 第二節(jié) 總結(jié)總結(jié)是單位或個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價，從中得出規(guī)律性認識用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書。例某高校的專題總結(jié)《我們是如何實行教學(xué)與科研相結(jié)合的》。所謂橫式結(jié)構(gòu)即按材料的邏輯關(guān)系將其分成若干部分，標(biāo)序加題，逐一寫來。 針對性。典型經(jīng)驗調(diào)查報告。另一種是自由式標(biāo)題，包括陳述式、提問式和正副題結(jié)合使用三種。 （3）結(jié)尾 結(jié)尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進工作的建議；或總結(jié)全文的主要觀點，進一步深化主題；或提出問題，引發(fā)人們的進一步思考；或展望前景，發(fā)出鼓舞和號召。對于核心內(nèi)容的寫作，多數(shù)是按性質(zhì)不同分成幾個方面（可列小標(biāo)題）來寫，每個方面可先寫實績，后寫認識和做法；也可先寫認識和做法，后寫實績。講話一般專門就某一方面的問題發(fā)表意見，內(nèi)容集中，中心突出，容易講深講透。這樣才能打動聽眾，讓人接受，共同與你去實行。領(lǐng)導(dǎo)講話的坦率、誠摯，能很快溝通，大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達自己的思想。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話，開始說一通形勢如何如何，結(jié)尾原則性地提提要求，沒有一點靈活性，也打動不了聽眾的。起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿，只有將說理性與通俗性結(jié)合起來，才能使所要闡明的道理生動、明了，聽眾易于接受，從而起到講話應(yīng)有的效果。有些會議的主辦單位分頭請領(lǐng)導(dǎo)出席并講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設(shè)計，起草講稿很可能重復(fù)。領(lǐng)導(dǎo)講話要有風(fēng)格，這也是客觀實踐所決定的。起草領(lǐng)導(dǎo)講話，要以傳達、貫通領(lǐng)導(dǎo)者的思想、觀點為主旨，不應(yīng)拘于一章一法的限制和束縛。講話即興調(diào)劑是領(lǐng)導(dǎo)者機智靈活的表現(xiàn)，能夠很好地借鑒使用調(diào)劑藝術(shù)將使領(lǐng)導(dǎo)講話自始至終保持活力，富有吸引力。 （三）開幕詞的寫作方法 通常由標(biāo)題、稱謂及正文三部分組成。 第七節(jié) 閉幕詞（一） 閉幕詞的概念和種類 閉幕詞是一些大型會議結(jié)束時由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或德高望重者向會議所作的講話。結(jié)尾部分一般先以堅定語氣發(fā)出號召，提出希望，表示祝愿等；最后鄭重宣布會議閉幕。 傳播信息。 （四）、簡報的格式結(jié)構(gòu) 簡報的種類盡管很多，但其結(jié)構(gòu)卻不無共同之處，一般都包括報頭、標(biāo)題、正文和報尾四個部分。報頭部分與標(biāo)題和正文之間，一般都用一條粗線攔開。簡報應(yīng)該圍繞本單位的實際，反映那些最重要、最典型、最新鮮、最為群眾關(guān)心、最需要引起注意的問題。在改革、開放的過程中，許多新情況、新問題，迫切需要領(lǐng)導(dǎo)去認真研究和解決，制定符合實際的方針、政策和措施。簡報的作者必須站在單位領(lǐng)導(dǎo)的高度、全局的高度去觀察事情、分析問題。所謂苗頭性問題，就是那些代表新生事物的先聲、新創(chuàng)造的火花、新經(jīng)驗的先導(dǎo)，具有強大的生命力，采寫簡報應(yīng)該對這種代表事物發(fā)展方向但還處于萌芽狀態(tài)的苗頭性問題予以高度的注意。否則，就會造成不良后果。第三、簡明扼要，一目了然。凡是能夠表現(xiàn)主題的材料，都要注意加以精選，不可輕易放過；凡是與主題無關(guān)的材料，即使十分生動，也必須忍痛割愛、堅決舍棄。 “簡”，應(yīng)該是服從內(nèi)容的需要，不能由一個極端走向另一個極端。簡報則和新聞報道一樣，是靠用現(xiàn)實生活中活生生的生活事實來宣傳黨的路線、方針、政策。既能夠條理清楚地把這些情況輸入自己的腦海，又能夠迅速地反應(yīng)出簡報工作應(yīng)采取的對策。具體講，做好稿子的選擇工作，應(yīng)從三個方面搞好判斷：一是搞好稿件的真?zhèn)魏蜏?zhǔn)確程度的判斷。４、要靈活掌握稿件的寫作質(zhì)量。機關(guān)之間的工作關(guān)系有如下幾種類型： 第一類，處于同一組織系統(tǒng)的上級機關(guān)與下級機關(guān)存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。下行文正好相反，是上級機關(guān)向下級發(fā)送的公文，如批復(fù)、指示等。如果干涉了別的機關(guān)事務(wù)，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。這里特別需要說明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權(quán)行文的性質(zhì)（內(nèi)部事務(wù)除外）。不越級行文體現(xiàn)了一級抓一級、一級對一級負責(zé)的原則。上級機關(guān)如發(fā)現(xiàn)這種情況，有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷這類公文。 “請示”應(yīng)一文一事、只主送一個機關(guān)、不抄送下級機關(guān)的規(guī)則。三是不同時抄送下級機關(guān)。 公文由文秘機構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則。據(jù)。公文的正常流程應(yīng)該是：“收”由文秘機構(gòu)統(tǒng)一簽收，拆封，清點分類，登記，擬辦，分辦，催辦；“發(fā)”由文秘機構(gòu)統(tǒng)一核稿，分送領(lǐng)導(dǎo)簽批，然后再回到文秘機構(gòu)登記編號，繕印，校對，用印，分發(fā)，分發(fā)前，要經(jīng)過復(fù)核或第一讀者認真閱讀無誤后，才可照單分發(fā)。因此，請示事項只能在上級機關(guān)答復(fù)或批準(zhǔn)之后，通知下級機關(guān)。機關(guān)或部門都有明確分工，各自只能辦理職責(zé)范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。解決這類問題，應(yīng)提倡部門之間多協(xié)商、多對話、多溝通，通過聯(lián)合行文或授權(quán)行文的方式解決。所以通常情況下不越級行文。 聯(lián)合行文的規(guī)則。 授權(quán)行文的規(guī)則。 第二節(jié) 基本規(guī)則 正常有效的行文應(yīng)當(dāng)遵循以下普遍適用的基本規(guī)則：按機關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文的規(guī)則。第三類，處于同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的同級機關(guān)之間的平行關(guān)系。必要時，簡報的編輯還可以親自動手重寫，決不要僅僅因為文字遜色了一點，就把一些很有價值的文稿拋棄。二是搞好稿件實際價值的判斷。２、看問題要有預(yù)見性。 （五）簡報的選稿要求 選稿是機關(guān)文字工作中常涉及到的問題，但簡報選稿最有代表性。簡報是單位領(lǐng)導(dǎo)對一些問題做出決策的參考依據(jù)之一，也是單位推動工作的一個重要手段。典型材料具有代表性，最能反映事物的本質(zhì)。一是注意主題集中，一稿一事，不貪大求全。不允許對那些心理活動、環(huán)境、氣氛等無形的事實搞 “合理想象”。 ４、具備工作敏感。 ２、善于抓趨勢。五是注意抓傾向性、苗頭性的問題。在領(lǐng)導(dǎo)進行某項活動或者將要討論決定問題之前，搞小超前，努力收集與此有關(guān)的情況，經(jīng)過篩選加工、研究提出可供領(lǐng)導(dǎo)參考的建議和方案。報尾部分應(yīng)包括簡報的報、送、發(fā)單位。 簡報一般都有固定的報頭，包括簡報的名稱、期號、編發(fā)單位和發(fā)行日期。 （三）、簡報種類 可分為三種類型： 工作情況簡報。 第八節(jié) 簡 報 （一）、概念 簡報是各行政機關(guān)之間用來下情上報、上情下達和互通情況、交流信息的一個文種，是信息類公文中最重要、最常用的一種。 閉幕詞與開幕詞一樣，具有簡明性和口語化兩個共同特點，其種類與開幕詞相同。 稱謂一般寫在標(biāo)題下行頂格，稱呼通常用“同志們”、“朋友們”、“各位代表”等。它具有宣告性、提示性和指導(dǎo)性。撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿，應(yīng)當(dāng)瀟灑一些，講究一些文采。如果整篇講話都是文件搬家、照抄報紙，那么聽眾的感覺便始終處于麻木的、未觸動的狀態(tài)。一般說來，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個方面下功夫：一是可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的特定身份就會議的主旨闡發(fā)觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是適當(dāng)變換議題的角度，用獨特的角度來看待問題、闡發(fā)觀點，使人耳目一新；三是選擇那些富有新意的材料來說明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設(shè)計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應(yīng)該和會議組織者研究講話的內(nèi)容、側(cè)重點。撰寫講話要想事理嚴(yán)明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養(yǎng)，平時注意積累各學(xué)科的知識，并在實踐中注意培養(yǎng)自己的悟性與靈感。靈活性是原則性運用過程中一種必要的補充，以基本原則為指導(dǎo)，對具體問題進行具體分析和靈活處理。 二是莊重與幽默的關(guān)系。講話稿，要注意鼓動、激勵作用，針對形勢、問題或某種思想動態(tài)展開富有啟發(fā)性的議論，才能取得成效。 （一）