【正文】 該市檔案館將數(shù)字化檔案分為民國(guó)檔案、革命歷史檔案、文書(shū)檔案、專門(mén)檔案、特殊載體檔案、名人檔案等六大門(mén)類，每一個(gè)大類下面，又根據(jù)其檔案性質(zhì)、規(guī)模與管理需要，進(jìn)行若干層次的分類劃分，形成符合管理與利用需要的分類架構(gòu)，如文書(shū)檔案是按全宗依次排列的，專門(mén)檔案則按紀(jì)檢案件檔案、公證檔案、環(huán)保檔案、審計(jì)檔案、工商檔案、人口普查檔案、已故干部檔案、地圖檔案、婚姻檔案、教學(xué)檔案和財(cái)務(wù)報(bào)告檔案等劃分。3Hmis提供了許多知識(shí)交流與協(xié)作的在線工具，如內(nèi)部博客、論壇、在線會(huì)議、短信以及工作流程等，使協(xié)作、溝通與共享更加隨意與方便，更有利于激情的迸發(fā)和知識(shí)創(chuàng)新，當(dāng)然，也就有利于員工素質(zhì)的快速提升，有利于工作質(zhì)量與效率的改善與提高。知識(shí)管理軟件應(yīng)用案例分析 廣東紹林科技開(kāi)發(fā)有限公司SHAOLIN CORPORATION,GUANGDONG,CHINA地址：廣州市天河區(qū)五山路天立大廈A23F,510630網(wǎng)站：郵箱：guangzhou電話：02087565190,87593765(fax)佛山紹林 075782231798，8223129825 / 29目錄應(yīng)用案例分析 1概述 1初識(shí)之惑 1原因與解惑 1知識(shí)整合之路 1總結(jié) 1數(shù)字化檔案館與開(kāi)放檔案查詢 2檔案館檔案分類方法 2創(chuàng)建檔案分類 3檔案管理與授權(quán) 4歸檔與錄入 4檔案搜索 4開(kāi)放檔案查詢 5開(kāi)放檔案查詢網(wǎng)站示例 5特別提示 6企業(yè)數(shù)字化檔案中心 6檔案分類方法 6創(chuàng)建檔案分類 7檔案管理與利用授權(quán) 8歸檔與錄入 8檔案搜索 8應(yīng)用舉例 8現(xiàn)行文件管理與查詢 8基本方法 9查詢網(wǎng)站示例 9文檔一體化管理 10文件與檔案的分類 10文件流轉(zhuǎn) 11文件歸檔 11檔案管理 11文件與檔案的搜索利用 11應(yīng)用舉例 11辦公自動(dòng)化管理 12組織機(jī)構(gòu)的虛擬化與用戶管理 12管理規(guī)劃與創(chuàng)建管理對(duì)象 13授權(quán) 14流程管理 15網(wǎng)絡(luò)溝通的方法與技巧 15客戶管理 15檔案管理 15辦公事務(wù)管理 15工作搜索平臺(tái) 15安全策略 16應(yīng)用舉例 16網(wǎng)站開(kāi)發(fā)與網(wǎng)站內(nèi)容管理 17網(wǎng)站規(guī)劃 17網(wǎng)站美工設(shè)計(jì) 17網(wǎng)站內(nèi)容架構(gòu)設(shè)計(jì) 17網(wǎng)站程序設(shè)計(jì) 17網(wǎng)站內(nèi)容的編輯、更新與管理 17網(wǎng)站內(nèi)容歸檔 17應(yīng)用舉例 17綜合知識(shí)管理 18知識(shí)與知識(shí)管理 18知識(shí)管理體系 19實(shí)施知識(shí)管理的基礎(chǔ)環(huán)境 19循序漸進(jìn)實(shí)施知識(shí)管理 203Hmis可應(yīng)用于各種知識(shí)管理領(lǐng)域 20知識(shí)管理系統(tǒng)的多核運(yùn)行 21應(yīng)用舉例 21知識(shí)資源整合與搜索 21概述 21知識(shí)資源整合的基本方法 22應(yīng)用舉例一 22應(yīng)用舉例二 24應(yīng)用案例分析概述初識(shí)之惑剛剛接觸3Hmis的客戶，往往有一種困惑，即：從3Hmis的相關(guān)功能介紹來(lái)看，似乎用3Hmis做什么都行，如文件管理、檔案管理、數(shù)字化檔案館、辦公自動(dòng)化、資料管理、內(nèi)容管理、知識(shí)管理、知識(shí)資源整合等等，但我到底能用它來(lái)做什么呢？又該如何應(yīng)用呢？實(shí)際上，這是3Hmis優(yōu)良的通用性、綜合性和協(xié)同性給大家?guī)?lái)的疑惑！原因與解惑以往，我們?cè)谝胍粋€(gè)系統(tǒng)時(shí)，大都是從某一個(gè)單純的應(yīng)用去考慮的，如辦公自動(dòng)化、檔案管理、文摘資料管理、客戶資料管理、合同管理等，市面上的產(chǎn)品，往往提供的也是這些獨(dú)立和單一的用途，而3Hmis對(duì)這些單一系統(tǒng)的功能要求，大都可同時(shí)滿足，這倒給客戶產(chǎn)生懷疑和困惑了。總結(jié)總之，3Hmis可用于知識(shí)管理的各個(gè)方面，無(wú)論你將它用于知識(shí)管理的某一單一應(yīng)用，還是用于知識(shí)資源的整合，3Hmis都會(huì)是你得心應(yīng)手的好幫手。如果數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)量比較大，可采用3Hmis的企業(yè)版，每種門(mén)類的檔案分別存放于不同的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，甚至不同的服務(wù)器，以形成大型的、分布式的數(shù)字化檔案館。3Hmis容許同步管理紙質(zhì)等實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案，為了提高實(shí)體檔案管理的現(xiàn)代化水平和工作效率，建議引入條形碼或射頻卡技術(shù)來(lái)管理紙質(zhì)等檔案實(shí)體，3Hmis可采用多種方法對(duì)文件級(jí)和案卷級(jí)進(jìn)行唯一編號(hào)來(lái)適合這些新技術(shù)的要求。開(kāi)放檔案查詢3Hmis本身就是一個(gè)多功能的數(shù)字化檔案館的管理系統(tǒng)，所以，要利用其創(chuàng)建開(kāi)放檔案的查詢中心，是非常方便和簡(jiǎn)單的，步驟如下： 按前面所介紹的方法創(chuàng)建專用于管理開(kāi)放檔案的數(shù)字化檔案館，或?qū)?shù)字化檔案館中的可開(kāi)放的檔案進(jìn)行專門(mén)授權(quán)。高級(jí)搜索可輸入復(fù)雜的搜索條件。對(duì)于企業(yè)，一般按標(biāo)準(zhǔn)將檔案分為10大類，即：黨群工作類行政管理類經(jīng)營(yíng)管理類生產(chǎn)技術(shù)管理類產(chǎn)品類科學(xué)技術(shù)研究類基本建設(shè)類設(shè)備儀器類會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類對(duì)于特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述10大類目時(shí)，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目。歸檔編輯功能是一個(gè)綜合性的歸檔平臺(tái)，將文件歸為檔案、檔案屬性的錄入、電子文檔的引入以及檔案注冊(cè)、表格打印等各種歸檔操作，都可在一個(gè)操作界面內(nèi)完成。 各分支機(jī)構(gòu)與公司總部已全部采用專用高速網(wǎng)絡(luò)相連，檔案集中管理可借用這一高速網(wǎng)絡(luò)，也就是說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不必另行投資?；痉椒ɡ?Hmis，可非常方便的創(chuàng)建現(xiàn)行文件管理和查詢網(wǎng)站，并將現(xiàn)行文件查詢中心網(wǎng)站與政府或企業(yè)的門(mén)戶網(wǎng)站鏈接在一起。標(biāo)題圖片文件條目，將鼠標(biāo)移到文件主題，單擊即可查看文件內(nèi)容。文件與檔案的分類對(duì)文件進(jìn)行分類，從不同的角度上觀察可以采用不同的標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)生不同的分類結(jié)果。在文件的分類架構(gòu)中，增加年度一層，既是管理的需要，也有利于當(dāng)年對(duì)于年度文件的分類方法進(jìn)行微調(diào)，以體現(xiàn)文件管理的與時(shí)俱進(jìn)。文件歸檔在文件管理階段，3Hmis提供了多種自動(dòng)化的方式，將處理完畢的文件自動(dòng)收集到檔案收集箱中，檔案管理人員可根據(jù)管理需要，及時(shí)將檔案收集箱中的待歸檔文件轉(zhuǎn)入相應(yīng)的檔案類目中，以形成檔案。為了實(shí)現(xiàn)文件管理與傳遞的無(wú)紙化以及檔案管理的數(shù)字化，該分行采用3Hmis按服務(wù)器授權(quán)的標(biāo)準(zhǔn)版來(lái)實(shí)現(xiàn)文檔一體化數(shù)字化管理，管理思路如下： 由分行辦公室對(duì)文件與檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，文檔服務(wù)器存放于信息中心機(jī)房，由信息科技部進(jìn)行技術(shù)維護(hù)與管理，辦公室進(jìn)行應(yīng)用管理。 無(wú)法歸入收文、發(fā)文和簽報(bào)的，則為其他文件，其他文件的處理方法，根據(jù)文件性質(zhì)靈活掌握。就像部門(mén)可以布置自己的辦公室，個(gè)人可以布置自己的辦公臺(tái)一樣，部門(mén)和個(gè)人都可根據(jù)管理的需要，設(shè)置自己的知識(shí)分類與架構(gòu)。為了簡(jiǎn)化授權(quán)，提供了帶層級(jí)的用戶組管理以及崗位管理功能，同樣，對(duì)上位用戶組授權(quán)，下位用戶組可以繼承其全部權(quán)限。3Hmis把數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息和流程有機(jī)的融為一體，每一條信息都可提交流轉(zhuǎn)，以實(shí)現(xiàn)信息共享、溝通與工作協(xié)調(diào)。如果在客戶端配置3Hmis測(cè)試通過(guò)的電話錄音盒設(shè)備，還可在客戶來(lái)電時(shí)，自動(dòng)顯示該客戶的相關(guān)信息，并可創(chuàng)建電話記錄，將電話錄音作為電話記錄的附件加入，如果工作需要，還可啟動(dòng)流程，提交流轉(zhuǎn)。 系統(tǒng)應(yīng)具備靈活性和適應(yīng)性，可隨著應(yīng)用和理解的深入，進(jìn)行管理調(diào)整與改善，也就是說(shuō)，軟件系統(tǒng)與管理運(yùn)作應(yīng)能有機(jī)的結(jié)合在一起，并能共同進(jìn)步與發(fā)展。 創(chuàng)建溝通與協(xié)作平臺(tái)，除公文流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化外，請(qǐng)示、簽報(bào)、任務(wù)下達(dá)等，全部利用工作流程管理實(shí)施無(wú)紙化，引入博客、論壇、在線會(huì)議、短信平臺(tái)等功能，以提高內(nèi)部溝通與協(xié)作的效率，改善知識(shí)創(chuàng)新的主動(dòng)性與靈活性，在加強(qiáng)顯性知識(shí)管理的同時(shí)，注重和改善隱性知識(shí)的顯性化。在規(guī)劃階段，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)查，并在企業(yè)內(nèi)部廣泛征求意見(jiàn)。3Hmis的檔案管理功能，可全部適合并應(yīng)用于網(wǎng)站內(nèi)容的檔案管理。有一些知識(shí)，雖然能加以表達(dá)，但其他人看了或聽(tīng)了表達(dá)之后仍難以理解或遵照實(shí)施的，仍可劃入隱性知識(shí)的范疇。美國(guó)生產(chǎn)力和質(zhì)量中心（APQC）認(rèn)為知識(shí)管理應(yīng)該是組織一種有意識(shí)采取的戰(zhàn)略，它保證能夠在最需要的時(shí)間將最需要的知識(shí)傳送給最需要的人。管理系統(tǒng)知識(shí)管理系統(tǒng)包括軟件和硬件兩大部份，3Hmis就是一個(gè)知識(shí)管理軟件，所以，3Hmis只是知識(shí)管理體系中的一環(huán)，雖然重要，也要與其他要素配合，你所期望的知識(shí)管理效果才能真正實(shí)現(xiàn)。有引入知識(shí)管理系統(tǒng)和實(shí)施的經(jīng)濟(jì)條件知識(shí)管理系統(tǒng)的采購(gòu)與實(shí)施，需要一定的投入，特別是將已有的知識(shí)內(nèi)容數(shù)字化，可能需要更多的資金投入。第三步：試點(diǎn) 此階段是第二階段的延續(xù)和實(shí)踐，按照規(guī)劃，選取一個(gè)部門(mén)或一個(gè)分支機(jī)構(gòu)，從知識(shí)管理的某一個(gè)方面開(kāi)始展開(kāi)，依照規(guī)劃進(jìn)行知識(shí)管理實(shí)踐，并從短期效果來(lái)評(píng)估知識(shí)管理規(guī)劃，同時(shí)結(jié)合試點(diǎn)中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行修正。知識(shí)管理系統(tǒng)的多核運(yùn)行對(duì)于大部份機(jī)構(gòu)而言，70%以上的信息系統(tǒng)，都可劃歸知識(shí)管理系統(tǒng)的范疇，如辦公自動(dòng)化、文件管理、合同管理、報(bào)表管理、檔案管理、文摘資料管理、人事信息管理、工程圖紙管理、產(chǎn)品信息、客戶信息管理、安全管理、信訪與投訴管理、病案管理、教案管理系統(tǒng)等等。b) 對(duì)于現(xiàn)有專門(mén)系統(tǒng)中的知識(shí)內(nèi)容，如，對(duì)于已存在于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的知識(shí)內(nèi)容，則可采用以下兩種方法之一與3Hmis整合。 逐步取消各分支機(jī)構(gòu)正在運(yùn)行的知識(shí)管理類系統(tǒng)，以3Hmis為基礎(chǔ)平臺(tái)，將各種知識(shí)管理系統(tǒng)逐步轉(zhuǎn)移到3Hmis平臺(tái)上來(lái)，或與3Hmis結(jié)合，將3Hmis作為知識(shí)內(nèi)容存儲(chǔ)工具。 利用3Hmis的各種知識(shí)交流、協(xié)作與共享功能，改善企業(yè)的知識(shí)管理機(jī)制，并且，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需要，對(duì)知識(shí)資源進(jìn)行靈活調(diào)整、配置與整合。3Hmis中的知識(shí)，與相應(yīng)設(shè)備的關(guān)聯(lián)關(guān)系，可以通過(guò)設(shè)備編號(hào)、型號(hào)等屬性來(lái)進(jìn)行關(guān)聯(lián)處理，所以，兩個(gè)系統(tǒng)中，都要有關(guān)聯(lián)屬性的正確標(biāo)注。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理完畢的文件，將自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案收集中心的檔案收集箱中。單點(diǎn)登錄，簡(jiǎn)化用戶認(rèn)證下圖是單點(diǎn)登錄系統(tǒng)的用戶驗(yàn)證頁(yè)面：用戶登錄后，即進(jìn)入信息