【正文】 二．供應(yīng)部部長(zhǎng)工作職責(zé)1．?dāng)M訂采購(gòu)部門(mén)工作方針與目標(biāo)。2．與技術(shù)、品管等部門(mén)人員共同參與合格廠(chǎng)商之選擇。7．核對(duì)發(fā)票廠(chǎng)商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開(kāi)具發(fā)票，要求付清貨款時(shí)，對(duì)于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購(gòu)部門(mén)核對(duì)，財(cái)務(wù)部門(mén)才能辦理付款。早期設(shè)計(jì)的處理程序或流程，經(jīng)過(guò)若干時(shí)日后，應(yīng)加以檢討，不斷改進(jìn)，以因應(yīng)組織的變更，或作業(yè)上的實(shí)際需要。譬如，避免同一主管對(duì)同一采購(gòu)案件，做數(shù)次的簽核；避免同一采購(gòu)案件，在不同部門(mén)有不同的作業(yè)方式；避免一個(gè)采購(gòu)案件會(huì)簽部門(mén)太多，影響作業(yè)時(shí)效。3． 采購(gòu)規(guī)范之確認(rèn)。二．分散制將采購(gòu)工作分散給各需用部門(mén)分別辦理。（二）缺點(diǎn)1．采購(gòu)流程過(guò)長(zhǎng)，延誤時(shí)效；零星、地域性及緊急采購(gòu)狀況難以適應(yīng)。在評(píng)估采購(gòu)政策時(shí)，可使用下列檢核項(xiàng)目，進(jìn)行檢討：1．采購(gòu)政策是否具有可配合市場(chǎng)、經(jīng)濟(jì)動(dòng)向或其交易內(nèi)容變異之彈性？2．中、長(zhǎng)期或年度的采購(gòu)執(zhí)行方式是否明確？3．在執(zhí)行訂貨前，是否已檢討集中及分散采購(gòu)等方法的優(yōu)缺點(diǎn)？4．交易形態(tài)能否適切的運(yùn)用，以降低采購(gòu)成本？5．改變訂貨量對(duì)于采購(gòu)成本會(huì)有影響嗎？6．是否對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)鑒？7．是否依供應(yīng)商評(píng)鑒結(jié)果進(jìn)行訂貨？8．是否積極的輔導(dǎo)或培育協(xié)力廠(chǎng)？9．對(duì)協(xié)力廠(chǎng)的輔導(dǎo)成果是否反映在采購(gòu)成本上？第五章 采購(gòu)制度采購(gòu)制度 采購(gòu)制度系指企業(yè)對(duì)采購(gòu)工作之管理。7．本公司采購(gòu)在必要時(shí)以訂立長(zhǎng)期合約或短期采購(gòu)合約方式辦理。通常，原料是在產(chǎn)品的制造成本中，所占比例最高的項(xiàng)目。（1）（2）、（3）（4）2．輔料：在產(chǎn)品的制造過(guò)程中，除了原材料之外所耗用的材料均屬之。是否以訂約為宜，及訂約有效期限之長(zhǎng)短，應(yīng)以與本公司最有利之因素考慮。依據(jù)企業(yè)的規(guī)模、地理?xiàng)l件、產(chǎn)品種類(lèi)等采取中央集權(quán)方式的“集中制”，或是地方分權(quán)方式的“分散制”，或是兼分權(quán)與集權(quán)的混合方式的“混合制”。2．非共同性物料集中采購(gòu)，并無(wú)數(shù)量折扣利益。此一種制度通常使用于企業(yè)規(guī)模較大，工廠(chǎng)分散與較廣區(qū)域的企業(yè)。4． 與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系。2．關(guān)鍵點(diǎn)之設(shè)置即為便于控制，使各項(xiàng)在處理中的采購(gòu)作業(yè)，在各階段均能追蹤管制。由上述采購(gòu)作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的各項(xiàng)要點(diǎn)，可以了解采購(gòu)流程對(duì)采購(gòu)作業(yè)的影響及重要性。8．不符與退貨處理即凡廠(chǎng)商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗(yàn)收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨。3．執(zhí)行采購(gòu)功能，包括詢(xún)價(jià)、比價(jià)、議價(jià)及訂購(gòu)。2．負(fù)責(zé)主要原料之采購(gòu)。10．主持或參與采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的會(huì)議，并做好部門(mén)間的協(xié)調(diào)工作。8．電腦作業(yè)與檔案管理。五．輔料采購(gòu)主管工作職責(zé)1．經(jīng)辦生產(chǎn)輔料采購(gòu)。其次，必須具有“成本效益”觀念，所謂“一分錢(qián)一分貨”，不可花冤枉錢(qián)，買(mǎi)品質(zhì)太好或不堪使用之物品?！罢f(shuō)之以理，動(dòng)之以情”來(lái)爭(zhēng)取優(yōu)惠的采購(gòu)條件，更是采購(gòu)人員必須鍛煉的表達(dá)技巧。（三）虛心與耐心采購(gòu)人員雖然較占上風(fēng)，但對(duì)供應(yīng)商之態(tài)度，必須公平互惠，甚至不恥下問(wèn)，虛心求教，不可趾高氣揚(yáng)，傲慢無(wú)禮。所以，采購(gòu)預(yù)算之編制，必須依循企業(yè)預(yù)算制度為之，而有其一定的流程與步驟。5．確立材料耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便管制用料成本。同理，若材料有庫(kù)存數(shù)量，則材料采購(gòu)數(shù)量也不一定要等與根據(jù)用料清表所計(jì)算的材料需用量。（三）用料清表特別在高科技行業(yè)，產(chǎn)品工程變更層出不窮，致使用料清表難做即時(shí)之反映與修訂。因此，標(biāo)準(zhǔn)成本與實(shí)際購(gòu)入價(jià)格的差額，即是采購(gòu)預(yù)算準(zhǔn)確性的評(píng)估指標(biāo)。第十四章 采購(gòu)方式一．合約采購(gòu)原輔材料之采購(gòu)，供應(yīng)部應(yīng)事先選定廠(chǎng)家，議定供應(yīng)價(jià)格及交易條件，辦理合約采購(gòu),以確保料源，簡(jiǎn)稱(chēng)采購(gòu)作業(yè)。2．透過(guò)同業(yè)介紹所謂“同行是冤家”是指業(yè)務(wù)人員之間，因?yàn)楸舜碎g競(jìng)爭(zhēng)顧客，爾虞我詐；反之，同行的采購(gòu)人員之間倒是“親家”，因?yàn)楸舜丝梢月?lián)合采購(gòu)或互通有無(wú)。（二）決定評(píng)審的項(xiàng)目由于供應(yīng)商之間的條件，可能互有軒輊，因此，必須有客觀的評(píng)分項(xiàng)目，作為選拔合格廠(chǎng)商之依據(jù)。2．供應(yīng)能力（1）生產(chǎn)設(shè)備是否新穎。4．管理制度之績(jī)效（1）生產(chǎn)作業(yè)是否順暢合理，產(chǎn)出效率如何？（2）物料管制流程是否以電腦化，生產(chǎn)計(jì)劃是否經(jīng)常改變。然而每個(gè)評(píng)審項(xiàng)目的權(quán)數(shù)，在評(píng)選小組各組員之間，仍必須按其專(zhuān)業(yè)程度加以分配。一旦交貨有問(wèn)題或品質(zhì)出錯(cuò)，經(jīng)常缺乏能力解決，且極力規(guī)避責(zé)任。 交貨地點(diǎn)：工廠(chǎng)倉(cāng)庫(kù)。當(dāng)賣(mài)方市場(chǎng)價(jià)格趨高時(shí)，供應(yīng)商可能獲取暴利，只要一個(gè)愿、打一個(gè)愿挨，交易仍然順利成立；反之，買(mǎi)方市場(chǎng)貨品滯銷(xiāo)時(shí)，供應(yīng)商也會(huì)血本無(wú)歸。3．現(xiàn)貨價(jià)與合約價(jià)①現(xiàn)貨價(jià)指每次交易時(shí)，由供需雙方重新議定價(jià)格，若有簽定買(mǎi)賣(mài)合約，亦以完成交易后即告終止。當(dāng)買(mǎi)方叫貨時(shí)，賣(mài)方則以調(diào)整折扣率來(lái)反應(yīng)時(shí)價(jià)，亦無(wú)需提供新的報(bào)價(jià)單給買(mǎi)方。報(bào)價(jià)單的表格形式見(jiàn)詢(xún)價(jià)單 。換言之，成本分析也就是查證前述各項(xiàng)資料的虛實(shí)，這包含了兩項(xiàng)工作：1．會(huì)計(jì)查核工作：必要時(shí)，可查核供應(yīng)商的帳簿和記錄，以驗(yàn)證所提供的成本資料的真實(shí)性。4．養(yǎng)成分析成本、比價(jià)和議價(jià)的觀念。采購(gòu)主管可以拿分析資料來(lái)查核采購(gòu)人員訂購(gòu)的價(jià)格是否合理。4．注意價(jià)格趨勢(shì)：（1）過(guò)去供應(yīng)商有多少產(chǎn)品項(xiàng)目?jī)r(jià)格上漲（何時(shí)、上漲幅度、通報(bào)方式）。（3）稽核結(jié)果從會(huì)計(jì)或采購(gòu)稽核可發(fā)現(xiàn)待加強(qiáng)控制之處（例如供應(yīng)商常發(fā)生錯(cuò)誤的賬款）。必要時(shí)應(yīng)借重成本分析師，這是一種投資而非成本。賣(mài)方與買(mǎi)方估計(jì)的價(jià)差，需要雙方討價(jià)還價(jià)來(lái)達(dá)成協(xié)議。3．不要馬上談到正題如此賣(mài)方會(huì)承受一股無(wú)形的壓力而變得焦慮，這樣對(duì)你的談判較有利。一般采購(gòu)人員工作均相當(dāng)忙碌，若逐一與報(bào)價(jià)廠(chǎng)商議價(jià)，恐怕“時(shí)不我與”。若原來(lái)最低價(jià)者剛好降至第二或第三低者的最低價(jià)格，則以交給原來(lái)報(bào)價(jià)最低者為原則。由于，業(yè)務(wù)人員若為回避“過(guò)關(guān)斬將”而直接與采購(gòu)經(jīng)理或高階主管洽談，勢(shì)必會(huì)得罪采購(gòu)人員，將來(lái)有喪失詢(xún)價(jià)機(jī)會(huì)之虞，所以通常會(huì)接受此種逐次提高議價(jià)者層級(jí)的安排。由于市場(chǎng)不景氣，故供應(yīng)商亦有存貨積壓，急于出脫產(chǎn)品換取周轉(zhuǎn)資金的現(xiàn)象。此時(shí)，買(mǎi)方的需求若相當(dāng)急迫，應(yīng)可同意略加價(jià)格，迅速成交；若買(mǎi)方并非迫切需求，可表明絕不加價(jià)之意思，賣(mài)方極可能同意買(mǎi)方的低價(jià)要求。此時(shí)，若賣(mài)方并非血本無(wú)歸，只是削減原來(lái)過(guò)高的利潤(rùn)，則雙方可能成交。茲說(shuō)明如下：（一）直接議價(jià)協(xié)商即使面臨通貨膨脹，物價(jià)上漲的時(shí)候，直接議價(jià)仍能達(dá)到降低價(jià)格的功能。采購(gòu)人員在議價(jià)協(xié)商時(shí)，應(yīng)對(duì)任何不合理之加價(jià)提出質(zhì)疑，如此可掌握要求賣(mài)方降價(jià)的機(jī)會(huì)。以下列舉三項(xiàng)議價(jià)協(xié)商技巧：1．在協(xié)商議價(jià)中要求供應(yīng)商分擔(dān)售后服務(wù)及其他費(fèi)用當(dāng)賣(mài)方?jīng)Q定提高售價(jià)，而不愿有所變動(dòng)時(shí)，采購(gòu)人員不應(yīng)該放棄談判，而可改變議價(jià)方針，針對(duì)其他非價(jià)格部分要求獲得補(bǔ)償。（3）即使贊同對(duì)方所提的意見(jiàn)，亦不要太快答允。（三）第三招是“疲勞轟炸、死纏不放”即考驗(yàn)?zāi)土?，不斷唇槍舌劍磨價(jià)，今天不成，明天再來(lái)，誰(shuí)能堅(jiān)持最后五分鐘，誰(shuí)就是舌戰(zhàn)之勝利者。根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》并結(jié)合我公司法務(wù)部對(duì)合同內(nèi)容審查的實(shí)際情況，采購(gòu)合同的基本要求有以下幾個(gè)方面：一． 合同的組成合同、合約、協(xié)議等作為正式契約，應(yīng)條款具體、內(nèi)容詳細(xì)完整。4． 交貨時(shí)間、地點(diǎn)、方式。3． 合同的生效日期和終止日期。4．合同條款的對(duì)等合同條款的對(duì)等是公平原則的體現(xiàn)，其中包括義務(wù)、責(zé)任、權(quán)利等內(nèi)容。8．定金與訂金的區(qū)別定金在法律上是債務(wù)的一種擔(dān)保方式，若給付定金的一方不能履行約定的債務(wù)，則無(wú)權(quán)要求返還定金。合同糾紛的解決辦法有：① 雙方協(xié)商解決。采購(gòu)之目的，即在于貨物之獲取，而交貨則是完成采購(gòu)契約之關(guān)鍵作業(yè)。（2）制品之交貨延遲，失去顧客之信用，招致訂單之減少。（2）不急于要用之貨品的提早交貨，必定增加存貨而導(dǎo)致資金運(yùn)用效率之惡化。所謂適當(dāng)?shù)呢浧谀酥福海?）一般市販品為業(yè)者之材料調(diào)配期間與運(yùn)送期間。4．準(zhǔn)備替代來(lái)源：供應(yīng)商不能如期交貨的原因頗多，且有些是屬于不可抗力；因此，采購(gòu)人員應(yīng)未雨綢繆，多聯(lián)系其他來(lái)源，工程人員亦應(yīng)多尋求替代品，以備不時(shí)之需。二．驗(yàn)收供應(yīng)商交貨時(shí)，驗(yàn)收的主要工作包括：●點(diǎn)收數(shù)量：即憑記數(shù)或藉度量衡器具，以查明物品之?dāng)?shù)量。因此要做好驗(yàn)收工作，必須徹底執(zhí)行下列各項(xiàng)：1，確認(rèn)供應(yīng)商：物料來(lái)自何處，有無(wú)錯(cuò)誤或混亂。（五）查核的重要性采購(gòu)人員如欲期待按照日程進(jìn)貨，則于訂貨后，必須有計(jì)劃地進(jìn)行查核工作。此外，尚要加上采購(gòu)人員之能夠選定適當(dāng)?shù)慕灰讓?duì)象以及行使有利的采購(gòu)談判所必要之期間在內(nèi)。下面的“貨期延遲特性要因圖”及“貨期延遲之原因表”，就是該公司檢討的主要內(nèi)容。（4）采用替代品或低品質(zhì)物料，造成修改或誤制。（一）確保貨期之重要性貨期（交貨日期）是交貨作業(yè)中最重要的因素。③ 仲裁機(jī)構(gòu)仲裁解決。在實(shí)際操作過(guò)程中常有人將定金寫(xiě)成訂金，而訂金在法律上是被認(rèn)定為預(yù)付款。合同條款用詞要簡(jiǎn)潔、明了，不能含糊其詞。5．合同的簽訂時(shí)間。6． 結(jié)算方式。(一) 首部合同的首部主要包括以下內(nèi)容：1．名稱(chēng)如生產(chǎn)用原材料采購(gòu)合同、品質(zhì)協(xié)議書(shū)、設(shè)備采購(gòu)合同、加工合同等。（五）第五招是“裝窮、博人同情”譬如，逛珠寶店時(shí)，可以這樣說(shuō)：“這東西十全十美，中意極了，可惜我的錢(qián)不夠，買(mǎi)它不起。3．利用專(zhuān)注的傾聽(tīng)和溫和的態(tài)度，博得對(duì)方好感在議價(jià)協(xié)商的過(guò)程中，威脅吼叫，咄咄逼人并非制勝的武器。在一般的交易中，賣(mài)方通常將訓(xùn)練成本加于售價(jià)中，因此常使買(mǎi)方忽略此項(xiàng)成本。所以不需一直采用直接議價(jià)方式，有時(shí)也可以采用迂回戰(zhàn)術(shù)，即以間接方式進(jìn)行議價(jià)。1．面臨售價(jià)的提高，采購(gòu)人員仍以原價(jià)訂購(gòu)當(dāng)賣(mài)方提高售價(jià)時(shí)，往往不愿意花太多時(shí)間在重復(fù)議價(jià)的交涉上，因此若為其原有之顧客，則可利用此點(diǎn)，要求沿用原來(lái)價(jià)格購(gòu)買(mǎi)。（四）釜底抽薪為了避免賣(mài)方處于優(yōu)勢(shì)下攫取暴利，采購(gòu)人員只好同意賣(mài)方有“合理”利潤(rùn)，否則胡亂殺價(jià)，仍然給予賣(mài)方可乘之機(jī)。因此，為了促使雙方的交易，最好的方式就是采取“中庸”之道，即將雙方議價(jià)的差額，各承擔(dān)一半，結(jié)果雙方都是贏家。采購(gòu)人員通常遵照公司的緊急措施，通知供應(yīng)商自特定日期起降價(jià)若干；若原來(lái)供應(yīng)商缺乏配合意愿，即行更換來(lái)源，當(dāng)然，此種激烈的降價(jià)手段，會(huì)破壞供需雙方的和諧關(guān)系；當(dāng)市場(chǎng)好轉(zhuǎn)時(shí)，原來(lái)委曲求全的供應(yīng)商，不是“以牙還牙”抬高售價(jià)，就是另謀發(fā)展，供需關(guān)系難能維持良久。若能要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的成本分析表，則“殺價(jià)”才不至于發(fā)生錯(cuò)誤。此外，摒除原來(lái)報(bào)價(jià)偏高的廠(chǎng)商之議價(jià)機(jī)會(huì)，可以鼓舞競(jìng)爭(zhēng)廠(chǎng)商勇于提出較低的報(bào)價(jià)。若僅從報(bào)價(jià)最低的廠(chǎng)商開(kāi)始議價(jià)，則此廠(chǎng)商可能倨傲不訓(xùn)，降價(jià)的意愿與幅度可能不高。5．不要輕易給賣(mài)方第一次相對(duì)的好處當(dāng)你想提供好處給供應(yīng)商時(shí)，最好預(yù)留余地以供討價(jià)還價(jià)，同時(shí)要求對(duì)方有所回報(bào)。4．價(jià)格的上漲如何影響供應(yīng)商的邊際利潤(rùn)供應(yīng)商的成本雖然上漲（例如由于通貨膨脹），但其價(jià)格通常不止反應(yīng)成本的增加（常有灌水現(xiàn)象）。（4）限制供應(yīng)商的談判能力a．提供對(duì)方愈少的資訊愈好。（5）供應(yīng)商的營(yíng)運(yùn)狀況從其銷(xiāo)售人員及競(jìng)爭(zhēng)能力可了解供應(yīng)商的問(wèn)題與優(yōu)劣勢(shì)，知己知彼才能百戰(zhàn)不殆。（二）學(xué)習(xí)談判模式從所獲得的資訊中學(xué)習(xí)談判的問(wèn)題、對(duì)象及內(nèi)容，是談判成功的關(guān)鍵。而成功的談判必須有妥善的規(guī)劃。至于“質(zhì)”的問(wèn)題，也就是各供應(yīng)商報(bào)價(jià)單的內(nèi)容，采購(gòu)人員必須先加以分析、審查、比較，才能達(dá)到公平競(jìng)爭(zhēng)的基礎(chǔ)，即所謂“拿蘋(píng)果比蘋(píng)果”。（二）成本分析之運(yùn)用采購(gòu)人員要求進(jìn)行成本分析，通常以下列情形最為常見(jiàn)：1．底價(jià)制定困難。通常，成本估計(jì)中應(yīng)包括下列的項(xiàng)目：1．工程或制造的方法。②實(shí)價(jià)是指買(mǎi)方實(shí)際上所支付的代價(jià)。②合約價(jià)指買(mǎi)賣(mài)雙方按照事先議定的價(jià)格進(jìn)行交易，此一合約價(jià)格涵蓋的期間依契約而定，短者幾個(gè)月，長(zhǎng)者一兩年。（二）報(bào)價(jià)的種類(lèi)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)依付款方式不同，可分為下列幾種：1． 到廠(chǎng)價(jià)與出廠(chǎng)價(jià)①到廠(chǎng)價(jià)系指供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，負(fù)責(zé)將物品送達(dá)買(mǎi)方的工廠(chǎng)或指定地點(diǎn)，其間所發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用概由賣(mài)方承擔(dān)。 訂購(gòu)方法：簽訂一年期合同，每月20日下達(dá)下月訂單。合格廠(chǎng)商之分類(lèi)分級(jí)表(略)三．詢(xún)價(jià)的方式詢(xún)價(jià)通常可分為下列兩種方式：1．口頭詢(xún)價(jià)由采購(gòu)人員以電話(huà)或當(dāng)面向供應(yīng)商說(shuō)明采購(gòu)案件的品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、交貨期限、交貨地點(diǎn)、付款及報(bào)價(jià)期限等資料。評(píng)選小組決定了供應(yīng)商的評(píng)審項(xiàng)目及權(quán)數(shù)后，可將供應(yīng)商調(diào)查問(wèn)卷送交相關(guān)廠(chǎng)商填寫(xiě)。（4）會(huì)計(jì)制度是否對(duì)成本計(jì)算提供良好的基礎(chǔ)。（3）廠(chǎng)房空間是否足夠。（2）負(fù)責(zé)人的資歷。3．閱讀專(zhuān)業(yè)刊物采購(gòu)人員可從各種專(zhuān)業(yè)性的雜志或刊物，獲悉許多產(chǎn)品的供應(yīng)商，也可以從“采購(gòu)指南”、“工商名錄”、“黃頁(yè)”——電話(huà)分類(lèi)廣告等，獲得供應(yīng)商的基本資料。第十五章 詢(xún)價(jià) 報(bào)價(jià) 成本分析一．詢(xún)價(jià)欲有效地執(zhí)行采購(gòu)作業(yè)流程中之詢(xún)價(jià)工作，則其首要之途乃在尋求合格的供應(yīng)商。產(chǎn)品的生產(chǎn)效率降低，會(huì)導(dǎo)致原物料的單位耗用量提高，而使采購(gòu)計(jì)劃中的數(shù)量不夠生產(chǎn)所需。因此，采購(gòu)計(jì)劃之準(zhǔn)確性，有賴(lài)維持最新、最正確的用料清表。茲將采購(gòu)數(shù)量之決定過(guò)程，歸納為如圖所示：原物料采購(gòu)計(jì)劃此一銷(xiāo)售計(jì)劃，系表明各種產(chǎn)品在不同時(shí)間的預(yù)期銷(xiāo)售數(shù)量；而生產(chǎn)計(jì)劃即依據(jù)銷(xiāo)售數(shù)量，加上預(yù)期的期末存貨減去期初存貨來(lái)擬訂。其中如何獲取足夠數(shù)量的原料、物料，即是采購(gòu)數(shù)量計(jì)劃的重點(diǎn)所在。居于劣勢(shì)時(shí)，亦能忍讓求全，不慍不火，克盡事功。有了專(zhuān)業(yè)知識(shí)，更能主動(dòng)開(kāi)發(fā)新來(lái)源或替代品，有助于降低采購(gòu)成本。此外，對(duì)報(bào)價(jià)單的內(nèi)容，應(yīng)有分析的技巧，不可以“總價(jià)”比較，必須在相同的基礎(chǔ)上，逐項(xiàng)（包括原料、人工、制造費(fèi)、稅金、利潤(rùn)、交貨時(shí)間、付款條件等）加以剖析評(píng)斷。3．與供應(yīng)廠(chǎng)商談判價(jià)格、付款方式、交貨日期等。2．查訪(fǎng)廠(chǎng)商。2．請(qǐng)購(gòu)單、驗(yàn)收單之登記。4．簽核合約與訂購(gòu)單。5．物料之退