【正文】 二．供應部部長工作職責1．擬訂采購部門工作方針與目標。2．與技術(shù)、品管等部門人員共同參與合格廠商之選擇。7．核對發(fā)票廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時，對于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應先經(jīng)采購部門核對，財務部門才能辦理付款。早期設計的處理程序或流程，經(jīng)過若干時日后，應加以檢討，不斷改進，以因應組織的變更，或作業(yè)上的實際需要。譬如，避免同一主管對同一采購案件，做數(shù)次的簽核；避免同一采購案件，在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免一個采購案件會簽部門太多，影響作業(yè)時效。3． 采購規(guī)范之確認。二．分散制將采購工作分散給各需用部門分別辦理。（二）缺點1．采購流程過長，延誤時效；零星、地域性及緊急采購狀況難以適應。在評估采購政策時，可使用下列檢核項目，進行檢討：1．采購政策是否具有可配合市場、經(jīng)濟動向或其交易內(nèi)容變異之彈性？2．中、長期或年度的采購執(zhí)行方式是否明確？3．在執(zhí)行訂貨前，是否已檢討集中及分散采購等方法的優(yōu)缺點？4．交易形態(tài)能否適切的運用，以降低采購成本？5．改變訂貨量對于采購成本會有影響嗎？6．是否對供應商進行評鑒？7．是否依供應商評鑒結(jié)果進行訂貨？8．是否積極的輔導或培育協(xié)力廠？9．對協(xié)力廠的輔導成果是否反映在采購成本上？第五章 采購制度采購制度 采購制度系指企業(yè)對采購工作之管理。7．本公司采購在必要時以訂立長期合約或短期采購合約方式辦理。通常，原料是在產(chǎn)品的制造成本中，所占比例最高的項目。（1）（2）、（3）（4）2．輔料：在產(chǎn)品的制造過程中，除了原材料之外所耗用的材料均屬之。是否以訂約為宜，及訂約有效期限之長短，應以與本公司最有利之因素考慮。依據(jù)企業(yè)的規(guī)模、地理條件、產(chǎn)品種類等采取中央集權(quán)方式的“集中制”，或是地方分權(quán)方式的“分散制”，或是兼分權(quán)與集權(quán)的混合方式的“混合制”。2．非共同性物料集中采購，并無數(shù)量折扣利益。此一種制度通常使用于企業(yè)規(guī)模較大，工廠分散與較廣區(qū)域的企業(yè)。4． 與潛在供應商之接觸聯(lián)系。2．關(guān)鍵點之設置即為便于控制，使各項在處理中的采購作業(yè)，在各階段均能追蹤管制。由上述采購作業(yè)流程設計應注意的各項要點，可以了解采購流程對采購作業(yè)的影響及重要性。8．不符與退貨處理即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應依據(jù)合約規(guī)定退貨。3．執(zhí)行采購功能，包括詢價、比價、議價及訂購。2．負責主要原料之采購。10．主持或參與采購相關(guān)業(yè)務的會議，并做好部門間的協(xié)調(diào)工作。8．電腦作業(yè)與檔案管理。五．輔料采購主管工作職責1．經(jīng)辦生產(chǎn)輔料采購。其次，必須具有“成本效益”觀念，所謂“一分錢一分貨”，不可花冤枉錢，買品質(zhì)太好或不堪使用之物品?！罢f之以理，動之以情”來爭取優(yōu)惠的采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達技巧。（三）虛心與耐心采購人員雖然較占上風，但對供應商之態(tài)度，必須公平互惠，甚至不恥下問，虛心求教，不可趾高氣揚，傲慢無禮。所以，采購預算之編制，必須依循企業(yè)預算制度為之，而有其一定的流程與步驟。5．確立材料耗用標準，以便管制用料成本。同理，若材料有庫存數(shù)量，則材料采購數(shù)量也不一定要等與根據(jù)用料清表所計算的材料需用量。（三）用料清表特別在高科技行業(yè)，產(chǎn)品工程變更層出不窮，致使用料清表難做即時之反映與修訂。因此，標準成本與實際購入價格的差額，即是采購預算準確性的評估指標。第十四章 采購方式一．合約采購原輔材料之采購，供應部應事先選定廠家，議定供應價格及交易條件，辦理合約采購,以確保料源，簡稱采購作業(yè)。2．透過同業(yè)介紹所謂“同行是冤家”是指業(yè)務人員之間，因為彼此間競爭顧客，爾虞我詐；反之，同行的采購人員之間倒是“親家”，因為彼此可以聯(lián)合采購或互通有無。（二）決定評審的項目由于供應商之間的條件，可能互有軒輊，因此，必須有客觀的評分項目，作為選拔合格廠商之依據(jù)。2．供應能力（1）生產(chǎn)設備是否新穎。4．管理制度之績效（1）生產(chǎn)作業(yè)是否順暢合理，產(chǎn)出效率如何？（2）物料管制流程是否以電腦化，生產(chǎn)計劃是否經(jīng)常改變。然而每個評審項目的權(quán)數(shù)，在評選小組各組員之間，仍必須按其專業(yè)程度加以分配。一旦交貨有問題或品質(zhì)出錯，經(jīng)常缺乏能力解決，且極力規(guī)避責任。 交貨地點：工廠倉庫。當賣方市場價格趨高時，供應商可能獲取暴利，只要一個愿、打一個愿挨，交易仍然順利成立；反之，買方市場貨品滯銷時，供應商也會血本無歸。3．現(xiàn)貨價與合約價①現(xiàn)貨價指每次交易時，由供需雙方重新議定價格，若有簽定買賣合約，亦以完成交易后即告終止。當買方叫貨時，賣方則以調(diào)整折扣率來反應時價，亦無需提供新的報價單給買方。報價單的表格形式見詢價單 。換言之，成本分析也就是查證前述各項資料的虛實，這包含了兩項工作：1．會計查核工作：必要時，可查核供應商的帳簿和記錄，以驗證所提供的成本資料的真實性。4．養(yǎng)成分析成本、比價和議價的觀念。采購主管可以拿分析資料來查核采購人員訂購的價格是否合理。4．注意價格趨勢：（1）過去供應商有多少產(chǎn)品項目價格上漲（何時、上漲幅度、通報方式）。（3）稽核結(jié)果從會計或采購稽核可發(fā)現(xiàn)待加強控制之處（例如供應商常發(fā)生錯誤的賬款）。必要時應借重成本分析師，這是一種投資而非成本。賣方與買方估計的價差，需要雙方討價還價來達成協(xié)議。3．不要馬上談到正題如此賣方會承受一股無形的壓力而變得焦慮，這樣對你的談判較有利。一般采購人員工作均相當忙碌，若逐一與報價廠商議價，恐怕“時不我與”。若原來最低價者剛好降至第二或第三低者的最低價格，則以交給原來報價最低者為原則。由于，業(yè)務人員若為回避“過關(guān)斬將”而直接與采購經(jīng)理或高階主管洽談，勢必會得罪采購人員，將來有喪失詢價機會之虞，所以通常會接受此種逐次提高議價者層級的安排。由于市場不景氣，故供應商亦有存貨積壓，急于出脫產(chǎn)品換取周轉(zhuǎn)資金的現(xiàn)象。此時，買方的需求若相當急迫，應可同意略加價格，迅速成交；若買方并非迫切需求，可表明絕不加價之意思，賣方極可能同意買方的低價要求。此時，若賣方并非血本無歸，只是削減原來過高的利潤，則雙方可能成交。茲說明如下：（一）直接議價協(xié)商即使面臨通貨膨脹，物價上漲的時候，直接議價仍能達到降低價格的功能。采購人員在議價協(xié)商時，應對任何不合理之加價提出質(zhì)疑，如此可掌握要求賣方降價的機會。以下列舉三項議價協(xié)商技巧：1．在協(xié)商議價中要求供應商分擔售后服務及其他費用當賣方?jīng)Q定提高售價，而不愿有所變動時，采購人員不應該放棄談判，而可改變議價方針，針對其他非價格部分要求獲得補償。（3）即使贊同對方所提的意見，亦不要太快答允。（三）第三招是“疲勞轟炸、死纏不放”即考驗耐力，不斷唇槍舌劍磨價，今天不成，明天再來，誰能堅持最后五分鐘，誰就是舌戰(zhàn)之勝利者。根據(jù)《中華人民共和國合同法》并結(jié)合我公司法務部對合同內(nèi)容審查的實際情況，采購合同的基本要求有以下幾個方面：一． 合同的組成合同、合約、協(xié)議等作為正式契約，應條款具體、內(nèi)容詳細完整。4． 交貨時間、地點、方式。3． 合同的生效日期和終止日期。4．合同條款的對等合同條款的對等是公平原則的體現(xiàn)，其中包括義務、責任、權(quán)利等內(nèi)容。8．定金與訂金的區(qū)別定金在法律上是債務的一種擔保方式，若給付定金的一方不能履行約定的債務，則無權(quán)要求返還定金。合同糾紛的解決辦法有：① 雙方協(xié)商解決。采購之目的，即在于貨物之獲取，而交貨則是完成采購契約之關(guān)鍵作業(yè)。（2）制品之交貨延遲，失去顧客之信用，招致訂單之減少。（2）不急于要用之貨品的提早交貨，必定增加存貨而導致資金運用效率之惡化。所謂適當?shù)呢浧谀酥福海?）一般市販品為業(yè)者之材料調(diào)配期間與運送期間。4．準備替代來源：供應商不能如期交貨的原因頗多，且有些是屬于不可抗力；因此，采購人員應未雨綢繆，多聯(lián)系其他來源，工程人員亦應多尋求替代品，以備不時之需。二．驗收供應商交貨時，驗收的主要工作包括：●點收數(shù)量：即憑記數(shù)或藉度量衡器具，以查明物品之數(shù)量。因此要做好驗收工作，必須徹底執(zhí)行下列各項：1，確認供應商：物料來自何處，有無錯誤或混亂。（五）查核的重要性采購人員如欲期待按照日程進貨，則于訂貨后，必須有計劃地進行查核工作。此外，尚要加上采購人員之能夠選定適當?shù)慕灰讓ο笠约靶惺褂欣牟少徴勁兴匾陂g在內(nèi)。下面的“貨期延遲特性要因圖”及“貨期延遲之原因表”，就是該公司檢討的主要內(nèi)容。（4）采用替代品或低品質(zhì)物料，造成修改或誤制。（一）確保貨期之重要性貨期（交貨日期）是交貨作業(yè)中最重要的因素。③ 仲裁機構(gòu)仲裁解決。在實際操作過程中常有人將定金寫成訂金，而訂金在法律上是被認定為預付款。合同條款用詞要簡潔、明了，不能含糊其詞。5．合同的簽訂時間。6． 結(jié)算方式。(一) 首部合同的首部主要包括以下內(nèi)容：1．名稱如生產(chǎn)用原材料采購合同、品質(zhì)協(xié)議書、設備采購合同、加工合同等。（五）第五招是“裝窮、博人同情”譬如，逛珠寶店時，可以這樣說：“這東西十全十美，中意極了，可惜我的錢不夠，買它不起。3．利用專注的傾聽和溫和的態(tài)度，博得對方好感在議價協(xié)商的過程中，威脅吼叫，咄咄逼人并非制勝的武器。在一般的交易中，賣方通常將訓練成本加于售價中，因此常使買方忽略此項成本。所以不需一直采用直接議價方式，有時也可以采用迂回戰(zhàn)術(shù)，即以間接方式進行議價。1．面臨售價的提高，采購人員仍以原價訂購當賣方提高售價時，往往不愿意花太多時間在重復議價的交涉上，因此若為其原有之顧客，則可利用此點，要求沿用原來價格購買。（四）釜底抽薪為了避免賣方處于優(yōu)勢下攫取暴利，采購人員只好同意賣方有“合理”利潤，否則胡亂殺價，仍然給予賣方可乘之機。因此，為了促使雙方的交易，最好的方式就是采取“中庸”之道，即將雙方議價的差額，各承擔一半，結(jié)果雙方都是贏家。采購人員通常遵照公司的緊急措施，通知供應商自特定日期起降價若干；若原來供應商缺乏配合意愿，即行更換來源，當然，此種激烈的降價手段，會破壞供需雙方的和諧關(guān)系；當市場好轉(zhuǎn)時，原來委曲求全的供應商，不是“以牙還牙”抬高售價，就是另謀發(fā)展，供需關(guān)系難能維持良久。若能要求供應商提供詳細的成本分析表，則“殺價”才不至于發(fā)生錯誤。此外，摒除原來報價偏高的廠商之議價機會，可以鼓舞競爭廠商勇于提出較低的報價。若僅從報價最低的廠商開始議價，則此廠商可能倨傲不訓，降價的意愿與幅度可能不高。5．不要輕易給賣方第一次相對的好處當你想提供好處給供應商時，最好預留余地以供討價還價，同時要求對方有所回報。4．價格的上漲如何影響供應商的邊際利潤供應商的成本雖然上漲（例如由于通貨膨脹），但其價格通常不止反應成本的增加（常有灌水現(xiàn)象）。（4）限制供應商的談判能力a．提供對方愈少的資訊愈好。（5）供應商的營運狀況從其銷售人員及競爭能力可了解供應商的問題與優(yōu)劣勢，知己知彼才能百戰(zhàn)不殆。（二）學習談判模式從所獲得的資訊中學習談判的問題、對象及內(nèi)容，是談判成功的關(guān)鍵。而成功的談判必須有妥善的規(guī)劃。至于“質(zhì)”的問題，也就是各供應商報價單的內(nèi)容，采購人員必須先加以分析、審查、比較，才能達到公平競爭的基礎，即所謂“拿蘋果比蘋果”。（二）成本分析之運用采購人員要求進行成本分析，通常以下列情形最為常見：1．底價制定困難。通常，成本估計中應包括下列的項目：1．工程或制造的方法。②實價是指買方實際上所支付的代價。②合約價指買賣雙方按照事先議定的價格進行交易，此一合約價格涵蓋的期間依契約而定，短者幾個月，長者一兩年。（二）報價的種類供應商的報價依付款方式不同，可分為下列幾種：1． 到廠價與出廠價①到廠價系指供應商的報價，負責將物品送達買方的工廠或指定地點，其間所發(fā)生的各項費用概由賣方承擔。 訂購方法：簽訂一年期合同，每月20日下達下月訂單。合格廠商之分類分級表(略)三．詢價的方式詢價通?？煞譃橄铝袃煞N方式：1．口頭詢價由采購人員以電話或當面向供應商說明采購案件的品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、交貨期限、交貨地點、付款及報價期限等資料。評選小組決定了供應商的評審項目及權(quán)數(shù)后，可將供應商調(diào)查問卷送交相關(guān)廠商填寫。（4）會計制度是否對成本計算提供良好的基礎。（3）廠房空間是否足夠。（2）負責人的資歷。3．閱讀專業(yè)刊物采購人員可從各種專業(yè)性的雜志或刊物，獲悉許多產(chǎn)品的供應商，也可以從“采購指南”、“工商名錄”、“黃頁”——電話分類廣告等，獲得供應商的基本資料。第十五章 詢價 報價 成本分析一．詢價欲有效地執(zhí)行采購作業(yè)流程中之詢價工作，則其首要之途乃在尋求合格的供應商。產(chǎn)品的生產(chǎn)效率降低，會導致原物料的單位耗用量提高，而使采購計劃中的數(shù)量不夠生產(chǎn)所需。因此，采購計劃之準確性，有賴維持最新、最正確的用料清表。茲將采購數(shù)量之決定過程，歸納為如圖所示：原物料采購計劃此一銷售計劃，系表明各種產(chǎn)品在不同時間的預期銷售數(shù)量；而生產(chǎn)計劃即依據(jù)銷售數(shù)量，加上預期的期末存貨減去期初存貨來擬訂。其中如何獲取足夠數(shù)量的原料、物料，即是采購數(shù)量計劃的重點所在。居于劣勢時，亦能忍讓求全，不慍不火，克盡事功。有了專業(yè)知識，更能主動開發(fā)新來源或替代品，有助于降低采購成本。此外，對報價單的內(nèi)容，應有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎上，逐項（包括原料、人工、制造費、稅金、利潤、交貨時間、付款條件等）加以剖析評斷。3．與供應廠商談判價格、付款方式、交貨日期等。2．查訪廠商。2．請購單、驗收單之登記。4．簽核合約與訂購單。5．物料之退