【正文】 避難演習(xí) ?與政府的消防局聯(lián)系 ?公司緊急疏散圖 ?員工的日常教育 ?地震演習(xí)訓(xùn)練 ?化學(xué)品泄漏演習(xí)訓(xùn)練 ?火災(zāi)演習(xí)訓(xùn)練 ?滅火器材置放 ?滅火器材定期檢查制度 ?工廠鋼梁的放火涂層檢查 ?火警預(yù)警系統(tǒng)的檢查制度 ?各個緊急疏散口管理 六、行政統(tǒng)籌必備的溝通技巧 管理溝通成功圖解 現(xiàn)實(shí) 目標(biāo) 行為 認(rèn)同 認(rèn)知協(xié)調(diào) 行為協(xié)調(diào) 行為校正 管理對象 管理者 差距所在 管理溝通 溝通九大癥結(jié) 1. 情況不明 2. 目標(biāo)模糊 3. 責(zé)任錯位 4. 對象錯位 5. 拒絕溝通 6. 曲解誤解 7. 形式不當(dāng) 8. 缺少反饋 9. 不良干擾 有效溝通 4大熱鍵 內(nèi)向 外向 強(qiáng)勢 摩羯 . 金牛 .天蝎 獅子 .射手 .水瓶 弱勢 處女 .巨蟹 .雙魚 雙子 .天秤 .白羊 表揚(yáng)批評 5步 法 1. 事先明確你對工作的評價 。 4. 沉默片刻 ， 讓他們感覺你的高興 。 5. 表示你對他充滿希望 。 6．禮貌（ Courtesy）態(tài)度誠懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。 文檔管理與處理 文檔的歸檔原則： 一、是在本企業(yè)活動中直接形成的； 二、是在當(dāng)前或一定時期內(nèi)具有依 據(jù)憑證作用的； 三、是對企業(yè)具有長遠(yuǎn)的歷史查考 價值的。它將我們的思維從不同側(cè)面和角度進(jìn)行分解，分別進(jìn)行考慮，而不是同時考慮很多因素。 (2)應(yīng)處理好的幾個關(guān)系： ? 工作的被動性與主動性的關(guān)系 ? 工作的經(jīng)常性與突擊性的關(guān)系 ? 工作的平凡性與重要性的關(guān)系 ? 工作的原則性與靈活性的關(guān)系 (3)秘書工作職責(zé) ? 接待工作 ——日常、專門、團(tuán)組 ? 收發(fā)信息 ——電話、電傳、傳真、郵件、電子郵件 ? 文書寫作 ——使用電腦寫各類文件及制作文件 ? 時間管理 ——自己、上司 ? 會議組織 ——會前、會中、會后 ? 信息管理 ——存、管、取 ? 旅行安排 ——吃、住、行 ? 對外公關(guān) ——聯(lián)絡(luò)（外事）、參與活動 ? 商務(wù)活動 ——營銷、市場、稅務(wù)、法律 ? 指派工作 ——上司安排 (4)職業(yè)道德： ? 愛本職 ——愛崗敬業(yè) ， 歸屬服從 ， 從點(diǎn)滴作 起 ? 要謙虛 ——刻苦學(xué)習(xí) ， 虛心求教 ， 鉆研業(yè)務(wù) ? 多動腦 ——主動思考 ， 機(jī)智敏銳 ， 有商業(yè)意識 ? 守紀(jì)律 ——遵紀(jì)守法 ， 格守信用 ， 嚴(yán)保秘密 (5)工作作風(fēng)： ? 熱情 ——真心誠意 ， 笑臉迎送 ， 謙和友善 ? 扎實(shí) ——做事不飄 ， 跟進(jìn)落實(shí) ， 檢查確認(rèn) ? 細(xì)致 ——準(zhǔn)確不粗 ， 認(rèn)真不草 ， 穩(wěn)重不浮 ? 敏捷 ——干練守時 ， 講究效率 ， 商如戰(zhàn)場 (6)秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì) ? 秘書的知識 、 智力和能力是相互聯(lián)系 、 相互制約 、 相得益彰的整體 ? 知識是基礎(chǔ)； ? 智力是知識的結(jié)晶； ? 能力是知識和智力的最終體現(xiàn)和歸宿 。韋氏國際大字典定義：一組人員通過開會方式就某一特定問題出謀獻(xiàn)策，群策群力，解決問題。最終沉淀為企業(yè)的案例集。 2．清楚 (Clearness)思路、表達(dá)要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。 2. 具體指出問題在哪里 。 5. 鼓勵他們再接再厲 。 4. 沉默片刻 ， 讓他們感受你的心情 。 5．簡潔（ Conciseness）文字簡煉，力戒修飾語堆積，函件冗長、拖沓。 —— 赫爾曼 群商 ——團(tuán)隊的智商。 Hot! 簡介 (5)平行思維 — 六頂思考帽子 ? 平行思維 是一個管理我們思維本身的一種方法。 李大志 海納百川 ,取則行遠(yuǎn) Professional Training 一、現(xiàn)代企業(yè)中行政管理的定位 企業(yè)生存的三度空間 機(jī)會化生存 —— 機(jī)會 速度化生存 —— 競爭 模式化階段 —— 超越 3年 21年 1 2 3 企業(yè)的三度生存空間 深圳中商國際管理研究院對 2530家中外企業(yè)進(jìn)行分析 ,發(fā)現(xiàn)了企業(yè)生存的三度空間 : 8% 69% 7年 重新定義自己！ 優(yōu)秀行政管理工作的核心要素 發(fā)現(xiàn)機(jī)會 整合資源 大膽果斷 艱苦創(chuàng)業(yè) 快速學(xué)習(xí) 溝通協(xié)調(diào) 建立規(guī)則 激勵團(tuán)隊 高效學(xué)習(xí) 創(chuàng)新模式 鑄造團(tuán)隊 挑戰(zhàn)未來 行政管理團(tuán)隊是企業(yè)的核心競爭力之一 行政管理團(tuán)隊的成功要素因時而變 不能自我淘汰者，必將為企業(yè)淘汰 績效 = 價值 資源 管理 200% 規(guī)劃 400% 執(zhí)行 100% 行政管理工作的績效價值 贏利 模式 流程 制度 市場 定位 團(tuán)隊 規(guī)劃 運(yùn)行 管理 業(yè)務(wù) 計劃 營銷 組織 團(tuán)隊 建設(shè) 崗位 目標(biāo) 質(zhì)量 效率 能力 素質(zhì) 客戶 滿意 3. 財務(wù) 2. 運(yùn)營 4. 客戶 1. 員工 辦公成本 控制 會議管理 自身建設(shè) 員工保護(hù) 輔助高管 公文管理 通訊管理 行政部門工作內(nèi)容 基于以上標(biāo)準(zhǔn)，行政管理工作具有 以下六大特點(diǎn)： 一、綜合性強(qiáng) 二、政策性強(qiáng) 三、時間性強(qiáng) 四、工作內(nèi)容繁雜 五、聯(lián)系廣泛 六、被動性和突破性強(qiáng) 行政部門范圍與特點(diǎn) 領(lǐng)導(dǎo) 公關(guān) 研發(fā) 作業(yè) 行政管理人員的素質(zhì)特點(diǎn) 情 商 操作力 思辨力 感召力 專注力 智 商 類型 優(yōu)秀 5 良好 4 一般 3 一般 3 領(lǐng)導(dǎo) 思辨力 感召力 專注力 操作力 公關(guān) 感召力 操作力 思辨力 專注力 作業(yè) 操作力 專注力 感召力 思辨力 研發(fā) 專注力 思辨力 操作力 感召力 沒有完美個人 可塑完美團(tuán)隊 供 應(yīng) 商 管 理 提供優(yōu)質(zhì)服務(wù) 實(shí)施科學(xué) 管理 ?行政管理制度 ?秘書管理 ?辦公室 ?辦公設(shè)備 ?電話 ?采購 ?車輛管理 ?衛(wèi)生 ?安全 ?保險 ?辦公室搬遷 ?員工宿舍 ?固定資產(chǎn) 員 工 管 理 社 區(qū) 關(guān) 系 場 址 布 局 ?郵局 ?電話局 ?選址 ?搬家 ?維修商 ?裝飾店 ?裝修擴(kuò)建 ?建筑商 ?裝修隊 ?消防局 ?公安局 ?飯店 ?餐飲 ?旅游公司 ?印刷公司 行政管理制度的框架結(jié)構(gòu) 6. 秘書工作職能與素質(zhì)要求 (1) 職業(yè)概述 ： ? 專門從事辦公室程序性工作 、 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù) ， 為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員 ? 適用范圍：機(jī)關(guān) 、 團(tuán)體 、 企事業(yè) 、 涉外機(jī)構(gòu)組織中 ? 等級：初 、 中 、 高級 ? 職業(yè)環(huán)境：辦公室 ? 職業(yè)能力里傾向：具備較強(qiáng)的書面與口頭語言表達(dá)能力 ， 綜合協(xié)調(diào)與合作能力 ， 邏輯思維與分析能力等 。 ?它利用一種思想產(chǎn)生過程，鼓勵提出任何種類的方案設(shè)計思想，同時禁止