【正文】 的事實(shí)，因此我們要從一個經(jīng)營管理的角度出發(fā)，來理清這件事情并說明助理的角色與定位，希望對許多從事助理工作性質(zhì)的人能有所幫助。此時總經(jīng)理可能會交代助理去協(xié)調(diào)兩個部 門的作業(yè)流程，并將之合理化，訂出游戲規(guī)則，使雙方的權(quán)責(zé)分明，這類的問題或許可以減少一些。 試想，在漫無目的的過程中，有哪個助理可以看見自己的未來呢 ? 哪個年輕的助理人員愿意就這樣一直呆下去呢 ? 在其它機(jī)能明確的單位，例如營業(yè)、品保、研發(fā)或是生產(chǎn)部門 ，待久了，說不定還能學(xué)到一些基本技能，但是在助理單位，如果沒有清楚的工作職責(zé)，在沒有清楚的工作目標(biāo)與項(xiàng)目下，能力與經(jīng)驗(yàn)可能會原地踏步的。 當(dāng)各部門有自己的助理人員，總經(jīng)理也有助理人員的時候，這些人員的工作定位有何區(qū)別呢 ? （一） 助理的工作種類與層次 從前面所提有關(guān)助理的產(chǎn)生過程，我們得知總經(jīng)理的助理一開始是以解決現(xiàn)有人事、總務(wù)、生管、行銷、營業(yè)管理等等這些領(lǐng)域相關(guān)的疑難雜癥；例如人事規(guī)定、獎懲辦法、獎金辦法、生產(chǎn)效率分析。如果主要 職責(zé)沒有事先厘清，應(yīng)該有許多人會面臨如上的情形。這個責(zé)任就落在經(jīng)營管理助理的身上。所以，要讓 “ 中長期經(jīng)營方針及策略規(guī)劃”這樣的機(jī)能展開，就需要變 成公司經(jīng)營管理循環(huán)中的一個重要部分，這樣就能在每年經(jīng) 營活動中，持續(xù)不斷地重復(fù)進(jìn)行。在有異常的時候，部門自己就 要設(shè)法的排除。 經(jīng)營企劃對日常管理的責(zé)任在于規(guī)劃公司內(nèi)每個部門應(yīng)該 有的日常管理重點(diǎn)。另外，即便公司有信息部 門，其主管可能偏重技術(shù)，對經(jīng)營管理可能認(rèn)識不足，因此并 無法得到需要的規(guī)劃，此時總經(jīng)理經(jīng)營企劃的助理，就應(yīng)該 發(fā)揮協(xié)助的功能 標(biāo)準(zhǔn)化推動與管理 工程部門的人員對標(biāo)準(zhǔn)化可能比較有概念，因?yàn)閺脑O(shè)計圖開 始的尺寸、標(biāo)示方法、格式等等，都有一定的標(biāo)準(zhǔn)需要遵循。 項(xiàng)目改善推動及稽核 當(dāng)公司有許多改善的地方，由誰來發(fā)動呢 ? 常常找不到人來負(fù)責(zé)，是許多公司共同的痛。 另外對公司重要的項(xiàng)目，其執(zhí)行狀況經(jīng)營企劃也需要定期追蹤 考核。久而久之，不如先將簽呈送給經(jīng)營企劃組，讓組員與呈 送簽呈的單位溝通后，再提供意見給總經(jīng)理參考，以加速簽呈核示 的時效。 不過即便將人資機(jī)能有關(guān)規(guī)劃的部分放在總經(jīng)理，如果沒 有理清哪些人資核心工作，恐怕還是無法掌握全貌。你的公 司總經(jīng)理中有這種人嗎 ? 建議你要趕快處理，否則就是鴕鳥心 態(tài)。久而久之，總經(jīng)理的助理變成只會等待上級交辦， 尤其助理長被總經(jīng)理交代協(xié)調(diào)一些部門間的事項(xiàng)一多時，有時根 本會忽略自己的主要職責(zé)，這樣的助理長與底下的助理，怎能為 公司帶來提升經(jīng)營管理水準(zhǔn)的功能呢 ? 所以我們奉勸企業(yè)高階主管 (總經(jīng)理或副總經(jīng)理 )， 如果公司有總經(jīng)理，切莫讓里面編制的人變成上述的狀態(tài)，而高階主管也要重新體認(rèn)總經(jīng)理的助理其主要職責(zé)是提升企業(yè)的經(jīng)營管理水準(zhǔn)。所以，坦白講，總經(jīng)辦主管并不好當(dāng)，一方面為了提升公司管理水準(zhǔn)，需要推 動一些項(xiàng)目，否則經(jīng)營高層有一天一定會拿公司管理水準(zhǔn)不高來?？偨?jīng)理。例如，有的公司總經(jīng)理，要各部整理部門及個人 職責(zé)，以便進(jìn)行工作合理化，但是當(dāng)各部門大費(fèi)周章整理出來之 后，卻被束之高閣，因?yàn)楦鞑块T所寫的，是否合理 ? 合理性的檢 討依據(jù)是什么 ?等等這些都是重點(diǎn)，如果未能確實(shí)了解檢討及應(yīng) 用的方法，則各部門所寫的資料，往往只是浪費(fèi)時間而已。基層的助理，可先由各部門 助理先培養(yǎng)起，然后再輪調(diào)至總經(jīng)理擔(dān)任助理，因?yàn)橛谢鶎拥? 經(jīng)驗(yàn)，這樣比較能夠理解基層的想法，也比較能被其它人員及主 管認(rèn)同。理由很簡單，因?yàn)閷? 司作業(yè)流程上不熟悉的情況下，會產(chǎn)生許多挫折感。 八、結(jié)論 助理人員應(yīng)該了解，即便自己在公司中沒有很清楚的定位， 自己卻不能跟著這樣迷糊地過日子。 努力為著別人的好處工作，而不是處處想到自己。過程中運(yùn) 用別人的專業(yè)能力、人際關(guān)系，將使得我們在助理的工作上，有如 神助，絕對是可能的。助理本來就 是幕后的操縱者，舞臺是第一線人員的，將掌聲歸與他們，日后 他們更能體會我們推動任何項(xiàng)目的意義，沒有他們的配合，助理 玩得下去嗎 ? 注意各部門人員或主管的優(yōu)點(diǎn)與成就，并公開稱鉆?；蛟S從事助理工作的人， 多少需要帶點(diǎn)理想性格吧，本著我們可改變企業(yè)文化的精神與信 念，往目標(biāo)邁進(jìn)。不過這個過程，如果沒有計劃性的進(jìn)行，越來 越多的新進(jìn)人員不能夠適應(yīng)這種放牛吃草型的培訓(xùn)方式。 其實(shí)助理的培養(yǎng)，與公司的輪調(diào)制度息息相關(guān)。 另外，有些老板在外面聽到一些課程或看到什么報導(dǎo)，或是 在 “ 別人有推動我怎么可以沒有 ” 的情況下，就要總經(jīng)理的幕 僚跟著推行，這種情況下推的項(xiàng)目，失敗的比率特別高。 另外許多的項(xiàng)目最終需要建立起制度，讓項(xiàng)目變成日常運(yùn)作 的一部份，否則就會變成短暫的熱度而已。我個人最反對 總經(jīng)理的助理為了推案而推案，好象只是想證明自己的存在， 好象沒有導(dǎo)入一堆項(xiàng)目，就是沒在做事一樣。那么要如何來設(shè)定 及提升經(jīng)營管理水準(zhǔn)呢 ? 其實(shí)非常簡單，只要將公司的經(jīng)營指針 標(biāo)準(zhǔn)提高一些，例如生產(chǎn)力提升 5%、不良率降低至 %以下等 ，就會立即產(chǎn)生各項(xiàng)改善的需要，或是考慮導(dǎo)入提案改善制度、 QCC、 TPM等以建立完整的改善體系，因?yàn)闆]有一家公司可以說 已經(jīng)完美無瑕，所以怎會找不到問題來改善 ? 但是，雖然說聽起 來簡單，可是卻有許多公司不愿這樣做，原因雖然很多，但最重 要的原因，應(yīng)該是沒有認(rèn)清總經(jīng)理應(yīng)該扮演的角色。 總經(jīng)辦的人員編制 總經(jīng)辦的編制到底多少人才是合理，恐怕是許多人非常想 知道的，包括自己公司的干部都很想知道。這些機(jī)能放在總經(jīng)理主要是認(rèn)為這些機(jī)能是非常重要，經(jīng)營 高層希望能直接掌握，因此編列在總經(jīng)理辦公室，并設(shè)置總經(jīng)辦主 任 (副理、經(jīng)理或協(xié)理 ) 。這些過程、獎金多少 ，都需要有一個標(biāo)準(zhǔn)的程序，經(jīng)營企劃單位應(yīng)該要制定這樣的一個 標(biāo)準(zhǔn)程序，一方面讓所有單位知道，項(xiàng)目須向誰提出，列管之后， 何時須報告，結(jié)案時獎金會有多少等等。例如 ，工廠內(nèi)物料亂擺放、不干凈又不清潔，看起來只要要求廠長嚴(yán)格 管理即可，但是成效一直不彰。在已經(jīng)導(dǎo)入 ISO 系統(tǒng)的公 司，這個觀念更是容易了解。要達(dá)到這種互動效果，總 經(jīng)理室助理須對公司內(nèi)各部門每月統(tǒng)計