【正文】 的事實(shí)，因此我們要從一個(gè)經(jīng)營(yíng)管理的角度出發(fā)，來(lái)理清這件事情并說(shuō)明助理的角色與定位，希望對(duì)許多從事助理工作性質(zhì)的人能有所幫助。此時(shí)總經(jīng)理可能會(huì)交代助理去協(xié)調(diào)兩個(gè)部 門的作業(yè)流程，并將之合理化，訂出游戲規(guī)則，使雙方的權(quán)責(zé)分明，這類的問(wèn)題或許可以減少一些。 試想，在漫無(wú)目的的過(guò)程中，有哪個(gè)助理可以看見自己的未來(lái)呢 ? 哪個(gè)年輕的助理人員愿意就這樣一直呆下去呢 ? 在其它機(jī)能明確的單位，例如營(yíng)業(yè)、品保、研發(fā)或是生產(chǎn)部門 ，待久了，說(shuō)不定還能學(xué)到一些基本技能，但是在助理單位，如果沒(méi)有清楚的工作職責(zé)，在沒(méi)有清楚的工作目標(biāo)與項(xiàng)目下，能力與經(jīng)驗(yàn)可能會(huì)原地踏步的。 當(dāng)各部門有自己的助理人員，總經(jīng)理也有助理人員的時(shí)候，這些人員的工作定位有何區(qū)別呢 ? （一） 助理的工作種類與層次 從前面所提有關(guān)助理的產(chǎn)生過(guò)程，我們得知總經(jīng)理的助理一開始是以解決現(xiàn)有人事、總務(wù)、生管、行銷、營(yíng)業(yè)管理等等這些領(lǐng)域相關(guān)的疑難雜癥；例如人事規(guī)定、獎(jiǎng)懲辦法、獎(jiǎng)金辦法、生產(chǎn)效率分析。如果主要 職責(zé)沒(méi)有事先厘清，應(yīng)該有許多人會(huì)面臨如上的情形。這個(gè)責(zé)任就落在經(jīng)營(yíng)管理助理的身上。所以，要讓 “ 中長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)方針及策略規(guī)劃”這樣的機(jī)能展開，就需要變 成公司經(jīng)營(yíng)管理循環(huán)中的一個(gè)重要部分，這樣就能在每年經(jīng) 營(yíng)活動(dòng)中，持續(xù)不斷地重復(fù)進(jìn)行。在有異常的時(shí)候，部門自己就 要設(shè)法的排除。 經(jīng)營(yíng)企劃對(duì)日常管理的責(zé)任在于規(guī)劃公司內(nèi)每個(gè)部門應(yīng)該 有的日常管理重點(diǎn)。另外，即便公司有信息部 門，其主管可能偏重技術(shù)，對(duì)經(jīng)營(yíng)管理可能認(rèn)識(shí)不足，因此并 無(wú)法得到需要的規(guī)劃，此時(shí)總經(jīng)理經(jīng)營(yíng)企劃的助理，就應(yīng)該 發(fā)揮協(xié)助的功能 標(biāo)準(zhǔn)化推動(dòng)與管理 工程部門的人員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化可能比較有概念，因?yàn)閺脑O(shè)計(jì)圖開 始的尺寸、標(biāo)示方法、格式等等，都有一定的標(biāo)準(zhǔn)需要遵循。 項(xiàng)目改善推動(dòng)及稽核 當(dāng)公司有許多改善的地方，由誰(shuí)來(lái)發(fā)動(dòng)呢 ? 常常找不到人來(lái)負(fù)責(zé)，是許多公司共同的痛。 另外對(duì)公司重要的項(xiàng)目，其執(zhí)行狀況經(jīng)營(yíng)企劃也需要定期追蹤 考核。久而久之，不如先將簽呈送給經(jīng)營(yíng)企劃組，讓組員與呈 送簽呈的單位溝通后，再提供意見給總經(jīng)理參考，以加速簽呈核示 的時(shí)效。 不過(guò)即便將人資機(jī)能有關(guān)規(guī)劃的部分放在總經(jīng)理，如果沒(méi) 有理清哪些人資核心工作，恐怕還是無(wú)法掌握全貌。你的公 司總經(jīng)理中有這種人嗎 ? 建議你要趕快處理，否則就是鴕鳥心 態(tài)。久而久之，總經(jīng)理的助理變成只會(huì)等待上級(jí)交辦， 尤其助理長(zhǎng)被總經(jīng)理交代協(xié)調(diào)一些部門間的事項(xiàng)一多時(shí)，有時(shí)根 本會(huì)忽略自己的主要職責(zé)，這樣的助理長(zhǎng)與底下的助理，怎能為 公司帶來(lái)提升經(jīng)營(yíng)管理水準(zhǔn)的功能呢 ? 所以我們奉勸企業(yè)高階主管 (總經(jīng)理或副總經(jīng)理 )， 如果公司有總經(jīng)理，切莫讓里面編制的人變成上述的狀態(tài)，而高階主管也要重新體認(rèn)總經(jīng)理的助理其主要職責(zé)是提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理水準(zhǔn)。所以，坦白講，總經(jīng)辦主管并不好當(dāng)，一方面為了提升公司管理水準(zhǔn)，需要推 動(dòng)一些項(xiàng)目，否則經(jīng)營(yíng)高層有一天一定會(huì)拿公司管理水準(zhǔn)不高來(lái)?？偨?jīng)理。例如，有的公司總經(jīng)理，要各部整理部門及個(gè)人 職責(zé)，以便進(jìn)行工作合理化，但是當(dāng)各部門大費(fèi)周章整理出來(lái)之 后，卻被束之高閣，因?yàn)楦鞑块T所寫的，是否合理 ? 合理性的檢 討依據(jù)是什么 ?等等這些都是重點(diǎn)，如果未能確實(shí)了解檢討及應(yīng) 用的方法，則各部門所寫的資料，往往只是浪費(fèi)時(shí)間而已?；鶎拥闹?，可先由各部門 助理先培養(yǎng)起，然后再輪調(diào)至總經(jīng)理?yè)?dān)任助理，因?yàn)橛谢鶎拥? 經(jīng)驗(yàn)，這樣比較能夠理解基層的想法，也比較能被其它人員及主 管認(rèn)同。理由很簡(jiǎn)單，因?yàn)閷?duì)公 司作業(yè)流程上不熟悉的情況下，會(huì)產(chǎn)生許多挫折感。 八、結(jié)論 助理人員應(yīng)該了解，即便自己在公司中沒(méi)有很清楚的定位， 自己卻不能跟著這樣迷糊地過(guò)日子。 努力為著別人的好處工作，而不是處處想到自己。過(guò)程中運(yùn) 用別人的專業(yè)能力、人際關(guān)系，將使得我們?cè)谥淼墓ぷ魃?，有? 神助，絕對(duì)是可能的。助理本來(lái)就 是幕后的操縱者，舞臺(tái)是第一線人員的，將掌聲歸與他們，日后 他們更能體會(huì)我們推動(dòng)任何項(xiàng)目的意義，沒(méi)有他們的配合，助理 玩得下去嗎 ? 注意各部門人員或主管的優(yōu)點(diǎn)與成就，并公開稱鉆?；蛟S從事助理工作的人， 多少需要帶點(diǎn)理想性格吧，本著我們可改變企業(yè)文化的精神與信 念，往目標(biāo)邁進(jìn)。不過(guò)這個(gè)過(guò)程，如果沒(méi)有計(jì)劃性的進(jìn)行，越來(lái) 越多的新進(jìn)人員不能夠適應(yīng)這種放牛吃草型的培訓(xùn)方式。 其實(shí)助理的培養(yǎng)，與公司的輪調(diào)制度息息相關(guān)。 另外，有些老板在外面聽到一些課程或看到什么報(bào)導(dǎo)，或是 在 “ 別人有推動(dòng)我怎么可以沒(méi)有 ” 的情況下，就要總經(jīng)理的幕 僚跟著推行，這種情況下推的項(xiàng)目，失敗的比率特別高。 另外許多的項(xiàng)目最終需要建立起制度，讓項(xiàng)目變成日常運(yùn)作 的一部份，否則就會(huì)變成短暫的熱度而已。我個(gè)人最反對(duì) 總經(jīng)理的助理為了推案而推案，好象只是想證明自己的存在， 好象沒(méi)有導(dǎo)入一堆項(xiàng)目，就是沒(méi)在做事一樣。那么要如何來(lái)設(shè)定 及提升經(jīng)營(yíng)管理水準(zhǔn)呢 ? 其實(shí)非常簡(jiǎn)單，只要將公司的經(jīng)營(yíng)指針 標(biāo)準(zhǔn)提高一些，例如生產(chǎn)力提升 5%、不良率降低至 %以下等 ，就會(huì)立即產(chǎn)生各項(xiàng)改善的需要，或是考慮導(dǎo)入提案改善制度、 QCC、 TPM等以建立完整的改善體系，因?yàn)闆](méi)有一家公司可以說(shuō) 已經(jīng)完美無(wú)瑕，所以怎會(huì)找不到問(wèn)題來(lái)改善 ? 但是，雖然說(shuō)聽起 來(lái)簡(jiǎn)單，可是卻有許多公司不愿這樣做，原因雖然很多，但最重 要的原因，應(yīng)該是沒(méi)有認(rèn)清總經(jīng)理應(yīng)該扮演的角色。 總經(jīng)辦的人員編制 總經(jīng)辦的編制到底多少人才是合理，恐怕是許多人非常想 知道的，包括自己公司的干部都很想知道。這些機(jī)能放在總經(jīng)理主要是認(rèn)為這些機(jī)能是非常重要，經(jīng)營(yíng) 高層希望能直接掌握，因此編列在總經(jīng)理辦公室，并設(shè)置總經(jīng)辦主 任 (副理、經(jīng)理或協(xié)理 ) 。這些過(guò)程、獎(jiǎng)金多少 ，都需要有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的程序，經(jīng)營(yíng)企劃單位應(yīng)該要制定這樣的一個(gè) 標(biāo)準(zhǔn)程序，一方面讓所有單位知道，項(xiàng)目須向誰(shuí)提出，列管之后， 何時(shí)須報(bào)告，結(jié)案時(shí)獎(jiǎng)金會(huì)有多少等等。例如 ，工廠內(nèi)物料亂擺放、不干凈又不清潔，看起來(lái)只要要求廠長(zhǎng)嚴(yán)格 管理即可，但是成效一直不彰。在已經(jīng)導(dǎo)入 ISO 系統(tǒng)的公 司，這個(gè)觀念更是容易了解。要達(dá)到這種互動(dòng)效果，總 經(jīng)理室助理須對(duì)公司內(nèi)各部門每月統(tǒng)計(jì)