【正文】 示事項。 5)經過核對無誤后，行政人事部將公文編號、登記、打印。 收文單位一般應在 24 小時內就辦理情況向發(fā)文單位作出書面答復；來文明確辦理時限的，收文單位應嚴格按照時限辦理；不能按時限要求辦理的，應書面說明。 OA21 檔案管理制度 第一章 總則 目的 為進一步規(guī)范公司的檔案管理，加強檔案的收集、整理和歸檔，使檔案管理做到科學化、規(guī)范化，根據《中華人民共和國檔案法》 并結合錦沅房地產有限公司（以下稱公司）實際，特制定本制度。 3）除工程施工圖紙可由工程部直接轉交給物業(yè)公司外，其它工程項目檔案存放于行政人事部。人事檔案、會計檔案由行政人事部和財務部門負責人獨立管理，在檔案的存放和編號方面接受專職檔案管理人員的指導。 音像資料應保證原版原件、圖像清晰、聲音清晰、底片相符，底片不得磨損。凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。有些專門性案卷由于特殊需要，可根據具體情況另行商定歸檔時間。 凡是在公司工作活動中形成的，具有保存和利用價值的音像資料，均應報送公司行政人事部歸檔。 以上機要檔案須由行政人事部保存管理。 行政人事部根據檔案的使用范圍，適當復印部分檔案，供各業(yè)務部門使用，但應當登記備案。 借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。每季度定期或不定期全面或重點檢查檔案，隨時發(fā)現問題及時解決。 接觸檔案的人員私自保留屬于公司的機密檔案，經公司催要拒絕歸還的，公司有權對其處以人民幣 5000 元罰款，作為對該檔案成本的直接損害 補償。 審查和批準： 前款第（一）、（二）、（三）、（八）項情況下的用印，由申請使用人的主管副總審查同意后，總經理批準用?。磺翱畹冢ㄋ模?、（五）、（六）、（七）項情況下的用印，需要由公司律師審查同意后，報總經理批準用印。 財務專用章的使用范圍、審查和批準 財務專用章應當按照國家財政部、人民銀行、稅務總局等有關主管部門的規(guī)定使用財務專用章和財會人員的私人印鑒、法定代表人的印鑒。 使用公司預算（結算）專用章，由造價工程師或者公司預算技術人員提出申請，預算部經理審 查同意，報總經理審查后，上報執(zhí)行總裁審查批準，方可加蓋公司預算（結算）專用章。 工程部業(yè)務聯系和收發(fā)函專用章 對內對外發(fā)生業(yè)務聯系，收發(fā)信函需要加蓋專用章的，須經部門經理審查批準，尤其是施工企業(yè)送達的簽證申請單、協調函、申請、報告、工程備忘錄、工程例會紀 要、監(jiān)理備忘錄、通知等文件，必須通過審查后批準使用。 審查登記和批準登記 1)申請人使用各類不同的印鑒，應當按照本規(guī)定辦理用印申請，填寫申請單，申請單的格式由行政人事部統一制定。 7)印鑒管理人與公司律師或者其他印鑒使用登記人，應當每月核對印鑒登記情況，并將登記核對情況 匯總上報公司行政人事部。 5)需要更換印章的，須公告聲明原印章作廢后，依前款規(guī)定重新辦理。 7)必須報行政人事部備案并預留印鑒字樣。印鑒外借期間由借用部門負責人全權負責。構成刑事犯罪的，移交公安機關處理。 公司日常行政管理所涉及的合同，如辦公場所的租賃、辦公設備的采購、財產保險、車輛維修保養(yǎng)、勞動合同等，由行政人事部負責起草，總經理審查把關。 5)行政人事部審核上述文件確認齊全后才能蓋章。 行政人事部負責對合同的執(zhí)行情況進行監(jiān)察。 固定資產的采購 固定資產采購申請 1）公司因工作 需要購置固定資產時，須由使用部門填寫《固定資產購置申請審批表》，報執(zhí)行董事批準。 固定資產轉移 1）因工作需要須將固定資產移交其他部門使用和保管時，必須由調出、調入部門填制《固定資產轉移單》，并由部門經理簽字認可，交行政人事部經理、行政副總審批，審批同意后，交固定資產管理人員備案，同時通知財務部更改資產賬面信息。 特殊固定資產的管理 行政人事部固定資產管理人應每月對特殊固定資產（計算機、打印機、復印機、傳真機等）的使用和保管情況進行一次抽查。 原則行政人事部是公司會議的管理部門，會務工作由會議主辦部門組織，行政人事部予以協助。部門員工參與。 總經理辦公會在董事長的領導下，行使下列職權： 1)組織實施董事會決議，全面主持全公司的日常經營與管理工作。 9)聘任或解聘公司主管及以上干部。 4)認真分析公司各類經營管理信息，及時發(fā)現重大經營管理問題，并指導相關機構進行補救和糾偏。根據工作需要，執(zhí)行董事可以決定由各部門相關負責人列席會議。 總經理辦公 會成員的考核 1)總經辦成員的個人績效考核按公司公司績效考核制度執(zhí)行，董事會可以根據公司各項經營目標完成情況，對總經辦成員進行其他獎懲。 2)需召開電話會議的，須由行政人事部提前一天協調到位。會議內容如有保密事項，與會人員必須嚴格遵守公司保密紀律。錄像資料由行政人事部檔案管理員統一編號、作為歷史資料保存。 處罰 對參加公司級會議時遲到、早退的員工，將按以下規(guī)定執(zhí)行： 1)未請假、逾規(guī)定時間到場，超過 5 分鐘至 15 分鐘，視為遲到，除給予經濟處罰外 ,書面批評 1 次。 物質激勵：滿足不斷增長的物質生活需要，提高生活 品質，使其生活獲得保障。 4）公正態(tài)度：在處理晉升、考核、獎懲、加薪等問題時公平、公正，不失偏頗。 6）提供舒適的工作環(huán)境，樹立正確的工作態(tài)度。 14）追蹤考核工作進度，并解決困難。 22）主管勿常在辦公室，多到現場以增進情誼。 7）預防災害發(fā)生或減少損害者。 出勤 方面 全年無請假、遲到、早退、曠工記錄者。 4）不服從管理人員之指揮監(jiān)督者。 12）在工作場所制造私人物件者。 2）言行粗暴、擾亂公司秩序者。 2）連續(xù)曠工或無故一個月缺勤 2 次以上（含 2 次）者。 2）一年內累計記過（含記大過）三次及其以上，辭退。 獎勵范圍及獎勵實施 工作方面 1）在公司財務、工程 、營銷、物業(yè)、經營開發(fā)及其它管理工作中，及時發(fā)現問題，堵住漏洞，減少公司損失者，給予 501000 元的獎勵，并通報表揚一次。 9）積極為公司尋找商機，引進項目，經考察立項，確為公司帶來經濟效益者，給予 500020200元的獎勵，并記大功一次。 4）不服從管理指揮監(jiān)督的，處以 50200 元罰款，并給予書面批評或通報批評。 11）擅自向外界發(fā)表對公司不利的言論，使公司利益受到損失或造成公司一部分正常工作無法履行的，處以 2002020 元罰款，并給予通報批評以上處分，情節(jié)嚴重的，立即辭退，直至追究法律責任。 16）向自己的親友經營管理的單位采購商品明顯高于市場價格獲取不當得利金額 100 元以內的，給予通報批評一次，并處以不當得利金額 35 倍的罰款； 5001000 元的，給予記過以上處分，并處以金額 35 倍的罰款； 1000 元以上的立即辭退，情節(jié)嚴重者報司法機關處理。 5）竊取、私吞公司財物的，除全部退賠外，處以 5003000 元罰款，并記過以上處分。 序號 行政級別 罰款金額 備注 1 執(zhí)行董事、總經理 50 元 2 副總、總監(jiān)、總師 40 元 3 經理、副經理 30 元 4 主管及其以下人員 20 元 5）未請假，逾規(guī)定時間到場，超過 15 分鐘；未請假，提前 15 分鐘以上時間離場。 3）著裝檢查不合格者均予以罰款，標準如下。曠工按日工資 3 倍處罰，給予通報批評 1 次，扣部門月考核分 1 分 /人次。 6）利用職務便利，索取他人財物或者非法收受各種名義的回扣、手續(xù) 費等，歸個人所有。 18）利用職務之便，挪用公司資金 5000 元以內的，除限期歸還外，給予記過以上處分，并處以 502020 元的罰款；超過 5000 元，且三個月未還的，立即辭退；惡意內外詐騙給公司造成較大損失的，報司法機關處理。 13）以公司名義在外招謠撞騙或利用公司資產謀取私利的，處以 300010000 元罰款，并給予記過以上處分。 6）在工作場所或工作時間賭博或酗酒的，處以 50500 元罰款，并給予通報批評。 2）忠于職守、愛崗敬業(yè)、認真負責、廉潔奉公、舍己為人，事跡突出的，給予 50500 元獎勵，并通報表揚一次。 3）在公司利益受到損害時，敢于挺身而出，積極維護公司利益，給予 50500 元的獎勵，并通報表揚一次。一個月累計書面批評達 3 次（或 通報批評 1 次、書面批評一次）以上者，當月考評業(yè)績分數為 0。 4）值班時擅離崗位者。 4）竊盜物件者。 14）在外兼營與公司同類業(yè)務者。 6）在工作場所賭博者。 2）熱心公益，濟助貧困足為楷模者。 9）主動協助他人工作有績效者。 第二節(jié) 獎懲內容 獎勵 工作方面 1）在工作上有重大創(chuàng)新，具有成效者。 16）了解每位員工工作生活等情況，不干預其私事。 8）迅速有效的處理員工宿怨。 6）職位晉升：員工的成就應予以贊賞、肯定，職位空缺，任現職的績優(yōu)人員可優(yōu)先獲得晉升機會。 2）獎金：包括月獎、年獎、其他獎金（含項目獎、總經辦特別獎勵）的使用，以激發(fā)員工工作意愿為原則，充分調動全員的工作積極性、主動性和創(chuàng)造性，實現公司運營績效良好。除給予經濟處罰外，書面批評1 次。 事項督辦 會議形成的決議，需指定負責人督辦。 2)部門級會議結束一小時內，會議記錄人將會議出勤情況、違紀情況記錄在會議紀要里，由部門負責人對考勤情況進行處理。 1)精準：會議盡量采用 PPT 演示文稿，文字詳實精確、報表分析無誤。 總經理辦公會應指定專人記錄，會議紀要由行政人事部負責存檔。 總經理辦公會實行集體決策，在董事會授權范圍內按如下規(guī)則決策： 1)重大方案必須經過至少三位成員的同意才能通過。 6)負責公司品牌的建設與發(fā)展，推進公司規(guī)范化管理，增強公司的市場競爭能力。 11)審批公司年度人員編制。 3)確定公司年度經營計劃、年度經營管理策略。 部門例會、考核分析會、民主生活會、部門培訓等。會議分為定期會議和臨時會議。 固定資產送修處理 固定資產需報修時，須向行政人事 部說明其損壞原因，并填寫《固定資產請修單》，行政人事部將根據情況確定維修方案，應由使用部門負責的，使用部門自行負責修理；若人為損壞，由責任人承擔維修費，并視情節(jié)輕重，給予相應處分。 盤點和檢查 1）行政人事部會同財務部每半年對公司所有固定資產的使用和保管情況進行一次盤點。 固定資產采購詢價 1）每種固定資產采購前至少向三家供應商進行詢價。 行政人事部必須建立科學的合同檔案管理制度，對合同進行統一分類編號，財務部和業(yè)務部門必須指定專人負責合同工作。嚴禁先蓋章后簽字。 所有合同在草擬時，必須確保符合國家法律規(guī)定，有規(guī)范文本的，要參照規(guī)范文本。各機構在辦理過程中按職責履行自己的權利和義務。 7)若發(fā)生印鑒丟失，應立即上報行政人事部，以便采取防范措施，并追究印鑒保管人的責任。 2)印鑒使用申請人、審查人、審批人須對用印文件仔細審查，并對用印后果負有經濟、行政、法律責任。 印鑒的啟用與停用 1) 錦沅房地產有限公司行政公章、合同專用章，經行政人事部管理和登記，報請總經辦批準后，方可啟用。直徑不大于 厘米，不小于 厘米。 3)公司律師對經過自己審查同意的申請，必須逐項進行登記。 第三章 印鑒管理和登記 印鑒管理和登記責任人 1) 錦沅房地產有限公司行政公章、合同專用章，由行政人事部經理負責管理和登記。 法定代表人的私人印鑒 使用范圍：法定代表人的私人印鑒，只有在與公司重大經營活動、重大支出活動有關的合同、支付、承諾、擔保、董事會決議等合并使用時，公司才能承擔責任。 審查和批準； 1)財務專用章使用，由申請人提出申請，經財務經理審查批準加蓋。 審查和批準： 所有該類加蓋合同專用章的合同、協議、補充協議、承諾、備忘錄等法律文件，經合同起草人、合同履行責任人或者授權簽訂人提出申請，經過公司律師審查同意后，提交總經理批準后用印。上述罰款作為對檔案文件不能彌補的損害賠償。 行政人事部的設施必須堅固、安全，做到防火、防盜、防光、防塵、防潮、防鼠、防蟲等措施。 檔案資料因不慎丟失或者滅失、毀損需要補救、重新申領的，應當及時按照發(fā)證機關機關的要求進行公告，并按照有關規(guī)定補辦。公司的所有檔案借閱手續(xù)需要行政人事部經理批準。 檔案管理人員必須遵守保密原則。 公司召開重要會議如年度工作會議等，專項活動如先進性教育活動、講正氣、樹新風主題活動等，公司重要培訓、文體活動、重要賽事的音像資料； 公司重要活動或重大事項形成的音像資料： 1)黨和國家領導人、省、部級領導在公司或控股企業(yè)進行考察、調研和指導工作的相關音像資料； 2)公司重大項目簽約、戰(zhàn)略合作談判、商務會談儀式的音像資料；公司重大節(jié)日活動、慶典活動的音像資料。 檔案管理機構在進行工程檔案預驗收時，應重點驗收以下內容： 1)工程檔案嚴格按照竣工應提交的資料目錄進行清單列表； 2)工程檔案