【正文】 3）盡可能多地了解文件所涉及部門及人員的活動過程及方式，對不違背標準要求的內(nèi)容盡量在文件中體現(xiàn)，切忌“閉門造車”。 五、體系文件的編寫技巧和編寫方式 消防安全管理體系文件的編寫建議按以下五條主線分 頭進行，一條線，一個組或一個人，每一條線中的手冊、程序文件和記錄表格以及作業(yè)指導書都包含在內(nèi)。手冊的標題和范圍反映其應用領域。 此外，編制消防安全管理手冊還可以達到如下目的： —— 描述組織的方針、目標、承諾、程序和要求，展示組織消防安全管理體系重點解決的問題； —— 總體描述和實施有效的消防安全管理體系； —— 提供改進的常規(guī)控制，促進管理活動； —— 為消防安全管理體系審核提供文件依據(jù)； —— 當條件變化時，保持消防安全管理體系的連續(xù)性； — — 按消防安全管理手冊的要求和相應的方法培訓有關人員； —— 向組織各級管理者展示組織消防安全管理體系的總體框架； —— 向各級管理人員提供查詢所需文件與記錄的途徑； —— 明確各部門的職責和相互關系； —— 對外介紹組織的消防安全管理體系； —— 證實消防安全管理體系的符合性和有效性。 系統(tǒng)性原則 消防安全管理手冊所闡述的消防安全管理體系，應當具有整體性和層次性。其次，手冊與組織其他文件（管理程序、標準、制度）之間要協(xié)調(diào)。這樣編制出來的手冊有可檢查性，也只有可檢查與可考核的手冊，方能真正認真實施。 消防安全管理手冊的結(jié)構(gòu)格式和要求如下： 手冊封面： 建 22 議如下： ①發(fā)布令：首頁應是由組織最 高管理者簽署的全面實施消防安全管理體系的發(fā)布令。 d、其他有關資料。因此，消防安全管理手冊應對消防安全管理體系標準中的全部管理要素進行描述。消防安全管理體系文件 消防安全管理體系部門職能分配表 2）規(guī)定編制程序文件，如： 績效監(jiān)測與測量 消防安全法律、法規(guī)標準及其它要求清單 25 A B 公司 消防安全管理手冊 章節(jié)號 修改碼 0 標題：消防安全管理體系要素 — 消防安全管理方案 頁次 1/1 目的 通過制定消防安全管理方案，以確保實現(xiàn)消 防安全目標的實現(xiàn)。 職責 a）安全處負責確定員工的培訓需求，并將其文件化； b）各部門根據(jù)安全處確定的員工消防安全培訓需求實施培訓； c）人事處根據(jù)培訓需求進行協(xié)調(diào)并制訂年度培訓計劃。每一個程序文件都應包括消防安全管理體系的一個邏輯上獨立的部分，即一個完整的體系要素或其中的一部分，或多個體系要素中相互關聯(lián)的一組活動。它上接消防安全管理手冊，并與管理手冊保持一致，是管理手冊規(guī)定的具體展開，下接作業(yè)文件，控制作業(yè)文件并把管理手冊的綱領性規(guī)定具體落實到作業(yè)文件中，從而為實現(xiàn)對組織的消防安全狀況的有效控制創(chuàng)造條件。因此，作為描述消防 30 安全管理體系試行標準及手冊的要求保持一致。 （ 6）各程序文件之間應該相互協(xié)調(diào)、銜接，接口處理清楚、有序，與接口有關的工作職責表達明確并得到各有關部門的確認。根據(jù)組織的消防安全管理體系總體設計方案，按體系要素逐級展開 ，制訂程序文件明細表，明確程序主管部門及相關部門的職責，對照已有的各種文件，確定需新編、改造和完善的程序文件，制訂計劃逐步完成。大中型企業(yè)的消防安全管理體系結(jié)構(gòu)層次多而復雜，上層管理者希望每個要素有一份簡練包含該要素所有消防安全活動的程序文件，中層管理者可能希望編寫比較詳細地描述要素一部分的程序以控制基層管理人員的消防安全活動。因此，程序文件需要經(jīng)過細致策劃，建立不同層次的程序以適應相應的管理層和所對應的消防安全活動。 對現(xiàn)行文件的收集和分析 收集組織現(xiàn)行的各種標準、制度和規(guī)定等文件，其中很多具 有“程序”的性質(zhì)，但也有其不足之處，應該以消防安全管理體系有效運行為前提，以程序文件的要求尺度，對這些文件進行一次清理和分析，摘其有用、刪除無關，按程序文件內(nèi)容及格式要求進行改寫。程序文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式和外觀由組織自行確定，程序文件一般不應涉及純技術性的細節(jié)，細節(jié)通常在工作指令或作業(yè)指導書中規(guī)定。 作用 對某一項消防安全活動，程序有以下作用： （ 1）各部門、各崗位嚴格執(zhí)行程序，可以對組織的消防安全活動進行恰當而連續(xù)的控制，使組織的消防安全活動處于受控狀態(tài)。 29 二、程序文件的性質(zhì)、作用和要求 性質(zhì) 從消防安全管理體系的角度出發(fā)，程序的性質(zhì)主要有以下幾點： （ 1）程序是消防安全管理體系的重要組成部分。 程序文件是消防安全管理手冊的支持性文件，是管理手冊的原則性要求的進一步展開和落實，因此，在編制程序文件時應以手冊為依據(jù)，符合手冊的有關規(guī)定和要求，從消防安全管理體系的整體出發(fā)對實施消防安全管理體系要素所涉及的各職能部門的活動進行描述并做出規(guī)定。 （ 2）消防安全管理方案的編制和審批 安全處處長在征求各有關部門意見的基礎上，組織起草消防安全管理方案，經(jīng)管理 26 者代表審核后，報總經(jīng)理批準生效。消防安全管理體系程序文件清單 d、相關文件 通過相關文件可以 建立不同層次文件的查詢途徑。交流與協(xié)商 消防安全目標計劃表 消防安全方針 ②引出標準、定義、術語及縮寫代號 23 主要是列出手冊編寫所依據(jù)的標準，以及行業(yè)中常用的或企業(yè)內(nèi)部通用的術語定義，其目的是便于其他相關人員的理解，同時給出手冊中采用的縮寫代號所對應的術語。 手冊正文 （ 1）前言 主要是簡要的介紹組織的概況，生產(chǎn)工藝的特點，曾發(fā)生過的火災事故及主要危險源等，其目的是向相關方及第三方審核認證機構(gòu)提供一個概貌。手冊發(fā)布時間、實施日期； 在描述時，要求文字準確、語言精煉、結(jié)構(gòu)嚴謹，還要通谷易懂，以便組織內(nèi)全體員工理解和掌握。但有兩 點必須注意： （ 1）在法規(guī)、標準和合同中已規(guī)定必須執(zhí)行的要素必須列入； （ 2）絕不能因組織原有的管理基礎薄弱、員工素質(zhì)不高，組織就可以用可行性原則為借口，提出保留或保持一些落后的要求，把手冊的水平降低。要從整體的觀點出發(fā)，對形成消防安全管理體系的所有要素進行闡述，作出明確規(guī)定。因此，手冊的各項規(guī)定內(nèi)容應具有指令性，措辭應嚴謹，表達要明確。 二、消防安全管理手冊的作用 由于消防安全管理手冊是闡明一個組織的消防安全方針并描述其消防安全管理體系的文件 ，是組織建立、實施和保持消防安全管理體系的主要依據(jù)，因此，它有以下幾方面的作用： 是組織建立消防安全管理體系的總體規(guī)劃 18 根據(jù)消防安全管理體系標準制定的消防安全管理手冊，是對組織消防安全方針、目標、各項消防安全職能和管理活動的總體描述，而消防安全管理的各項工作和活動都是依據(jù)消防安全管理手冊的基本規(guī)定加以細化、補充，成為具體的標準、制度，所以，它實質(zhì)上起到了組織消防安全管理體系總體藍圖的作用。 （ 2）自下而上編寫方式 按支持性文件、程序文件、管理手冊的順序編寫，這種編寫方式適用于原來管理基礎較好的組織，但是必須有總體設計方案，否則易出現(xiàn)混亂。 此外，對體系文件的語言及用詞方面還要 進行審查，使體系文件盡可能地簡明扼要，既精練而又不至于使意思含糊不清，避免使用太多的形容詞和那些容易引起誤解的詞語。來自組織內(nèi)部員工的要求是雙向的，一方面，需要清楚地了解他們必須做什么，達到何種程度才能滿足消防安全管理體系的要求；另一方面，他們在長期的工作中已經(jīng)形成了自己獨特的工作方法和習慣，而且他們可能也有很多建議和要求，所有這些內(nèi)、外部 信息，都應盡可能地寫進體系文件中去?，F(xiàn)有各種管理制度、作業(yè)程序以及各有關部門執(zhí)行情況的說明； 規(guī)定體系文件的格式要 求和寫作要點 —— 編寫組成員要集體討論文件格式及內(nèi)容要點； —— 文件的內(nèi)容要呼應標準的要求并結(jié)合企業(yè)的實際情況； —— 手冊和程序文件各章節(jié)的格式要盡量統(tǒng)一。 適用性 （ 1） 體系文件應根據(jù)標準的要求、組織規(guī)模、生產(chǎn)活動的具體性質(zhì)采取不同的形式 ； （ 2）體系文件的詳細程度與人員的素質(zhì)，技能和培訓等因素相適應； （ 3）所有文件規(guī)定都應在實際工作中能得到有效的貫徹。不 要丟棄過去行之有效的工作方法，片面追求體系文件的“理想化”。 ②表示文件的相對數(shù)量 10 對于一個組織，消防安全管理手冊只有一種或幾種，而程序文件、作業(yè)文件和記錄的數(shù)量則是自上而下逐漸增加的。 C 層次（消防安全管 理體系作業(yè)文件）：指詳細的作業(yè)文件，它是圍繞管理手冊和程序文件的要求，描述具體的工作崗位和工作現(xiàn)場如何完成某項工作任務確保消防安全的具體做法。 這里，我們參照 ISO10012— 1995《質(zhì)量手冊編制指南》附錄 A 的描述，將消防安全管理體系文件劃分為三個層次，即： ──消防安全管理手冊（ A 層文件） ──消防安全管理體系 程序文件（ B 層文件） ──消防安全管理體系作業(yè)文件（ C 層文件） 管理手冊（ A 層次）：根據(jù)消防安全管理體系標準和規(guī)定的消防安全管理方針、目標來描述消防安全管理體系。 不同的組織在建立、完善消防安全管理體系時，可根據(jù)自己的特點和具體情況，采取不同的步聚和方法。 對組織員工的好處 ①通過頒布一整套的消防安全管理體系文件，可以使組織內(nèi)的所有員工都了解本組織對消防安全的承諾，組織的消防安全方針、目標以及各項消防安全工作、活動的內(nèi)容、規(guī)定和要求。同時，也會使組織內(nèi)的各級人員了解組織總的消防安全宗旨和目標，有利于通過規(guī)范地實施各類活動實現(xiàn)消防安全方針。 編制消防安全管理體系文件是滿足標準的要求 消防安全管理體系試行標準規(guī)定： “組織應有一個經(jīng)最高管理者批準的消防安全方針，……方針應該：形成文件，付諸實施，予以保持。因此，編制體系文件是建立消防安全管理體系的必要步聚。他們的普遍做法是借鑒ISO9000 和 ISO14000 系列標準推廣應用的成功經(jīng)驗，將 ISO9000 和 ISO14000 先進科學的管理模式應用于消防安全領域，開展消防安全標準化管理工作。 我國向來重視消防安全工作，但消防安全管理標準化工作尚未起步。 編制體系文件是建立消防安全管理體系的需要 消防安全管理體系是一個文件化的體系，建立體系的過程就是結(jié)合組織性質(zhì)和特點將標準具體化為組織的消防安全管理體系文件的過程?！? 5 “組織應確保在確立消防安全目標時，對這些危險評價的結(jié)果及控制的效果進行考慮，并將 此文件化，并保持最新。 ②消防安全管理體系文件成為組織內(nèi)消防安全管理的法規(guī)，通過各級人員的認真執(zhí)行，能夠使危險因素得以控制，產(chǎn)品和服務得以安全、高效的產(chǎn)出。 ②通過對所有與 消防安全有關的管理操作和人員職責、權限及其相互關系的規(guī)定，不僅使組織的員工了解了該做哪些工作，如何去做，達到什么效果，并且還處理好接口，確保組織內(nèi)的所有員工都能按體系文件的規(guī)定開展工作，保持工作的連續(xù)和穩(wěn)定，避免相互扯皮。但總體來說，建立消防安全管理體系一般要經(jīng)過下列幾個基本步聚： （ 1）領導決策與準備； （ 2）教育培訓； （ 3）擬訂工作計劃； （ 4）初始狀態(tài)評審； （ 5）體系策劃與設計； （ 6）編寫體系文件； （ 7）體系的試運行和正式運行； （ 8）內(nèi)部審核和管理評審。 程序文件（ B 層次）：描述為實施體系要素所涉及的各個職能部門的活動。主要供個人和小組使用。 ③文件控制管理的需要 對于不同的文件，其發(fā)布、控制的部門、方式可能會不同，因此劃分文件的層次可以更有效地對其進行控制和管理。 （ 4）一體化原則 如果組織已經(jīng)建立了 ISO9000 質(zhì)量管理體系或 ISO14000 環(huán)境管理體系，應將這幾個體系進行有機的結(jié)合，逐步形成體系文件的一體化管理。 四、體系文件的編寫步聚 體系文件的編寫是一項艱巨而又復雜的工作，為保證此項工作順利進行，達到預期的效果和目的，在編制體系文件之前，有必要進行充分的策劃，以免造成人力、物力、財力的浪費和時間的拖延。 現(xiàn)狀調(diào)查 （ 1）分析和清理現(xiàn)行文件 在編寫體系文件之前，應對組織已有的、與消防安全管理體系有關的文件及現(xiàn)行的各種標準、制度和規(guī)定進行一次分析和清理。現(xiàn)有的各種技術標準、規(guī)范以及各部門執(zhí)行情況的說明。 按計劃進行編寫 編寫組成員根據(jù)了解掌握的現(xiàn)狀，按照編寫計劃、編寫提綱和任務分工，進行編寫。 重復 7～ 8 步驟，直到符合要求為止。 （ 3）從程序文件開始，向兩邊擴展的編寫方式 先編寫程序文件，然后再進行管理手冊和支持文件的編寫，這實質(zhì)是從分析活動，確定活動程序開始，有利于試行標準的要求 與組織實際的緊密結(jié)合，也可縮短文件編寫時間。 是統(tǒng)一和協(xié)調(diào)組織各部門消防安全活動、實施火災預防和控制的根本依據(jù)和法規(guī) 消防安全管理手冊作為組織內(nèi)部法規(guī)性文件 ，為各項消防安全管理活動提供了統(tǒng)一的標準和行為準則。 目的 性原則 消防安全管理手冊應圍繞明確的消防安全方針、目標，對為實現(xiàn)消防安全方針、目標的所要開展的各項活動做出規(guī)定。要突出重點，著重敘述消防安全活動控制程序，內(nèi)容包括：目的、內(nèi)容、要求、責任和參與的部門、原則性的方法、手段、步驟、協(xié)調(diào)和銜接方式等。 先進性原則 手冊的各項規(guī)定，應當在總結(jié)組織消防安全管理實踐經(jīng)驗的基礎上，盡可能采用國內(nèi)外的先進標準、技術和方法，加以科學化、規(guī)范化、納入手冊。概括起來就是： 系統(tǒng)闡述，突出重點； 層次清楚，協(xié)調(diào)統(tǒng)一； 21 整體優(yōu)化，切實可