【正文】 9 倉庫中物品的采購申請與審核 ?對倉庫中貨品的采購申請 《 補庫申請單 》 （品種：食品、酒水、客用品、清潔用品、洗衣用品、廚房用具、辦公用品、工程材料等） ?申請與審批流程：庫管員 使用部門 成本控制 采購部 成本控制 財務(wù)部 財務(wù)總監(jiān) 10 倉庫中物品的采購申請與審核 ?審核要點： ?訂貨數(shù)量是否合理： 遵循最佳經(jīng)濟訂貨批量，一般是月用量分批到貨，但訂貨量要在寶質(zhì)期內(nèi)用完，周轉(zhuǎn)慢少定，考慮共同費用：如印刷品可多訂，根據(jù)價格走勢如五糧液和啤酒 ?訂貨品種是否合理： 不常用易變質(zhì)不入庫，周轉(zhuǎn)慢及停用停止進，新增入庫程序，品牌規(guī)格不得變更； ?預(yù)計使用時間和現(xiàn)庫存量是否正確 ?單價的合理性 ： 根據(jù)上期單價，價格變更程序； 11 其他物品的采購申請與審核 ?對其他物品申請采購 《 PR單 》 或 《 ML單 》 ? 申請審批流程：申請部門 采購部 財務(wù)部總帳或其他 財務(wù)部經(jīng)理 財務(wù)總監(jiān) 副總經(jīng)理 總經(jīng)理 ? 審核要點：必要性與合理性（考慮預(yù)算） 12 庫存物品的領(lǐng)用申請與審核 ?對庫存物品申請領(lǐng)用 《 領(lǐng)用申請單 》 ? 申請審批流程：申請部門 成本控制 財務(wù)總監(jiān) 倉管員 使用部門 ? 審核要點：領(lǐng)用數(shù)量和品種是否合理 13 采購行為概述 ? 采購對象 ：酒店所有的貨品，根據(jù)假日 P/P的規(guī)定，酒店所有的貨品均應(yīng)通過采購部進行采購，其他任何部門的任何人員不得實施采購； (對酒店貨品進行大致分類和人員分工 ) ? 采購原則 ：應(yīng)當(dāng)按照“四權(quán)分離”（即詢價、采購、收貨、付款四權(quán)分離）、科學(xué)有效、公開公正、比質(zhì)比價、監(jiān)督制約的原則，最重要的是比質(zhì)比價； ? 采購形式 ：零星采購單、 PR單、 SR單、 M/L單 14 市場詢價 ? 市場詢價作用與意義：及時獲取市場信息，確定酒店執(zhí)行價格的依據(jù)，在同等質(zhì)量下確保酒店執(zhí)行價格不高于市場公允價值； ? 市場詢價小組組成：采購部 +成本控制 +使用部門 15 價格監(jiān)督委員會 ? 成本控制行使此權(quán)利，采購部應(yīng)在成本控制審核的范圍內(nèi)進行采購，否則，成本有權(quán)向上級反映，成本控制應(yīng)及時了解掌握酒店主要采購物資的市場價格； 16 采購價格控制方式 ? 日常通過市場詢價和價格監(jiān)督審核 ? 特殊情況 價格變更報告及熟低原則開貨 ? 大類物品價格走勢分析 合理備貨降成本 ? 批量采購，取更多的折扣和優(yōu)惠及贊助 ? 預(yù)計價格上漲時與供應(yīng)商長期供貨合同 ? 利用技術(shù)操作手段、供應(yīng)商財務(wù)政策及供應(yīng)商心理進行低價采購 ? 以出廠價從廠家直接采購或與其他兄弟酒店進行聯(lián)合采購 以降低采購成本 17 貨品驗收政策 ? 根據(jù)內(nèi)部控制“四權(quán)分離”原則，及洲際酒店標(biāo)準(zhǔn)收貨部獨立部 ? 所有進出酒店的貨品必須通過收貨部 ? 收貨原則：有效（兩個含義）批準(zhǔn)單據(jù)實地檢驗（雙重檢驗）合格 ? 緊急采購程序 ? 根據(jù)單據(jù)要求，不合格退回，否則，賠償或付法律責(zé)任，合格開具收貨記錄，作為付款依據(jù)。 29 部分節(jié)約實例分享 ? 一 、 節(jié)約項目 ：從總公司采購食品原料 ，可爭取更多價格優(yōu)惠 ， 以降低食品采購成本； ? 節(jié)約實例 1：豐大色拉油 ， 原由供應(yīng)商送 44元 /桶 ， 現(xiàn)從豐大廠家直接采購 /桶； ? 每月節(jié)約金額 ： 100桶 *（ 44元 /桶 /桶 ）=450元； ? 節(jié)約人：員工食堂：杜士平 。 ? 節(jié)約實例 2： 在保證質(zhì)量的前提下 ， 用保鮮沙蝦代替原來的蝦仁； ? 每月節(jié)約金額 ： （ ） *15斤=； ? 節(jié)約人：財務(wù)部：李艷玲；餐飲部：扈云 。 39 總結(jié)與經(jīng)驗交流 40 物質(zhì)采購制度 ? 第一章 總則 為規(guī)范合肥古井假日酒店 （ 以下簡稱 “ 酒店 ” ） 的采購行為 ， 加強對酒店日常采購的監(jiān)督管理 ， 防止酒店資產(chǎn)的流失 ， 特制訂本制度 ， 望遵照執(zhí)行 。 43 物質(zhì)采購制度 44 物質(zhì)采購制度 ? 第三章 市場詢價 酒店由采購部牽頭，成本控制和使用部門共同參與組成詢價小組，對食品至少每月進行兩次詢價，詢價小組應(yīng)當(dāng)努力利用各種現(xiàn)代化的手段，廣泛收集采購物資的質(zhì)量、價格等市場信息，掌握主要采購物資的信息變化，并依據(jù)此市場信息做比質(zhì)、比價采購，在同等質(zhì)量下，確保酒店執(zhí)行的價格不高于當(dāng)期市場價格。 ? 1 為明確責(zé)任、權(quán)限和內(nèi)部工作程序，切實發(fā)揮價格的決策和監(jiān)督職能，酒店成立價格監(jiān)督委員會。 49 物質(zhì)采購制度 ? 第四章 質(zhì)量檢驗監(jiān)督 ? 2 承擔(dān)對物品檢驗和驗證的部門是酒店成本控制的收貨部和物品使用部門。 ? 2 存貨的管理應(yīng)根據(jù)物理化學(xué)性能分類保管，合理堆放，同時完善倉庫的臺賬、檳卡制度，定期進行實物盤點，保證賬、卡、物一致。構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。 ? 酒店的成本核算采用洲際酒店集團統(tǒng)一的CHECK WIN系統(tǒng)進行核算。做完收發(fā)貨時要打印一份收發(fā)貨明細(xì)，進行檢查。 ? 成本報表要報至總帳。 ? 2收貨人員要嚴(yán)格按照已經(jīng)批準(zhǔn)的價格進行填制收貨記錄，所收貨品的數(shù)量不得超過采購量。 ? 貨物的驗收，必須經(jīng)過收貨部人員和使用部門人員雙重檢驗，驗收人員對驗收的貨物承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。 76 倉庫管理制度 ? 第一章 總則 ? 為規(guī)范合肥古井假日酒店（以下簡稱“酒店”）的倉庫管理，明確酒店倉庫管理的有關(guān)政策及程序，特制定本規(guī)定。 79 倉庫管理制度 ? 第三章 收貨 ? 所有入庫的貨品除收貨部進行把關(guān)外，倉管員也應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，倉管員根據(jù) 《 補庫申請單 》 核對入庫貨品的數(shù)量、質(zhì)量、保質(zhì)期、使用部門要求等，嚴(yán)格按照貨品驗收標(biāo)準(zhǔn)進行收貨入庫，對于印刷品的驗收還應(yīng)該有每種印刷品的標(biāo)本，以防止出錯，驗收合格的由收貨部開具收貨記錄，進行簽字確認(rèn)，不合格的堅決退回。 ? 1發(fā)完貨后要及時將包裝物等垃圾處理掉，不得堆放在倉庫中或扔在倉庫門口。 86 倉庫管理制度 ? 2倉庫必須清潔衛(wèi)生，倉庫中要備有常用的清潔工具如拖把、掃帚、抹布、水盆等，要求貨品、貨架、地面清潔衛(wèi)生，食品倉與總倉要定期讓客房部清潔工配合進行大清理、酒水倉要定期讓管事部配合進行大清理。 90 ICQ ? 第一部分 實物的保護與控制 ? 能作到存貨的安全保管么（尤其是那些根據(jù)他們的特性容易丟失或被盜的）？比如通過隔墻、倉庫和類似限制人進入的地方，有安全措施比如有設(shè)施，保安人員來保護。但實際上，每日需求量可能變化，交貨時間也可能變化，若按照再訂貨點發(fā)出補庫單后，如果需求增大或送貨延遲，就會發(fā)生缺貨或供貨中斷，為防止由此造成的損失，就需要多儲備一些存貨以應(yīng)急之用，稱為保險儲備，或叫做安全存量， 96 ICQ ? 這些存貨在正常情況下不動用，只有當(dāng)存貨過量使用或送貨延遲時才動用，所以經(jīng)濟訂貨量其實就等于交貨時間 *平均日需求量 +保險儲備量。不得先領(lǐng)貨后補領(lǐng)用申請，不得打白條借用，更不能私自借出。 答：是 。 答：是 。 104 ICQ ? D） 、 庫存余額是否是通過實實在在的盤點得來的 ？ ? 178。 105 ICQ ? 第三部分 存貨盤點 ? 實際盤點人是否與倉管員或該倉庫核算員分開 ？ ? 答：是 。 ? 答：是。 ? 是否為存貨建立了合適的最底最高存量 ，標(biāo)準(zhǔn)存量是否經(jīng)過管理層的批準(zhǔn) ？ ? 答：是 。 111 ICQ ? 1 倉庫中所有貨品是否由采購經(jīng)理進行采購的 ， 是否未經(jīng)管理層的批準(zhǔn)他們實施采購 ？ ? 答：是由采購員進行采購，所有采購的貨品是應(yīng)經(jīng)過采購部，但所采購的貨品必須經(jīng)過管理層的批準(zhǔn)后方可實施采購。 ? 1 對迷你吧的發(fā)貨與補充是否有適當(dāng)?shù)目刂?？ ? 答；是 。 ? 2 特殊的促銷活動是否在促銷之前進行損益分析？ ? 答：是。事后會進行實際的損益分析，并與預(yù)算進行比較。 每月進行迷你吧酒水的分析 。 ? 1 是否每天做發(fā)貨記錄 ？ ? 答：是 。 迷你吧中的存量是標(biāo)準(zhǔn)的 ， 但酒吧我們根據(jù)具體情況采取其他控制方法進行控制 ， 比如查里斯酒吧酒水移動分析 。 108 ICQ ? 成本率與其他酒店進行相比是否合理？ ? 答：只與前期與預(yù)算進行相比，但未與其他酒店進行相比。 106 ICQ ? 所有貨品的入庫 、 發(fā)出 、 轉(zhuǎn)移等程序是否被合適地遵守 ？ ? 答；是。 每月我們會對各倉庫和營業(yè)部門的存貨進行實實在在的盤點以結(jié)出期末存貨 。 ? B） 、 所有這些賬務(wù)記錄是否有專門的獨立于倉管員的人員進行保管作賬 ？ ? 178。 進年來隨著恐怖活動的頻繁出現(xiàn) ， 他們已把高層建筑作為其進攻對象 ， 所以要特別留意檢查進入酒店的包裹是否帶有恐怖襲擊的工具 。 ? 答：是。那么，從發(fā)出補庫單到貨品入庫的時間就是進貨時間，實際包括單據(jù)審批時間加上供應(yīng)商交貨日期。第一，所有的貨品均放在倉庫內(nèi)，倉庫的門窗都比較牢固；第二，倉庫門的鑰匙保管是安全的， （鑰匙的取用，存放，更換倉管員，緊急領(lǐng)貨程序）；第三，倉庫中其他人員不得隨便進入，緊急領(lǐng)貨與領(lǐng)導(dǎo)檢查除外，（一般倉庫門上都會寫著“倉庫重地，閑人免進”的字樣）；第四，每個倉庫均有獨立的保管員，而且他們是與核算員分開的，月底由非本倉庫的倉管員進行盤點核對，體現(xiàn)內(nèi)部控制原則； 91 ICQ ? 第五，我們根據(jù)貨品的特性有適合儲存貨品的地方，如冷庫，凍庫等；第六，若如狂風(fēng)暴雨冰雹等惡劣天氣時，我們要過來檢查所有倉庫，以免玻璃打碎；第七，倉庫門口最好有監(jiān)控系統(tǒng)，以免發(fā)生意外時可以調(diào)查取證；第八，易損壞的或易變質(zhì)的，我們會單獨存放；第九過期的食品會立即處理掉，以免傳染上其他食品；第十，倉庫中的溫度、濕度、通風(fēng)狀況必須適合貨品的儲存條件，以免貨品腐爛變質(zhì)；十一，倉庫中要有消防器材，滅火器的指針應(yīng)在有效區(qū)域內(nèi)，倉管員應(yīng)知道如何正確使用滅火器；十二，所有的貨品均應(yīng)放在貨架上，以免地面潮濕引起霉?fàn)€變質(zhì)； 92 ICQ ? 十三，倉庫中特別是食品庫中不可有漏洞與各種管道相連，以免老鼠糟蹋食品或順著管道爬到客房內(nèi)；十四，食品倉庫中定期會讓客房進行消殺工作，我們倉庫中也備有雷達(dá)殺蟲劑，以防止生蟲；十五，我們規(guī)定，倉管員發(fā)完貨除整理倉庫、填制檳卡，收貨外不可在倉庫中逗留或在倉庫中辦公接待客人，以免發(fā)生意外；十六，更換倉管員時，對存貨應(yīng)進行盤點交接，一方面可以讓新倉管員了解倉庫中的產(chǎn)品，另一方面可以劃清責(zé)任歸屬；十七，臨時更換倉管員時，要有兩人代替，并要進行簡單的交接，以劃清責(zé)任歸屬； 93 ICQ ? 這些存貨是否在倉管員控制之下？ ? 答：是。 87 倉庫管理制度 ? 2存貨卡要永