【正文】 更新供應商檔案。 ? 采購訂單必須連號，一式三聯(lián)，一聯(lián)行政部留存，一聯(lián)計財部記帳，一聯(lián)交客戶。 管理層相應授權人 出具采購訂單 ? 采購員將采購訂單傳真 /快遞給供應商，并電話與供應商確認訂單。 ? 收到的貨品必須開具收貨單。 ? 資產管理員通知采購申請部門，一起接收和驗收貨物。 ? 應付帳款會計檢查采購申請單、檢驗單、發(fā)票及其他單據(jù)與訂單金額、內容是否一致，如果內容無誤，授權完整，則確認采購和應付款，編制記帳憑證；如果有差異，則應將相關的文件退回采購員。 ? 上海的應付帳款會計將復核通過的會計分錄和附件交總賬會計。平均分越高的供應商可獲得較高的采購分配比例，反之則獲得較低的分配比例甚至不再進行采購。 使用部門 /使用人 領用單 – 附件 11 領用申請 6 費用分攤 5 確認采購 7 復核 8 過帳 8 23 主要步驟 描述 負責部門 領用單一式三聯(lián) ? 領用部門一聯(lián) ? 計財部一聯(lián) ? 資產管理員一聯(lián) ? 部門秘書將領用單交資產管理員。 ? 出納對經(jīng)過審核的付款申請進行現(xiàn)金付款或銀行付款，具體流程請參見“現(xiàn)金與銀行存款管理流程”手冊。如果檢驗時發(fā)現(xiàn)問題，采購員將同供應商進行溝通及跟蹤，并在附注中記錄后續(xù)事項。 ? 付款應盡可能在供應商給的信用期的最后一天，以爭取現(xiàn)金浮游量。 ? 如果行政部總經(jīng)理或管理層相應授權人不同意修改，采購員應書面通知供應商取消原訂單，重新選擇供應商或取消采購。 ? 超出人民幣 _______元的采購訂單在行政部總經(jīng)理審核之后，再根據(jù)審核權限表交由管理層相應授權人審核批準。 ? 采購訂單順序控制 ，由采購員進行管理。 ? 每年結束后，行政部采購員根據(jù)供應商評估記錄，生成各 供應商年度考核報告 ，列示供應商每月的平均分，計算年度平均分，并得出考核結論。如果采購的程序和理由合理，就在供應商審核表上簽字批準，否則將供應商審核表退回。 ? 采購員將 授權供應商清單 和供應商資料交行政部總經(jīng)理批準。 管理部門 行政部采購員 管理文件 供應商選擇流程中包括以下文件 : 文件名稱 相關步驟 填制人 復核人 參考編號 供應商信息收集表 發(fā)現(xiàn)供應商 采購員 行政部總經(jīng)理 附件 3 授權供應商清單 確定授權供應商 采購員 行政部總經(jīng)理 附件 4 供應商選擇表 選擇供應商 采購員 行政部總經(jīng)理、管理層 附件 5 訂單匯總表 更新供應商檔案 采購員 行政部 總經(jīng)理 附件 6 供應商評估記錄 更新供應商檔案 采購員 行政部總經(jīng)理 附件 7 供應商考核報告 更新供應商檔案 采購員 行政部總經(jīng)理 附件 8 10 流程描述 供應商授權 主要步驟 描述 負責部門 ? 采購員和公司其他員工在日常工作和生活中，應隨時發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質量商品 /服務的供應商。 ? 費用會計檢查部門年度預算是否和存檔的公司預算是否相符，已用預算是否和會計記錄相符，以及部門可用預算的計算準確 性。 ? 申請人檢查部門秘書填寫的 采購申請單 ， 確認后在申請人欄內簽字確認。 ? 計財部必須復核每一份采購申請以確保預算控制的有效性。 ? 本公司的采購范圍主要包括以下內容： ? 固定資產 ? 低值易耗品 (包括：辦公用品 ) ? 專業(yè)服務 (包 括：咨詢費 ) ? 公共事業(yè)服務 (包括：電話費、郵電費、物業(yè)管理 ) ? 其他服務 (包括：業(yè)務宣傳費、汽車費用、租賃費 ) 應付帳款 應付帳款是指因購買商品或接受勞務供應等而發(fā)生的債務。 2 2 負責部門和職責 部門 負責人員 職責 共同職責 全公司各部門 全公司職員 ? 規(guī)范采購程序，建立、健全采購的內部控制； ? 為公司節(jié)約采購成本，最大限度防止舞弊行為。 ? 部門秘書從申請人處獲取采購需求后， 填寫正式的 采購申請單 。若超出預算，則必須在部門經(jīng)理審批后，取得公司公司相應授權人批準，否則該采購申請將被退回。 ? 對于供應商的選擇結果應該有具體的書面記錄，并由總經(jīng)理審核。 ? 供應商資料庫主要包括主要信息和交易信息兩部分。 ? 采購員根據(jù)價格、付款條件、質量等因素，選擇適當?shù)墓?，并在供應商選擇表上詳細說明不同供應商的供貨價格、質量、交貨時間和付款條件的比較，列明對節(jié)約的采購成本、提高的質量、節(jié)約的時間和付款期的優(yōu)惠的綜合評價，得出選擇供應商的結果。 公司總經(jīng)理 供應商選擇表 – 附件 5 選擇供應商 4 審批 5 審批 6 12 供應商再評估 主要步驟 描述 負責部門 ? 行政部采購員可以根據(jù)供應商供應物資、批次、數(shù)量單位、合格率及發(fā)貨情況 、售后服務等信息進行評估并打分，記錄在 供應商評估記錄 中。 行政部采購員 供應商評估記錄 – 附件 7 訂單匯總表 – 附件 6 供應商年度考核報告 – 附件8 評審供應商業(yè)績 7 更新供應商檔案 9 審核 8 13 3 采購 流程圖 行政部 計財部 管理層 準備采購訂單 采購員 部門總經(jīng)理 應付帳款會計 相應授權人 出具采購訂單 2 審批 2 審批 3 填寫 /更新采購訂單 1 出具采購訂單 4 歸檔 5 14 管理方法 管理原則 ? 公司應設立具體的審批權限級別，并嚴格遵守。 ? 采購員將采購訂單、采購申請單和供應商選擇表交行政部總經(jīng)理復核。如果供應商確認訂單條款，則采購員要求供應商在訂單上蓋章，傳真 /快遞回金新；如果供應商不確認訂單，采購員應記錄對方要求做的訂單修采購員 采購訂單 – 附件 9 審批 2 填寫 /更新 采購單 1 管理層審核 3 出具訂單 4 16 改。 ? 采購只有根據(jù)檢驗單和采購訂單才能入帳。收到貨物后，應根據(jù)采購訂單的要求，就貨物的外包裝，數(shù)量和質量進行檢驗。 ? 如果應付帳款會計在進行上述工作時，仍未收到供應商發(fā)票，則可按訂單金額暫估入帳。 上海應付帳款會計 ? 總賬會計確認會計分錄后，將會計分錄過入采購明細賬和總賬。 33 附件 9 采購訂單 甲方 編號： 乙方 合同期限 自：年月日 至：年月日 采購貨物型號 /規(guī)格 數(shù)量 單價 總金額 付款貨幣 付款方法 其他條款 運輸方式及到達日期： 遲延交貨賠償方式： 遲延付款賠償方式： 其他： 甲方簽字 /蓋章 : __________ 乙方簽字 /蓋章 : __________ 日期 : __________ 日期 : __________ 34 附件 10 采購檢驗單 編號 _________ 申請部門 檢驗日期 檢驗人 訂單號 資產名稱 資產型號 數(shù)量一致 ? 是 ? 否 質量合格 ? 是 ? 否 附件完整 ? 是 ? 否 其他檢驗項目 ? 是 ? 否 檢驗結果 ? 合格 ? 不合格 附注： 后續(xù)事項 后續(xù)事項負責人