【正文】 更新供應(yīng)商檔案。 ? 采購(gòu)訂單必須連號(hào)，一式三聯(lián)，一聯(lián)行政部留存，一聯(lián)計(jì)財(cái)部記帳，一聯(lián)交客戶。 管理層相應(yīng)授權(quán)人 出具采購(gòu)訂單 ? 采購(gòu)員將采購(gòu)訂單傳真 /快遞給供應(yīng)商，并電話與供應(yīng)商確認(rèn)訂單。 ? 收到的貨品必須開具收貨單。 ? 資產(chǎn)管理員通知采購(gòu)申請(qǐng)部門，一起接收和驗(yàn)收貨物。 ? 應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)檢查采購(gòu)申請(qǐng)單、檢驗(yàn)單、發(fā)票及其他單據(jù)與訂單金額、內(nèi)容是否一致，如果內(nèi)容無(wú)誤，授權(quán)完整，則確認(rèn)采購(gòu)和應(yīng)付款，編制記帳憑證；如果有差異，則應(yīng)將相關(guān)的文件退回采購(gòu)員。 ? 上海的應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)將復(fù)核通過的會(huì)計(jì)分錄和附件交總賬會(huì)計(jì)。平均分越高的供應(yīng)商可獲得較高的采購(gòu)分配比例，反之則獲得較低的分配比例甚至不再進(jìn)行采購(gòu)。 使用部門 /使用人 領(lǐng)用單 – 附件 11 領(lǐng)用申請(qǐng) 6 費(fèi)用分?jǐn)? 5 確認(rèn)采購(gòu) 7 復(fù)核 8 過帳 8 23 主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門 領(lǐng)用單一式三聯(lián) ? 領(lǐng)用部門一聯(lián) ? 計(jì)財(cái)部一聯(lián) ? 資產(chǎn)管理員一聯(lián) ? 部門秘書將領(lǐng)用單交資產(chǎn)管理員。 ? 出納對(duì)經(jīng)過審核的付款申請(qǐng)進(jìn)行現(xiàn)金付款或銀行付款，具體流程請(qǐng)參見“現(xiàn)金與銀行存款管理流程”手冊(cè)。如果檢驗(yàn)時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，采購(gòu)員將同供應(yīng)商進(jìn)行溝通及跟蹤，并在附注中記錄后續(xù)事項(xiàng)。 ? 付款應(yīng)盡可能在供應(yīng)商給的信用期的最后一天，以爭(zhēng)取現(xiàn)金浮游量。 ? 如果行政部總經(jīng)理或管理層相應(yīng)授權(quán)人不同意修改，采購(gòu)員應(yīng)書面通知供應(yīng)商取消原訂單，重新選擇供應(yīng)商或取消采購(gòu)。 ? 超出人民幣 _______元的采購(gòu)訂單在行政部總經(jīng)理審核之后，再根據(jù)審核權(quán)限表交由管理層相應(yīng)授權(quán)人審核批準(zhǔn)。 ? 采購(gòu)訂單順序控制 ，由采購(gòu)員進(jìn)行管理。 ? 每年結(jié)束后，行政部采購(gòu)員根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估記錄，生成各 供應(yīng)商年度考核報(bào)告 ，列示供應(yīng)商每月的平均分，計(jì)算年度平均分，并得出考核結(jié)論。如果采購(gòu)的程序和理由合理，就在供應(yīng)商審核表上簽字批準(zhǔn)，否則將供應(yīng)商審核表退回。 ? 采購(gòu)員將 授權(quán)供應(yīng)商清單 和供應(yīng)商資料交行政部總經(jīng)理批準(zhǔn)。 管理部門 行政部采購(gòu)員 管理文件 供應(yīng)商選擇流程中包括以下文件 : 文件名稱 相關(guān)步驟 填制人 復(fù)核人 參考編號(hào) 供應(yīng)商信息收集表 發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商 采購(gòu)員 行政部總經(jīng)理 附件 3 授權(quán)供應(yīng)商清單 確定授權(quán)供應(yīng)商 采購(gòu)員 行政部總經(jīng)理 附件 4 供應(yīng)商選擇表 選擇供應(yīng)商 采購(gòu)員 行政部總經(jīng)理、管理層 附件 5 訂單匯總表 更新供應(yīng)商檔案 采購(gòu)員 行政部 總經(jīng)理 附件 6 供應(yīng)商評(píng)估記錄 更新供應(yīng)商檔案 采購(gòu)員 行政部總經(jīng)理 附件 7 供應(yīng)商考核報(bào)告 更新供應(yīng)商檔案 采購(gòu)員 行政部總經(jīng)理 附件 8 10 流程描述 供應(yīng)商授權(quán) 主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門 ? 采購(gòu)員和公司其他員工在日常工作和生活中，應(yīng)隨時(shí)發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量商品 /服務(wù)的供應(yīng)商。 ? 費(fèi)用會(huì)計(jì)檢查部門年度預(yù)算是否和存檔的公司預(yù)算是否相符，已用預(yù)算是否和會(huì)計(jì)記錄相符，以及部門可用預(yù)算的計(jì)算準(zhǔn)確 性。 ? 申請(qǐng)人檢查部門秘書填寫的 采購(gòu)申請(qǐng)單 ， 確認(rèn)后在申請(qǐng)人欄內(nèi)簽字確認(rèn)。 ? 計(jì)財(cái)部必須復(fù)核每一份采購(gòu)申請(qǐng)以確保預(yù)算控制的有效性。 ? 本公司的采購(gòu)范圍主要包括以下內(nèi)容： ? 固定資產(chǎn) ? 低值易耗品 (包括：辦公用品 ) ? 專業(yè)服務(wù) (包 括：咨詢費(fèi) ) ? 公共事業(yè)服務(wù) (包括：電話費(fèi)、郵電費(fèi)、物業(yè)管理 ) ? 其他服務(wù) (包括：業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)、汽車費(fèi)用、租賃費(fèi) ) 應(yīng)付帳款 應(yīng)付帳款是指因購(gòu)買商品或接受勞務(wù)供應(yīng)等而發(fā)生的債務(wù)。 2 2 負(fù)責(zé)部門和職責(zé) 部門 負(fù)責(zé)人員 職責(zé) 共同職責(zé) 全公司各部門 全公司職員 ? 規(guī)范采購(gòu)程序，建立、健全采購(gòu)的內(nèi)部控制； ? 為公司節(jié)約采購(gòu)成本，最大限度防止舞弊行為。 ? 部門秘書從申請(qǐng)人處獲取采購(gòu)需求后， 填寫正式的 采購(gòu)申請(qǐng)單 。若超出預(yù)算，則必須在部門經(jīng)理審批后，取得公司公司相應(yīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，否則該采購(gòu)申請(qǐng)將被退回。 ? 對(duì)于供應(yīng)商的選擇結(jié)果應(yīng)該有具體的書面記錄，并由總經(jīng)理審核。 ? 供應(yīng)商資料庫(kù)主要包括主要信息和交易信息兩部分。 ? 采購(gòu)員根據(jù)價(jià)格、付款條件、質(zhì)量等因素，選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，并在供應(yīng)商選擇表上詳細(xì)說(shuō)明不同供應(yīng)商的供貨價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間和付款條件的比較，列明對(duì)節(jié)約的采購(gòu)成本、提高的質(zhì)量、節(jié)約的時(shí)間和付款期的優(yōu)惠的綜合評(píng)價(jià)，得出選擇供應(yīng)商的結(jié)果。 公司總經(jīng)理 供應(yīng)商選擇表 – 附件 5 選擇供應(yīng)商 4 審批 5 審批 6 12 供應(yīng)商再評(píng)估 主要步驟 描述 負(fù)責(zé)部門 ? 行政部采購(gòu)員可以根據(jù)供應(yīng)商供應(yīng)物資、批次、數(shù)量單位、合格率及發(fā)貨情況 、售后服務(wù)等信息進(jìn)行評(píng)估并打分，記錄在 供應(yīng)商評(píng)估記錄 中。 行政部采購(gòu)員 供應(yīng)商評(píng)估記錄 – 附件 7 訂單匯總表 – 附件 6 供應(yīng)商年度考核報(bào)告 – 附件8 評(píng)審供應(yīng)商業(yè)績(jī) 7 更新供應(yīng)商檔案 9 審核 8 13 3 采購(gòu) 流程圖 行政部 計(jì)財(cái)部 管理層 準(zhǔn)備采購(gòu)訂單 采購(gòu)員 部門總經(jīng)理 應(yīng)付帳款會(huì)計(jì) 相應(yīng)授權(quán)人 出具采購(gòu)訂單 2 審批 2 審批 3 填寫 /更新采購(gòu)訂單 1 出具采購(gòu)訂單 4 歸檔 5 14 管理方法 管理原則 ? 公司應(yīng)設(shè)立具體的審批權(quán)限級(jí)別，并嚴(yán)格遵守。 ? 采購(gòu)員將采購(gòu)訂單、采購(gòu)申請(qǐng)單和供應(yīng)商選擇表交行政部總經(jīng)理復(fù)核。如果供應(yīng)商確認(rèn)訂單條款，則采購(gòu)員要求供應(yīng)商在訂單上蓋章，傳真 /快遞回金新；如果供應(yīng)商不確認(rèn)訂單，采購(gòu)員應(yīng)記錄對(duì)方要求做的訂單修采購(gòu)員 采購(gòu)訂單 – 附件 9 審批 2 填寫 /更新 采購(gòu)單 1 管理層審核 3 出具訂單 4 16 改。 ? 采購(gòu)只有根據(jù)檢驗(yàn)單和采購(gòu)訂單才能入帳。收到貨物后，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)訂單的要求，就貨物的外包裝，數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。 ? 如果應(yīng)付帳款會(huì)計(jì)在進(jìn)行上述工作時(shí)，仍未收到供應(yīng)商發(fā)票，則可按訂單金額暫估入帳。 上海應(yīng)付帳款會(huì)計(jì) ? 總賬會(huì)計(jì)確認(rèn)會(huì)計(jì)分錄后，將會(huì)計(jì)分錄過入采購(gòu)明細(xì)賬和總賬。 33 附件 9 采購(gòu)訂單 甲方 編號(hào)： 乙方 合同期限 自：年月日 至：年月日 采購(gòu)貨物型號(hào) /規(guī)格 數(shù)量 單價(jià) 總金額 付款貨幣 付款方法 其他條款 運(yùn)輸方式及到達(dá)日期： 遲延交貨賠償方式： 遲延付款賠償方式： 其他： 甲方簽字 /蓋章 : __________ 乙方簽字 /蓋章 : __________ 日期 : __________ 日期 : __________ 34 附件 10 采購(gòu)檢驗(yàn)單 編號(hào) _________ 申請(qǐng)部門 檢驗(yàn)日期 檢驗(yàn)人 訂單號(hào) 資產(chǎn)名稱 資產(chǎn)型號(hào) 數(shù)量一致 ? 是 ? 否 質(zhì)量合格 ? 是 ? 否 附件完整 ? 是 ? 否 其他檢驗(yàn)項(xiàng)目 ? 是 ? 否 檢驗(yàn)結(jié)果 ? 合格 ? 不合格 附注： 后續(xù)事項(xiàng) 后續(xù)事項(xiàng)負(fù)責(zé)人