【正文】 案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。凡抄錄復(fù)制檔案的單位和個(gè)人都必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可復(fù)制抄錄。（四）密級(jí)檔案必須按規(guī)定范圍閱讀，嚴(yán)禁外借、外帶。（四）上級(jí)規(guī)定的密級(jí)文件。文書檔案專柜應(yīng)統(tǒng)一集中保管，分類要清楚，取閱要方便。2．上級(jí)文件有明文規(guī)定應(yīng)銷毀的。2．企業(yè)每年形成的會(huì)計(jì)核算材料，由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)建立案卷，連同移交清冊(cè)交檔案管理員保管。6．撤銷、關(guān)閉、停辦、合并單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)隨同本單位的其他檔案一并移交給有關(guān)企業(yè)或檔案管理員，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。向外單位提供利用時(shí)，要經(jīng)本企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。修改后底圖入庫(kù)，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充等情況，底圖存放以平放為宜。第十二條 各類檔案歸檔范圍（執(zhí)行附錄一、二、三、四）。第十九條 凡歸檔的文件、照片、錄像帶（盤）和圖紙都應(yīng)做到，圖像、字跡清晰整潔，反差良好。整理工作的基本要求是使檔第7頁(yè)，共7頁(yè)案系統(tǒng)化，便于保管和利用。第二十六條 庫(kù)房要保持清潔衛(wèi)生，掌握好溫濕度，庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14—24℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45—60％。第三十二條 對(duì)超過(guò)保管期限的檔案，定期進(jìn)行審查、鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案材料，編造清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。歸還檔案時(shí)，檔案人員必須檢查張數(shù)，當(dāng)面清點(diǎn)無(wú)誤，并隨時(shí)簽字注銷。第9頁(yè)，共7頁(yè)七檔案管理制度為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定：（一）立卷歸檔 1．立卷歸檔的職責(zé)（1）公司各部門均為立卷歸檔部門。（3）公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。3． 調(diào)用公司檔案，應(yīng)提出申請(qǐng)，并經(jīng)得公司行政部經(jīng)理同意，方可調(diào)用。（三）檔案管理1．凡需永久和長(zhǎng)期保存的檔案，應(yīng)使用專柜集中存放，妥善保管。 167。 167。 167。 167。聲像檔案管理： 第四條第13頁(yè)，共7頁(yè)167。 167。第二條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一收集管理。第六條 各部門專(兼)職檔案員的職責(zé)：，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。第十二條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。第二十九條 在歸檔的文件材料，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。第三十四條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。第四十二條 第四十三條 技術(shù)資料借出時(shí)間不超過(guò)兩周，預(yù)期不還需辦理續(xù)借手續(xù)。第五十條 查、借閱技術(shù)資料和使用相關(guān)技術(shù)文件的各類人員應(yīng)嚴(yán)格遵守“保守機(jī)密慎之又慎”的方針，不失密、不泄密。第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。 第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第三十條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。各系統(tǒng)和部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。（二）認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。第十三條 信訪工作資料。對(duì)處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管。在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三章聲像檔案管理辦法第三十五條公司的聲像檔案是指公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。第四十條 收集要求：（一）錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)和文字說(shuō)明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。格式：卷宗號(hào)流水號(hào)。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說(shuō)明。（三）卷內(nèi)備考表，用于說(shuō)明卷內(nèi)聲像資料的整理、變動(dòng)情況。第四節(jié) 聲像檔案的開發(fā)利用第五十七條 第五十八條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第四章第六十二條 本制度由技術(shù)總監(jiān)組織檔案室制訂并由檔案室負(fù)責(zé)解釋，報(bào)公司董附則事會(huì)批準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。4． 各類檔案的歸檔范圍： 5．員工檔案、人事異動(dòng)表、勞動(dòng)合同、簡(jiǎn)歷（書面、電子）、面試者資料、考勤記錄、考勤表、簽到簿、工資表、傭金表、餐費(fèi)發(fā)放表、交通費(fèi)發(fā)放表、過(guò)節(jié)費(fèi)發(fā)放表、慰問(wèn)品發(fā)放表、保險(xiǎn)申報(bào)表 公司發(fā)文、各類批示、請(qǐng)示、批復(fù)、培訓(xùn)資料 電子文檔 聲像資料 購(gòu)買的資料 簡(jiǎn)報(bào)、工作計(jì)劃 各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表為員工開具的各類證明：考試、收入證明、職工身份證明、婚育證明、情況說(shuō)明 員工社保轉(zhuǎn)移單、入職體檢單、健康體檢結(jié)果 借據(jù)考核類：考核表1． 歸檔要求、時(shí)間和手續(xù)3．1公司各部門應(yīng)根據(jù)本部門職責(zé)和文件材料歸檔范圍的規(guī)定，對(duì)歸檔前的文件材料妥善保管。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。其中包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫(kù)房門窗是否完好，有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。檔案整理情況。設(shè)立檔案柜可以便于檔案的調(diào)卷和管理、便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請(qǐng)查閱者寫出查檔報(bào)告，在報(bào)告中寫明查閱的對(duì)象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。未經(jīng)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人及總裁批準(zhǔn)，任何組織和個(gè)人不得擅自查閱、復(fù)印員工人事檔案，更不得將檔案帶出公司，如有違反，按泄露公司機(jī)密進(jìn)行處罰或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、檔案管理的要求第一條企業(yè)須由專門的檔案室存放檔案，由專門人員負(fù)責(zé)管理。（2）正式員工檔案。具體方法如下：（1）檔案排列順序按拼音字母的次序排列，由姓開始，姓第一個(gè)字母為a的排在最前列，依次類推；第一個(gè)字母相同的，按第二個(gè)字母的順序排列。需復(fù)印的，要到檔案管理部門登記。對(duì)于需修改的部分，行政辦負(fù)責(zé)修改，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。：(1)培訓(xùn)合同、協(xié)議；(2)培訓(xùn)相關(guān)資料及獲取證書原件。如需借出綜合行政部，需綜合行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。附件：《借/查閱人事檔案審批表》 《借/查閱人事檔案登記表》 《員工人事檔案資料銷毀審批表》 《員工人事檔案資料銷毀登記表》第五篇：人事檔案管理制度人事檔案管理制度一、人事檔案管理的基本原則：人力資源負(fù)責(zé)本公司員工的人事檔案歸口管理，建立、整理、保存、接轉(zhuǎn)本單位人員的的人事檔案。歸檔的材料須經(jīng)各單位或組織機(jī)構(gòu)審查蓋章或本人簽字，應(yīng)蓋章后方能歸檔。員工終止聘用關(guān)系，員工要按正常程序辦理離職手續(xù)，人力資源管理部門要核對(duì)、整理本人檔案材料，在人事檔案袋上加注“離職員工”字樣及離職時(shí)間，將該檔案另行存放，并至少保留一年以上。銷毀時(shí)要指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密。五、人事檔案的借閱規(guī)定各部門因工作需要需要借閱人事檔案時(shí)，可辦理檔案借閱手續(xù)，經(jīng)人事行政總監(jiān)批準(zhǔn)方可借閱。四、人事檔案管理規(guī)定：?jiǎn)T工進(jìn)入公司工作，人力資源部有責(zé)任為其建立相關(guān)人事檔案。二、檔案資料分類：一級(jí)檔案：是員工被公司錄用進(jìn)入試用期時(shí)遞交的人事檔案材料，主要包括：?jiǎn)T工簡(jiǎn)歷表、面試記錄資料、本人身份證、最高學(xué)歷證、職稱證、戶口本。(2)當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《員工人事檔案資料銷毀審批表》，經(jīng)綜合行政部負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。：工資、決定、委托書、其他合同及協(xié)議、通知等與個(gè)人有關(guān)的具有參考價(jià)值的文件資料。公司綜合行政部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。對(duì)于離職、辭退、開除的人員，自離開之日起，滿一年，經(jīng)過(guò)部門領(lǐng)導(dǎo)的審核后，方可銷毀檔案。相關(guān)利用人到檔案室查閱檔案資料時(shí)，必須在檔案管理人員的要求下進(jìn)行查閱登記，寫明查閱的時(shí)間、查閱人、查閱的事由，查閱的內(nèi)容。第二條檔案的歸類人事檔案材料按其名稱、內(nèi)容、屬性等不同分別歸入相應(yīng)的類別，若材料內(nèi)容涉及多種類別時(shí)，按其主要內(nèi)容歸入相應(yīng)類別。試用期員工和臨時(shí)工暫用普通文件夾保存，轉(zhuǎn)為正式員工后，按相關(guān)要求存放。二、人事檔案的管理體制第一條企業(yè)的行政辦負(fù)責(zé)其員工的檔案管理工作。借檔部門寫出借檔報(bào)告 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司借檔部門蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。三、出具證明材料。人事檔案工作人員情況。嚴(yán)禁吸煙。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案目錄上說(shuō)明注銷原因； 黑龍江省大慶市銘豐保安服務(wù)有限公司按發(fā)文要求包裝、密封。內(nèi)容包括五部分：材料歸檔、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保衛(wèi)保密、統(tǒng)計(jì)。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。卷內(nèi)目錄放在卷首。第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。(四)平時(shí)歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。3．5照片檔案必須連同底片一起歸檔，做到底片、正片相附；錄音、錄像、磁盤、光盤檔案應(yīng)填寫其相應(yīng)的技術(shù)內(nèi)容和著錄項(xiàng)。第26頁(yè)，共7頁(yè)1． 2本部門檔案指本部門過(guò)去和現(xiàn)在從事招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利管理等人事工作中，產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、音像、電子文檔等不同載體形式的記錄，是人事部門全部檔案的組成部份。如有特殊需要，經(jīng)技術(shù)總監(jiān)批準(zhǔn)后，方可限期外借。第五十三條 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開磁場(chǎng)，磁第25頁(yè)，共7頁(yè)場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁(yè)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。第四十四條 第四十五條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，相關(guān)的兼職檔案員協(xié)助。（四）涉及公司權(quán)益的聲像資料。第三十三條 第三十四條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三十條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。第二十三條 兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在文件處理登記薄上注明。第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。第五條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。第二條 公司設(shè)檔案室和專職檔案員（簡(jiǎn)稱檔案員，下同。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”。第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。第七條 各部門專(兼)職文書的職責(zé)：，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。第五十四條 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。第三十七條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。第二十五條 專(兼)職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。第八條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案員第14頁(yè)，共7頁(yè)辦理歸檔手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。借閱電子文檔的程序同借閱檔案。 167。 調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案卷，不得抽換增損；調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)重新填寫“調(diào)卷單”不得私自授受；167。檔案文件的調(diào)用： 第三條167。167。 16