【正文】 …………,?,一、關(guān)于《企業(yè)檔案工作規(guī)范》 （一）簡(jiǎn)介： 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》首次對(duì)社會(huì)這一大類單位——企業(yè)的檔案管理提出全面、系統(tǒng)性的管理要求：不僅是具體的檔案業(yè)務(wù)工作，而且包括檔案工作的政策法規(guī)環(huán)境要求，包括文件形成中的領(lǐng)導(dǎo)與員工責(zé)任、規(guī)章制度和組織建設(shè)的要求，包括對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本管理要求。,?,企業(yè)檔案在不同時(shí)段的管理職責(zé)分工： （1）文件形成部門要按照檔案管理的要求承擔(dān)文件形成階段的管理； （2）檔案人員主要承擔(dān)檔案室保存階段和檔案館保存階段的管理； （3）信息技術(shù)人員承擔(dān)電子環(huán)境中檔案的技術(shù)維護(hù)。 管理類文件的整理應(yīng)該符合《文書檔案案卷格式》GB/T9705和《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T22的要求； 科技文件的整理應(yīng)該符合《科技檔案案卷構(gòu)成一般要求》GB/T11822的要求；,?,基本建設(shè)項(xiàng)目文件的整理應(yīng)該符合或可以參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28的要求； 會(huì)計(jì)文件的整理應(yīng)該符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)文件的要求； 職工文件的整理應(yīng)該符合《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》勞力字[１９９２]３３號(hào)文件的要求； 照片文件的整理應(yīng)該符合《照片檔案管理規(guī)范》GB/T11821的要求； 錄音、錄像、軟磁盤等磁性載體文件的整理應(yīng)該符合《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》DA/T15的要求； 電子文件的整理應(yīng)該符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB/T18894和《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》DA/T32的要求； 計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件的整理應(yīng)該符合《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB/T17678.1的要求。 其基本保管單位是件。 3）在確定科技檔案的歸檔范圍時(shí)，也應(yīng)注意體現(xiàn)“以人為本”的原則。 （3）產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文件應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記歸檔。,?,（6）其他載體形式的文件應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與相應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。檔案有兩個(gè)基本作用，即依據(jù)憑證作用和參考借鑒作用。主辦單位一般應(yīng)保存全套文件，協(xié)辦單位保存與所承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。 1）文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向檔案部門移交。 5）可根據(jù)需要向社會(huì)、離退休人員征集檔案、資料。 如，一級(jí)類目的黨群工作類設(shè)定用A作標(biāo)識(shí)，則其二級(jí)類目中的組織工作類即用A02作標(biāo)識(shí)，其三級(jí)類目中的組織管理類則用A02.01或A0201作標(biāo)識(shí),等等,依此類推。,?,3）基本建設(shè)類檔案按大類分項(xiàng)目排列，項(xiàng)目?jī)?nèi)可按前期、設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、施工、監(jiān)理、竣工、驗(yàn)收及后評(píng)估等階段排列。,?,編制檔案目錄 按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄。 檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等。 （2）區(qū)分“永久”與“非永久”。 （3）科技檔案所屬項(xiàng)目投入產(chǎn)出情況（效益因素）。 企業(yè)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。 （2）專利權(quán)保護(hù)的要求。 （2）可以注意針對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的時(shí)空特點(diǎn)，對(duì)不同時(shí)空范圍實(shí)施不同的開發(fā)利用策略。 關(guān)于電子文件的歸檔范圍，本《規(guī)范》提出兩條原則性要求：一是文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件的歸檔范圍，應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定；二是音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫(kù)的歸檔范圍，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。 文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。 1）同一全宗內(nèi)的文書類電子文件按照年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）等分類方案進(jìn)行分類。存儲(chǔ)歸檔電子文件的光盤，應(yīng)附有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)應(yīng)填寫編號(hào)、套別、名稱、密級(jí)、保管期限和軟、硬件平臺(tái)等。歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》（見《電子文件歸檔與管理規(guī)范》GB／T 18894表A3）。應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化：一是必須符合國(guó)家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定；二是屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。其中對(duì)照片檔案和聲像檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式規(guī)定如下： 照片檔案的推薦數(shù)據(jù)格式為：TIFF、GIFB、PDF；可參考的數(shù)據(jù)格式為：BMP、XBM、JPEG等；存儲(chǔ)格式為：TIFF、JPEG、SVG。 歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件： （1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。 良好的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方案應(yīng)該做到： 一是數(shù)據(jù)異地備份。 這是本《規(guī)范》對(duì)2001年6月5日國(guó)家檔案局發(fā)布施行的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》中檔案管理軟件功能“基本要求”的引用。 系統(tǒng)維護(hù)模塊在提供數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)處理功能的同時(shí)，還應(yīng)能對(duì)檔案數(shù)據(jù)某些代碼表提供方便的維護(hù)。 借閱管理功能應(yīng)包括對(duì)利用者以及利用的目的、時(shí)間、內(nèi)容、效果等信息的記錄、分析、統(tǒng)計(jì)以及檔案催退、續(xù)借、退還等功能。如當(dāng)某個(gè)文 件夾被意外刪除了，在進(jìn)行還原操作的時(shí)候，可以只還原這個(gè)具體 的文件夾，而不會(huì)對(duì)其他文件夾產(chǎn)生影響。 要具備幾個(gè)條件：一是要建立檔案分級(jí)管理和利用的制度，做到有章可循；二是檔案管理系統(tǒng)具有對(duì)不同利用者的權(quán)限管理功能；三是檔案部門已對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行劃級(jí)（劃控管理）。 歸檔電子文件在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。 由于沒有專門對(duì)照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式的規(guī)范性要求，因此，以上《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》提供大的格式可供參考。一是加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全；二是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。 2005年4月30日，國(guó)家檔案局發(fā)布《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31—2005），規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。 編寫要求： 文字力求簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，字跡清晰，書寫工整。同一屬類文件按自然形成規(guī)律排列。 3）加密的電子文件歸檔時(shí)一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。 歸檔的電子文件數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。企業(yè)各信息系統(tǒng)的開發(fā)與實(shí)施應(yīng)充分考慮檔案