【正文】 對(duì)策。如發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量差的印刷品，可抽出來(lái)與印刷公司進(jìn)行 交涉。 B. 行政 公關(guān)部具體負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，設(shè)立檔案室，明確專(zhuān)（兼）人員 負(fù)責(zé)檔案管理。 E. 需統(tǒng)一歸檔的檔案原件正本必須按要求逐級(jí)移交。 D. 歸檔的檔案材料中，應(yīng)將每份檔案的原件與附件，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件 與原件，多種文字形成的同一文件合在一起，不得分開(kāi)。 D. 重要檔案需在產(chǎn)生同時(shí)報(bào)公司檔案室集中管理。 B. 按保存時(shí)間的長(zhǎng)短，將檔案分為短期保存、中期保存 和永久保存三個(gè)保管期限。 C. 檔案的保管及其保管時(shí)間等，要視合約情況及其他原因而定，并由部門(mén)負(fù) 責(zé)人最后決定。作廢的文件應(yīng)注明新文件的編號(hào)，根據(jù)需 要另行保管。 E. 外借檔案資料須按時(shí)歸還，不得無(wú)故長(zhǎng)期使用，特殊情況經(jīng)行政公關(guān)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，可以延長(zhǎng)一周，但最多不超過(guò)三周。 M. 檔案使用單位或使用人，對(duì)檔案資料進(jìn)行摘錄后，如需證明其可信程度，必須經(jīng)檔案室工作人員核對(duì)后，方可簽章生效。 I. 秘密級(jí)以上的檔案資料不得私自復(fù)印或翻錄。 C. 任何部門(mén)或個(gè)人借閱圖書(shū)檔案，不得以任何理由擅自拆散、剪貼、涂改、圈 劃、增刪、抽取、翻印或損壞。 檔案的修改與補(bǔ)充 A. 修改已歸檔的文件要有經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的文件修改、補(bǔ)充通知單。 檔案歸檔范圍及保管期限表 序號(hào) 歸 檔 范 圍 保管期限 A 文書(shū)類(lèi) ⑴ 公司成立、更名、合并、撤銷(xiāo)等有關(guān)的請(qǐng)示、批復(fù) 永久 ⑵ 公司組織簡(jiǎn)章、機(jī)構(gòu)設(shè)置、啟用印章之印模 永久 ⑶ 營(yíng)業(yè)證書(shū)、公證書(shū)、 注冊(cè)文件、政府批件、法人代表 永久 ⑷ 人員編制、名冊(cè)、干部任免、聘用合同、員工獎(jiǎng)懲、員工培訓(xùn) 中期 ⑸ 上級(jí)主管和有關(guān)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的業(yè)務(wù)文件 中期 ⑹ 工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、重要文件，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示，以及本公司或部門(mén)的請(qǐng)示報(bào)告與批復(fù)、文電等 中期 ⑺ 有關(guān)公司聯(lián)誼會(huì)、工會(huì)、黨組織等文件材料，有關(guān)公司產(chǎn)權(quán)、債權(quán)的法律文件 中期 ⑻ 對(duì)外宣傳的公司簡(jiǎn)介、幻燈片、錄像帶、重要照片等（包括底片）的原件 永久 B 財(cái)務(wù)類(lèi)： ⑴ 上級(jí)財(cái)務(wù)規(guī)定文件、本公司財(cái)務(wù)制度 中期 ⑵ 各種會(huì)計(jì)憑證（單 證、記帳、匯總、涉外等） 短期 ⑶ 會(huì)計(jì)帳簿（明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、涉外帳等） 中期 ⑷ 會(huì)計(jì)報(bào)表（帳務(wù)指標(biāo)快報(bào)、年度決算報(bào)表） 永久 ⑸ 各類(lèi)清冊(cè)（會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等） 永久 C 工程投標(biāo)類(lèi) ⑴ 資格預(yù)審資料 永久 ⑵ 中標(biāo)通知書(shū) 中期 ⑶ 與業(yè)主或指定分包商簽訂的合同，工程聯(lián)營(yíng)合約、協(xié)議、洽談?dòng)涗?、紀(jì)要等 永久 ⑷ 分判商合約 中期 D 工程施工類(lèi) ⑴ 開(kāi)工申請(qǐng)和業(yè)主代表批準(zhǔn)的文件 中期 ⑵ 工程保險(xiǎn)文件 中期 ⑶ 施工記錄、測(cè)試記 錄、往返信件和指示 中期 ⑷ 施工進(jìn)度、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事項(xiàng)報(bào)告 中期 ⑸ 重要的工程圖表、圖片、施工照片等 中期 ⑹ 對(duì)外結(jié)算文件資料 中期 ⑺ 整理的項(xiàng)目概況（簡(jiǎn)介） 永久 ⑻ 竣工工程總結(jié)報(bào)告 永久 ⑼ 竣工及保衰證書(shū) 永久 E 物資類(lèi) ⑴ 機(jī)械設(shè)備及材料采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃及審批件 中期 ⑵ 物資訂購(gòu)的報(bào)價(jià)單、比價(jià)單及合同文本 中期 ⑶ 各種機(jī)構(gòu)設(shè)備清單及保險(xiǎn)文件及汽車(chē)牌簿等 中期 ⑷ 固定資產(chǎn)清單、調(diào)撥、報(bào)廢及出售審批表 中期 ⑸ 材料調(diào)撥單 短期 ⑹ 物資買(mǎi)賣(mài)合同文本 中期 ⑺ 銷(xiāo)售收、付發(fā)票及憑證 中期 ⑻ 海關(guān)進(jìn)出口報(bào)關(guān)單證 中期 ⑼ 重大買(mǎi)賣(mài)合約審批件 中期 F 索賠類(lèi) ⑴ 施工過(guò)程中因業(yè)主原因或客觀條件變更修改圖紙、改變施工工藝、增加工作量造成的經(jīng)濟(jì)損失備忘錄，會(huì)談紀(jì)中期 要、來(lái)往信函等 ⑵ 施工過(guò)程中遭受各種自然災(zāi)害或人為災(zāi)害時(shí)有關(guān)記錄、照片，向業(yè)主提出索賠要求的所有文字材料及原始憑據(jù)等 中期 ⑶ 機(jī)械設(shè)備材料的索賠申請(qǐng)、通知書(shū)、報(bào)告書(shū)等 短期 ⑷ 積累或整理的索賠經(jīng)驗(yàn)或參考資料 永久 G 合資企業(yè)文件材料 ⑴ 合資企業(yè)協(xié)議、合同、章程 永久 ⑵ 合資企業(yè)合同公證文件 永久 ⑶ 合資企業(yè)主管部門(mén)所在地政府的審批文件 永久 ⑷ 合資企業(yè)批準(zhǔn)證書(shū)，登記注冊(cè)文件及營(yíng)業(yè)執(zhí)照 永久 H 地產(chǎn)類(lèi) ⑴ 購(gòu)買(mǎi)土地批準(zhǔn)文件，公證書(shū) 永久 ⑵ 建造房屋的全部文件、資料 永久 ⑶ 賣(mài)屋契約、價(jià)目、入伙等文件 永久 ⑷ 與建筑師、律師、銀行等有關(guān)的房地產(chǎn)業(yè)務(wù)文件、資料等 中期 ⑸ 已完成的地產(chǎn)發(fā)展項(xiàng)目分項(xiàng)整理資料（包括名稱(chēng)、地區(qū)、地積、建筑面積、單位總數(shù)、購(gòu)地時(shí)間、發(fā)展期等） 永久 ⑹ 大廈公共契約 永久 檔案處理 檔案保管 A. 公司檔案管理工作由公司檔案室具體負(fù)責(zé)。 C. 內(nèi)部 —— 公司發(fā)文。對(duì)于有關(guān)的重要文件、資料、 書(shū)信、數(shù)據(jù)或需長(zhǎng)期保管的資料數(shù)據(jù)，項(xiàng)目發(fā)展部應(yīng)按照慣例或要求，復(fù)制留底后，將原件隨時(shí)送交公司檔案室。 B. 歸檔材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng) 增加歸檔份數(shù)。 B. 科研成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收，必 須有檔案部門(mén)參加。因此，中海發(fā)展（北京）有限公司的企業(yè)檔案，按照集中管理的原則，由公司檔案室集中管理。 印刷過(guò)程的監(jiān)督控制 A. 為確保一些重要或精美印刷品的印刷質(zhì)量，專(zhuān)責(zé)小組負(fù)責(zé)人應(yīng)到印刷公 司檢查質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)交涉并提出修正補(bǔ)救辦法。 C. 印刷品的初稿完成后，由專(zhuān)責(zé)小組組長(zhǎng)簽署，并送行政公關(guān)部經(jīng)理及公 司主管領(lǐng)導(dǎo)審定。 突發(fā)事件處理程序 突發(fā)事件 部門(mén)、地盤(pán)處理解決 重大突發(fā)事件 分管領(lǐng)導(dǎo) 業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo) 總 經(jīng) 理 事件處理小組 收集反饋信息 事件處理結(jié)束 結(jié) 束 反 饋 制作宣傳印刷品的管理 制作印刷品的申請(qǐng)、審批 A. 本規(guī)定中所指印刷品包括公司簡(jiǎn)介、業(yè)績(jī)報(bào)告、宣傳單、工程介紹以及定 期出版的公司刊物。 D. 對(duì)可能影響公司全局的重大突發(fā)事件，由公司領(lǐng)導(dǎo)牽頭，會(huì)同相關(guān)部門(mén)成 立突發(fā)事件處理小組，在公司法律顧問(wèn)或法律秘書(shū)的參與下，負(fù)責(zé)制定應(yīng) 對(duì)策 略和措施，力求將可能造成的負(fù)面影響降至最低。 D. 建立良好的新聞傳媒關(guān)系。 C. 當(dāng)發(fā)現(xiàn)不利公司的報(bào)道時(shí)，各部門(mén)，項(xiàng)目發(fā)展部或子公司應(yīng)及時(shí)向公司行 政公關(guān)部反映。 ⑷ 公司記者招待會(huì)主持人的發(fā)言材料及回答記者提問(wèn)的有關(guān)資料，事先 由有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)準(zhǔn)備提供，經(jīng)行政公關(guān)部審核后呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱批 準(zhǔn)。 ⑶ 新聞稿的發(fā)放，一般根據(jù)實(shí)際需要采用傳真或郵寄 [不便傳真或附帶照 片者 ]，有時(shí)也會(huì)在記者招待會(huì)上直接派發(fā)。 B. 捐款、贊助等數(shù)額在 10 萬(wàn)元以下，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；捐款、贊助等數(shù) 額在 10 萬(wàn)元以上，須統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公會(huì)決定。 拍照、錄像批準(zhǔn) A. 各部門(mén)、各子公司如需行政公關(guān)部協(xié)助進(jìn)行照相或錄像拍攝，應(yīng)至少提 前一天知會(huì)行政公關(guān)部經(jīng)理，并應(yīng)詳細(xì)解釋拍攝地點(diǎn)，要求及用途。 8. 公關(guān)管理 加強(qiáng)信息交流工作 為進(jìn)一步加強(qiáng)信息交流工作，提高公司對(duì)外公開(kāi)宣傳的水準(zhǔn)，各部門(mén)、項(xiàng) 目發(fā)展部、子公司必須及時(shí)將本單位發(fā)生的重要活動(dòng)情況知會(huì)公司行政公 關(guān)部。 F. 接聽(tīng)電話，要使用禮貌的小聲語(yǔ)言，嚴(yán)禁電話聊 天。車(chē)輛出現(xiàn)故障后要及時(shí)報(bào)告行政公關(guān)部，填寫(xiě)《車(chē)輛維修申報(bào)單》（附表 8），經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到指定修理廠修理。 K. 司機(jī)不得 將車(chē)輛開(kāi)回家泊車(chē)過(guò)夜。 H. 車(chē)輛使用后 ， 司機(jī)需按指定地點(diǎn) (車(chē)庫(kù) )將車(chē)停放整齊 ， 并鎖好車(chē)門(mén) ， 嚴(yán)防 被盜或損壞。 特殊情況 ， 還需根據(jù)工作的輕重緩急進(jìn)行安排。 B. 員工發(fā)送傳真應(yīng)先問(wèn)清操作程序，避免因操作失誤而損壞機(jī)器。 B. 負(fù)責(zé)對(duì)網(wǎng)站（頁(yè)）內(nèi)容進(jìn)行定期添加、更新。各部門(mén)如有特殊軟件安裝要求，報(bào)公司行政公關(guān)部備案后購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)軟件，原裝軟盤(pán)或光盤(pán) 及軟件應(yīng)用手冊(cè)需在電腦管理員處留存管理，并由電腦管理員指導(dǎo)安裝。 D. 凡所購(gòu)買(mǎi)辦公用品超過(guò) 500 元以上的，要由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 ⑵ 饋贈(zèng)禮品應(yīng)由行政公關(guān)部采購(gòu)、登記。 B. 公司的日常接待、宴請(qǐng)、饋贈(zèng)工作由行政公關(guān)部負(fù)責(zé)。 C. 與會(huì)人員接到會(huì)議通知后，應(yīng)預(yù)先安排好工作，按會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)出 席會(huì)議。 B. 參加人員：董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理（列席人員另行通知） 主 持：胡 平 記 錄：歐陽(yáng)國(guó)欣 C. 會(huì)議內(nèi)容： ⑴ 公司經(jīng)營(yíng)情況（包括地產(chǎn)和工程承包的運(yùn)作情況）。 D. 公司領(lǐng)導(dǎo)的辦公室、會(huì)議室以及文件柜、資料柜，任何員工未經(jīng)允許不得擅自入內(nèi)或開(kāi)啟。 E. 凡授權(quán)有關(guān)部門(mén)管理使用的印章要嚴(yán)格用印制度，認(rèn)真履行登記簽字手續(xù)， 不得擅自擴(kuò)大使用范圍，印章須有專(zhuān)人保管，不得隨意轉(zhuǎn)交他人。 各部門(mén)都必須嚴(yán)格執(zhí)行《中海發(fā)展（北京）有限公司公文處理辦法》的規(guī) 定，對(duì)本部門(mén)保管、發(fā)出或簽收的公文要指定專(zhuān)人按公文要求分類(lèi)管理， 妥為保存，年終歸檔，嚴(yán)防公文的散失。 C. 發(fā)文應(yīng)遵照公文格式及字體規(guī)則： 文號(hào)：四號(hào) 仿宋 GB2312 左齊 標(biāo)題：三號(hào) 黑體 居中 正文：小三號(hào) 仿宋 GB2312 視正文內(nèi)容多少，行間距定義為最小值或單（雙）倍行距，并通過(guò)調(diào)整字間 距，盡量避免“此頁(yè)無(wú)正文”或段落最后一個(gè)字另起一行，以保證頁(yè)面充實(shí)、 完整、美觀。 F. 傳閱文件，請(qǐng)閱后簽名并注明閱文日期。 E. 節(jié)約意識(shí)：樹(shù)立增收節(jié)支的觀念，節(jié)約用油、用料。 司機(jī) A. 車(chē)輛安檢：對(duì)車(chē)輛進(jìn)行定期保養(yǎng)，隨時(shí)檢修，及時(shí)排除安全隱患。 E. 領(lǐng)導(dǎo)交辦：認(rèn)真完成公司領(lǐng)導(dǎo)和行政公關(guān)部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。 D. 網(wǎng)絡(luò)發(fā)展：公司電腦網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展應(yīng)用與管理；公司網(wǎng)站（頁(yè)）的文字編 輯。 前臺(tái) A. 服務(wù)工作：早上提前 20 分鐘到崗，清潔領(lǐng)導(dǎo)辦公室并倒茶水。 D. 會(huì)議通知：按照領(lǐng)導(dǎo)要求，及時(shí)通知相關(guān)人員參加會(huì)議。 公關(guān)接待 A. 購(gòu)買(mǎi)三票：負(fù)責(zé)上級(jí)單位、本公司領(lǐng)導(dǎo)及協(xié)作單位領(lǐng)導(dǎo)出差、探親的機(jī) 票、火車(chē)票和汽車(chē)票的購(gòu)買(mǎi)工作。 ⑵ 公司電腦網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展應(yīng)用與管理。 ⑶ 負(fù)責(zé)行政公關(guān)部文件的起草、呈簽、校對(duì)、打印、發(fā)送工作。 ⑵ 會(huì)同人事部辦理員工調(diào)離公司時(shí)，使用的辦公器材、辦公用品及費(fèi)用的收交工作。 C. 傳達(dá)指示：及時(shí)傳達(dá)公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主 管部門(mén)的指示，檢查監(jiān)督并指導(dǎo)落實(shí)。 負(fù)責(zé)公司員工工服的訂制。 負(fù)責(zé)與社區(qū)及有關(guān)福利、慈善機(jī)構(gòu)的聯(lián)系。 負(fù)責(zé)公司檔案管理，包括各類(lèi)資料的整理、存檔、借閱和檔案室管理。 2. 范 圍 ： 適用于中海發(fā)展（北京）有限公司各部門(mén)、項(xiàng)目發(fā)展部及子公司。 負(fù)責(zé)公司的文秘工作 ,如文件收發(fā)、公文呈轉(zhuǎn)、印鑒管理、會(huì)議組織、文 書(shū)檔案、公關(guān)接待、車(chē)輛調(diào)度及取送信函物件等事宜。 負(fù)責(zé)公司攝像錄像工作。 負(fù)責(zé)公司寫(xiě) 字樓的防火、防盜、安全保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生工作及公司其他物 業(yè)的有關(guān)事項(xiàng)。 組織架構(gòu)表 中海發(fā)展（北京）有限公司 行政公關(guān)部組織架構(gòu)表 部 門(mén) 經(jīng) 理 副 經(jīng) 理 備注：上表中