【正文】 品 采購經(jīng)批準(zhǔn)后，原則上由集團(tuán)行政部 負(fù)責(zé)統(tǒng) 一采購，特殊情況經(jīng)（副）總裁批準(zhǔn)可由各公司行政管理部門 自行采購。 4. 罰 則 辦公用品只能用于辦公，不得帶出辦公場所（因工作需要除外），發(fā)現(xiàn)一次按購置價的五倍罰款。 各部門文員 /員工 科經(jīng)理 /副經(jīng)理 電腦 1 部（規(guī)格四）入職滿七天后配備）、電話 1部； 文件欄 1 個、文件夾 2 個、稿紙 1 本； 集團(tuán)管理制度匯編（借閱）、集團(tuán)通訊錄； 中性筆 1 支、普通軟皮本 1 本。 供貨單位確定后，行政專員應(yīng)將辦公用品購置計劃復(fù)印，原稿留作自己存檔，復(fù)印件交采購人員予以采購。 行政管理部門有權(quán)拒絕不合理的辦公用品申購。 本辦法適用于集團(tuán)本部 所有辦公用品的管理。 凡利用不上或使用成本大于利用價值的資產(chǎn)，資產(chǎn)管理人員應(yīng)及時提出處置意見，由財務(wù)部門簽署賬面凈值后報（副）總裁批準(zhǔn)，由集團(tuán)行政管理 中心辦公室（公司總經(jīng)辦）根據(jù)批準(zhǔn)意見，組織相關(guān)人員參照《物資管理制度》中報廢物品轉(zhuǎn)讓程序辦理。資產(chǎn)管理人員接到報告時，必須即時組織相關(guān)技術(shù)人員，查明損壞 原因，界定相關(guān)責(zé)任，提出處理意見。資產(chǎn)領(lǐng)用時，領(lǐng)用人應(yīng)在《 辦公用品領(lǐng)用 登記表》 （見附件 MJXZ013） 上簽字確認(rèn)。重復(fù)購置同類同型號固定資產(chǎn)，一個月內(nèi)可參照前次詢價結(jié)果，通知送貨前應(yīng)電話了解一個市場行情是否有大的變動，如有變動需重新詢價。 固定資產(chǎn)：指單價在 20xx 元以上，使用年限在兩年以上的各類房產(chǎn)、車輛及辦公設(shè)備等非生產(chǎn)經(jīng)營性資產(chǎn)。 在經(jīng)營管理活動中，任何一方送達(dá)的須我方證明或確認(rèn)的一切資料（包括合同各方之間的申請、批準(zhǔn)、確認(rèn)、同意、決定、核實(shí)、通知、任命、指令或表示同意、否定等書面資料），我方工作人員必須對照工作職責(zé)范圍和發(fā)生經(jīng)營管理活動所依據(jù)的合同、規(guī)章制度及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，認(rèn)真審查核實(shí)，并報上一級分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可簽收。 3. 資料報送、接收的程序 集團(tuán)行政管理中心辦公室、各項(xiàng)目公司總經(jīng)辦為資料報送和接收的歸口管理部門，并指定專人負(fù)責(zé)資料的登記和分發(fā)，嚴(yán)格執(zhí)行資料報送、接收的程序。 因管理不善，造成證照遺失的，當(dāng)事人應(yīng)賠償補(bǔ)辦證照相關(guān)費(fèi)用，并按《檔案管理辦法》有關(guān)條款處罰。 經(jīng)營許可證（資質(zhì)）年檢。 公司設(shè)立、變更、和注銷登記等工作涉及法律事務(wù)的，應(yīng)由法務(wù)員審核，并協(xié)助辦理。 上下封面，裝幀美觀，訂裝牢固。 第二順序：在同一城市中，按黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)、銀行序列編排號簿。 3. 電話號簿編制規(guī)定 目錄明晰 電話號簿須編制目錄，保證號碼查詢方便快捷。 印章使用批準(zhǔn)人違反本規(guī)定批準(zhǔn)使用印 章，給集團(tuán)造成不良影響或經(jīng)濟(jì)損失的，按有關(guān)規(guī)定予以處罰，并責(zé)令其賠償損失。 6. 其他規(guī)定 用印批準(zhǔn)人必須嚴(yán)格履行職責(zé)，按照印章使用規(guī)定，做好對用印材料的審核 工作。 各公司公章的使用范圍： 用于對內(nèi)、對外發(fā)送的公文、財務(wù)報表； 對外簽訂的各類合同； 向工商、稅務(wù)、統(tǒng)計等行政主管部門報送的有關(guān)材料； 對外聯(lián)絡(luò)、宣傳、協(xié)調(diào)及經(jīng)濟(jì)、業(yè)務(wù)往來的相關(guān)材料； 董事長、（副）總裁批準(zhǔn)的其他用途。 在存放印章的房間需加設(shè)攝像頭，所有印章不得帶離房間，加蓋印章不得離開攝像范圍之外，否則，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)厲處罰當(dāng)事人。交接工作時，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，登記交、管印起止日期、管理印章類別及數(shù)量。 集團(tuán)各中心印章，由中心負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)集團(tuán)（副 ） 總裁審批，由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)統(tǒng)一刻制。 6. 罰 則 文件承辦部門或經(jīng)辦人未按規(guī)定收發(fā)文及辦復(fù) 或因責(zé)任心不強(qiáng)造成文件損壞丟失的，集團(tuán)行政管理中心 應(yīng)及時查明原因，并對責(zé)任人處以 50— 200 元的罰款，造成損失的應(yīng)賠償損失；違反本辦法其他規(guī)定的，按集團(tuán)相關(guān)規(guī)定予以處理。 5. 公文的保密及緊急程度規(guī)定 保密等級規(guī)定 公文密級劃分為絕密、機(jī)密、秘密三級。 對外發(fā)文的要使用《對外發(fā)文會簽單》（ MJXZ026） 建檔： 文件發(fā)布后，必須 按檔案管理辦法進(jìn)行分類建檔，按規(guī)定時間移交至行政管理中心檔案室 。 催辦：辦公室按要求及時催辦，收到文件辦理結(jié)果后，應(yīng)及時向行文部門 予以反饋，并做好反饋記錄。 催辦： 集團(tuán) 行政管理中心辦公室按要求對沒有反饋結(jié)果的承辦部門 及時催辦，收到文件辦理結(jié)果后，應(yīng)及時向行文單 位予以反饋，并做好反饋記錄。 其他需要報集團(tuán)（副）總裁 、董事長 審閱的，應(yīng)及 時予以呈報。 相關(guān)部門接收文件應(yīng)及時在《公文簽收單 》（見附件 MJXZ003） 上簽名，接收電子郵件和傳真，如有回執(zhí)的，按回執(zhí)要求回復(fù)發(fā)文單位。 公文中的數(shù)字，除成文日期和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、修辭語必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開；主辦部門印章在前，兩印章互不相交或相切。 正文：正文 在主送部門名稱下一行，每自然段左空兩字，回行頂格。 發(fā)文：主要指集團(tuán)或集團(tuán)各中心、各項(xiàng)目公司的請示、報告、函、通知、批復(fù)、通報、決定、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等。 名嘉 連鎖購物 集團(tuán) 行政 人事 管理制度 （試行稿） 二零一零年六 月 行政管理 制度目錄 行政管理制度 ............................................................ 5 （一）公文管理辦法 .................................................. 5 1. 總 則 ..................................................... 5 2. 公文種類 ................................................... 5 3. 公文格式 ................................................... 5 4. 公文辦理 ................................................... 7 5. 公文的保密及緊急程度規(guī)定 .................................. 10 6. 罰 則 .................................................... 11 （二）印章管理規(guī)定 ................................................. 12 1. 總 則 .................................................... 12 2. 印章的刻制與保管 .......................................... 12 3. 印章的使用 ................................................ 13 4. 印章的使用范圍 ............................................ 13 5. 印章的封存、遺失 .......................................... 14 6. 其他規(guī)定 .................................................. 14 7. 罰 則 .................................................... 15 8. 附 則 .................................................... 15 （三）電話號簿編制管理規(guī)定 ......................................... 16 1. 總 則 ..................................................... 16 2. 職責(zé)劃分 ................................................... 16 3. 電話號簿編制規(guī)定 ........................................... 16 4. 順序編排 ................................................... 17 5. 電話號簿編制要求 ........................................... 17 （四） 證照管理辦法 ................................................ 18 1. 總 則 ...................................................... 18 2. 證照管理 ................................................... 18 3. 證照年檢 ................................................... 18 4. 罰 則 ..................................................... 19 （五）資料報送、接收管理辦法 ....................................... 20 1. 總 則 .................................................... 20 2. 資料報送、接收的管理 ...................................... 20 3. 資料報送、接收的程序 ...................................... 20 4. 資料報送、接收的要求 ...................................... 21 5. 附 則 .................................................... 22 （六）固定資產(chǎn)、低值易耗品管理辦法 ................................. 23 1. 總 則 .................................................... 23 2. 資產(chǎn)的購置 ................................................ 23 3. 資產(chǎn)的管理與維修 .......................................... 24 4. 罰 則 .................................................... 25 （七）辦公用品管理辦法 ............................................. 27 1. 總 則 .................................................... 27 2. 辦公用品的購置 ............................................ 27 3. 辦公用品的領(lǐng)用和管理 ...................................... 28 4. 罰 則 .................................................... 29 （八）公務(wù)往來禮品管理辦法 ......................................... 30 1. 總 則 .................................................... 30 2. 禮品購置與管理 ............................................ 30 3. 接收禮品管理 .............................................. 31 4. 罰 則 .................................................... 31 （九）公務(wù)手機(jī)使用及話費(fèi)核報管理辦法 ............................... 32 1. 總 則 .................................................... 32 2. 話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的核定與報銷 ...................................... 32