【正文】 生成的，一種是通過手工進(jìn)行集中。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 可以集中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)物料的采購，確定經(jīng)濟(jì)采購批量和最佳的采購時間。 參與部門 采購部 生產(chǎn)部 主要文檔說明 合同需求書： 合同需求書中規(guī)定了合同需求中的主要條款，包括：物料的種類、物料的質(zhì)量要求、物料的數(shù)量規(guī)格等信息。 – 與供應(yīng)商初步協(xié)商： 在正式確定供應(yīng)商以前，應(yīng)該和供應(yīng)商進(jìn)行一定的接觸，確定標(biāo)書中的一些關(guān)鍵要求，并且協(xié)商特殊要求的解決方法。 特殊采購合同： 針對的情況，在一般的標(biāo)準(zhǔn)合同文本中加入特殊的時間、進(jìn)度、服務(wù)等條款。 采用新的供應(yīng)商資質(zhì)管理辦法能夠建立標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商挑選和評價程序，能夠形成供應(yīng)商的評價的數(shù)量化方法和標(biāo)準(zhǔn)，能夠形成完整的供應(yīng)商檔案。 更新供應(yīng)商名單： 將評審確定的供應(yīng)商加入供應(yīng)商名單中。 參與部門 采購部 \生產(chǎn)部 主要文檔說明 主要文檔： 供應(yīng)商信息： 用于記錄供應(yīng)商的地點(diǎn)、聯(lián)系方法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量規(guī)格、交付周期、價格范圍、折扣折讓等信息，作為評審的標(biāo)準(zhǔn)。 12 新老業(yè)務(wù)流程對比 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 ? 目前的采購政策管理尚未形成一個標(biāo)準(zhǔn)的流程。 – 制定報價評審制度： 針對供應(yīng)商的報價，公司應(yīng)該針對不同的物料制定不同的評審制度，確保能夠采購質(zhì)優(yōu)價廉的產(chǎn)品。采購政策是一個公司在一定時期內(nèi)的采購教科書和指導(dǎo)文件。 9 制定采購政策流程 確 定 主 要 物 料 的 分類 管 理 政 策建 立 標(biāo) 準(zhǔn) 采 購 訂 單批 準(zhǔn) 制 度建 立 例 外 采 購 管 理制 度確 定 總 成 本 的 計 算模 型確 定 定 額 采 購 政 策P 0 1 0 制定 采 購戰(zhàn) 略P 0 4 0 供應(yīng) 商 資質(zhì) 管 理P 0 5 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 主 要物 料 )P 0 6 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 非 主要 物料 )P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)制 定 供 應(yīng) 商 資 質(zhì) 評估 與 審 查 制 度例 外 采 購 管 理 制 度制 定 報 價 評 審 制 度采 購 授 權(quán) 管 理 制 度制 定 爭 端 解 決 流 程確 定 采 購 訂 單 管 理政 策確 定 維 護(hù) 與 更 新 政策制 定 標(biāo) 準(zhǔn) 合 同 規(guī) 范相 關(guān) 法 律 文 件 和 服務(wù)費(fèi) 用 歸 結(jié) 和 分 配 表采 購 管 理 政 策采 購 流 程采 購 政 策 管 理編 號 : P 0 3 010 制定采購政策 輸入流程 P 010制定采購戰(zhàn)略 輸出 流程 P040供應(yīng)商資質(zhì)管理 \P050采購合同及詢價管理（主要物料） P060采購合同及詢價管理（非主要物料） \P080采購物料和服務(wù) 目的 確定和更新采購政策，用以執(zhí)行采購活動，指導(dǎo)供應(yīng)商選擇和評價活動。對于關(guān)鍵件的備選供應(yīng)商，同樣應(yīng)該嚴(yán)格滿足對物料的各種要求。 ? 采購計劃： 采購計劃應(yīng)該確定在一定時期內(nèi)（半年或者一個季度）應(yīng)該采購的數(shù)量、價格范圍、供應(yīng)商和侯選供應(yīng)商、交貨要求等等。這個規(guī)劃并不是一成不變的，它要根據(jù)市場、內(nèi)部環(huán)境等各種因素進(jìn)行調(diào)整。 4 制定采購戰(zhàn)略主要活動描述 主要活動： 確定長期客戶需求： 根據(jù)公司中長期的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、戰(zhàn)略成本分析和市場預(yù)測，確定公司產(chǎn)品的長期市場需求和發(fā)展變化的趨勢。采購戰(zhàn)略主要包括：組織、人員、質(zhì)量、技術(shù)、風(fēng)險、市場、行業(yè)趨勢、價格變化等等。這個活動還要將經(jīng)營預(yù)測轉(zhuǎn)換為對采購和供應(yīng)的要求，例如對化工原材料和生產(chǎn)設(shè)備的需求，對存儲設(shè)備的技術(shù)要求，對存儲能力的要求等等。通過制定半年、一年或者兩年的采購計劃來實現(xiàn)采購戰(zhàn)略中的目標(biāo)。采購計劃制定應(yīng)該包括：對不同類型物料的計劃、市場變化對采購物料的影響、采購的優(yōu)先級、選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)和確定長期的供應(yīng)商名單等活動。 – 確定合適的采購組織： 根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和采購目標(biāo)的要求，確定適合的采購組織完成采購活動。 ? 例外采購管理制度： 針對例外采購管理制度，應(yīng)該著重描述例外采購的界定方法，審批的流程和審批的權(quán)限。化工原材料是指化工主料和輔料，技術(shù)物料是指備品備件、機(jī)電儀表、閥門等生產(chǎn)設(shè)備中使用的物料。 – 建立例外采購管理制度： 在公司運(yùn)營過程中經(jīng)常會出現(xiàn)緊急和特殊的情況，針對這種情況發(fā)生的采購，應(yīng)該具有應(yīng)急的辦法，參照這種辦法能夠盡快滿足生產(chǎn)和運(yùn)營的需要。供應(yīng)商資質(zhì)管理還包括確定資質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)、確定衡量業(yè)績的方法、與供應(yīng)商的溝通等等。 供應(yīng)商名單： 記錄所有的供應(yīng)商的基本資料，包括供應(yīng)商的地點(diǎn)、聯(lián)系方式等等。 執(zhí)行階段性的供應(yīng)商評定分級： 根據(jù)供應(yīng)商的履約情況和交付貨物的情況以及供應(yīng)商的歷史記錄，進(jìn)行階段性的分級評定。對于生產(chǎn)中需要的主要化工原材料、儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等應(yīng)該盡量采用標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)管理流程。 – 確定物料要求： 針對一次招標(biāo)中的所有物料，應(yīng)該明確其質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、交付時間等等。如果是標(biāo)準(zhǔn)化的物料，可以采用無特殊和附加條款的合同。通過各種途徑把需求進(jìn)行匯總集中，根據(jù)采購策略確定采購的經(jīng)濟(jì)批量和采購的最佳時間。該采購需求書用于指導(dǎo)以后的采購活動。根據(jù)管理辦法的規(guī)定，執(zhí)行相應(yīng)的程序進(jìn)行逐級審批過程。在采購時可以使用采購信用卡，一定金額或者一定時間進(jìn)行集中支付處理。 30 流程主要活動描述 監(jiān)督采購合同執(zhí)行： 對于采購合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督（尤其是特殊采購，要求時間比較嚴(yán)格的物料）是采購活動中非常重要的工作。 流程主要活動描述 31 管理代管存貨（ P100） P 0 1 0 制定 采 購戰(zhàn) 略L 1 3 0 管理 代 管物 料確 定 供 應(yīng) 商 / 物 料代 管 的 數(shù) 據(jù)簽 定 代 管 物 料 合 同 需 要 補(bǔ) 充 庫 存 ? 建 立 補(bǔ) 充 庫 存 訂 單收 到 貨 物 并 進(jìn) 入 庫存使 用 代 管 物 料 時 標(biāo)明 供 應(yīng) 商為 支 付 貨 款 計 算 代管 物 料 的 使 用 量L 1 3 0 管理 代 管物 料P 1 5 0 支付 貨 款Y e sN o補(bǔ) 充 庫 存 訂 單采 購 流 程管 理 代 管 存 貨編 號 : P 1 0 032 管理代管存貨流程說明 輸入流程 P010制定采購戰(zhàn)略 L130管理代管物料 輸出流程 P150支付貨款 L130管理代管物料 目的 管理供應(yīng)商的代管貨物 內(nèi)容說明 主要管理供應(yīng)商在本地設(shè)庫、和采購代管等活動 參與部門 采購部 物流部 主要文檔說明 補(bǔ)充庫存訂單： 針對不同的代管物料，設(shè)定其安全庫存水平和最低庫存水平，當(dāng)庫存水平低于最低庫存時，應(yīng)該產(chǎn)生庫存補(bǔ)充訂單。 通過采購代管物料管理，可以有效地節(jié)省采購資金，并且能夠滿足生產(chǎn)的時間要求。 按照實際數(shù)量收貨： 在采購過程中經(jīng)常發(fā)生數(shù)量差異的現(xiàn)象，尤其是化工原材料，其實際收到的數(shù)量和訂單或者提貨單中的數(shù)量往往不一致，應(yīng)該針對此種情況制定可以接受的數(shù)量差異范圍。 分配測試優(yōu)先級： 質(zhì)量檢驗往往需要進(jìn)行多項測試，而質(zhì)量檢驗部門的人員和設(shè)備還同時承擔(dān)生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢驗任務(wù)，因此應(yīng)該根據(jù)物料的特點(diǎn)，分配測試的優(yōu)先級別。 降低標(biāo)準(zhǔn)申請書： 標(biāo)準(zhǔn)化的申請文件，用于降低標(biāo)準(zhǔn)（讓步接受）接收物料。 確定最佳的付款時間 ：根據(jù)供應(yīng)商提供的信用額度、公司的付款政策、采購交付時間的要求和采購價格等因素確定最佳的付款時間。 提出降低標(biāo)準(zhǔn)申請： 在物料不能符合原有標(biāo)準(zhǔn)的情況下，可以申請降低標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行接收和使用。 分配測試優(yōu)先級： 質(zhì)量檢驗往往需要進(jìn)行多項測試，而質(zhì)量檢驗部門的人員和設(shè)備還同時承擔(dān)生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢驗任務(wù)，因此應(yīng)該根據(jù)物料的特點(diǎn)，分配測試的優(yōu)先級別。 檢驗記錄單： 記錄檢驗的結(jié)果，如果必要應(yīng)該注明質(zhì)量檢驗部門的意見和建議。 36 受到原材料主要活動描述 核對收到貨物和提單： 核對收到的貨物和提單中的數(shù)量規(guī)格是否一致。 建立補(bǔ)充庫存訂單： 由生產(chǎn)商或者供應(yīng)商產(chǎn)生補(bǔ)充庫存訂單，補(bǔ)充庫存水平。 確定修正方案： 確定修正方案主要是針對出現(xiàn)的問題提出解決的方法，主要的解決方法是：降低價格、要求供應(yīng)商給予一定的補(bǔ)償、降低質(zhì)量要求、延長交貨時間等等。 參與 部門 采購部 生產(chǎn)部 主要文檔說明 采購問題管理規(guī)定： 是針對采購過程中發(fā)生的所有問題和解決辦法的參考信息列表。 確認(rèn)函： 用于確認(rèn)收到和處理問題的文件。 采購需求書： 經(jīng)過審批后確定的采購需求，可以據(jù)此制作采購訂單。 簽訂特殊條款： 根據(jù)物料的特性和要求，需要簽訂進(jìn)度協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等附加的條款。本流程主要適用于那些標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)的、重復(fù)性物料的采購活動。 – 管理招標(biāo)過程： 從編制標(biāo)書到評標(biāo)、開標(biāo)是一個非常程序化的過程，可以結(jié)合本身的情況采取自己管理和聘用專門的招投標(biāo)公司進(jìn)行管理。 物料招標(biāo)書： 標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)書文件，用于公司所有采購中的招標(biāo)活動。 的老流程 的新流程 供應(yīng)商的管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的流程，沒有指標(biāo)化的供應(yīng)商評審方法。 通知供應(yīng)商： 以書面形式通知供應(yīng)商。對于研發(fā)和技改以及生產(chǎn)中使用的儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等則可以根據(jù)一定的金額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行本流程進(jìn)行規(guī)范采購管理。 – 確定總成本的計算模型： 與財務(wù)部門一起確定采購的總成本，并且按照一定的模型計算各個部分的費(fèi)用。公司應(yīng)該制定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程來解決出現(xiàn)的爭端。該手冊能夠?qū)π聠T工進(jìn)行培訓(xùn)，能夠使其快速熟悉并進(jìn)入崗位。在實施過程中，應(yīng)該通過采購年度預(yù)算進(jìn)行控制和考核，確保采購計劃的有效性。 – 確定關(guān)鍵件的備選計劃： 首先確定哪些原材料和備件是生產(chǎn)過程中最重要的，然后確定其首選供應(yīng)商和備選供應(yīng)商。 ? 采購組織結(jié)構(gòu)和崗位職責(zé)： 建立和調(diào)整崗位職責(zé)時應(yīng)該著重考慮采購的組織形式、人員的崗位設(shè)置、崗位的職責(zé)描述、與其他部門協(xié)調(diào)工作的方法和程序以及關(guān)鍵的業(yè)績考核指標(biāo)等等。 ? 公司應(yīng)該制定 3到 5年的中長期采購規(guī)劃來指導(dǎo)采購工作。 中長期采購戰(zhàn)略： 這是本流程形成的最終文件，作為對整個采購活動的綱要，應(yīng)該主要包括的內(nèi)容有：采購的目標(biāo)要求、質(zhì)量（質(zhì)量與成本）、數(shù)量、采購方式（集中式或者分散式、長期的或者短期的、主動或者被動）、采購的人員與組織、采購時機(jī)的確定原則、采購價格的原則、采購的區(qū)域和供應(yīng)商選擇等等。 參與部門 采購部 \生產(chǎn)部 \市場部 主 要 文 檔 說 明 主要文檔： 公司戰(zhàn)略計劃： 公司長期發(fā)展的規(guī)劃，主要包括