【正文】 至右橫向依次排列座次。 實踐訓練 第三章 秘書的溝通與協(xié)調 我院要在下周一召開科學實踐觀第一階段總結大會，要求全院教職工全部參加，屆時院領導也全部出席，要求分小組模擬會議的準備情況。 信息詳細，包括姓名、單位、職務、聯(lián)系方式、簽名等。秘書覺得很委屈，會議室里的煙灰缸一直都是紅色的那一套，那還是去年慶功時新買的。 主要包括：標題、正文、主送單位、抄送單位； 會議概況：會議時間、地點、主持人、與會人員、基本議程； 會議的精神和議定事項：主體部分，議定事項、措施等； 第三節(jié) 會議進行階段的會務工作 第四章 會議組織與服務 會議記錄與會議紀要有什么區(qū)別呢？ 性質不同，會議記錄是實錄，會議紀要只記要點； 功能不同：會議記錄一般不公開，只做資料保存，會議紀要要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行； 并不是所有的會議都會形成會議紀要； 第三節(jié) 會議進行階段的會務工作 第四章 會議組織與服務 ?二、組織會議進行的工作 會議紀要的要求 內容的紀實性：如實地反映會議內容，不能脫離會議搞再創(chuàng)作； 表達的要點性： 撰寫會議紀要應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。 第三節(jié) 會議進行階段的會務工作 第四章 會議組織與服務 ?二、組織會議進行的工作 接待新聞媒體原則 會議新聞要實事求是，達到宣傳會議精神的目的； 掌握會議住處的保密度，做到內外有別； 報道中重要觀點要經領導審核； 對待媒體要主動積極； 收集外界對會議報道的信息，為會議效果的評價提供參考； 第三節(jié) 會議進行階段的會務工作 第四章 會議組織與服務 ?二、組織會議進行的工作 接待新聞媒體工作內容 由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經領導審閱后向媒體發(fā)送； 會議召開期間，邀請記者采訪，發(fā)布消息； 會議結束后，召開記者發(fā)布會，由會議領導直接介紹會議情 況，并親自回答記者提出的問題； 第三節(jié) 會議進行階段的會務工作 第四章 會議組織與服務 ?三、會議期間的生活服務工作 制作通訊錄 會務人員根據會議簽到表制作通訊錄，向與會人員確認后，復印發(fā)給與 會代表。為爭當行業(yè)內的領頭羊，公司設計了一批符合市場需求和環(huán)保要求的電動車。 3．實訓要求 （ 1）開幕詞字數(shù)不少于 200字，語言要求口語化、富有感情色彩，又要求生動活潑，語氣要熱情、友好。 3．實訓要求 （ 1）要求格式規(guī)范，條款清晰，語言得體。 :32:5400:32:54February 6, 2023 ? 1他鄉(xiāng)生白發(fā)，舊國見青山。 :32:5400:32Feb236Feb23 ? 1世間成事，不求其絕對圓滿，留一份不足，可得無限完美。 , February 6, 2023 ? 閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。 2023年 2月 6日星期一 12時 32分 54秒 00:32:546 February 2023 ? 1一個人即使已登上頂峰，也仍要自強不息。勝人者有力，自勝者強。 。 2023年 2月 6日星期一 12時 32分 54秒 00:32:546 February 2023 ? 1做前，能夠環(huán)視四周；做時，你只能或者最好沿著以腳為起點的射線向前。 , February 6, 2023 ? 雨中黃葉樹，燈下白頭人。會期為 2天， 1月 9日報到。有些物品比較難準備：如麥克風，可以用紙制作成道具而代替。 安排人員送站 安排合適的車輛送行。意見很快反映到領導那里，領導把鐘苗叫去問情況，鐘秘書一臉無辜。 微型案例 第三節(jié) 會議進行階段的會務工作 第四章 會議組織與服務 ?二、組織會議進行的工作 檢查會場準備情況 基本設備如：麥克風、音箱、手提電腦、投影儀； 其他設備：攝像機、錄音筆、照像機等； 會場設備情況 會場的安全保衛(wèi)與保密工作 保持會場秩序、關注場內設備使用情況、注意保密工作。 注意簽到時的禮儀。 第三節(jié) 會議進行階段的會務工作 第四章 會議組織與服務 會議進行階段的會務工作框架圖 會議簽到與引導 組織會議進行 做好生活服務 （接站、報到、簽到、資料發(fā)放、情況咨詢） （設備監(jiān)控、會議紀錄、新聞報道、會間服務） （訂購車票、餐飲服務、旅游項目） 第三節(jié) 會議進行階段的會務工作 第四章 會議組織與服務 ?思考： 如果某個大型會議要求你做好在機場的接站工作，你應該做哪些準備？接站時應注意什么？ 第三節(jié) 會議進行階段的會務工作 第四章 會議組織與服務 ?一、會議報到與引導工作 會議接站 確定迎接規(guī)格 做好接站準備 豎立接待標志 掌握抵達情況 介紹賓主雙方 第三節(jié) 會議進行階段的會務工作 第四章 會議組織與服務 ?一、會議報到與引導工作 會議報到 安排住宿 報到方式 分發(fā)材料（紀念品） 確定報到者身份 報到是掌握與會人員準確到會情況的重要一環(huán)。 先左后右 第二節(jié) 會議籌備階段的會務操作 第四章 會議組織與服務 ?六、會場布置 —— 座位安排 座次標識方法 主席臺或會議桌上擺放名簽（注意順序） 出席證上注明座次（某排某號） 印制座次圖表 入場時，應有工作人員做引導。 適合小型座談會或協(xié)商性的會議。 第二節(jié) 會議籌備階段的會務操作 第四章 會議組織與服務 ?五、制發(fā)會議證件 會議證件的內容 會議名稱（全稱）、 會徽、姓名、照片、 證件種類，即標明“出席證”、“列席證” 、 證件編號、會議日期 。 口 人參加會議 簽名或蓋章： 年 月 日 第二節(jié) 會議籌備階段的會務操作 第四章 會議組織與服務 ?三、制發(fā)會議通知 會議通知的發(fā)出 在擬定完會議通知后，應及時發(fā)出會議通知，讓與會者做好充分的準備。秘書必須提前預定，會前確認，掌握各聯(lián)系人的聯(lián)絡方式，以便隨時聯(lián)系。 東部地區(qū)銷售活動的總結。 會議日程 會議日程是把一天中會議議程規(guī)定的各項活動按單位時間具體落實安排，它不僅細化圍繞會議議題的全部活動，還包括會議過程中其他的輔助活動，如聚餐、參觀、考察、娛樂等等。所有的支出都應控制在總量范圍之內。 秘書組：負責擬寫會議方案，準備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀要、簡報等工作。 會議地點 是指會議召開的舉辦地或會場。 （ 2）會議的客體，即參加會議的對象，包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員。 （ 3）其他與會議有關的人員包括：主持人、會議秘書人員和會議服務人員等。會場的決定主要是考慮大小、交通、環(huán)境與設備是否適合等因素。 接待組：負責生活服務、交通疏導、醫(yī)療服務等工作。 （ 3）確保重點。 第二節(jié) 會議籌備階段的會務操作 第四章 會議組織與服務 ?二、擬定會議議程、日程、程序 會議程序 會議程序是指在一次具體的會議中按照時間先后排列的詳細的 活動步驟。 上次會議記錄。如會議期間，日程臨時變動，秘書要及時作好會議生活的協(xié)調工作。 第四章 會議組織與服務 工作實訓 初萌： 我們將在 8月 15日召開客戶咨詢聯(lián)誼會 ， 請你列出發(fā)送會議通知應注意的問題 ， 并擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知 。 樣式與制作 注意控制成本。 第二節(jié) 會議籌備階段的會務操作 第四章 會議組織與服務 ?六、會場布置 半 圍 式 介于相對式和全圍式之間，既突出了主席臺的地位，又增加融洽的氣氛。 第二節(jié) 會議籌備階段的會務操作 第四章 會議組織與服務 ?六、會場布置 —— 環(huán)境布置 主席臺的裝飾 第二節(jié) 會議籌備階段的會務操作 第四章 會議組織與服務