【正文】 目的 為 完善檔案管理體系 ， 準(zhǔn)確的對檔案進(jìn)行分類、編號、歸檔； 有序的進(jìn)行檔案的調(diào)閱與借用； 確保檔案的真實(shí)性、 實(shí)用性 、 有效性 和完整性。 檔案案卷質(zhì)量總的要求是遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。 歸檔的文件材料一 般一式一份。 f) 其它，如：每周可安排一天為“輕松學(xué)習(xí)日”，朝會型式可不拘一格，可購買點(diǎn)心、飲料，伙伴們共同分享一些喜聞樂見的事或輕松的交流本周的工作心得。 養(yǎng)成 良好的衛(wèi)生習(xí)慣，不隨地吐痰，不亂丟紙屑、雜物， 辦公室內(nèi)不得吃飯和有濃烈氣味的東西。 c) 對于一些色彩不影響表達(dá)的文稿，應(yīng)盡量采用黑白 打印。在使用自來水時盡量開小 用水量，縮短用水時間，杜絕“水長流”和“水白流”的嚴(yán)重浪費(fèi)現(xiàn)象； b) 工作人員下班后，應(yīng)對各樓層進(jìn)行檢查，關(guān)閉衛(wèi)生間 、茶水間等未關(guān)閉的水龍頭。 公文 編號 一、內(nèi)行文（上行文、平行文和下行文）編號 1 編號 發(fā)文分公司 /部門代碼 — 年度 — 流水號 ADM — 2020 — 20 說明 行政部 短橫 年度 短橫 流水號 二、外行文編號 2 編號 公司代碼 — 發(fā)文分公司 /部門代碼 — 年度 — 流水號 SYGF — ADM — 2020 — 20 說明 實(shí)業(yè)股份 短橫 行政部 短橫 年度 短橫 流水號 編寫注意事項(xiàng) a) 文件的 主送單位標(biāo)注于文件的標(biāo)題 下 ，文件 的正文前。 發(fā)送傳真 a)發(fā)送傳真人員把需傳真之資料交由傳真管理人員 傳真 ，并 寫清收件人姓名、傳真號碼及需發(fā)件 日期，亦或自行操作即可； b)發(fā)送完傳真后， 一并 在《傳真資料一覽表》 簽字 ． ． ，以便查核。 《 傳真資料一覽表 》 、 《 復(fù)印資料一覽表 》 、 《 打印資料一覽表 》 、《彩打打印資料一覽表》 獲取方式： OA文檔管理 文件管理 常用表單 ： 《文印室管理規(guī)定》 獲取方式： OA日常事務(wù) 規(guī)章制度 行政管理類 公司網(wǎng)絡(luò)資源是公司用于工作目的的投資， 僅限 于工作 使用 。 未經(jīng) 信息部同意、最高主管審批，所有用戶 不得將服務(wù)器、工作站上的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件 、涉密數(shù) 據(jù)、信息、資料等 轉(zhuǎn)錄、 復(fù)制、傳播。 違規(guī)管理 為避免浪費(fèi)公司電力資源，保護(hù)電腦設(shè)施安全，各位員工下班后應(yīng)關(guān)閉電腦主機(jī)和顯示器，若因工作需要下班后不能關(guān)機(jī)，應(yīng)在電腦上貼標(biāo)識或小標(biāo)簽說明“電腦正在處理工作運(yùn) 行中”，避免他人不知情而 關(guān)閉。 )的規(guī)定 保留采取進(jìn)一步處理措施的權(quán)利 。 駕駛員全年安全行駛無事故、 無 違章 （如造成事故或違章責(zé)任人不是駕駛員，則必須提供證據(jù)證明） ，年終將獎勵安全獎 500元。 超過上述范圍的人事相關(guān)決策，除總部人力資源部審批外，還應(yīng)報董事長批準(zhǔn)。 2 試用期： M2（含）以上職級員工試用期六個月， M2 以下試用期三個月。超過 10 分鐘的部分，每遲到早退 1 分鐘，扣罰當(dāng)月工資 1元。 產(chǎn)假 員工分娩前后，符合計(jì)劃生育政策前提下，憑醫(yī)院證明可申請產(chǎn)假 90天。 表單： 請假單 外出登記表 四 、 獎懲管理 1 獎 懲 類別 獎勵分為：嘉獎、小功、大功三種。 一次嘉獎獎勵人民幣 30 元，一次小功獎勵人民幣 100 元，一次大功獎勵人 30 民幣 300 元。 員 工有下列情形之一者，予以記 大功一次獎勵。 績效評估：在評估月份的月初由考核人對員工上季度的績效表現(xiàn)進(jìn)行評估后，交上級主管復(fù)評。申訴的處理結(jié)果應(yīng)在接到申訴的 10 個工作日內(nèi)答復(fù)。 7 申訴及其處理 受理機(jī)構(gòu)：被考核人如對考核結(jié)果有異議，可與隔級主管溝通尋求解決。 員工有以下情形者，記大過一次處分 工作失職或工作態(tài)度不佳，使工作受到嚴(yán)重影響或造成重大損失，金額達(dá) 10萬元以上； 拒絕執(zhí)行上級命令，或借故推托、敷衍塞責(zé)，情節(jié)嚴(yán)重； 損害公司利益和形象、客戶利益， 對公司造成較大影響； 違反公司相關(guān)保密規(guī)定要求，泄露公司秘密，造成公司一定損失或不良影響； 對損害公司利益的行為知情不報，或包庇縱 容，情節(jié)嚴(yán)重； 散布謠言，破壞團(tuán)結(jié)，或威脅他人且有具體行動，造成一定后果； 未經(jīng)批準(zhǔn)或辦理手續(xù)，私自外借公司財物； 曾因類似事實(shí)受到小過處分，一年內(nèi)重犯； 其他危害公司利益，經(jīng)認(rèn)定應(yīng)予記大過處分的情形。 嘉獎 /小功 /警告 /小過 相關(guān)人員 提報部門經(jīng)理 /區(qū)域人事行政部 當(dāng)事人 /當(dāng)事人直接主管 分公司經(jīng)理 解雇處分的流程及權(quán)限參考離職管理及總則的相關(guān)規(guī)定。 累計(jì)三次小功相當(dāng)于一次大功，累計(jì)三次嘉獎相當(dāng)于一次小功。 哺乳假 不滿一周歲嬰兒的女 員 工， 每個工作日 給予其哺乳時間 1小時； 多胞胎生育的，每多哺乳一個嬰兒，每次哺乳時間增加 1小時。 4 假別 根據(jù)性質(zhì)分為年假、事假、病假、婚假、喪假、 產(chǎn)假、哺乳假、 工傷假等八種。 上班時間外出，應(yīng)提前辦理登記手續(xù)，寫明事由，并打卡進(jìn)出。 親屬回避： 親屬不能在同一個部門任職，且不能有上下級隸屬關(guān)系。 1. 電話轉(zhuǎn)接、值班記錄及寄存物品的管理，異常問題及時報備處理 .做好夜間巡查工作：大廳、展廳、客房、倉庫的安全檢查；水、各項(xiàng)電源、電梯及門窗的關(guān)閉情況，有異常及時登記并處理 . 2. 停車場車輛的安全管理，對異常發(fā)生 的情況及時處理并報備主管 3.. 車輛鎖匙的保管及使用登記 二 . 白班時間工作內(nèi)容： 1. 每天早上 9 點(diǎn)左右對廚師采購菜品進(jìn)行驗(yàn)收：數(shù)量、重量、金額 2. 負(fù)責(zé)接收公司所定的報刊雜志，并按部門分發(fā) 3. 每天早上 10 點(diǎn)左右登記高管餐廳用餐人數(shù)并對各樓層進(jìn)行巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報備 . 4. 負(fù)責(zé)登記并發(fā)送各部門郵寄物品 . 5. 每 2 個小時巡查各樓層門、窗、窗簾、飲用水、衛(wèi)生間清潔程度、用品是否齊全、設(shè)備完好情況、 水電、電源的關(guān)閉情況，出現(xiàn)物品損壞或缺少及時報備相關(guān)人員 6 每日巡查花卉的成活情況，出現(xiàn)枯萎情 況及時報備主管 7 每月 30 之前對花卉進(jìn)行盤點(diǎn)，將結(jié)果報備直接主管 8. 對辦公場所防盜、消防器材的管理、定期檢查（ 15 天登記一次） 9 周未及節(jié)假日正常值班 . 10 完成主管交辦的臨時性工作 三．工作要求及標(biāo)準(zhǔn)： 1. 原則性強(qiáng)，堅(jiān)決執(zhí)行并維護(hù)公司制定的各項(xiàng)管理辦法 2. 工作積極主動，在做好本職工作的情況下，對主管交辦的各項(xiàng)工作能主動配合并完成 3. 在值班期間其總臺信件、車鑰匙等物品及巡查表登記的及時及完整 4 巡查六次以上，對未關(guān)閉的電源及時切斷、對缺損的物品和設(shè)施及時通知負(fù)責(zé)人員，并給予登記 5. 工作及 巡查中發(fā)現(xiàn)存在危險等現(xiàn)象及時反饋給上級主管 6. 每月有效投訴次數(shù)低于 1 次 電工 1. 設(shè)備維修管理。 原則上不安排非因工用車，遇特殊情況（如結(jié)婚、分娩等），員工申請非因工用車，在不影響正常工作的前提下，按外部用車流程進(jìn)行審批。 c) 無論是 否有群發(fā)權(quán)限 ,故意發(fā)送與工作無直接相關(guān)的信息，造成嚴(yán)重后果的 ,將受到記小過處分。 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)監(jiān)控管理 根據(jù)公司高層領(lǐng)導(dǎo)指示、行政部、人力資源部管理需要或各部門主管對所管轄團(tuán)隊(duì)員工的管理需要，信息部 應(yīng) 配合以上部門主管提供數(shù)據(jù)支持 ,每次檢查前必須獲得信息部最高主管的書面批準(zhǔn)。對于可能引起計(jì)算機(jī)病毒的軟件，應(yīng)使用殺毒軟件 掃描殺毒 。 各部門將可再利用的二次 紙統(tǒng)一進(jìn)行整理（去除涉及公司機(jī)密的文件、合同、設(shè)計(jì)圖樣等），并送 至人事行政部進(jìn)行重復(fù)利用。一般在正件正文后標(biāo)明附件標(biāo)題，附件正文前應(yīng)標(biāo)注“附件”二字。對有意破壞者，除全額賠償外，并依據(jù)情況予以處罰。 c) 區(qū)域人事專員 每月對單次電話超過 3元的（市話約 30分鐘，長話約 10分鐘）的情況進(jìn)行查核，對超過 3元的通話將需要座機(jī)號碼所屬人進(jìn)行解釋； 空調(diào)的開啟時間和原則 a) 空調(diào)的啟動要嚴(yán)格按照操作規(guī)程開啟，嚴(yán)禁 頻繁的開關(guān)空調(diào)，每次停機(jī)后至少要休息三分鐘后才可進(jìn)行第二次開啟，否則，將對壓縮機(jī)造成嚴(yán)重?fù)p壞，影響其正常的使用； b) 為節(jié)約能源 和延長空調(diào)的使用壽命，空調(diào)開啟后，制冷溫度應(yīng)設(shè)置在 25℃以上；以免空調(diào)機(jī)長時間工作， 導(dǎo)致 壓縮機(jī)發(fā)熱、發(fā)燙， 減少機(jī)器的使用壽命 。 ： 任何時間，只要離開辦公位置， 就必須把椅子歸回原來的位置，并擺放整齊。 d) 各部門可以根據(jù)實(shí)際情況選擇以下會議內(nèi)容，并可采用多樣的形式以加強(qiáng)朝會的教育作用， ： 無 ： 《行政部例會組織管理規(guī)定》 獲取方式： OA日常事務(wù) 規(guī)章制度 行政管理類 ： 為維護(hù)企業(yè)正常的辦公秩序，樹立良好的企業(yè)形象，創(chuàng)造干凈、整潔、舒適、合理的辦公環(huán)境，培養(yǎng)良好習(xí)慣，提升個人素養(yǎng)。 、整理 檔案的分類原則： 主要 以全部檔案為對象 ， 根據(jù)企業(yè)管理職能 并 結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn) ， 保持檔案材料的內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系 。 歸檔的文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。 并執(zhí)行檔案管理規(guī)定定期向總部中央文控室提交檔案目錄。 文件 使用人員應(yīng)對文件進(jìn)行學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行；對于領(lǐng)用受控文件的部門，應(yīng)保管好所領(lǐng)用文件 ，行政人事專員應(yīng)做好文件的保管工作。 文件管理 目的 對 分 公司 所要求的文件進(jìn)行控制， 將公司的做事方式、管理方法、作業(yè) 流程、個人經(jīng)驗(yàn)得 以有效的傳承。 程序 電話轉(zhuǎn)接服務(wù) 接聽電話統(tǒng)一話術(shù)：您好！這里是七匹狼 XX 分公司，請問有什么可以幫到您！； 接聽電話人員應(yīng)及時了解分公司辦公人員 職務(wù)、職責(zé) 、分機(jī)號、直線、手機(jī)、避免出現(xiàn) 誤轉(zhuǎn) 、錯轉(zhuǎn)的現(xiàn)象； 電話鈴聲響起 3聲內(nèi)應(yīng)將電話接起，如果 3聲內(nèi)無法接聽，應(yīng)及時致歉：“對不起，讓您久等了，這里是七匹狼 XX 分公司，請問有什么可以幫到您！” 接聽電話時應(yīng)準(zhǔn)備好筆和紙用于 記錄（需留言電話及重要事件的記錄） ，并在通話結(jié) 束后及時通知相關(guān)人員（以郵件或留言條方式轉(zhuǎn)達(dá)） ； 來訪賓客接待 嘉賓來訪時前臺人員應(yīng)微笑、起立迎接客人：“您好，歡迎光臨七匹狼” 辦理嘉賓登記手續(xù)并電話聯(lián)系相關(guān)部門的接待人員，填寫《訪客登記表》 如遇嘉賓在前臺等候，應(yīng)主動提供茶水服務(wù)：您好！請喝水！ 快遞服務(wù) 對各部 門所需寄出的物品 /文件進(jìn)行信息登記， 前臺文員 投交給 快遞公司 的物品， 與其一起點(diǎn)交、驗(yàn)視完畢后，快遞公司人 員應(yīng)在 《快件收發(fā) /領(lǐng)取登記表》中簽字確認(rèn)， 防 止由于交接不清，造成物品錯交、誤交 ； 前臺文員接到快件后應(yīng)及時電話通知收件人，收件人領(lǐng)取后應(yīng) 在 《快件收發(fā) /領(lǐng)取登記表》中簽字確認(rèn) ； 次月月初 前臺 人員 與快遞公司核對上月快遞費(fèi)用； 快遞費(fèi)用確認(rèn)無誤后，提交 至各部門進(jìn)行 快遞費(fèi)用分?jǐn)?確認(rèn)； 各部門確認(rèn)無誤后，前臺人員填寫報銷憑證至 財務(wù)部進(jìn)行 快遞費(fèi)用結(jié)算 。 程序： 行政采購審批權(quán)限： 類別 金額（件） 業(yè)務(wù)部門（審核） 行政部（審批） 采購 ≤ 2020 元 分公司經(jīng)理 分公司行政人事經(jīng)理 ≥ 2020 元≤ 10000 元 分公司經(jīng)理 大區(qū)總監(jiān) 總部行政經(jīng)理 ≥ 10000 元 分公司經(jīng)理 大區(qū)總監(jiān) 營銷副總 行政中心總監(jiān) 注意事項(xiàng)： 固定資產(chǎn) 統(tǒng)一在當(dāng)?shù)夭少?（電腦及數(shù)碼相機(jī)除外）； 預(yù)算外 請購 需提交總部行 政 部經(jīng)理 復(fù)核并提交財務(wù) 總監(jiān)及 董事長批準(zhǔn) ； 請購程序： 經(jīng)辦人 填寫 “ 固定資產(chǎn)或低值易耗品購置審批表 ”→分公司 經(jīng)理 /大區(qū)總監(jiān) 審批 →總部 歸口管理部門審查 → 采購專員詢價 →歸口部門審批→財務(wù) 總監(jiān) 或董事長 批準(zhǔn) （按預(yù)算管理規(guī)定執(zhí)行）→ 執(zhí)行采購程序 。 程序 類別 辦理流程 租賃 辦理 行政部議價 ?房屋租賃合同擬定 ?合同審批流程 ?行政部辦理付款 ? 房屋裝修申請 注意事項(xiàng)： 房屋租賃應(yīng)選擇多家中介或房屋出租商進(jìn)行對比； 房屋租賃應(yīng)考慮房屋的交通的便利性、樓層、采光、結(jié)構(gòu)等因素； 承租房的產(chǎn)權(quán)必須是清楚、無爭議的房產(chǎn)； 房屋租賃的押金應(yīng)進(jìn)行列表管理，定期復(fù)核，確保公司權(quán)益。最少選擇 3 家以上供應(yīng)商，進(jìn)行評估。 請購 責(zé)任人→采購專員處辦理領(lǐng)用手續(xù)→信息技術(shù)與服務(wù)部 /倉庫領(lǐng)用（復(fù)印一份 留檔，以備 售后服務(wù)）→快遞至分公司； 采購物品的保修 分公司發(fā)現(xiàn)總部采購貨品損壞應(yīng) 通知 采購專員 損壞 情況 ，采購專員根據(jù)具體情況 向供應(yīng)商提出免費(fèi)維修或者退貨要求。 旅游方案內(nèi)容必須包括： 1）旅游合同：時 間、地點(diǎn)、線路、交通方式、價格、服務(wù)、安全、保險等 2）分組：確定組織者、小