【正文】 文具 /辦公用品、工程物料、制服洗滌、對(duì)講機(jī)購(gòu)置維保、電腦設(shè)備購(gòu)置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應(yīng)商等。 審核各管理處的資金使用計(jì)劃，并交總經(jīng)理批準(zhǔn)。 采購(gòu)材料較專業(yè)復(fù)雜時(shí)，行政助理需密切聯(lián)系使用部門，并先把《請(qǐng)購(gòu)單》交使用部門確認(rèn)無(wú)誤后，才依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。 行政助理應(yīng)定期整理資料，做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作，隨時(shí)為管理處提供準(zhǔn)確的記錄信息。 將庫(kù)存物品明細(xì)賬的庫(kù)存物品額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物余額進(jìn)行核對(duì)。 10 物品領(lǐng)用制度 物品領(lǐng)用前先填寫《工作任務(wù)單》或《用料單》，確部門主管審核審核后方可領(lǐng)取，各部門主管是否為 專控物品 貨比三家 報(bào)價(jià)分析 行政助理跟進(jìn)往后采購(gòu)流程 直接與特約供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià) 填報(bào)《特約供應(yīng)商審批表》 呈公司資源部核準(zhǔn) 依審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批 安排貨期 驗(yàn)收通過(guò)否 登記入倉(cāng)，填寫入庫(kù)登記表及入倉(cāng)單 退貨跟進(jìn) 資產(chǎn)登記，粘貼標(biāo)簽 使用部門領(lǐng)用，出倉(cāng)填寫出庫(kù)登記表及出倉(cāng)單 財(cái)務(wù)報(bào)銷 建檔 否 是 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 須跟進(jìn)物料使用情況。 員工在使用 CDMA 手機(jī)時(shí)，必須保證在工作時(shí)間內(nèi)開(kāi)機(jī)，如果發(fā)現(xiàn)在工作時(shí)間內(nèi)無(wú)故關(guān)機(jī)，無(wú)法聯(lián)系的情況，資源部有權(quán)做出處理。話費(fèi)方面由員工自己以預(yù)存話費(fèi)方式繳費(fèi)。 使用者實(shí)際話費(fèi)如超過(guò)公司批準(zhǔn)的定額報(bào)銷費(fèi)用，超出部分由使用者自行承擔(dān)。 各管理處各部門必須設(shè)立對(duì)講機(jī)使用登記薄，由部門每天統(tǒng)一發(fā)放、驗(yàn)收，并做好對(duì)講機(jī)交接工作。 在公眾場(chǎng)合注意控制對(duì)講機(jī)音量，避免對(duì)客戶造成滋擾。 發(fā)單后，第一聯(lián)由客服部保管，第二、三聯(lián)交由工程部保管，并由工程部主管或領(lǐng)班按實(shí)際情況派單工作，《工作任務(wù)單》必須由責(zé)任部門保管好，不可遺失。未完成的任務(wù)單由工程部主管跟進(jìn)落實(shí)，并每單完成后由具體處理人即時(shí)回復(fù)客服前臺(tái)登記。 管理處行政人員負(fù)責(zé)購(gòu)買，購(gòu)買圖書所發(fā)生的費(fèi)用由申請(qǐng)管理處負(fù)擔(dān)。 任何人為損壞或遺失 ,員工需負(fù)責(zé)賠償制服費(fèi)用 ,同時(shí)亦將會(huì)給予必要的紀(jì)律處分 ,嚴(yán)重者將由公司管理層作出裁決 。 16 車輛使用管理制度 總則 為加強(qiáng)公司車輛管理，確保行 車安全，提高辦事效率，減少經(jīng)費(fèi)開(kāi)支，制定本制度。 ． 2 必須在公司指定的場(chǎng)所進(jìn)行定期維修、保養(yǎng)，以確保車輛保持良好運(yùn)行；司機(jī)有責(zé)任在每次出車前進(jìn)行檢查，確保安全后方可用車。 ． 9 司機(jī)每天做好工作日志，詳盡記錄行程，并由經(jīng)辦人簽名確認(rèn)。 舍員應(yīng)遵守下列規(guī)定，違犯者將視情節(jié)輕重給予必要行政處分，甚至解雇。 撥打電話 電話接通后，應(yīng)首先向?qū)Ψ街乱詥?wèn)候，如：“您好”，并作自我介紹。 員工打電話，用語(yǔ)應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確，以節(jié)約話費(fèi)成本?！?總機(jī)人工錄音的音色、音調(diào)、音質(zhì)各管理處全部統(tǒng)一。 各管理處的每月電話費(fèi)用應(yīng)不超過(guò)費(fèi)用預(yù)算的 10%，若超出該范圍，管理處主任須提交充分合理的理由，書面報(bào)告予物管公司審核，否則超出費(fèi)用由該管理處相關(guān)責(zé)任人自行負(fù)擔(dān)。屢犯不改者，視情節(jié)給予處分，直至辭退處理。 辦公桌下不許放置非經(jīng)同意的任何物品，如文件夾、圖紙、紙箱、或私人物品等；電腦主機(jī)、電源設(shè)備、移動(dòng)柜、垃圾簍除外。 垃圾簍只供臨時(shí)放置紙屑的雜物，食物殘?jiān)?、飯盒、紙杯、茶包、液體物品等請(qǐng)勿放進(jìn)垃圾簍。 保持辦公桌的整潔，上班時(shí)電話機(jī)、文件要擺放整齊，不放置與工作無(wú)關(guān)的東西。 行政助理未按上述的規(guī)定執(zhí)行，手續(xù)不全即幫他人撥打長(zhǎng)途電話者，除當(dāng)次電話費(fèi)由其全額支付外，每發(fā) 現(xiàn)一次罰款 50 元。對(duì)電話費(fèi)用有疑問(wèn)的，應(yīng)主動(dòng)聯(lián)系電信部門查明原因，為費(fèi)用結(jié)算提供合 理的數(shù)據(jù)資料。 ,或撥 0 由總機(jī)為您服務(wù)。一旦發(fā)現(xiàn)，將給予書面警告處分。 中途若遇急事需暫時(shí)中 斷與對(duì)方通話時(shí)，應(yīng)先征得對(duì)方的同意，并表示感謝，恢復(fù)與對(duì)方通話時(shí)，切勿忘記向?qū)Ψ街虑浮? 員工離職時(shí)，應(yīng)于離職日內(nèi)遷離宿舍，不得借故拖延或要求任何補(bǔ)償費(fèi)或搬家費(fèi)用。 ． 8 公司人員下班后或周末確需用車的，應(yīng)提前向資源部提出申請(qǐng)，確有急事應(yīng)口頭申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，方可用車。 ． 5 員工外出聯(lián)系業(yè)務(wù)盡可能考慮使用地鐵、公共汽車等交通工具。 各管理處行政人員負(fù)責(zé)工衣交收，檢查及費(fèi)用核算工作，并于月底統(tǒng)一洗滌服務(wù)商結(jié)算 換洗周期：（根據(jù)目前各管理處的經(jīng)營(yíng)狀況，暫定以下標(biāo)準(zhǔn)） 適用范圍 夏季 冬季 備注 客服人員 4 次 /月 2 次 /月 保安人員 2 次 /月 1 次 /月 工程人員 1 次 /月 1 次 /月 后勤人員 2 次 /月 1 次 /月 制服的保管 各管理處行政人員 /倉(cāng)管員負(fù)責(zé)制服的進(jìn)出倉(cāng)，保 管工作 員工離職時(shí)，行政人員 /倉(cāng)管員應(yīng)仔細(xì)檢查制服，將破損情況 3 決定回收或折舊報(bào)廢，并將 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 具體情況在員工離職手續(xù)清單上標(biāo)明，如需要折舊或賠償?shù)?，須及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門計(jì)算費(fèi)用。 每位員工當(dāng)值時(shí) ,必須穿整齊制服 ,下班后應(yīng)將制服放回更衣柜 ,工作服要整潔 ,鈕扣要扣齊 , 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 不允許敞開(kāi)外衣 ,非工作需 要不允許將衣袖、褲管卷起，不允許將衣服搭在肩上； ,衣領(lǐng)不顯露個(gè)人衣物 ,制服外不顯露個(gè)人物品 ,有裝衣袋不裝過(guò)大或過(guò)厚的物品 ,袋內(nèi)物品不外露 。 申購(gòu)、入倉(cāng)、登記、借出 申請(qǐng)購(gòu)書者，先向行政助理查詢管理處書籍明細(xì)，搜索所需購(gòu)買的書籍或類似的書籍是否已備有。 客服中班助理在當(dāng)天上班前致電相關(guān)業(yè)主回訪《任務(wù)單》完成情況，并將業(yè)主反饋的情況記錄在第一、三聯(lián)單上。 13． 3《工作任務(wù)單》管理制度 《工作任務(wù)單》統(tǒng)一客戶服務(wù)部前臺(tái)接待助理及客服主管發(fā)單，由工程部主管統(tǒng)一接單，如工程部主管休假，由工程部領(lǐng)班統(tǒng)一接單，發(fā)單內(nèi)容需簡(jiǎn)明清晰，如有與業(yè)主預(yù)約時(shí)間，必須寫上預(yù)約好 的時(shí)間。 用對(duì)講機(jī)后必須保持對(duì)講機(jī)處于開(kāi)機(jī)狀態(tài)，并注意及時(shí)更換電池，更換電池時(shí)，必須先關(guān)機(jī)后再更換電池，以保護(hù)和延長(zhǎng)對(duì)講機(jī)使用壽命。 12 對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定 對(duì)講機(jī)的管理 對(duì)講機(jī)由各管理處各部門領(lǐng)用保管，遵守“誰(shuí)領(lǐng)用，誰(shuí)保管，誰(shuí)損壞，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，層層落實(shí)。 員工經(jīng)公司書面批準(zhǔn)，將獲得公司配發(fā)的手機(jī)及其配件和對(duì)應(yīng)的號(hào)碼，并可以享有定額手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷。加入后，手機(jī)號(hào)碼屬員工不變，超出話費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)部分自行繳納。 手機(jī)使用管理 CDMA 手機(jī)由新世界公司配于主管級(jí)以上員工使用，是屬于員工福利的一種，在使用 CDMA 手機(jī)時(shí)，同時(shí)享有公司手機(jī)補(bǔ)助。 物品采購(gòu)流程 采購(gòu)流程 預(yù)算內(nèi) 預(yù)算外 需臨時(shí)應(yīng)急采購(gòu)物品 價(jià)值是否=1000 元 ? 管理處主任審核書面同意 各管理處 行政助理月底匯總各部門下月資金使用計(jì)劃 (附《請(qǐng)購(gòu)單》 )。由財(cái)務(wù)部復(fù)核。 存檔跟蹤管理 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) ，便于查閱，以及做好跟蹤管理工作。 呈核、訂購(gòu) 行政助理須將經(jīng)議價(jià)后的報(bào)價(jià)資料匯總，歸 納整理報(bào)價(jià)分析，并將擬選定的產(chǎn)品、最終價(jià)格及供應(yīng)商資料填制于《請(qǐng)購(gòu)單》上，依權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。 采購(gòu)程序一般分請(qǐng)購(gòu)、詢 /比 /議價(jià)、呈核訂購(gòu)、驗(yàn)收、報(bào)銷及存檔跟蹤管理六個(gè)階段。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設(shè)備的維修費(fèi)、辦公室綠化費(fèi)、公務(wù)交通費(fèi)、飲用水費(fèi)、郵遞費(fèi)及其它雜項(xiàng)品。 總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批各管理處及物管公司的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單。 其它 定期資產(chǎn)檢查 兩種周期性的維護(hù)來(lái)保持記錄的精確、真實(shí)： 資產(chǎn)的年報(bào)（由資源部負(fù)責(zé)） 周期性盤點(diǎn)（由資源部主持各部門配合） 資產(chǎn)的年報(bào) 資源部于每年 12月 31 日前，根據(jù)當(dāng)年二次資產(chǎn)盤點(diǎn)的情況，調(diào)整好資產(chǎn)登記后，打印出公司 /管理處資產(chǎn)的年報(bào)，交檔案室歸檔；同時(shí)將各部門 /管理處的資產(chǎn)年報(bào)發(fā)給各資產(chǎn)管理的部門責(zé)任人。 資產(chǎn)的簽收 資源部將該資產(chǎn)編號(hào)填寫在申請(qǐng)表的“取得登記欄”中，再由申請(qǐng)人或使用人在“取得登記欄”上簽收。 資產(chǎn)的取得 申請(qǐng)購(gòu)買資產(chǎn) 作購(gòu)買前的準(zhǔn)備，填寫“固定資產(chǎn)申請(qǐng)表”（所申購(gòu)的資產(chǎn)屬固定資產(chǎn)類時(shí)適用）、或填寫“非固定資產(chǎn) /費(fèi)用申請(qǐng)表”（所申購(gòu)的資產(chǎn)屬非固定資產(chǎn)類時(shí)適用），然后將 申請(qǐng)表匯總到資源部審核，由資源部進(jìn)行調(diào)配，無(wú)庫(kù)存則再由資源部組織購(gòu)買。負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)管理處的資產(chǎn)管理工作。 不得在白紙或空白介紹信上加蓋印章。 其他種類文件（包括電子郵件），其正文內(nèi)容提及的日期和文件的日期，則可選擇上述格式中的一種。 表格管理 表格的編制 各部門負(fù)責(zé)編制相應(yīng)的表格，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并將編制好的表格報(bào)資源部，如有更新，應(yīng)及時(shí)告知資源部。 例： 字體：“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”用隸書，字號(hào)為三號(hào)；表格名稱用華文楷體，字號(hào)為小三號(hào)。 2）檔案管理員將《檔案原件借用申請(qǐng)表》復(fù)印件退回借用人，證明已歸還檔案，完 檔案歸還手續(xù)。資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的規(guī)則，將文件進(jìn)行編號(hào)，分類存放。 管理處秘書 /各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類，具體類別根據(jù)各自的具體情況制定，做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。 校對(duì)、簽署 由發(fā)文部門 /管理處負(fù)責(zé)，部門 /管理處 /物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司 總經(jīng)理的簽名；以管理處名義發(fā)出的電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。 收文登記后，及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理 /管理處主任或授權(quán)人簽署意見(jiàn)，再轉(zhuǎn)交收件人 /跟進(jìn)人處理。若因工作需要應(yīng)事前向部門經(jīng)理報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后始 可赴約。 員工不論是以何種原因離開(kāi)公司 /管理處的，以后必須對(duì)公司 /管理處的保密資料承擔(dān)保密義務(wù)。 網(wǎng)絡(luò)保密文件的控制 ，員工必須加具密碼儲(chǔ)存，并將有關(guān)的密碼告知主管。 保密文件 的保管 。 制定日常事務(wù)操作規(guī)范，并監(jiān)督實(shí)施情況，提出意見(jiàn)和改進(jìn)建議； 優(yōu)化公司日常行政工作，提高工作效率。 執(zhí)行公 司的收發(fā)文管理規(guī)范； 負(fù)責(zé)管理處所有的收發(fā)文事務(wù)； 匯報(bào)管理處的收發(fā)文執(zhí)行情況，并提出優(yōu)化改進(jìn)建議。 負(fù)責(zé)管理處會(huì)議的組 織、安排、記錄及跟蹤落實(shí)； 根據(jù)公司規(guī)定，協(xié)助管理處主任進(jìn)行管理處印章管理； 按照公司指引編制管理處行政辦公預(yù)算，并嚴(yán)格按照經(jīng)審批預(yù)算執(zhí)行及復(fù)核管理處日常辦公費(fèi)用的支出。 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 目 錄 一、 前言 二、 管理處行政部的工作職責(zé) 三、 公司資源部與管理處行政部在行政管理方面的角色和職責(zé) 四、 管理處行政制度及流程 1 保密規(guī)定 2 廉潔守則 3 收發(fā)文及檔案管理 4 月報(bào)制度 5 表格格式的管理規(guī)定 6 文件格式的管理規(guī)定 7 管理處印章使用管理規(guī)定 8 資產(chǎn)管理規(guī)定 9 采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)定 10 物品領(lǐng)用制度 11 集團(tuán)網(wǎng)手機(jī)使用管理規(guī)定 12 對(duì)講機(jī)使用管理規(guī)定 13 工作任務(wù)單使用辦法 14 圖書借閱管理規(guī)定 15 制服管理規(guī)定 16 車輛使用和管理制度 17 宿舍管理制度 18 電話接聽(tīng)制度 19 電話管理制度 20 節(jié)約用紙、使用二次用紙的規(guī)定 21 辦公區(qū)域的管理規(guī)定 22 辦公行政管理規(guī)定 22． 1 員工證 22． 2 更衣柜、鑰匙的管理 22． 3 電腦使用與管理 22． 4 復(fù)印使用管理 22． 5 傳真機(jī)使用管理 22． 6 辦公費(fèi)用控制 六、相關(guān)表格 （一） 模版 1 公文模版 2 信函模版 3 傳真模版 4 備忘錄模版 5 會(huì)議紀(jì)要模版 6 內(nèi)部工作聯(lián)系單 模版 （二） 表格 1 請(qǐng)購(gòu)單 2 工作任務(wù)單 3 公司車輛使用申請(qǐng)表 4 車輛維修申請(qǐng)表 5 固定資產(chǎn)申請(qǐng)表 6 非固定資產(chǎn)申請(qǐng)表 7 實(shí)物 資產(chǎn)處理申請(qǐng)表 8 實(shí)物資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)表 9 合同審批流程表 10 名片印制申請(qǐng)表 11 報(bào)價(jià)分析報(bào)告 12 事務(wù)應(yīng)酬費(fèi)用申請(qǐng)及報(bào)銷申請(qǐng)表 13 行政費(fèi)用分析表 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 前 言 本《行政工作指引手冊(cè)》為新世界物業(yè)管理有限公司資源部及轄下各管理處在行政管理方面的業(yè)務(wù)指引橋梁，管理處行政負(fù)責(zé)人為主要聯(lián)絡(luò)人，具體負(fù)責(zé)與公司資源部進(jìn)行行政業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)和溝通。 5）管理處各類書籍的購(gòu)置、分類、保管、借閱、管理。 收發(fā)文管理 制定公司及管理處的收發(fā)文管理規(guī)范； 負(fù)責(zé)公司本部所有的收發(fā)文事務(wù)； 監(jiān)督管理處的收發(fā)文管理情況。 各類日常行政事務(wù)（飲用水、用餐、快遞、車輛調(diào)度、辦公用品采購(gòu) /分發(fā)、辦公設(shè)備 的維護(hù)、指定供應(yīng)商的意見(jiàn)反饋等） 負(fù)責(zé)日常行政事務(wù)供應(yīng)