【正文】 文具 /辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機購置維保、電腦設備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應商等。 審核各管理處的資金使用計劃，并交總經(jīng)理批準。 采購材料較專業(yè)復雜時，行政助理需密切聯(lián)系使用部門，并先把《請購單》交使用部門確認無誤后，才依權限逐級報批。 行政助理應定期整理資料，做好歸類、數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作，隨時為管理處提供準確的記錄信息。 將庫存物品明細賬的庫存物品額和盤點表上的實物余額進行核對。 10 物品領用制度 物品領用前先填寫《工作任務單》或《用料單》，確部門主管審核審核后方可領取，各部門主管是否為 專控物品 貨比三家 報價分析 行政助理跟進往后采購流程 直接與特約供應商進行詢價 填報《特約供應商審批表》 呈公司資源部核準 依審批權限逐級報批 安排貨期 驗收通過否 登記入倉，填寫入庫登記表及入倉單 退貨跟進 資產(chǎn)登記，粘貼標簽 使用部門領用，出倉填寫出庫登記表及出倉單 財務報銷 建檔 否 是 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 須跟進物料使用情況。 員工在使用 CDMA 手機時，必須保證在工作時間內(nèi)開機，如果發(fā)現(xiàn)在工作時間內(nèi)無故關機，無法聯(lián)系的情況，資源部有權做出處理。話費方面由員工自己以預存話費方式繳費。 使用者實際話費如超過公司批準的定額報銷費用，超出部分由使用者自行承擔。 各管理處各部門必須設立對講機使用登記薄，由部門每天統(tǒng)一發(fā)放、驗收，并做好對講機交接工作。 在公眾場合注意控制對講機音量，避免對客戶造成滋擾。 發(fā)單后，第一聯(lián)由客服部保管，第二、三聯(lián)交由工程部保管，并由工程部主管或領班按實際情況派單工作，《工作任務單》必須由責任部門保管好，不可遺失。未完成的任務單由工程部主管跟進落實，并每單完成后由具體處理人即時回復客服前臺登記。 管理處行政人員負責購買，購買圖書所發(fā)生的費用由申請管理處負擔。 任何人為損壞或遺失 ,員工需負責賠償制服費用 ,同時亦將會給予必要的紀律處分 ,嚴重者將由公司管理層作出裁決 。 16 車輛使用管理制度 總則 為加強公司車輛管理，確保行 車安全，提高辦事效率，減少經(jīng)費開支，制定本制度。 ． 2 必須在公司指定的場所進行定期維修、保養(yǎng)，以確保車輛保持良好運行；司機有責任在每次出車前進行檢查，確保安全后方可用車。 ． 9 司機每天做好工作日志，詳盡記錄行程，并由經(jīng)辦人簽名確認。 舍員應遵守下列規(guī)定，違犯者將視情節(jié)輕重給予必要行政處分，甚至解雇。 撥打電話 電話接通后，應首先向?qū)Ψ街乱詥柡?，如：“您好”，并作自我介紹。 員工打電話，用語應盡量簡潔、明確，以節(jié)約話費成本。” 總機人工錄音的音色、音調(diào)、音質(zhì)各管理處全部統(tǒng)一。 各管理處的每月電話費用應不超過費用預算的 10%，若超出該范圍，管理處主任須提交充分合理的理由，書面報告予物管公司審核，否則超出費用由該管理處相關責任人自行負擔。屢犯不改者，視情節(jié)給予處分，直至辭退處理。 辦公桌下不許放置非經(jīng)同意的任何物品，如文件夾、圖紙、紙箱、或私人物品等；電腦主機、電源設備、移動柜、垃圾簍除外。 垃圾簍只供臨時放置紙屑的雜物，食物殘渣、飯盒、紙杯、茶包、液體物品等請勿放進垃圾簍。 保持辦公桌的整潔，上班時電話機、文件要擺放整齊，不放置與工作無關的東西。 行政助理未按上述的規(guī)定執(zhí)行，手續(xù)不全即幫他人撥打長途電話者，除當次電話費由其全額支付外，每發(fā) 現(xiàn)一次罰款 50 元。對電話費用有疑問的，應主動聯(lián)系電信部門查明原因，為費用結算提供合 理的數(shù)據(jù)資料。 ,或撥 0 由總機為您服務。一旦發(fā)現(xiàn)，將給予書面警告處分。 中途若遇急事需暫時中 斷與對方通話時，應先征得對方的同意，并表示感謝，恢復與對方通話時，切勿忘記向?qū)Ψ街虑浮? 員工離職時，應于離職日內(nèi)遷離宿舍，不得借故拖延或要求任何補償費或搬家費用。 ． 8 公司人員下班后或周末確需用車的，應提前向資源部提出申請，確有急事應口頭申請獲得批準后，方可用車。 ． 5 員工外出聯(lián)系業(yè)務盡可能考慮使用地鐵、公共汽車等交通工具。 各管理處行政人員負責工衣交收，檢查及費用核算工作，并于月底統(tǒng)一洗滌服務商結算 換洗周期：（根據(jù)目前各管理處的經(jīng)營狀況，暫定以下標準） 適用范圍 夏季 冬季 備注 客服人員 4 次 /月 2 次 /月 保安人員 2 次 /月 1 次 /月 工程人員 1 次 /月 1 次 /月 后勤人員 2 次 /月 1 次 /月 制服的保管 各管理處行政人員 /倉管員負責制服的進出倉，保 管工作 員工離職時，行政人員 /倉管員應仔細檢查制服，將破損情況 3 決定回收或折舊報廢，并將 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 具體情況在員工離職手續(xù)清單上標明，如需要折舊或賠償?shù)?，須及時通知財務部門計算費用。 每位員工當值時 ,必須穿整齊制服 ,下班后應將制服放回更衣柜 ,工作服要整潔 ,鈕扣要扣齊 , 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 不允許敞開外衣 ,非工作需 要不允許將衣袖、褲管卷起，不允許將衣服搭在肩上； ,衣領不顯露個人衣物 ,制服外不顯露個人物品 ,有裝衣袋不裝過大或過厚的物品 ,袋內(nèi)物品不外露 。 申購、入倉、登記、借出 申請購書者，先向行政助理查詢管理處書籍明細，搜索所需購買的書籍或類似的書籍是否已備有。 客服中班助理在當天上班前致電相關業(yè)主回訪《任務單》完成情況，并將業(yè)主反饋的情況記錄在第一、三聯(lián)單上。 13． 3《工作任務單》管理制度 《工作任務單》統(tǒng)一客戶服務部前臺接待助理及客服主管發(fā)單，由工程部主管統(tǒng)一接單，如工程部主管休假，由工程部領班統(tǒng)一接單，發(fā)單內(nèi)容需簡明清晰，如有與業(yè)主預約時間，必須寫上預約好 的時間。 用對講機后必須保持對講機處于開機狀態(tài)，并注意及時更換電池，更換電池時，必須先關機后再更換電池，以保護和延長對講機使用壽命。 12 對講機使用管理規(guī)定 對講機的管理 對講機由各管理處各部門領用保管，遵守“誰領用，誰保管，誰損壞，誰負責”的原則，層層落實。 員工經(jīng)公司書面批準，將獲得公司配發(fā)的手機及其配件和對應的號碼，并可以享有定額手機話費報銷。加入后，手機號碼屬員工不變，超出話費標準部分自行繳納。 手機使用管理 CDMA 手機由新世界公司配于主管級以上員工使用，是屬于員工福利的一種，在使用 CDMA 手機時，同時享有公司手機補助。 物品采購流程 采購流程 預算內(nèi) 預算外 需臨時應急采購物品 價值是否=1000 元 ? 管理處主任審核書面同意 各管理處 行政助理月底匯總各部門下月資金使用計劃 (附《請購單》 )。由財務部復核。 存檔跟蹤管理 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) ，便于查閱，以及做好跟蹤管理工作。 呈核、訂購 行政助理須將經(jīng)議價后的報價資料匯總，歸 納整理報價分析，并將擬選定的產(chǎn)品、最終價格及供應商資料填制于《請購單》上，依權限逐級報批。 采購程序一般分請購、詢 /比 /議價、呈核訂購、驗收、報銷及存檔跟蹤管理六個階段。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設備的維修費、辦公室綠化費、公務交通費、飲用水費、郵遞費及其它雜項品。 總經(jīng)理負責審批各管理處及物管公司的月資金使用計劃及采購清單。 其它 定期資產(chǎn)檢查 兩種周期性的維護來保持記錄的精確、真實： 資產(chǎn)的年報（由資源部負責） 周期性盤點（由資源部主持各部門配合） 資產(chǎn)的年報 資源部于每年 12月 31 日前，根據(jù)當年二次資產(chǎn)盤點的情況，調(diào)整好資產(chǎn)登記后，打印出公司 /管理處資產(chǎn)的年報，交檔案室歸檔；同時將各部門 /管理處的資產(chǎn)年報發(fā)給各資產(chǎn)管理的部門責任人。 資產(chǎn)的簽收 資源部將該資產(chǎn)編號填寫在申請表的“取得登記欄”中，再由申請人或使用人在“取得登記欄”上簽收。 資產(chǎn)的取得 申請購買資產(chǎn) 作購買前的準備，填寫“固定資產(chǎn)申請表”（所申購的資產(chǎn)屬固定資產(chǎn)類時適用）、或填寫“非固定資產(chǎn) /費用申請表”（所申購的資產(chǎn)屬非固定資產(chǎn)類時適用），然后將 申請表匯總到資源部審核，由資源部進行調(diào)配，無庫存則再由資源部組織購買。負責監(jiān)督和指導管理處的資產(chǎn)管理工作。 不得在白紙或空白介紹信上加蓋印章。 其他種類文件（包括電子郵件），其正文內(nèi)容提及的日期和文件的日期，則可選擇上述格式中的一種。 表格管理 表格的編制 各部門負責編制相應的表格，應指定專人負責，并將編制好的表格報資源部，如有更新，應及時告知資源部。 例： 字體：“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”用隸書，字號為三號；表格名稱用華文楷體，字號為小三號。 2）檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人，證明已歸還檔案，完 檔案歸還手續(xù)。資源部根據(jù)公司檔案編號的規(guī)則，將文件進行編號，分類存放。 管理處秘書 /各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進行分類，具體類別根據(jù)各自的具體情況制定，做到科學、系統(tǒng)、方便查閱和處理。 校對、簽署 由發(fā)文部門 /管理處負責，部門 /管理處 /物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司 總經(jīng)理的簽名；以管理處名義發(fā)出的電子郵件，則打印后由管理處主任簽名，留作歸檔。 收文登記后，及時報公司總經(jīng)理 /管理處主任或授權人簽署意見，再轉(zhuǎn)交收件人 /跟進人處理。若因工作需要應事前向部門經(jīng)理報告，經(jīng)批準后始 可赴約。 員工不論是以何種原因離開公司 /管理處的，以后必須對公司 /管理處的保密資料承擔保密義務。 網(wǎng)絡保密文件的控制 ，員工必須加具密碼儲存，并將有關的密碼告知主管。 保密文件 的保管 。 制定日常事務操作規(guī)范，并監(jiān)督實施情況，提出意見和改進建議； 優(yōu)化公司日常行政工作，提高工作效率。 執(zhí)行公 司的收發(fā)文管理規(guī)范； 負責管理處所有的收發(fā)文事務； 匯報管理處的收發(fā)文執(zhí)行情況，并提出優(yōu)化改進建議。 負責管理處會議的組 織、安排、記錄及跟蹤落實； 根據(jù)公司規(guī)定，協(xié)助管理處主任進行管理處印章管理； 按照公司指引編制管理處行政辦公預算，并嚴格按照經(jīng)審批預算執(zhí)行及復核管理處日常辦公費用的支出。 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 目 錄 一、 前言 二、 管理處行政部的工作職責 三、 公司資源部與管理處行政部在行政管理方面的角色和職責 四、 管理處行政制度及流程 1 保密規(guī)定 2 廉潔守則 3 收發(fā)文及檔案管理 4 月報制度 5 表格格式的管理規(guī)定 6 文件格式的管理規(guī)定 7 管理處印章使用管理規(guī)定 8 資產(chǎn)管理規(guī)定 9 采購、倉庫管理規(guī)定 10 物品領用制度 11 集團網(wǎng)手機使用管理規(guī)定 12 對講機使用管理規(guī)定 13 工作任務單使用辦法 14 圖書借閱管理規(guī)定 15 制服管理規(guī)定 16 車輛使用和管理制度 17 宿舍管理制度 18 電話接聽制度 19 電話管理制度 20 節(jié)約用紙、使用二次用紙的規(guī)定 21 辦公區(qū)域的管理規(guī)定 22 辦公行政管理規(guī)定 22． 1 員工證 22． 2 更衣柜、鑰匙的管理 22． 3 電腦使用與管理 22． 4 復印使用管理 22． 5 傳真機使用管理 22． 6 辦公費用控制 六、相關表格 （一） 模版 1 公文模版 2 信函模版 3 傳真模版 4 備忘錄模版 5 會議紀要模版 6 內(nèi)部工作聯(lián)系單 模版 （二） 表格 1 請購單 2 工作任務單 3 公司車輛使用申請表 4 車輛維修申請表 5 固定資產(chǎn)申請表 6 非固定資產(chǎn)申請表 7 實物 資產(chǎn)處理申請表 8 實物資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓申請表 9 合同審批流程表 10 名片印制申請表 11 報價分析報告 12 事務應酬費用申請及報銷申請表 13 行政費用分析表 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國地產(chǎn)商域網(wǎng) 前 言 本《行政工作指引手冊》為新世界物業(yè)管理有限公司資源部及轄下各管理處在行政管理方面的業(yè)務指引橋梁，管理處行政負責人為主要聯(lián)絡人，具體負責與公司資源部進行行政業(yè)務聯(lián)絡和溝通。 5）管理處各類書籍的購置、分類、保管、借閱、管理。 收發(fā)文管理 制定公司及管理處的收發(fā)文管理規(guī)范； 負責公司本部所有的收發(fā)文事務； 監(jiān)督管理處的收發(fā)文管理情況。 各類日常行政事務（飲用水、用餐、快遞、車輛調(diào)度、辦公用品采購 /分發(fā)、辦公設備 的維護、指定供應商的意見反饋等） 負責日常行政事務供應