【正文】 V2 1 第一章 總 則 第一條 為了保證集團太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)性，使檔案管理工作規(guī)范化，根據(jù)國家頒布的有關檔案整理、編制規(guī)范規(guī)則， 結合集團太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目建設的具體情況，特制訂本辦法。 第 七 條 本辦法適用于漢能集團太陽能光伏產(chǎn)業(yè) 項目文件 的收集、整理及歸檔管理。沒有公司檔案室簽字不能結算最后一筆進度款和進行合同清算。施工單位應在完工后按規(guī)定將自檢合格的檔案資料交監(jiān)理工程師審查并簽署意見（凡項目實行總承包的，由總承包單位負責其分包項目全部文件的匯編、整理，并提交總包單位檔案匯總），審查合格的檔案移交公司檔案室。 第 二 十二 條 項目檔案整理質量必須符合國家《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（ GB/T 118222021）的質量要求，財務檔案整理質量應符合《會計檔案管理辦法》（財會〔 1998〕 32 號）的要求，照片檔案整理質量應符合《照片檔案管理規(guī)范》（ GB/T 118212021）的要求，電子檔案應符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T 18894— 2021）的要求。 第 二十三 條 竣工文件 是工程 檔案的重要組成部分，必須做到完整、準確、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。 （ 五 ） 同一建筑物、構筑物重復的標準圖、通用圖可不編入竣工圖中，但必須在圖紙目錄中列出圖號，指明該圖所在位置并在編制說明中注明，不同建筑物、構筑物分別編制。 （ 十二 ） 竣工圖內容應與施工圖設計、設計變更、洽商、材料變更，施工及質檢記錄相符合。項目施工文件按單項工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷；設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或依據(jù)、基礎性、項目竣工驗收文件組卷；設計變更文件、工程聯(lián)系單、監(jiān)理文件按文種組卷，原材料試驗按單項工程組卷 。設計文件都有編號，可以按照原編號的順序排列。如果卷內文件反映問題不同，一般還要先把問題分清楚，然后再按其他次序排列。一般單面書寫的文字材料在右 下 角編寫頁號，雙面書寫的文字材料，正面在右 下 角編號，背面在左 下 角編號。卷內目錄由序號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、頁號和備注等組成。填寫文件標題全稱，文件標題過于簡單或標題不規(guī)范的，可以自擬文件題名，自擬文件題名應加 “[ ]” 。 要 說明組卷情況，如立卷人，檢查人，立卷時間等；互見號，應填反映同一內容而形式不同且另行保管的檔號，并注明其載體形式。 起止日期：填寫案卷內文件材料形成的起止日期。 （ 二 ） 卷內不應有金屬物。 第八章 歸檔 第 二十八 條 各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設項目完成后整理、編目所形成的項目文件、按合同協(xié)議規(guī)定的要求提交歸檔。工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍色墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）。抽查要有記錄。 二、 檔案排架要能反映整理分類成果，便于管理和利用，按照柜架的排列秩序自左向右，自上而下地排列上架。 四、配有檔案管理軟件。 各單位可以根據(jù)文件多少 結合實際需要減少三級類目或 增設四級類目，如 增設 四級類目，須制定相應的規(guī)則并報集團備案。全宗號系檔案館（ 室）給定每個全宗的代碼，是 立檔單位全部檔案的代碼 。 選址申請及選址規(guī)劃意見通知書，用地申請及拆遷安置意見、協(xié)議、方案等，劃撥建設用地文件，土地征用（含申請征用土地的文件及批復文件、紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書） 永久 804 有關行 政主管部門 批準審核文件 ： 人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、文物勘探、抗震設防、衛(wèi)生等 建設用地釘樁通知單（書）， 驗線合格文件， 申報的規(guī)劃設計條件和規(guī)劃設計條件通知書，審定設計方案通知及審查意見 永久 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 38 805 合同、協(xié)議 （含勘察設計、施工承包、監(jiān)理委托合同，租賃文件及水、暖、電、氣供應協(xié)議書等，合同談判紀要、合同審批文件、承發(fā)包合同及協(xié)議變更文件），委托書。集團檔案類目分三級（見太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類）。案卷按全宗號 —— 類別號 —— 案卷順序號排列，全宗號由集團統(tǒng)一編制。 移交單位負責人： 監(jiān)理（審核）負責人： （單位簽章） （單位簽章） 項目（部門）負責人： 檔案部門負責人： 接收單位：（單位簽章） 歸 檔 統(tǒng) 計 表 序 號 案卷 分類 歸 檔 數(shù) 量 備 注 卷 件（盤） 頁（張） 1 圖 紙 2 文字材料 3 綜合卷 4 聲 像 5 光 盤 6 其 他 7 合 計 移交人： 接收人： 年 月 日 注：案卷移交清冊作為“檔案移交清單”附后。（要有檢查工作記錄和庫房觀測記錄）。 第九章 項目檔案的移交 第 三十八 條 各參建單位向公司移交檔案時， 須填寫 建設工程檔案歸檔審簽單 （見附錄） ，并 用打印方式編制案卷移交清冊（見附錄）， 交接雙方應認真核對目錄與實物，并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認。 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 10 （ 二 ） 集團總部相關部門及項目公司：文書檔案應在第二年 6 月 30 日前完成上年度歸檔文 件的歸檔工作；科研、生產(chǎn)、基建檔案在每一項工程（課題）竣工（完成）后三個月內或項目告一段落后及時歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔； 機要文件、重要憑證性文件，變更、修改、補充的文件材料，企業(yè)產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料以及 實物檔案應即時移交檔案室歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔；企業(yè)職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。 第 三十 二 條 歸檔文件必須完整、成套、系統(tǒng)。其外表規(guī)格為 310mm 220mm，厚度分別為 10 mm 、20 mm、 30 mm、 40 mm 、 50 mm，用牛皮紙板雙裱壓制。見《太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類及檔號編制原則》和《太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類、歸檔范圍、保管期 限參照表》 （ 五 ） 案卷脊背的編制。其結構一般由三個部分構成：一是工程項目名稱，工程項目名稱由三部分構成一是單項工程名稱（ XX 年度工程或單位工程名稱）太長時可根據(jù)情況略寫。填寫每份文件首頁上標注的頁號，最后一份文件填寫起止頁號。填寫文件文號或圖樣的圖號。各卷之間不連續(xù)編頁號。 （ 一 ） 編頁號。如果一個卷內有各種記錄，或者一種記錄反映不同的工序或部位，則應先分清記錄的漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 7 種類或記錄所反映不同工序或部位，然后再按形成的先后次序排列。 （ 三 ） 設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。編制竣工圖所需的費用按現(xiàn)行規(guī)定均已包括在與承包單位簽漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 6 訂的合同中。 （ 九 ） 所有竣工圖（包括圖紙目錄）應由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章。 （ 二 ） 與施工圖有關的設計更改， 現(xiàn)場洽商和材料變更可與竣工圖編在一起，集中放在案卷最后。 （ 四 ） 復印、打印文件材料及照片字跡、線條和影像要清晰。 第 十 九 條 調試單位（由安裝單位承擔調試工作的由安裝單位負責）：按合同或主管部門現(xiàn)行規(guī)范規(guī)定負責收集、整理、編制、提交所承擔項目的調試方案、措施、調試報告和調試過程中的各種記錄、各種實驗報告、設備缺陷處理 記錄、質量等級評價表、設計變更資料、調試工作總結，并按規(guī)定向光伏公司提交完整的調試檔案。 第四章 項目文件收集、整理、編制的主要職責 第 十三 條 光伏項 目公司：負責基本建設項目前期立項和設計文件的收集歸檔；負責設備、工藝、涉外和竣工、驗收文件的收集、編制；負責工程管理文件收集、編制；負責工程咨詢文件的收集、編制；負責審查和接收全部工程檔案；負責項目科研、生產(chǎn)、銷售各階段文件的收集、整理、編制工作。項目公司基建職能部門和檔案室 對各現(xiàn)場建設單位檔案工作履行監(jiān)督、檢查、指導職責 。監(jiān)理單位負責指導、審查和驗收參加工程項目施工單位的項目文件編制和歸檔工作。 第四條 項目公司在重大項目招標及與勘察、設計、施工、監(jiān)理、質量監(jiān)督、調 試等單位簽訂協(xié)議、合同時，需設置具體條款明確要求承接（包）單位向業(yè)主單位及時提交合格的檔案資料，明確規(guī)定有關資料及工程文件（含竣工圖及其它特殊載體）的套數(shù)、質量、費用、移交時間等。 第 九 條 項目檔案管理是項目管理的重要組成部分。 第 十四 條 集團總部 各相關部門：在職能范圍內獲取、收集的項目相關資料應定期移交檔案管理部，由檔案管理部 進行集中整理、編制 。 第五章 項目各階段文件資料收集歸檔范圍 第二十 條 凡是反映與工程、項目有關具有查考價值的各種載體的文件材料（含圖紙、照片、錄音、磁盤、光盤等），都應收集齊全歸入項目檔案。 （ 五 ） 錄音、錄像、照片文件材料應保證載體的有效性，并附以必要的情況說明。 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 5 （ 三 ） 凡按一般性圖紙變更及符合杠改或劃改（文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改；局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白地重新繪制）要求的變更，可在原圖上修改（必須是新藍圖），在更改處注明更改依據(jù)文件的名稱、日期、編號和條款號，無法在圖紙上表達清楚的，應在標題欄上方或左邊用文字說明，并加蓋簽署竣工圖章。竣工圖章中的內容填寫齊全、清楚，不得代簽。因修改須重新繪圖的，由設計原因引起的，由設計單位承擔費用；由施工單位原因引起的 ， 由施工單位承擔費用；由建設單位原因引起的，由建設單位承擔費用。隨機圖樣也可單獨組卷。 各種文字報告的排列。頁號是案卷內文件材料排列的順序號。 （ 二 ） 卷內目錄的填寫。 責任者。 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 8 （ 三 ） 卷內備考表的編制。二是工程階段或部位名稱特征，如工程設 計階段的材料（階段特征），某專業(yè)的文件材料（專業(yè)特征）等等。 脊背規(guī)格與卷盒的長度和厚度相同，脊背制作用紙要統(tǒng)一標準。 （ 七 ） 案卷內封面、卷內目錄、備考表的尺寸為 297 mm 210 mm。 第 三十 三 條 外文資料應將題名、卷內章節(jié)目錄譯成中文，與原文一起歸檔。 （ 三 ） 電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。 第 三十九 條 辦理歸檔手續(xù)時，應將檔案案卷、案卷移交清冊、歸檔審簽單（見附錄）一并交公司檔案室辦理交接手續(xù)。 第四十 一 條 檔案利用 一、有 2 種以上檢索工具（如案卷目錄和卷內目錄）。 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 13 案 卷 移 交 清 冊 合同項目名稱及合同編號： 移交單位：（蓋章） 接收單位：（蓋章） 移 交 人：（簽字） 接 收 人：（簽字） 共有案卷： 案卷移交目錄頁數(shù)： 年 月 日 案 卷 移 交 目 錄 序 號 案卷號 案卷題名 案卷起止日期 數(shù)量 備 注 文字材料 圖樣材料 綜合卷 卷 頁 卷 頁 卷 頁 漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 14 附件 2： 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類及檔號編制原則 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類及檔號編制原則 第一條 總則 適用范圍：本規(guī)則適用于集團太陽能光伏產(chǎn)業(yè)檔案分類及檔號編制。 聲像檔案在二級類目下組卷， A：代表照片， B：代表錄音帶， C：代表錄漢能集團管理制度 太陽能光伏產(chǎn)業(yè)項目文件立卷歸檔管理辦法 （ HNKGZD(XZ03)04） V2 17 相帶， D：代表磁盤， E：代表光盤， F：代表底片， G：代表實物。 案卷號。 實例：