【正文】 范抗日戰(zhàn)爭時期的秘書工作1937年，黨中央重設(shè)了秘書處，下設(shè)“機(jī)要、文書、材料、會計”四科。新中國的秘書工作建國初總結(jié)秘書工作經(jīng)驗(yàn)，改革國民黨統(tǒng)治區(qū)秘書工作，逐步建立適應(yīng)社會主義國家的秘書工作機(jī)構(gòu)與制度。二．秘書活動的基本要素：秘書人員、秘書工作、秘書方法、領(lǐng)導(dǎo)意圖、秘書環(huán)境（秘書人員是秘書活動的主體；秘書工作是秘書活動的客體要素；秘書方法是秘書活動的中介要素；領(lǐng)導(dǎo)意圖是秘書活動的準(zhǔn)繩和尺度；秘書環(huán)境是秘書活動的外在要素）：就是以領(lǐng)導(dǎo)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會、辦事等方面從事參謀性、輔助性的工作二．秘書工作的內(nèi)容（從總體上分，可分為三類），是直接為領(lǐng)導(dǎo)決策（包括黨政機(jī)關(guān)的決策和企業(yè)的重大決策）服務(wù)的綜合性工作：是指帶有專業(yè)性質(zhì)的常規(guī)工作：是指一些專業(yè)性不強(qiáng)，主要依靠經(jīng)驗(yàn)和責(zé)任心就能辦好的機(jī)關(guān)具體事務(wù) 三．秘書工作的特點(diǎn)：輔助性是秘書工作的根本屬性和最基本特征：；，更無決定權(quán)；，不能超越職權(quán)范圍自作主張：秘書工作的綜合性，是由秘書機(jī)構(gòu)的綜合性決定的 ：秘書工作的機(jī)要性，就是指秘書工作的機(jī)密性和重要性 ：體現(xiàn)在對各種事務(wù)性工作的處理上：秘書工作的被動性是由秘書工作的輔助性特點(diǎn)和服務(wù)宗旨所決定的。二．秘書職業(yè)道德修養(yǎng)的內(nèi)容：，任勞任怨；，主動服務(wù)；，嚴(yán)守機(jī)密；，廉潔奉公 一．秘書的心理素質(zhì)：要求具有外向型和內(nèi)向型性格之長而棄其短。⑶低規(guī)格接待：即主要的陪同人員比主要來賓的職務(wù)低的接待，常見于基層 ：接待經(jīng)費(fèi)項目——工作經(jīng)費(fèi)，住宿費(fèi)，餐飲費(fèi)，勞務(wù)費(fèi)，交通費(fèi)，參觀，游覽，娛樂費(fèi)用，紀(jì)念品費(fèi)，宣傳，公關(guān)費(fèi)用等 （二）開展招待工作 、會談的接待⑴會見、會談的含義：會見是指雙方或多方代表見面會晤，就共同關(guān)心的問題交換意見；會談是指雙方或多方就某些重大問題進(jìn)行深入接觸，交換意見⑵會見和會談的區(qū)別：一是對身份要求不同。二是合影。領(lǐng)導(dǎo)者的職責(zé)是充分發(fā)揮組織、指揮、決策和管理的效能，文秘人員的職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)做好各方面的服務(wù)，當(dāng)參謀，做助手，保證領(lǐng)導(dǎo)工作效能的實(shí)現(xiàn)。不能很好地把握自己的角色特點(diǎn)，很容易導(dǎo)致擅權(quán)越位的現(xiàn)象發(fā)生。5．要與領(lǐng)導(dǎo)在感情上產(chǎn)生共鳴。一位拘謹(jǐn)敦厚的文秘人員跟隨一位豪放的領(lǐng)導(dǎo)，就會不知所措?？傊貢愫帽韭毠ぷ鳎紫缺仨毰μ幚砗煤皖I(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，只有這樣，我們在自己的工作崗位上得心應(yīng)手，我們的事業(yè)才能更上一層樓。這樣當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)從你的言談舉止、處理問題風(fēng)格中看到自己的影子時，會覺得培養(yǎng)出了中意的下屬，對你稱。人的性格也具有相聚性，具備某種性格的領(lǐng)導(dǎo)，一般也欣賞同性格的隨員或下屬。而秘書的參謀作用是有一定限度的，他只能在領(lǐng)導(dǎo)決策意圖范圍內(nèi)發(fā)揮作用。在這種新形勢下，一些秘書人員參與意識增強(qiáng)。第一，安排出差時間及接、送站（啟程時間，返回日期）；第二，確定旅行路線，制定出差行程表（出差行程表一般包括日期、時間地點(diǎn)、活動事項、負(fù)責(zé)人或有關(guān)人員、備注等內(nèi)容）⑶選擇安排交通工具：第一，預(yù)定車票；第二，預(yù)定飛機(jī)票（認(rèn)真核對票上的信息，內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤）；第三，接送的交通工具⑷準(zhǔn)備資料和其他備用品 ⑸住宿安排⑹做好領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)天的交通安排 ⑴出國證件：第一，遞交出國申請；第二，申請護(hù)照；第三，補(bǔ)辦簽證；第四，獲取《國際預(yù)防接種證書》；第五，購買機(jī)票；第六，辦理保險⑵出入境手續(xù)：第一，接受邊防檢查；第二，接受海關(guān)檢查；第三，接受安全檢查；第四，接受檢疫⑶其他注意事項：一，事先兌換一些外幣或了解相關(guān)事宜；二，進(jìn)行時差換算；三，辦理行李托運(yùn)；四，查閱目的地背景資料；五，準(zhǔn)備禮物第五章秘書的調(diào)研與信息工作 一．秘書調(diào)查研究工作的特點(diǎn) ；； 二．調(diào)查研究的方法；，正式訪談或隨機(jī)訪談；；；； ：秘書工作人員對信息的收集、整理、傳遞、利用和存儲等一系列工作就是秘書信息工作。⑶注意事項：一是座位安排，“主左客右”原則。目的是表示對對方的重視和禮遇。因此，股份制公司企業(yè)的秘書部門主要是指總經(jīng)理辦公室。一方面，秘書所在的機(jī)關(guān)、單位，其級別有高有低，可分為中央、?。ㄊ校┛h、基層；另一方面，在同一機(jī)關(guān)、單位，秘書人員的職位也有高低之分（初級、中級、高級）（二）從輔助功能的角度分類，可分為技術(shù)操作層、行政執(zhí)行層、輔助決策層秘書，在省，市機(jī)關(guān)，一般劃分為科長，辦公廳主任，秘書處處長，科長，股長，科員，辦事員橫向的分類：是以秘書工作內(nèi)容或所從事行業(yè)為標(biāo)準(zhǔn)來分類（一）按照服務(wù)對象，經(jīng)濟(jì)來源：；私人秘書（是指私人、私人企業(yè)、民辦企業(yè)等出資雇傭兵為其服務(wù)的秘書），黨政、行政、經(jīng)濟(jì)、軍事、司法、文教。發(fā)布《公文處理暫行辦法》和《辦事通則》等文件。十一、中國共產(chǎn)黨歷史上的秘書工作和新中國的秘書工作 民主革命時期中共領(lǐng)導(dǎo)下的秘書工作的特點(diǎn) 老一輩革命家非常重視秘書工作秘書機(jī)構(gòu)和秘書工作方式、工作內(nèi)容靈活多樣 秘書工作條件極其艱苦善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成一些比較成熟的制度建黨初期的秘書工作1923年第三次代表大會上決定建立秘書制，大會選出中央秘書為毛澤東1926年四屆三中全會決定中央設(shè)秘書處，下設(shè)五科（文書、會計、交通、翻譯、出版）。晚清時期的秘書工作政府秘書工作開始參照外國制度1911年5月《內(nèi)閣屬官制》規(guī)定內(nèi)閣設(shè)“承宣廳、制誥局”，負(fù)責(zé)秘書工作。票擬（條旨）：百官奏章先由內(nèi)閣大學(xué)士用小紙條寫上初步處理意見，貼在文書上供皇帝參考。誥：君王對臣下的命令。同一官名，同一機(jī)構(gòu)，朝代不同其職掌權(quán)限也有變化。秘書工作人員考核和獎懲由領(lǐng)導(dǎo)同志所在部門的辦公廳（室）和同級組織部門負(fù)責(zé)。秘書工作管理的內(nèi)容秘書工作的管理涉及的內(nèi)容很多，如機(jī)構(gòu)的設(shè)置，秘書的崗位職責(zé)設(shè)置，秘書工作任務(wù)分配，秘書具體工作的制度規(guī)范，工作方法，人員的選用、考核培訓(xùn)、獎懲等多方面。強(qiáng)調(diào)秘書工作的思想性，并不是說秘書人員不需要做那些繁雜瑣碎的事務(wù)。(將一些工作制度化、規(guī)范化)在充分了解領(lǐng)導(dǎo)，了解領(lǐng)導(dǎo)工作需要的基礎(chǔ)上，能有效預(yù)測、主動提供一些超前服務(wù)。（1）公司大事記；（2）統(tǒng)計：為企業(yè)提供各項統(tǒng)計數(shù)字；（3）司機(jī)管理；（4）參加合同條款的討論和簽約；（5）市場分析、市場調(diào)查；（6）公司宣傳、促銷活動，P0P廣告設(shè)計、制作（7）不管部。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)火時一般情況下，不要過分介意。領(lǐng)導(dǎo)誤解你時（1）主動溝通，積極接觸。目前國外一些秘書授證考試開始進(jìn)入我國。秘書人員的知識結(jié)構(gòu)的總體應(yīng)體現(xiàn)：豐富性（寬闊性）、動態(tài)性－、層次性（整體合理性）秘書知識結(jié)構(gòu)的模式－ “通才型”（復(fù)合型）的秘書，其知識結(jié)構(gòu)應(yīng)由以下幾個部分構(gòu)成。四、秘書的職業(yè)道德秘書的職業(yè)道德是人類普遍道德精神在秘書工作實(shí)踐中的具體運(yùn)用，是從事秘書工作的人們，在長期的職業(yè)實(shí)踐中形成的調(diào)整相互關(guān)系的行為規(guī)范的總和。目前，一般把秘書、行政、助理、文員這幾種相關(guān)職業(yè)都劃分在秘書的崗位范疇中。（美國國際行政專業(yè)秘書協(xié)會）美國秘書專業(yè)的公共課程有打字、速記(包括機(jī)器速記)、閱讀和寫作、健康生活原則、辦公室工作程序、計算機(jī)應(yīng)用、秘書會計學(xué)、體育等。（保密制度、文書制度、三剩制度）傳說中的黃帝時代：倉頡造字，任黃帝的史官。）（四）綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一（“雜家”與“專家”的結(jié)合）（五）經(jīng)常性與突擊性的統(tǒng)一輔助地位決定工作中的被動性。秘書部門很多工作都會涉及到單位的機(jī)密與領(lǐng)導(dǎo)的隱私。兼管職能：（1）公司大事記；（2）統(tǒng)計：為企業(yè)提供各項統(tǒng)計數(shù)字；（3）司機(jī)管理；（4）參加合同條款的討論和簽約；（5）市場分析、市場調(diào)查；（6）公司宣傳、促銷活動，P0P廣告設(shè)計、制作（7）不管部。承認(rèn)過失前，要分析犯錯原因，尋求補(bǔ)救的辦法。（以利于團(tuán)結(jié)為目標(biāo)，保持中立和不介入的原則，采用溝通、折中、回避等方法來妥善解決）（2）、發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)有缺點(diǎn)、出錯時：不要毫不留情地揪住不放，應(yīng)盡可能多方面幫助他（她）應(yīng)運(yùn)用說話的技巧和適當(dāng)?shù)姆椒ㄔ谶m當(dāng)?shù)臅r機(jī)向其點(diǎn)明，或委婉規(guī)勸其改正切不可用刻薄的含沙射影的語言給領(lǐng)導(dǎo)某種暗示，不要背后批評領(lǐng)導(dǎo)。：學(xué)歷教育；短期專業(yè)培訓(xùn)；崗前培訓(xùn)與在職培訓(xùn)；自我培養(yǎng)職業(yè)資格認(rèn)證：國家秘書職業(yè)資格證書；全國商務(wù)秘書（CBSC）資格證書——考試分五個等級；國際商務(wù)秘書職業(yè)資格證書（IBS）——考試分二個等級，考試內(nèi)容：國際貿(mào)易理論基礎(chǔ)、國際商務(wù)秘書實(shí)務(wù)；信息化商務(wù)秘書——考試級別分標(biāo)準(zhǔn)級、高級兩個級別；中國秘書崗位資格證書——由中國高等教育學(xué)會策劃，由中國高等秘書學(xué)會秘書學(xué)專業(yè)委員會組織實(shí)施和頒發(fā)；倫敦工商會(LCCIEB)秘書證書——考試分三個等級，考試內(nèi)容：商務(wù)英語 商務(wù)管理、商務(wù)實(shí)踐、文本產(chǎn)生；劍橋辦公室管理國際證書——考試分三個等級；IAAP秘書資格證書——在業(yè)內(nèi)被稱為“博士級”的資格證書。是指一個人掌握知識的門類和深廣度，是知識整體構(gòu)成的各個部分及其結(jié)合方式。（注意：不同的時期人們對秘書的認(rèn)識、理解是不同的。第一次始于２０世紀(jì)８０年代，主題 ：“開創(chuàng)”第二次“爬坡”始于２０世紀(jì)９０年代初，主題：“拓展”第三次“爬坡”，始于新舊世紀(jì)交替之際，主題：“突破第一章古代秘書一詞的含義:宮中秘藏之書。——國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)“秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手：她/他掌握有辦公室工作的技巧，能在沒有上級過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任感，以實(shí)際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。理解和領(lǐng)會的能力“想他人之所想，憑自思而辦事。（1）、發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人間有矛盾時：正確定位，把握好平衡全局的度。（4）、領(lǐng)導(dǎo)誤解你時：主動溝通，積極接觸。(不要火上澆油)一般情況下，不要過分介意。工作內(nèi)容：政務(wù)性工作；業(yè)務(wù)性工作；事務(wù)性工作。(將一些工作制度化、規(guī)范化)；在充分了解領(lǐng)導(dǎo)，了解領(lǐng)導(dǎo)工作需要的基礎(chǔ)上，能有效預(yù)測、主動提供一些超前服務(wù)。制度化：指在各項秘書工作中，大家都要共同遵守一定的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則，嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事。提出秘書工作的“四轉(zhuǎn)變”，“三服務(wù)”?！皬氖罗k公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員。（私人雇主聘用協(xié)助處理涉外事務(wù)的也包括在內(nèi)）秘書的層次我國，社會上常習(xí)慣按秘書人員的職位高低區(qū)分秘書層次。忠于職守，自覺履行各項職責(zé)；服從領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀；兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無名英雄；謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，熱情服務(wù)；遵紀(jì)守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私；恪守信用，嚴(yán)守機(jī)密；實(shí)事求是，勇于創(chuàng)新；刻苦學(xué)習(xí)，努力提高思想、科學(xué)文化素質(zhì)；鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項技能。三個層次：一般能力（智力），觀察力、記憶力、想象力、思維力、注意力等，業(yè)務(wù)能力，操作技能，表達(dá)能力，書面表達(dá)（寫作能力），口頭表達(dá)等要求：清楚、簡潔明了，有條理；注意分寸與原則相結(jié)合；說話藝術(shù)，機(jī)變、幽默。即把握原則，靈活處理，合理化解，減少矛盾，而不是制造矛盾。自己做錯時（1）應(yīng)想到紙包不住火，千萬不要掩飾。七、秘書與一般同事的關(guān)系秘書與一般同事關(guān)系的特征工作上的合作關(guān)系，平等的相對穩(wěn)固的業(yè)緣關(guān)系秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求不可盛氣凌人，能真誠