【正文】 指各級領(lǐng)導干部及管理工作人員,向上級管理機關(guān)陳述自己在任職期間履行崗位職責情況的書面報告。一般要把被調(diào)查單位、調(diào)查內(nèi)容明確而具體地表示出來，如《關(guān)于哈爾濱市家電市場調(diào)查報告》。另外，在分析中使用的方法，如指數(shù)平滑分析、回歸分析、聚類分析等方法都應作簡要說明。特點：明確性、競爭性、具體性、規(guī)范性（二） 結(jié)構(gòu)和寫法 標題“招標項目名稱+文種”或“招標單位名稱+文種”構(gòu)成 正文結(jié)構(gòu)是：前言+主體+結(jié)尾前言——招標單位的基本情況和招標目的主體——包括文件編號、招標項目名稱、招標范圍、招投標辦法、時限、地點結(jié)尾——招標單位的名稱、地址、電話號碼和傳真尾部附件名稱、落款、成文日期和附件原文（三）招標書的寫作要求。招標書涉及到的是交易貿(mào)易活動，要遵守平等、誠信的原則。競爭性?！岸ⅰ皩嵸|(zhì)要求”莫遺漏。（二） 要求 逐一糾正 一般性問題可以直接修改 需做大的改動，可附上具體修改意見，退回擬稿人或與承辦部門共同協(xié)商。最好主動上門。 統(tǒng)計數(shù)字匯集三、 電子檔案的管理(一) 含義在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。ABCD(A)利用某一年度的各種文字總結(jié)、數(shù)字報表、照片等資料(B)記述和反映一個企業(yè)一年的綜合發(fā)展狀況(C) 每年編制一個卷冊(D)年年記錄匯集，又保持前后連貫11為了記錄和匯集企業(yè)一年間的生產(chǎn)、經(jīng)營等大事情況，可以利用檔案編制（）。AC(A)跟蹤卡 (B)問卷(C)文檔日志 (D)文摘11公司檔案室在進行檔案服務(wù)時，應考慮到（　?。n案資料的需求。 科技手冊 大事記 分析利用需求夠針對不同工作人員提供服務(wù)1) 滿足計劃決策人員對檔案的需求——主要服務(wù)對象性質(zhì)與范圍概括性、綜合性強的高層次信息；可信度高內(nèi)容政策性文件和分析論證材料。在制作投標書的時候，有一些項目很細小，也很容易做，但稍一粗心大意，就會影響全局，導致全盤皆輸。而且不可以簡寫。一定要以招標單位所提出的各頂要求為依據(jù)，展示自己的實力優(yōu)勢。只要把所要講的內(nèi)容簡要介紹、突出重點即可。因此，撰寫調(diào)查報告語言要力求簡單、準確、通俗易懂。第三，介紹調(diào)查研究的方法。（4） 語言通俗、生動九、 市場調(diào)查報告（一）概念和特點對市場調(diào)查所獲得的信息資料進行整理，得出結(jié)論，提出合理建議的書面報告。除了上述寫法，還可以采取過程式經(jīng)驗式 結(jié)尾。這既需要熟悉實際工作，又需要有預見性，而關(guān)鍵在于有實事求是的精神。例：《系第周工作安排》。 要點是將計劃的主要內(nèi)容擇要摘編，使之簡明突出，它適用于時間相對較短的計劃。不同的是綱要比規(guī)劃更為原則和概括，一般只對工作方向、目標提出綱領(lǐng)式要求和指導性措施。經(jīng)研究，擬錄用高校碩士畢業(yè)生4人?！　≈T葛芮，男，35歲，2000年進入第二分公司，現(xiàn)為第二分公司五對司機。表現(xiàn)手法上：通報常用的一些敘述說明分析議論，有較強的感情色彩，而通知常采用敘述的方式，告訴人們做什么事情，該怎么做，并且敘述具體，語言要求平實?！　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　、菔姓　　　　　　　　　　　　　?　　　　　⑥1999年1月17日分析：“①”表示　標題不規(guī)范：應由事由＋文種構(gòu)成“②”表示 標點不對，改為逗號。（二） 性質(zhì) 通報屬于獎勵與告誡性公文這不同于通知 屬于傳達和知曉性公文通知——告知，但是傳達“要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項”，通報則是傳達“重要精神或者情況” 發(fā)布范圍，往往是在一個機關(guān)或一個系統(tǒng)內(nèi)部使用。通告：港務(wù)局關(guān)于在水域通過的船只避讓水文測驗船只的通告。判斷題：通告和公告行文時都要寫上主送機關(guān)。信息利用的要求（1）遵守信息法則（2）維護信息安全（3）最大限度滿足信息需求（4）注意對日常信息的積累（二）工作程序熟悉信息的內(nèi)容確定利用需求確定信息利用服務(wù)的途徑（1）信息檢索服務(wù)（2）信息加工服務(wù)（3）定題查詢服務(wù)（4）信息咨詢服務(wù)（5）網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)獲取信息提供信息（三）注意事項跟蹤卡和文檔日志記錄信息借閱情況信息利用中通常使用( )記錄信息借閱狀況。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 行政經(jīng)理　　蘇明　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2004年3月25日信息開發(fā)的要求：注重調(diào)查研究，通過各種渠道全面、及時獲取信息，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)系統(tǒng)，運用信息開發(fā)技巧，加強對信息的加工，綜合分析，提煉和根據(jù)，開發(fā)出有特色，利用價值大，可信度高的信息。辦公資源檔案和運行記錄是進行辦公資源管理的核心（二）工作程序了解本單位所有辦公資源的基本情況對單位所有辦公資源進行分類，對不同資源進行分類管理對辦公資源建檔，記錄應用情況（1）設(shè)備的購買信息（2）設(shè)備的保修信息（3）設(shè)備的維護合同（4）設(shè)備的操作指南（5）設(shè)備的基本信息（6）所有設(shè)備的情況列表（7）設(shè)備的日志記錄和故障登記定期進行數(shù)據(jù)分析（1）是否因管理不明而導致不必要的流失（2）使用率如何？是否達到最大收益（3）運行維護狀態(tài)如何？是否有足夠的備件（4）是否需要保養(yǎng)維護，下一次維護應是什么時候（5）資源的購置計劃如何？是否超出預算（三）注意事項必須對單位所有的辦公資源進行建檔，明確每一項資源所在的位置，在需要的時候能夠迅速找到它們要注意及時更新記錄，辦公資源的變動情況要記錄在案要注意按規(guī)定清退辦公用品，員工離開本單位，應退回領(lǐng)用的辦公用品辦公用品的領(lǐng)用，更換要依照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行公司的員工流動影響著辦公用品的調(diào)配和使用，應隨時掌握員工的信息　　　　　　　　　　　　　　　　第五節(jié) 信息管理　　　　　　　　　　　　　　考試重點：★　學習信息開發(fā)、利用、反饋的特點、形式★　熟悉信息編寫的步驟與類型★　掌握信息開發(fā)、利用、反饋的方法與要求一、信息的開發(fā)（一）相關(guān)知識信息開發(fā)的特性信息開發(fā)是對信息進行全面挖掘，綜合分析，概括提煉，以獲得高層次信息的過程信息開發(fā)具有多次性、共享性、可存儲性等特點信息開發(fā)的類型一次信息開發(fā)：將無序信息轉(zhuǎn)化為有序信息，如剪報、外文文獻編譯等二次信息開發(fā)：對一次信息開發(fā)進行加工整理后而形成的新信息，提供信息線索，便于人們對信息進行概括了解三次信息開發(fā)：是在一次、二次信息基礎(chǔ)之上，通過分析概括而形成更深層次的信息下列屬于一次信息的是( )。目標型計劃處理突發(fā)事件的工作流程（1）及時發(fā)現(xiàn)，馬上報告，并保護好現(xiàn)場（2）查找問題的原因（3）成立臨時指揮中心（4）控制源頭，斧底抽薪（5）召開新聞發(fā)布會（三）注意事項一定要將供電電源切斷后再滅火如遇電視著火，要更加小心電視機或冒出白煙，應馬上拔掉插頭，應找專業(yè)人員檢查后才可再用切勿向失火的電視機等潑水高葉： 前幾日，前臺秘書發(fā)現(xiàn)在公共接待區(qū)有一無人認領(lǐng)的可疑提包，造成前臺工作人員的一場虛驚。不同辦公模式的特點（二）注意事項辦公模式的選擇要慎重在新的辦公模式實施前，要建立一套與之適應的管理措施二、合理進行辦公室布局（一）相關(guān)知識辦公室的布局種類：開放式和封閉式合理進行辦公室布局的作用：（1）形成有效率的工作流程（2）有利于員工的工作分配（3）有利于工作順利完成不同辦公室布局的設(shè)計要求（1）空間的使用（2）開放式與封閉式辦公室（二）設(shè)計不同形式辦公室的工作程序分析不同部門業(yè)務(wù)特點對于辦公條件的要求設(shè)計平面圖選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾采光、溫度和通風（三）注意事項職工的人數(shù)購買或租用的面積機構(gòu)的建制和辦公空間的分類組織經(jīng)營的性質(zhì)或內(nèi)容部門間的工作聯(lián)系辦公室的間隔方式應符合工作的需要和保密的需要走廊樓梯通道的寬窄和暢通符合安全需要，并安排好公用區(qū)域辦公室要根據(jù)組織的發(fā)展變化，在設(shè)計上更講究靈活性　　　　　　　　　　　　　第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理　　　　　　　　　 一、改進辦公室日常事務(wù)工作（一）相關(guān)知識改進辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路：重新安排修改替換合并精簡（二）工作程序定義：定義一個需要加以分析和改進的流程。（4）參加宴請的人要講究個人衛(wèi)生。（2）準備工作：首先要搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況；外賓人飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習慣等也可事先向?qū)Ψ教皆儯粩M訂來賓訪問日程；安排食宿；（3）善始善終著裝要求：要著正裝（二）工作程序確定迎候人員：本著對等的原則準備迎賓的物品：如雙方不認識，要準備一塊牌子；如獻花一定要用鮮花，不可用黃白兩色的菊花或百合花，獻花人應為年輕的女性。在涉外活動中，禮賓次序體現(xiàn)（　?。?。內(nèi)外有別；1）表格長度；2）填寫的難易程度；3）所問的問題；4）問卷的方式；5）分析數(shù)據(jù)的方式。會議總結(jié)的內(nèi)容：教材P43。三、審核會議文件(一) 、會議文件的類型 有關(guān)會議立項方面的文件； 有關(guān)會議籌備工作的文件； 有關(guān)會議內(nèi)容的文件； 有關(guān)會議宣傳報道的文件； 有關(guān)會議管理與服務(wù)方面的文件； 不同載體的信息材料； 各種形式的文件材料1) 指導文書；2) 主題文書；3) 程序文書；4) 參考文書；5) 管理文書；6) 成果文書；7) 宣傳、傳達文書?，F(xiàn)場檢查的程序1)制定現(xiàn)場檢查路線和確定現(xiàn)場檢查的重點，并通知有關(guān)籌備部門；2)將現(xiàn)場檢查的項目制成檢查單，以便記錄和匯總；3)按既定的檢查路線和項目逐一現(xiàn)場核對，對達到和未達到預期要求的準備項目要有明確記錄；4)對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，以電話、文件或會議等形式及時通報給相關(guān)籌備部門予以糾正。(六)、工作程序組建會議籌備委員會；分成籌備小組；形成籌備方案；領(lǐng)導審核方案。、規(guī)模不大的企業(yè)。學習內(nèi)容：擬定各種會議的籌備方案、檢查會務(wù)的籌備情況、審核會議文件、與領(lǐng)導溝通會議的有關(guān)事宜和擬定會議的應急方案。視頻會議1)視頻會議的特點。(二)、會務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式書面形式；口頭形式；協(xié)調(diào)會形式。3) 有量化檢查的數(shù)據(jù)，不能過于籠統(tǒng)。(三)、工作程序 秘書自審 主管秘書進行初審 多部門會審 主管領(lǐng)導或主要領(lǐng)導終審四、 與領(lǐng)導溝通會議的有關(guān)事宜(一) 、與領(lǐng)導溝通會議有關(guān)事宜的意義 使會議籌備工作更加提高效率 與領(lǐng)導及時溝通，為會議準時、成功舉辦打下基礎(chǔ) 可以使領(lǐng)導做好會議的相關(guān)準備，有利于會議目標的實現(xiàn)，提高會議效率 使小組成員更好了解自己的工作意義，發(fā)揮更大作用，達到理想的整體表現(xiàn)(二) 、與領(lǐng)導溝通會議有關(guān)事宜的原則 時間性原則 及時性原則 全面性原則(三) 、與領(lǐng)導溝通會議有關(guān)事宜的方法 定期向領(lǐng)導提交書面報告 會議負責人定期向領(lǐng)導口頭匯報會議情況 領(lǐng)導親自參加有關(guān)會議 其他途徑(四)、與領(lǐng)導溝通會議有關(guān)事宜的時機 會議籌備階段 會中階段 會后階段(五) 、工作程序 明確會議目標 明確溝通會議有關(guān)事宜的方法或途徑 確定溝通的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員 檢查溝通過程中所需要的各類文件、音響等資料 向領(lǐng)導匯報會議的籌備情況及進展，同時應講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題 聽取領(lǐng)導指示，或與領(lǐng)導進行雙向討論，并完成會議記錄 將記錄通過某種方式送給領(lǐng)導(六)、注意事項對領(lǐng)導的指示和雙方討論的結(jié)果要盡快進行部署和落實持與會議的主管領(lǐng)導保持定期的溝通，并將落實的情況及時向領(lǐng)導反饋會前、會中、會后不同時期的溝通中要突出各自的重點五、擬定會議的應急方案(一)、會議應急方案的內(nèi)容會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題1) 人員問題2) 場地問題3) 設(shè)備問題4) 資料問題5) 健康與安全問題6) 行為問題 出現(xiàn)問題時負責解決的會議工作人員(二) 、會議應急方案的作用 使會議的策劃和籌備做到早做準備，未雨綢繆 有效緩解危機，提高會議管理的效率 使會議工作人員統(tǒng)一步調(diào)，問題出現(xiàn)時能夠有回旋余地(三) 、處理會議突發(fā)事件的方法 處理人員問題——不同的備用人選 處理場地問題——替換場所 處理設(shè)備問題——備用文具和設(shè)備供應商，備有維修工程師的聯(lián)系方式 處理資料問題——備份，隨時打印 處理健康與安全問題——組成專門的安全小組 處理行為問題——加強審核與溝通，提前做好準備(四) 、工作程序 預測不可預知的情況 提前準備應對各種問題的備選方案，考慮好備選的人員，準備好備選的場地、備用的設(shè)備和資料等，并在會議籌備階段不斷對各種突發(fā)情況進行復查和調(diào)整 會議正式召開前組織專題性的籌備檢查會 應急方案的制定過程中可以舉行有關(guān)人員的頭腦風暴會(五) 、注意事項 住宿安排要妥善 餐飲服務(wù)要周到 醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無患 交通保障應落實到位 會議通訊服務(wù)力求標準、穩(wěn)定、可靠、迅速 娛樂生活上需豐富多彩 會議值班要制度健全，人員要堅守崗位 第二節(jié) 會中服務(wù)學習目標：了解推進會議進程的原則和方法，會議經(jīng)費構(gòu)成及合理監(jiān)督、會中突發(fā)事件的類型和處理方式