【正文】 指各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部及管理工作人員,向上級(jí)管理機(jī)關(guān)陳述自己在任職期間履行崗位職責(zé)情況的書(shū)面報(bào)告。一般要把被調(diào)查單位、調(diào)查內(nèi)容明確而具體地表示出來(lái)，如《關(guān)于哈爾濱市家電市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告》。另外，在分析中使用的方法，如指數(shù)平滑分析、回歸分析、聚類分析等方法都應(yīng)作簡(jiǎn)要說(shuō)明。特點(diǎn)：明確性、競(jìng)爭(zhēng)性、具體性、規(guī)范性（二） 結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法 標(biāo)題“招標(biāo)項(xiàng)目名稱+文種”或“招標(biāo)單位名稱+文種”構(gòu)成 正文結(jié)構(gòu)是：前言+主體+結(jié)尾前言——招標(biāo)單位的基本情況和招標(biāo)目的主體——包括文件編號(hào)、招標(biāo)項(xiàng)目名稱、招標(biāo)范圍、招投標(biāo)辦法、時(shí)限、地點(diǎn)結(jié)尾——招標(biāo)單位的名稱、地址、電話號(hào)碼和傳真尾部附件名稱、落款、成文日期和附件原文（三）招標(biāo)書(shū)的寫(xiě)作要求。招標(biāo)書(shū)涉及到的是交易貿(mào)易活動(dòng)，要遵守平等、誠(chéng)信的原則。競(jìng)爭(zhēng)性?！岸ⅰ皩?shí)質(zhì)要求”莫遺漏。（二） 要求 逐一糾正 一般性問(wèn)題可以直接修改 需做大的改動(dòng)，可附上具體修改意見(jiàn)，退回?cái)M稿人或與承辦部門共同協(xié)商。最好主動(dòng)上門。 統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集三、 電子檔案的管理(一) 含義在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。ABCD(A)利用某一年度的各種文字總結(jié)、數(shù)字報(bào)表、照片等資料(B)記述和反映一個(gè)企業(yè)一年的綜合發(fā)展?fàn)顩r(C) 每年編制一個(gè)卷冊(cè)(D)年年記錄匯集，又保持前后連貫11為了記錄和匯集企業(yè)一年間的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等大事情況，可以利用檔案編制（）。AC(A)跟蹤卡 (B)問(wèn)卷(C)文檔日志 (D)文摘11公司檔案室在進(jìn)行檔案服務(wù)時(shí)，應(yīng)考慮到（　?。?duì)檔案資料的需求。 科技手冊(cè) 大事記 分析利用需求夠針對(duì)不同工作人員提供服務(wù)1) 滿足計(jì)劃決策人員對(duì)檔案的需求——主要服務(wù)對(duì)象性質(zhì)與范圍概括性、綜合性強(qiáng)的高層次信息；可信度高內(nèi)容政策性文件和分析論證材料。在制作投標(biāo)書(shū)的時(shí)候，有一些項(xiàng)目很細(xì)小，也很容易做，但稍一粗心大意，就會(huì)影響全局，導(dǎo)致全盤皆輸。而且不可以簡(jiǎn)寫(xiě)。一定要以招標(biāo)單位所提出的各頂要求為依據(jù)，展示自己的實(shí)力優(yōu)勢(shì)。只要把所要講的內(nèi)容簡(jiǎn)要介紹、突出重點(diǎn)即可。因此，撰寫(xiě)調(diào)查報(bào)告語(yǔ)言要力求簡(jiǎn)單、準(zhǔn)確、通俗易懂。第三，介紹調(diào)查研究的方法。（4） 語(yǔ)言通俗、生動(dòng)九、 市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告（一）概念和特點(diǎn)對(duì)市場(chǎng)調(diào)查所獲得的信息資料進(jìn)行整理，得出結(jié)論，提出合理建議的書(shū)面報(bào)告。除了上述寫(xiě)法，還可以采取過(guò)程式經(jīng)驗(yàn)式 結(jié)尾。這既需要熟悉實(shí)際工作，又需要有預(yù)見(jiàn)性，而關(guān)鍵在于有實(shí)事求是的精神。例：《系第周工作安排》。 要點(diǎn)是將計(jì)劃的主要內(nèi)容擇要摘編，使之簡(jiǎn)明突出，它適用于時(shí)間相對(duì)較短的計(jì)劃。不同的是綱要比規(guī)劃更為原則和概括，一般只對(duì)工作方向、目標(biāo)提出綱領(lǐng)式要求和指導(dǎo)性措施。經(jīng)研究，擬錄用高校碩士畢業(yè)生4人?！　≈T葛芮，男，35歲，2000年進(jìn)入第二分公司，現(xiàn)為第二分公司五對(duì)司機(jī)。表現(xiàn)手法上：通報(bào)常用的一些敘述說(shuō)明分析議論，有較強(qiáng)的感情色彩，而通知常采用敘述的方式，告訴人們做什么事情，該怎么做，并且敘述具體，語(yǔ)言要求平實(shí)?！　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　、菔姓　　　　　　　　　　　　　?　　　　?、?999年1月17日分析：“①”表示　標(biāo)題不規(guī)范：應(yīng)由事由＋文種構(gòu)成“②”表示 標(biāo)點(diǎn)不對(duì)，改為逗號(hào)。（二） 性質(zhì) 通報(bào)屬于獎(jiǎng)勵(lì)與告誡性公文這不同于通知 屬于傳達(dá)和知曉性公文通知——告知，但是傳達(dá)“要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)”，通報(bào)則是傳達(dá)“重要精神或者情況” 發(fā)布范圍，往往是在一個(gè)機(jī)關(guān)或一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部使用。通告：港務(wù)局關(guān)于在水域通過(guò)的船只避讓水文測(cè)驗(yàn)船只的通告。判斷題：通告和公告行文時(shí)都要寫(xiě)上主送機(jī)關(guān)。信息利用的要求（1）遵守信息法則（2）維護(hù)信息安全（3）最大限度滿足信息需求（4）注意對(duì)日常信息的積累（二）工作程序熟悉信息的內(nèi)容確定利用需求確定信息利用服務(wù)的途徑（1）信息檢索服務(wù)（2）信息加工服務(wù)（3）定題查詢服務(wù)（4）信息咨詢服務(wù)（5）網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)獲取信息提供信息（三）注意事項(xiàng)跟蹤卡和文檔日志記錄信息借閱情況信息利用中通常使用( )記錄信息借閱狀況。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 行政經(jīng)理　　蘇明　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2004年3月25日信息開(kāi)發(fā)的要求：注重調(diào)查研究，通過(guò)各種渠道全面、及時(shí)獲取信息，充分利用信息網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，運(yùn)用信息開(kāi)發(fā)技巧，加強(qiáng)對(duì)信息的加工，綜合分析，提煉和根據(jù)，開(kāi)發(fā)出有特色，利用價(jià)值大，可信度高的信息。辦公資源檔案和運(yùn)行記錄是進(jìn)行辦公資源管理的核心（二）工作程序了解本單位所有辦公資源的基本情況對(duì)單位所有辦公資源進(jìn)行分類，對(duì)不同資源進(jìn)行分類管理對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況（1）設(shè)備的購(gòu)買信息（2）設(shè)備的保修信息（3）設(shè)備的維護(hù)合同（4）設(shè)備的操作指南（5）設(shè)備的基本信息（6）所有設(shè)備的情況列表（7）設(shè)備的日志記錄和故障登記定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析（1）是否因管理不明而導(dǎo)致不必要的流失（2）使用率如何？是否達(dá)到最大收益（3）運(yùn)行維護(hù)狀態(tài)如何？是否有足夠的備件（4）是否需要保養(yǎng)維護(hù)，下一次維護(hù)應(yīng)是什么時(shí)候（5）資源的購(gòu)置計(jì)劃如何？是否超出預(yù)算（三）注意事項(xiàng)必須對(duì)單位所有的辦公資源進(jìn)行建檔，明確每一項(xiàng)資源所在的位置，在需要的時(shí)候能夠迅速找到它們要注意及時(shí)更新記錄，辦公資源的變動(dòng)情況要記錄在案要注意按規(guī)定清退辦公用品，員工離開(kāi)本單位，應(yīng)退回領(lǐng)用的辦公用品辦公用品的領(lǐng)用，更換要依照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行公司的員工流動(dòng)影響著辦公用品的調(diào)配和使用，應(yīng)隨時(shí)掌握員工的信息　　　　　　　　　　　　　　　　第五節(jié) 信息管理　　　　　　　　　　　　　　考試重點(diǎn)：★　學(xué)習(xí)信息開(kāi)發(fā)、利用、反饋的特點(diǎn)、形式★　熟悉信息編寫(xiě)的步驟與類型★　掌握信息開(kāi)發(fā)、利用、反饋的方法與要求一、信息的開(kāi)發(fā)（一）相關(guān)知識(shí)信息開(kāi)發(fā)的特性信息開(kāi)發(fā)是對(duì)信息進(jìn)行全面挖掘，綜合分析，概括提煉，以獲得高層次信息的過(guò)程信息開(kāi)發(fā)具有多次性、共享性、可存儲(chǔ)性等特點(diǎn)信息開(kāi)發(fā)的類型一次信息開(kāi)發(fā)：將無(wú)序信息轉(zhuǎn)化為有序信息，如剪報(bào)、外文文獻(xiàn)編譯等二次信息開(kāi)發(fā)：對(duì)一次信息開(kāi)發(fā)進(jìn)行加工整理后而形成的新信息，提供信息線索，便于人們對(duì)信息進(jìn)行概括了解三次信息開(kāi)發(fā)：是在一次、二次信息基礎(chǔ)之上，通過(guò)分析概括而形成更深層次的信息下列屬于一次信息的是( )。目標(biāo)型計(jì)劃處理突發(fā)事件的工作流程（1）及時(shí)發(fā)現(xiàn)，馬上報(bào)告，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)（2）查找問(wèn)題的原因（3）成立臨時(shí)指揮中心（4）控制源頭，斧底抽薪（5）召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)（三）注意事項(xiàng)一定要將供電電源切斷后再滅火如遇電視著火，要更加小心電視機(jī)或冒出白煙，應(yīng)馬上拔掉插頭，應(yīng)找專業(yè)人員檢查后才可再用切勿向失火的電視機(jī)等潑水高葉： 前幾日，前臺(tái)秘書(shū)發(fā)現(xiàn)在公共接待區(qū)有一無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的可疑提包，造成前臺(tái)工作人員的一場(chǎng)虛驚。不同辦公模式的特點(diǎn)（二）注意事項(xiàng)辦公模式的選擇要慎重在新的辦公模式實(shí)施前，要建立一套與之適應(yīng)的管理措施二、合理進(jìn)行辦公室布局（一）相關(guān)知識(shí)辦公室的布局種類：開(kāi)放式和封閉式合理進(jìn)行辦公室布局的作用：（1）形成有效率的工作流程（2）有利于員工的工作分配（3）有利于工作順利完成不同辦公室布局的設(shè)計(jì)要求（1）空間的使用（2）開(kāi)放式與封閉式辦公室（二）設(shè)計(jì)不同形式辦公室的工作程序分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的要求設(shè)計(jì)平面圖選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾采光、溫度和通風(fēng)（三）注意事項(xiàng)職工的人數(shù)購(gòu)買或租用的面積機(jī)構(gòu)的建制和辦公空間的分類組織經(jīng)營(yíng)的性質(zhì)或內(nèi)容部門間的工作聯(lián)系辦公室的間隔方式應(yīng)符合工作的需要和保密的需要走廊樓梯通道的寬窄和暢通符合安全需要，并安排好公用區(qū)域辦公室要根據(jù)組織的發(fā)展變化，在設(shè)計(jì)上更講究靈活性　　　　　　　　　　　　　第三節(jié) 辦公室日常事務(wù)管理　　　　　　　　　 一、改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作（一）相關(guān)知識(shí)改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路：重新安排修改替換合并精簡(jiǎn)（二）工作程序定義：定義一個(gè)需要加以分析和改進(jìn)的流程。（4）參加宴請(qǐng)的人要講究個(gè)人衛(wèi)生。（2）準(zhǔn)備工作：首先要搞清楚來(lái)訪外賓或代表團(tuán)的基本情況；外賓人飲食愛(ài)好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習(xí)慣等也可事先向?qū)Ψ教皆?；擬訂來(lái)賓訪問(wèn)日程；安排食宿；（3）善始善終著裝要求：要著正裝（二）工作程序確定迎候人員：本著對(duì)等的原則準(zhǔn)備迎賓的物品：如雙方不認(rèn)識(shí)，要準(zhǔn)備一塊牌子；如獻(xiàn)花一定要用鮮花，不可用黃白兩色的菊花或百合花，獻(xiàn)花人應(yīng)為年輕的女性。在涉外活動(dòng)中，禮賓次序體現(xiàn)（　　）。內(nèi)外有別；1）表格長(zhǎng)度；2）填寫(xiě)的難易程度；3）所問(wèn)的問(wèn)題；4）問(wèn)卷的方式；5）分析數(shù)據(jù)的方式。會(huì)議總結(jié)的內(nèi)容：教材P43。三、審核會(huì)議文件(一) 、會(huì)議文件的類型 有關(guān)會(huì)議立項(xiàng)方面的文件； 有關(guān)會(huì)議籌備工作的文件； 有關(guān)會(huì)議內(nèi)容的文件； 有關(guān)會(huì)議宣傳報(bào)道的文件； 有關(guān)會(huì)議管理與服務(wù)方面的文件； 不同載體的信息材料； 各種形式的文件材料1) 指導(dǎo)文書(shū)；2) 主題文書(shū)；3) 程序文書(shū)；4) 參考文書(shū)；5) 管理文書(shū)；6) 成果文書(shū)；7) 宣傳、傳達(dá)文書(shū)?，F(xiàn)場(chǎng)檢查的程序1)制定現(xiàn)場(chǎng)檢查路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)，并通知有關(guān)籌備部門；2)將現(xiàn)場(chǎng)檢查的項(xiàng)目制成檢查單，以便記錄和匯總；3)按既定的檢查路線和項(xiàng)目逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，對(duì)達(dá)到和未達(dá)到預(yù)期要求的準(zhǔn)備項(xiàng)目要有明確記錄；4)對(duì)未達(dá)到檢查要求的項(xiàng)目整理出整改和修訂意見(jiàn)，以電話、文件或會(huì)議等形式及時(shí)通報(bào)給相關(guān)籌備部門予以糾正。(六)、工作程序組建會(huì)議籌備委員會(huì)；分成籌備小組；形成籌備方案；領(lǐng)導(dǎo)審核方案。、規(guī)模不大的企業(yè)。學(xué)習(xí)內(nèi)容：擬定各種會(huì)議的籌備方案、檢查會(huì)務(wù)的籌備情況、審核會(huì)議文件、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜和擬定會(huì)議的應(yīng)急方案。視頻會(huì)議1)視頻會(huì)議的特點(diǎn)。(二)、會(huì)務(wù)籌備情況檢查結(jié)果的形式書(shū)面形式；口頭形式；協(xié)調(diào)會(huì)形式。3) 有量化檢查的數(shù)據(jù)，不能過(guò)于籠統(tǒng)。(三)、工作程序 秘書(shū)自審 主管秘書(shū)進(jìn)行初審 多部門會(huì)審 主管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)終審四、 與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜(一) 、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的意義 使會(huì)議籌備工作更加提高效率 與領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)溝通，為會(huì)議準(zhǔn)時(shí)、成功舉辦打下基礎(chǔ) 可以使領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議的相關(guān)準(zhǔn)備，有利于會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，提高會(huì)議效率 使小組成員更好了解自己的工作意義，發(fā)揮更大作用，達(dá)到理想的整體表現(xiàn)(二) 、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的原則 時(shí)間性原則 及時(shí)性原則 全面性原則(三) 、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法 定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書(shū)面報(bào)告 會(huì)議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)會(huì)議情況 領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會(huì)議 其他途徑(四)、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的時(shí)機(jī) 會(huì)議籌備階段 會(huì)中階段 會(huì)后階段(五) 、工作程序 明確會(huì)議目標(biāo) 明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法或途徑 確定溝通的時(shí)間、地點(diǎn)以及參加人員，指定會(huì)議記錄人員 檢查溝通過(guò)程中所需要的各類文件、音響等資料 向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的籌備情況及進(jìn)展，同時(shí)應(yīng)講明會(huì)議籌備或舉行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和難題 聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行雙向討論，并完成會(huì)議記錄 將記錄通過(guò)某種方式送給領(lǐng)導(dǎo)(六)、注意事項(xiàng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示和雙方討論的結(jié)果要盡快進(jìn)行部署和落實(shí)持與會(huì)議的主管領(lǐng)導(dǎo)保持定期的溝通，并將落實(shí)的情況及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后不同時(shí)期的溝通中要突出各自的重點(diǎn)五、擬定會(huì)議的應(yīng)急方案(一)、會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容會(huì)議舉行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題1) 人員問(wèn)題2) 場(chǎng)地問(wèn)題3) 設(shè)備問(wèn)題4) 資料問(wèn)題5) 健康與安全問(wèn)題6) 行為問(wèn)題 出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員(二) 、會(huì)議應(yīng)急方案的作用 使會(huì)議的策劃和籌備做到早做準(zhǔn)備，未雨綢繆 有效緩解危機(jī)，提高會(huì)議管理的效率 使會(huì)議工作人員統(tǒng)一步調(diào)，問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)能夠有回旋余地(三) 、處理會(huì)議突發(fā)事件的方法 處理人員問(wèn)題——不同的備用人選 處理場(chǎng)地問(wèn)題——替換場(chǎng)所 處理設(shè)備問(wèn)題——備用文具和設(shè)備供應(yīng)商，備有維修工程師的聯(lián)系方式 處理資料問(wèn)題——備份，隨時(shí)打印 處理健康與安全問(wèn)題——組成專門的安全小組 處理行為問(wèn)題——加強(qiáng)審核與溝通，提前做好準(zhǔn)備(四) 、工作程序 預(yù)測(cè)不可預(yù)知的情況 提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)各種問(wèn)題的備選方案，考慮好備選的人員，準(zhǔn)備好備選的場(chǎng)地、備用的設(shè)備和資料等，并在會(huì)議籌備階段不斷對(duì)各種突發(fā)情況進(jìn)行復(fù)查和調(diào)整 會(huì)議正式召開(kāi)前組織專題性的籌備檢查會(huì) 應(yīng)急方案的制定過(guò)程中可以舉行有關(guān)人員的頭腦風(fēng)暴會(huì)(五) 、注意事項(xiàng) 住宿安排要妥善 餐飲服務(wù)要周到 醫(yī)療衛(wèi)生工作要有備無(wú)患 交通保障應(yīng)落實(shí)到位 會(huì)議通訊服務(wù)力求標(biāo)準(zhǔn)、穩(wěn)定、可靠、迅速 娛樂(lè)生活上需豐富多彩 會(huì)議值班要制度健全，人員要堅(jiān)守崗位 第二節(jié) 會(huì)中服務(wù)學(xué)習(xí)目標(biāo)：了解推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程的原則和方法，會(huì)議經(jīng)費(fèi)構(gòu)成及合理監(jiān)督、會(huì)中突發(fā)事件的類型和處理方式