【正文】 Manager of Material Management Division of DTBMr. ――― InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm16:00 pm, June 2, 2000Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems LimitedMeeting Agenda: 216。 對記者的界面要非常友好。準(zhǔn)確理解總經(jīng)理的授意、做好上情下達的工作。以促進彼此的了解與進一步的合作。其中要把握三點：第一， 要有觀察力，跟蹤了解總經(jīng)理的思維軌跡，敏于捕捉領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。（2） 參與督促檢查，工作要“到位”，不能“越位”（3） 參與工作實踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手”，做好牽頭、把關(guān)、協(xié)調(diào)的工作。3． 協(xié)助總經(jīng)理樹立行為激勵形象。 公正客觀。不過高估計自己，不過低估計別人， 善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點欣賞和學(xué)習(xí)。 舉止。切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”等讓對方難堪。l 具體真實——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進行寫作。 調(diào)查研究收集材料。 書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準(zhǔn)確、具體。l 審核修改、發(fā)布文檔擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)進行審核與修正。附件：《會務(wù)手冊》 。216。開頭用以喚起收文者注意，引導(dǎo)閱讀，通常采用下述形式：（1） 簡明交代擬文根據(jù)與目的（2） 概述有關(guān)情況，使收文人了解發(fā)文背景（3） 以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意（4） 闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認(rèn)識（5） 直接點明結(jié)論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明性（6） 表明批準(zhǔn)或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知（7） 表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 216。如向上級請示批示或批準(zhǔn)宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。 秘書文字支持的種類：l 傳真和郵件（詳細(xì)處理流程見前）l 業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等）l 一般信件、感謝信、邀請函等 程序：準(zhǔn)備——撰擬——審核修改、發(fā)布l 準(zhǔn)備216。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進去。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。特別在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，因為每個人都喜歡用語言表達自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用眼神告訴對方“你是一個值得我傾聽的人”無形中會提高對方的自尊心和信心，使對方感到你能理解他、尊重他，才能贏得對方的信任，從而產(chǎn)生愿意同你交往。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。四、 秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng) 秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用，達到工作自如的效果，除了把握好基本的禮儀原則外，還應(yīng)從以下幾方面加強對自身素質(zhì)的培養(yǎng)。 2．協(xié)助總經(jīng)理樹立行為合作形象。（2） 經(jīng)常了解全局情況，取得按時保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動權(quán)。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預(yù)案。（二）禮尚往來：l 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等）秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護與合作廠商的友好關(guān)系。同時一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)給總經(jīng)理，而且總經(jīng)理一定會看。采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）l 落實品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時可進行聯(lián)系；l 配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時修改；對于常見問題的回答應(yīng)該有所備份并及時更新；l 了解記者需求并進行準(zhǔn)備：對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預(yù)定采訪場地時應(yīng)該注意；有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供；對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）l 幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案；l 對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；l 如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設(shè)備；如果采訪在公司外進行要事先定車； 如果采訪在公司內(nèi)進行要事先預(yù)定會議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；采訪當(dāng)天l 采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實采訪時間；l 如果是電話采訪需要檢查會議設(shè)備；到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；l 如果采訪在公司外應(yīng)該及時提醒總經(jīng)理出發(fā)；l 如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場地； 如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料； 安排停當(dāng)后請總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報時間；采訪結(jié)束l 與記者溝通，及時了解播出或見報的確切時間；l 通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理；必要時可通知公司全體或部門員工收看。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。（一） 內(nèi)部會議安排l 總經(jīng)理主持的會議結(jié)束修改下發(fā)整理會議記錄/紀(jì)要會中服務(wù)會前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會議室、落實參會人員擬訂會議通知（注意文件格式）確定會議目的、參會人員、時間、議程開始 審批 審批 N NY Y30 / 30注意事項：216。出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知總經(jīng)理；216。機票購買時注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長途飛行選擇好的機型；216。及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進展；216。擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財務(wù)部等）。確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人216。不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習(xí)慣和時間對各種預(yù)約酌情處理；216。對計劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；216。這項工作看似簡單，但卻十分重要，它是秘書輔助總經(jīng)理工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理的日程，意味著秘書將和總經(jīng)理一起進行有序的工作。 對文件進行分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要（必要背景資料、審批原由），便于總經(jīng)理 按總經(jīng)理批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定），必要的事情進行追蹤，反饋結(jié)果。二、傳真 將傳真分類：1） 需要總經(jīng)理本人審閱的，根據(jù)總經(jīng)理授意處理2） 由秘書來待為處理的： A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人B、 由秘書本人回復(fù)l 使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn)CI格式l 遵守公文寫作規(guī)范l 保密文件需要傳真時，應(yīng)先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機上，發(fā)送后再與對方確認(rèn)。l 如對方有事需要你傳達，必要時需將對方姓名、單位、電話號碼以及需要傳達的事再重復(fù)一遍，以便必要時再與對方聯(lián)系。接聽電話l 3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的：“你好！我是**部**。 秘書職業(yè)化訓(xùn)練目 錄第一章 秘書必備的素質(zhì)…………………………………………… 4第二章 秘書的重要職業(yè)技能……………………………………… 5 第一部分 日常事務(wù)處理………………………………… 5 電話、傳真、郵件、文件管理、名片 第二部分 日程安排……………………………………… 7 總體日程安排………………………………… 7 出差日程安排………………………………… 8 會議安排……………………………………… 13 媒體采訪……………………………………… 18 大型活動……………………………………… 21 突發(fā)來訪接待………………………………… 24 第三部分 溝通與協(xié)調(diào)…………………………………… 25 內(nèi)部溝通……………………………………… 25 外部溝通……………………………………… 25 秘書應(yīng)具備的禮儀…………………………… 26 秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng)………………………… 27 第四部分 文字支持……………………………………… 27 第五部分 會議支持……………………………………… 30 第一章 秘書必備的素質(zhì)一、職業(yè)化秘書的標(biāo)準(zhǔn):G 敬業(yè)精神 G 正直公平，堅持既定政策和原則G 表率作用 G 誠實實事求是G 領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 G 敬業(yè)以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn)G 業(yè)務(wù)能力 G 守信不失約、不違約、不食言、不泄密G 指揮與控制能力 G 勤奮努力工作，不斷學(xué)習(xí)G 合作精神 G 有序利落，有條不齋G 學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力 G 高效追求效率和效益G 知人善任的能力 G 可靠按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時G 對待意見與批評 G 大局觀 二、秘書的職業(yè)態(tài)度G 主動性（In