文件控制程序范本(存儲版)
【正文】 附表作更改時，更改標(biāo)識為在被更改的附表代號后加“/①”、“/②”，依次類推。 更改應(yīng)由文件資料的原審批崗位進(jìn)行審批。 格式文件注明擬制部門/審核人/批準(zhǔn)人，非格式文件需注明批準(zhǔn)人。 程序文件和作業(yè)文件由責(zé)任部門擬制,部門負(fù)責(zé)人審核,格式文件須送企劃部審核； 程序文件擬制為格式文件，長期執(zhí)行的作業(yè)文件可擬制為格式文件。3 職責(zé) 文件批準(zhǔn) 一體化管理手冊的批準(zhǔn)由公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)。2 術(shù)語和定義 本程序中的術(shù)語采用GB/T190002000標(biāo)準(zhǔn)、GB/T240011996標(biāo)準(zhǔn)、GB/T280012001標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語。 發(fā)現(xiàn)不妥之處向擬文部門提出修改意見； 妥善保存一體化管理體系文件，防止破損及遺失； 受控文件不準(zhǔn)復(fù)制（除表格外）和對外借閱； 因故離崗時，將“有效文件清單”、“受控文件清單”及所列文件移交給繼任人員，或?qū)l(fā)文部門所發(fā)受控文件移交給發(fā)文部門。 文件印制 批準(zhǔn)后的文件由公司辦打出清樣，擬文部門負(fù)責(zé)校核。 收到內(nèi)、外部文件后，填寫收文登記表。手冊的更改，須采用換頁方式，并填寫“文件更改狀態(tài)記錄”。 格式文件破損需領(lǐng)用文件，填寫“文件領(lǐng)用申請表”，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到公司辦以破損文件換取，受控號按原文標(biāo)注。每年元月底，責(zé)任部門/項(xiàng)目部公布前一年“有效文件清單”發(fā)往文件持有者，公司領(lǐng)導(dǎo)可不發(fā)。；發(fā)文登記表分兩種表樣，代號為S/CX/SB012表適合于收文單位較少時的發(fā)文，代號為S/CX/SB013表適合于收文單位較多時的發(fā)文。每次公布/收到“有效文件清單”后，上次公布/收到的“有效文件清單”即告作廢，及時自行銷毀。 格式文件增加使用范圍或文件丟失，應(yīng)說明原因，填寫“文件領(lǐng)用申請表”，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到公司辦領(lǐng)取，確定新的發(fā)文受控號。 文件更改標(biāo)識為：在被更改文件的條款前面注明：第一次更改為①，第二次更改為②依次類推。 文件更改 原文件擬制部門擬制更改內(nèi)容，說明更改原因，注明更改標(biāo)記和生效日期，對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、政策條文還應(yīng)附有充分依據(jù)，填寫“文件更改通知書”，按所更改文件原審核、批準(zhǔn)程序執(zhí)行。提供給顧客的一體化管理體系文件不受控，應(yīng)在文件顯要處注明“非受控文件”，如有修改可不通知。4 工作程序 文件擬制和審核 一體化管理手冊由企劃部擬制，管理者代表審核。 格式文件：按《文件編寫導(dǎo)則》格式擬制的文件。 文件持有者：經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用一體化管理體系文件的保管人員。 項(xiàng)目部 負(fù)責(zé)對所在工程項(xiàng)目與一體化管理體系有關(guān)的文件和資料的控制； 負(fù)責(zé)根據(jù)工程項(xiàng)目實(shí)際制定落實(shí)集團(tuán)公司《文件管理程序》文件的實(shí)施性文件, 并定期對項(xiàng)目部及下屬各工區(qū)執(zhí)行該文件的情況進(jìn)行檢查,檢查結(jié)果書面報公司 辦。 公司辦按照文件發(fā)放范圍印制，并蓋公司章和受控印章。對外部文件，需轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的，即轉(zhuǎn)化為內(nèi)部文件，按有關(guān)規(guī)定辦理；不轉(zhuǎn)發(fā)而直接執(zhí)行該文件的，該文件在使用上應(yīng)受控，在文件的適當(dāng)位置加蓋受控印章，注明受控號。 文件經(jīng)過多次更改或需進(jìn)行大幅度修改時要進(jìn)行換版，重新執(zhí)行本程序。公司辦填寫發(fā)文登記，并銷毀破損文件。項(xiàng)目部的“有效文件清單”主要內(nèi)容是項(xiàng)目部發(fā)文和轉(zhuǎn)錄/摘抄甲方（業(yè)主）、設(shè)計、監(jiān)理的文件和資料。5 相關(guān)/支持性文件 文件編寫導(dǎo)則（ZS/ZY/SB01） 記錄控制程序（ZS/CX/SB02）6 記錄 發(fā)文登記（二級） 收文登記（二級） 文件更改通知（二級） 文件領(lǐng)用申請（二級） 受控文件清單（一級） 有效文件清單（二級） 摘抄文件記錄（二級） 收文回執(zhí)（二級） 文件銷毀記錄（二級）7 附表/附錄 發(fā)文編號表 發(fā)文登記表（兩種表樣） 收文登記表 文件更改通知書 文件領(lǐng)用申請表 有效文件清單 受控文件清單 摘抄文件記錄表 收文回執(zhí) 文件銷毀記錄表 返回03/04
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