【正文】 召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。u 結束會議，具體包括：總結；安排下次會議。216。216。216。不需要開會的情況：圖31 不需開會的“五個如果”n 如果還有比開會更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達到與開會同樣的目的，就無需舉行會議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。u 表揚和批評是兩種很好的激勵方式，而當眾的表揚和批評具有更強的影響力。良好的會議準備工作能夠幫助你節(jié)省會議時間，同時減少會議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會議井然有序、卓有成效。表31 會議準備工作核對表序號內 容序號內 容1了解會議的目的2是否一定要開會3確定會議的形式4安排會議的議程5決定會議的時間6確定會議的主持人7決定會議的地點8研究會場如何布置9確定出席人數10安排出席者座位11是否準備會議名簽12是否安排交通工具13是否安排參會者住宿14是否發(fā)出了會議通知15確定視聽教材16確定輔助教材17準備會場周邊位置圖18是否要求參會者準備資料19確定自己人的相關資料20是否安排會后娛樂項目并做好事先通知以上20個條款是一般會議都應該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會場的布置需要特別注意：l 如果與會人員超過10個，會場最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在會場中央，這樣有利于協(xié)調討論；l 如果是全體會議，可以布置成階梯教室的形式；l 5到7人的會議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。具體做法如：“能不能用3分鐘的時間給我們簡單的說一下？”當他說到5分鐘的時候，你可以再說：“嗯，已經5分鐘了，你說的正是我們需要的。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達成協(xié)議。u 注意：投票容易導致輸贏之爭，輸方將難以盡職和投入。u 注意：無論團隊具備什么樣的經驗，無異議決策都很難達成。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強大。冰山露出水面的部分只占整個冰山體積的5%～20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對方真正想說卻沒說出的內容則占到80%～95%。u 建設性反饋是一種勸告指導，即一般意義上的批評。n 其次傾聽是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語背景中融合。參會者回答完主持人的探詢問話之后，主持人將對參會者的回答作出評論，如“我明白你的意思了”“我認為問題是 .......”這樣兩者的溝通就可以順暢進行了。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說 “您剛才是說的這個意思，我理解對了嗎？”這就是測試的說話方式，用其來保證大家真正弄懂一些意見的實際含義?！芭懦钡木唧w方法是：“您這個觀點太好了，那么您對下一個問題怎么看？”或是“你這個問題回答得非常好，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”用這種問話可以達到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機會。 強調時間壓力216。從而了解主持人和參會者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾，處理沖突，達成會議的最終結果。遷就型就是一味地放棄自己的要求，一味地滿足對方的要求，遷就型又稱為適應型。216。這一功能主要表現(xiàn)在會議的事后跟蹤這個部分。 觀察預防功能。 反應快。這屬于一個會議記錄者的硬件能力。216。n 會議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時不失真。n 會議記錄內容全面而準確：252。 標題、會議目標、主席名字、缺席及出席人名單列在會議記錄起頭處。n 將會議記錄發(fā)送給參會者。這種誤區(qū)也需要類似會議記錄者這樣的第三者來觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時預防。三、自我評定u 以自我評定單中的第6條為例主持人一定要詢問大家是否都已明白自己的意思。四、怎樣提高下次會議的質量怎樣提高下次會議的質量：216。準時開會，才能準時結束。 會議成功只有用結果來衡量。什么是習慣 會議記錄應闡明最后的結論。216。所以，你要養(yǎng)成一種習慣，在你發(fā)言的時候，首先介紹這些詞語的意思。二、作為主持人的會后跟進作為一名會議主持人，在具體工作中不能有任何閃失。參會者之所以會用一種聲音說話，不是因為站在真理的角度上，而主要是因為規(guī)范性的從眾壓力。 通過此決議的評估標準（如有必要）。n 會議結束后重新整理所記錄的內容，盡可能維持在一頁的長度。252。主席最好不要兼任此項工作。216。 知識面廣。因為，一名好的會議記錄者可以增進議事效率，而一名不好的會議記錄者不僅徒增誤會，還浪費時間；一名稱職的會議記錄者不僅能仔細傾聽發(fā)言，而且能準確陳述聽到的內容，同時記錄好幾項發(fā)言而不失誤。而且，在這個問題上，主張要由不同的員工輪流擔任會議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔任，因為這一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個人。216。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對方的需求。216。個人是選擇滿足自己還是滿足別人，也就是選擇決斷還是選擇合作。主持人就會議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會議時間。排除是指拒絕某些參會者繼續(xù)發(fā)言，引進指邀請某些參會者發(fā)言。 測試理解情況。參會者面對主持人的展示發(fā)言會持有許多不同意見，這時候主持人要用一些經典的探詢式問話來了解參會者的意見，例如：“后來呢？”“那結果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點嗎？”216。“傾聽”小總結如果用兩句日常用語來總結傾聽的技巧，那你可以經常使用“我也有相同的經歷”“如果是我的話”這兩句話進入傾聽狀態(tài)，同時也能使會談者充分感受到你正在傾聽。聽充分注意了傾聽的禮節(jié)，就能夠很好的理解什么是傾聽。二、會議中的反饋技巧反饋的兩種類型圖54 反饋的兩種類型u 正面指導反饋——積極的反饋是一種正面的強化指導，即一般意義上的表揚。216。實際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。 無異議決策u 無異議決策產生于所有成員對某項決策完全贊同時。 少數服從多數決策u 少數服從多數決策出現(xiàn)于多數成員同意提案時，它以民主原則為基礎。德魯克決議法彼德語言方式語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語來控制會議的議事進度。將這些具體的工作一一列出就是一張會議準備工作核對單。只有認識到準備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準備工作。定時交書面報告往往會流于形式，往往會使公司上下形成為了交報告而交報告的不良風氣，使公司內部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長此以往，后果不堪設想。這一步確定工作的作用相當于一個“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會議”提前落選，從而為高效會議的產生把好第一關。216。216。會議規(guī)范主要包括以下條款：216。u 進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業(yè)務會談的最佳時機。三、高效會議的八大特征與低效率會議相對的就是高效會議，高效會議充分克服了致使會議效率不高的種種不利因素。以會議為例，為了預防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對7種致使會議效率低下的原因，做一個全面的預防性管理。（2）地點安排得不妥當會議地點設在經理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。而到場的人往往并非與議題關系最密切的人，所以準