【正文】 內(nèi)的鉛筆是否削尖，原子筆、熒光筆等是否欠缺或缺水。 (4)CHECK公文流程。．當電話鈴響，若總經(jīng)理在辦公室內(nèi)，則先問明來電者之姓名、公司、洽談內(nèi)容等，并告知對方總經(jīng)理目前剛好離開座位或正在開會中，請其稍后，待請示主管后如欲接聽，才將電話轉入，若不接聽則以前述理由予以婉拒。例如:土地方面→管理部 買車事宜→營銷部．下班或離開座位時，須請同辦公室同仁代為接聽。．若來訪者為重要貴賓，則應事先準備好禮品，并貼上黃副總經(jīng)理名片。．若行程尚不是十分確定時，則將備忘卡該行程處寫上“預定”二字。．得知國外出差時，應立即確認各種證件是否備齊，簽證是否過期，是否需辦理加簽等，并安排機票、住宿及接送事宜。．非公司內(nèi)部同仁結婚時，須先確認對方身份及與黃副總經(jīng)理之關系，若為協(xié)力廠人員，則由采購部統(tǒng)籌辦理，若為經(jīng)銷商相關人員，則由營銷部統(tǒng)籌辦理，較高階或其它人員則于喜帖上注明對方身份，請示黃副總經(jīng)理之后再行處理。．其它金融事宜處理。．總經(jīng)理回國時，應把公文資料(含剪報等)交由接機人員轉呈。公文整理．辦公桌左側置放兩個公文籃，密件公文封放置最左側，其余卷宗及書面資料放置左二公文籃內(nèi)。必要時需填寫工聯(lián)單請警衛(wèi)室人員協(xié)助貴賓人車通行。．國內(nèi)外出差報支、宴客費用、婚喪喜氣禮金致贈、禮品致贈、文具用品請購等處理。總經(jīng)理之備忘卡須用鉛筆登錄，以便于修改。．原則上專線由副總親自接聽，若副總不在位置上可進入辦公室代接專線電話。．若有外賓來廠參訪時，需事先與主辦單位確定行程細節(jié)部分，并提醒副總于既定時間移動至接待地點。．天氣悶熱時需打開電扇。．總經(jīng)理專線電話由總經(jīng)理本人直接接聽，待響三聲沒接時再接聽。．每月行動電話自費部分之繳交。．賀卡名單可分為: (1)政府機構 (2)民意代表 (3)媒體 (4)法人團體 (5)學術界 (6)汽車廠(7)轉投資企業(yè) (8)協(xié)力廠商 (9)經(jīng)銷商 (10)MC臺北 (11)朋友、同學 (12)金融界 (13)其它 (14)大陸(15)三菱集團(除MMC外)(16)其它．原則上一般同仁結婚，以公司規(guī)定為準。．若總經(jīng)理于放假日亦排有行程，則除登錄于備忘卡之外，并于放假之前一天，再次提醒總經(jīng)理赴約，同時請示是否有需配合事項。．在為總經(jīng)理安排行程時，原則上若其中一天已有行程，則盡量將其它行程排至同一天，避免每天皆有訪客或會議，使其行程可連貫，時間更能充分運用。．若來訪者為重要客人，或來訪時間已接近(或超過)用餐時間，則除飲料外，另以餅干招待并請示是否須準備餐點。．若有國際電話或其它重要電話進來時，此時總經(jīng)理正接另一通電話時，則以遞紙條方式，請示總經(jīng)理是否先行接聽。(3) 總經(jīng)理個人專用電話簿，共三本，office、home、car各一本，并隨時注意更新。(2)一定要CHECK公文之內(nèi)文是否有部門主管未批閱或主管有疑問而該單位尚未對應者。伍、其他作業(yè)標準一、高階主管個人需求標準情 況注 意 事 項說 明A總經(jīng)理 (一)例行工作 (二)文書管理(三)電話接聽(四)訪客接待 (五)行程安排 (六)賀卡處理 (七)婚喪喜慶事宜 (八)財務處理(九)個人習慣B副總部分(一)例行工作(二)文件檔案管理(三)行程安排(四)電話接聽(五)財務處理(六)通訊簿管理 ．上、下班時，開關門并確認門窗、電器是否已開關。應委婉告訴對方主管無法親自接待的原因，并向其介紹當日接待人員的背景資料，以及接待場地。數(shù)據(jù)、點心、飲料、濕紙巾可事先整齊地置于會客室桌上；一日內(nèi)若有多次之賓客來訪，宜準備不同之飲料及點心予以替換。 。 、姓名及預定來廠之時間等。．將欲來訪賓客之信息向主管報告。轉接前務必將來電者所屬單位及姓名清晰的告知主管。(1)得順利轉接者。 ，立即轉接。應于轉接前讓主管了解來電者身份。 二、電話應對作業(yè)標準情況步驟注意事項說明(一)接聽所屬主管外線電話時．原則上鈴響三聲內(nèi)接聽。(2) 確實掌握完成日期。確定分送之單位無誤。．主管閱后若指示分送其它單位，則盡速分發(fā)。總經(jīng)理已簽準后之發(fā)文稿、簽呈或收文簽、報告書等之公文，先送交人力資源組處理。秘書得視主管需求，外出購買所需禮品。．備齊各項填好表格并確認無誤后呈送主管審核簽章。隨時跟催承辦單位準備數(shù)據(jù)。．將辦理證件所需數(shù)據(jù)交事務課辦理簽證及洽訂機位。確實填寫主管之出勤狀況單。2. 國外出差須填寫電子出差單呈上一級主管核準。．請示主管是否陪同出席或其他配合事宜。．跟催相關必備資料(如致詞稿、程序表等)。 (2)提醒參加。．其它臨時待辦事宜應變。(4)發(fā)邀請函。．行程登錄。(2)致贈賀禮。．檢視是否與其它行程沖突。(4)呈核資料。備齊待客應備事宜，并隨時跟催。．登錄行程。若YES→(1)記入主管行程備忘卡、登錄于白板或PDA上(2)如需數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)相關單位準備，并隨時F/U。．行程登錄。會議召開如有變動，應盡速呈報主管知曉，并同時修正白板、行程備忘卡、PDA之內(nèi)容。檔案內(nèi)文件如工連單、通告、會議通知等若已過有效期限即可銷毀； 機密資料逾期先以碎紙機銷毀再丟棄。．若主管指轉送其它單位，則依指示轉送。 ○○ 公司 秘書課工作作業(yè)標準2005/11/4修訂壹、 數(shù)據(jù)管理作業(yè)標準 1一、文書檔案管理作業(yè)標準 1二、名片管理作業(yè)標準 4貳、主管行程安排及協(xié)助作業(yè)標準 5一、行程安排／確認／登錄／提醒作業(yè)標準 5二、差假手續(xù)辦理／支持作業(yè)標準 13三、代辦高階主管出國手續(xù)作業(yè)標準 15參、行政業(yè)務作業(yè)標準 16一、費用報支作