【正文】 ．目前以outlook作名片管理，適時(shí)更新修改聯(lián)絡(luò)人數(shù)據(jù)。．當(dāng)有廠外行程時(shí)(如宴會(huì)、球賽、演講會(huì)、研習(xí)會(huì)等)，需視情況準(zhǔn)備該地聯(lián)絡(luò)電話及地圖提供給副總及司機(jī)，并估算車程時(shí)間，出發(fā)前提醒當(dāng)天服裝及需攜帶資料。．私人信件除密件外皆可先行拆閱。．茶水準(zhǔn)備方面:以副總自備之茶葉沖泡即可。．總經(jīng)理在臺(tái)北辦公時(shí)，若需用中餐可請(qǐng)小姐代為購(gòu)買。．國(guó)內(nèi)外出差旅費(fèi)借支、報(bào)支、平日待客、禮品致贈(zèng)、及每月固定會(huì)員月會(huì)費(fèi)等的報(bào)支。．若禮品很多，可委托其它同行人員攜帶，抵達(dá)目的地之后再轉(zhuǎn)交予總經(jīng)理。待與總經(jīng)理取得聯(lián)系，請(qǐng)示總經(jīng)理是否委派代理人出席；但若無(wú)法與總經(jīng)理取得聯(lián)系，則盡速交呈總經(jīng)理處理，以免延誤時(shí)效。若訪客會(huì)再進(jìn)來(lái)則亦應(yīng)先收拾干凈，待訪客重返時(shí)，再重新奉上熱茶或冷飲。．若來(lái)訪者事先并未約好卻徑自來(lái)訪，若人尚在大門口，則當(dāng)警衛(wèi)室打電話通知秘書(shū)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)告知主管對(duì)方為臨時(shí)來(lái)訪，若總經(jīng)理愿意接見(jiàn)，則請(qǐng)警衛(wèi)予以放行，若不愿接見(jiàn)則婉轉(zhuǎn)告知對(duì)方黃副總經(jīng)理出差或不在廠內(nèi)，打消對(duì)方念頭。．轉(zhuǎn)接電話時(shí)，應(yīng)留意主管是否有空檔或是專線電話是否占線中，若不方便轉(zhuǎn)接時(shí)則請(qǐng)對(duì)方先留下電話號(hào)碼，待稍后總經(jīng)理有空檔時(shí)，再由秘書(shū)主動(dòng)撥電話給對(duì)方后轉(zhuǎn)接。．出國(guó)相關(guān)數(shù)據(jù)管理總經(jīng)理所需資料應(yīng)于出國(guó)前送交總經(jīng)理或轉(zhuǎn)交其它同行人員，并詳細(xì)確認(rèn)是否已送達(dá)。．計(jì)算機(jī)開(kāi)機(jī)．剪報(bào)管理(1) 當(dāng)日剪報(bào)須于定時(shí)提供副總參閱，(2) 若總經(jīng)理在臺(tái)北須將當(dāng)日剪報(bào)托號(hào)訊到臺(tái)北公司。若主管適有其它訪客，可直接向主管之上級(jí)主管報(bào)告，再依其指示行之。告知備妥之飲料供賓客選擇，并以賓客為先，而后再遞送給廠內(nèi)主管，并視會(huì)談時(shí)間長(zhǎng)短斟酌替換茶水及點(diǎn)心等。包括欲來(lái)訪者之公司名稱、單位、姓名、來(lái)訪人數(shù)、來(lái)訪目的、欲來(lái)訪之時(shí)間等相關(guān)信息。 。 ，斟酌是否需提出人力支持之需求。 三、訪客接待作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)情況步驟注意事項(xiàng)說(shuō)明 (一)廠外訪客之接待．接收欲來(lái)訪之訊息。必須在請(qǐng)對(duì)方轉(zhuǎn)接前，先行表明自己的身份。．親切問(wèn)好并表明自己的公司及辦公室名稱。 。．主管接獲賀卡時(shí)，確認(rèn)所收到之賀卡是回卡或新增名單。無(wú)法依期限完成者，立即報(bào)告直屬主管，或者向直屬主管請(qǐng)求支持(如送廠外翻譯、打字)。(4) 其它數(shù)據(jù)分類呈閱。(2) 私人信件徑呈主管(不拆閱)。．過(guò)濾后之公文，應(yīng)盡速呈送主管核閱。．事前F/U禮品是否備妥(訪客來(lái)訪前或出差前一、兩天備妥禮品及禮品清單)。．填好表格并確認(rèn)無(wú)誤后呈送主管審核簽章。(如名片、禮品)。．登錄于主管之備忘卡、PDA、白板。(三)請(qǐng)有薪事假．確認(rèn)主管目前為止所持有之有薪事假。．確認(rèn)及安排出差地點(diǎn)之往返交通工具。．過(guò)濾是否與其它活動(dòng)沖突。(4)分組名單。如前一日雨天，則應(yīng)請(qǐng)示是否要取消活動(dòng)？若YES→盡速聯(lián)絡(luò)參加人員，同時(shí)取消球場(chǎng)預(yù)約。．行程登錄。如(1)座次排定。．提醒赴會(huì)。(4)登錄行程。NO→委婉予以回絕。若YES→(多由公關(guān)、總經(jīng)理室承辦)(1)回復(fù)對(duì)方。(2)協(xié)調(diào)相關(guān)位準(zhǔn)備資料。如有需攜帶之文件，應(yīng)先行置于座車上。．通知司機(jī)STAND BY。(二)外界邀約參加之會(huì)議．收到會(huì)議通知先行確認(rèn)是否與其它會(huì)議沖突(如為初次受邀之會(huì)議，先了解會(huì)議性質(zhì)及與會(huì)人員)。加注日期目的在區(qū)別其名片之時(shí)間性。(三)書(shū)籍管理．屬主管所有之書(shū)籍可視狀況分類保存。 ●三天(含)以上之休假期間．剪報(bào)人員于放假前排好回廠加班日期。．秘書(shū)課存有剪報(bào)檔案，于翌年元月份裝訂成冊(cè)，存盤。若主管曾指示某些雜志徑轉(zhuǎn)送其它單位則徑送。．依主管需求予以分類，依序放入名片盒。主管如無(wú)法出席會(huì)議，應(yīng)請(qǐng)示是否需委托代理人出席？如YES，應(yīng)知會(huì)代理人該會(huì)議相關(guān)事宜及數(shù)據(jù)，并同時(shí)轉(zhuǎn)知承辦單位； 如NO，則應(yīng)于事前告知主辦單位。．.安排與會(huì)之相關(guān)事宜。知會(huì)司機(jī)會(huì)議時(shí)間及地點(diǎn)，并與其討論出發(fā)時(shí)間，而后向主管報(bào)知。．提醒主管隔日有媒體來(lái)訪。如無(wú)把握判斷正確，則可匯集相關(guān)訊息，呈報(bào)上級(jí)主管核示。(6)準(zhǔn)備當(dāng)日需用設(shè)備如投影機(jī)、幻燈機(jī)、雷射筆等。若YES→(多由公關(guān)、或采購(gòu)等部門承辦)(1)準(zhǔn)備相關(guān)事宜(含致詞稿)。．安排宴客事宜。．提醒赴會(huì)。(6)確認(rèn)是否須安排接送。．請(qǐng)示主管參加意愿。如(1)球場(chǎng)預(yù)約。．行程登錄及提醒。若主管不出席，事前通知主辦單位。．確認(rèn)主管之職務(wù)代理人并通知代理人及相關(guān)單位。．有關(guān)請(qǐng)假規(guī)則請(qǐng)參照公司「工作規(guī)則」。(須問(wèn)清主管所需面額及張數(shù))．核對(duì)證照、機(jī)票無(wú)誤。參、行政業(yè)務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 一、費(fèi)用報(bào)支作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)情況步驟注意事項(xiàng)說(shuō)明(一)國(guó)內(nèi)外差旅費(fèi)報(bào)支(二)一般費(fèi)用．檢視主管交付的發(fā)票、單據(jù)或其它單據(jù)之內(nèi)容并核對(duì)單據(jù)是否正確及完整。事前若曾借支，除附上該單據(jù)作為扣除憑證外，將借支金額一并填入「出差旅費(fèi)報(bào)支單」上。三、 公文／數(shù)據(jù)收發(fā)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)情況步驟注意事項(xiàng)說(shuō)明(一)公文收發(fā)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)．收到公文先檢視由承辦人至該部門主管之送文流程是否完整，不完整者退回原單位補(bǔ)呈。若主管對(duì)其他單位或個(gè)人有任何書(shū)面指示，可視需要影印或記錄下來(lái)，以利跟催。(三)數(shù)據(jù)收發(fā)、影印作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)．過(guò)濾分類：(1) 若為存參文件可直接存盤處理。四、翻譯文件作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)情況步驟注意事項(xiàng)說(shuō)明(一) 各部門直接要求翻譯或繕打．過(guò)濾翻譯內(nèi)容。肆、個(gè)人公關(guān)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)一、 婚喪喜慶處理情況步驟注意事項(xiàng)說(shuō)明(一)賀卡?主管需寄發(fā)名單之調(diào)查與建檔。．了解來(lái)電者身份后判定是否直接轉(zhuǎn)接。例：總經(jīng)理辦公室，您好！　 副總經(jīng)理辦公室，您好！未經(jīng)主管核準(zhǔn)，不能將主管家里電話、專線、行動(dòng)電話號(hào)碼告知他人。(2)無(wú)法順利轉(zhuǎn)接時(shí)： 。無(wú)法立即聯(lián)絡(luò)主管回電，應(yīng)盡速回報(bào)讓主管之上級(jí)主管了解，謀求進(jìn)一步對(duì)應(yīng)之道。 (1)主管可親自接待時(shí): ？并立即予以處理。 。 (3)主管因故無(wú)法接受拜訪時(shí)，應(yīng)設(shè)法技巧地將此項(xiàng)訊息轉(zhuǎn)達(dá)讓對(duì)方了解，并設(shè)法取得其諒解。客人進(jìn)廠后，若廠內(nèi)尚有未到席人員，應(yīng)再一次通知。．依主管指示引導(dǎo)其進(jìn)入辦公室。．巡視筆筒