【正文】 問題，而且又容易獲得新信息。需要時，再特地去查電話號碼，又得增加不少麻煩，所以，在與別人會面時，一定先確認會面場所的電話號碼。　　43.單獨赴宴更容易擴展人際關(guān)系　　一般都認為，人多的宴會是最容易擴展人際關(guān)系的場所。宴會之后回到家，依然可以有效利用自己的時間?！　—ミ@么一來，美妙音樂傳出時，就會懷著美夢自然地醒過來。學(xué)習(xí)語言只要稍稍花點心思，就可以快樂、有效地學(xué)習(xí)。但是最好不要二次錄音，其理由之一是，因為已錄下的資料就等于是自己的財產(chǎn)。　　舉例說，當(dāng)你觀賞“NHK專輯”，即使是水準(zhǔn)很高的節(jié)目，重要的部分也不會太多，拖泥帶水的場景經(jīng)?？梢?，所以，這些部分你可以很快地跳過去。　　只要打開電視，往往都會接連不斷地看下去，因此電視常被視為影響孩子功課的最大敵人。這樣一邊睡覺，也能夠一邊思考許多事情?！边@種情況常常會發(fā)生。　　15.使用無線電話　　有點小事打電話找人，在轉(zhuǎn)接的空檔或者對方去找資料的時候，拿著話筒等待的情況很多。這樣，在打長途電話之際，眼看計費表不斷往上跳，即使不愿意也不得不警覺到通話時間太長，自然而然就會少說廢話，而達到同時節(jié)省時間與金錢的目的?！本土⒖虙焐想娫挕４送?，一旦突然想到什么好點子，也可以先錄在電話答錄機上，事后再加以審核。　　為了避免這種錯誤，只要電話一接通，你可以先報上自己的姓名，這樣，如果打錯電話，對方就會馬上察覺到。 23.先以對講機來應(yīng)對訪客　　對講機最大的功用，就是能夠先查問身份不明的人，由于它不必直接與訪客面對面，卻能夠以聲音應(yīng)對，對打發(fā)推銷員，確實非常方便。走路確實有刺激靈感、引發(fā)文思的功效。　　27.出差時先訂好聯(lián)絡(luò)時間　　出差時，電話聯(lián)絡(luò)也是件非常重要的工作。如此一來，任何時候也可以讀書，得以更有效的利用時間。不過，漫無計劃的收聽，不見得有助于提高自己的英語能力。由于電視講座經(jīng)過精心設(shè)計，采用淺顯、有趣的講解方式，以使一般人都能夠了解、接受，所以，即使是棘手的問題，也能輕而易舉地進入情況，亦充分地利用視聽感官，好好吸收信息。　　除此之外，在與人會面禮貌上不便公然看手表的場合上，也可以若無其事地看手表?；蛘驹谶@里，所以可以安心地看書讀報。早上，確認一下當(dāng)天的預(yù)定工作，決定如何去做，晚上，則一邊檢查當(dāng)天有沒有未完成的工作，一邊考慮明天的預(yù)定工作。　　檔案夾有布袋、紙制、塑膠制的，不過，不論哪一種，其封面一定都是硬硬的，拿來做墊板，是最適合不過的。即使從費用上來說，加上省時的優(yōu)點，一星期中只要用上三次左右，買月票反而比一次次買票更劃算。　　12.把常去地方的地圖復(fù)印下來，予以歸檔　　在你所在公司中，若你經(jīng)常被派到其他公司辦事，這時若是第一次去的地方，把地圖復(fù)印下來，標(biāo)出目的所在，并在旁邊空白處寫上名稱、電話號碼、負責(zé)單位、營業(yè)時間等資料，交給屬下隨身帶去，只要按圖索驥，就一定不會迷路。正如前面所提過的，即使是偶而才去一次的地方，如果考慮時間上的損失，你也可隨身備有一張電話卡，免得打電話時受到銅板的限制。　　在車上，可以充分利用寶貴的時間，不過，要是換車次數(shù)太多，三番兩次打斷看書，效果自然大打折扣。因為，如果錯開時段上班，如果運氣好的話，不但有位置坐，而且可以看書、寫筆記。如果缺乏這個程序，對你的屬下來說，會浪費很多時間，正因為如此，決定工作的程序才是你的例行工作。在搭車時，你可以盡量站在最靠近掛鉤之處。　　但是，這不必拘泥于習(xí)慣。 31.想學(xué)習(xí)艱澀的科目時，從電視“講座”著手〖HT5”，5SS〗非得從自己感到棘手的范圍收集信息時，任何人都會陷入煩躁的情緒中，但是，只要有了好的開始，會不再感到棘手。打通電話就可以提供信息的電話服務(wù)，可以說是高效率的商業(yè)伙伴。因為“聽”與“讀”不同，能夠同時并行其他的工作，而達到很高的時間效率?！本涂梢院芸煊涀?。　　在前面提過，你自編的電話時應(yīng)對照手冊中規(guī)定，為了謹慎起見，一定要一字不漏地詢問對方這五個基本問題，并且依照一定順序，將其寫在留言條上，所以，在任何的情況下，都不必再找接電話的人問一遍，只要看留言條就能處理事情。只要在細節(jié)上多用點心，將有助于工作的持續(xù)進行。對忙碌而無暇接電話的人，可以每隔一定時間就聽聽來電的留話內(nèi)容，馬上回電給對方，這樣就不會有失禮之處。　　舉例來說，你在家里看報時，從廣告上發(fā)現(xiàn)一本好書，就可以打電話到辦公室，在電話答錄機上留話：“請順便幫我買一本書，書名是……。苦苦等待和對方親自說話，往往要浪費很多時間，致使工作效率不佳，而且如果是非常緊急的事，先令接電話的人了解個中情況，他也會十分熱心代為聯(lián)絡(luò)，以盡快找到對方。但是，節(jié)制電話若只是嘴上說說，根本收不到效果。因為拿著話筒呆呆的等著對方，不知道什么時候才會再打過來，這完全是浪費時間?！苯璐耍词故墙勇爠e的電話，也不會令任何一方久候，且能夠迅速應(yīng)對處理。　　11.早上只要在床上思考五分鐘　　早上你可以在床上看書，尤其是學(xué)習(xí)語言之際，雖然早上已經(jīng)醒來了，仍會躺在床上收聽英語廣播講座。　　9.不斷看電視，只是浪費時間而已　　業(yè)務(wù)人員打發(fā)假日的方式，大多是“睡覺”和“看電視”。舉例來說，如果在一卷錄音帶上，錄兩周的節(jié)目，也清清楚楚地標(biāo)示在卡片上。在上下班的公車上，用耳機學(xué)習(xí)語言或聽自己感興趣的錄音帶，就能夠充分利用上下班的時間。　　對英語聽力有自信的人，在本國語的夾雜下，應(yīng)當(dāng)也能專心聽懂英語才是。如果是看錄像帶的話，不想看的部分就跳過去，而且可選擇自己方便的時間來觀賞。對想看書、不想浪費太多個人時間的人來說，經(jīng)常得面對這種狀況。大概有很多人都是以“酒要奉陪到底”為原則，不過，無謂的交際應(yīng)酬，只是浪費時間而已。其實倒不如說，約會遲到等于是浪費對方的時間，是非常失禮的事。　　此外沙發(fā)通常都附有小茶幾，但太小、太低了，除了放茶杯外，根本派不上用場。而且，雙方都稍早離開辦公室，就得以充分利用午餐時間，從容不迫地享受會餐的樂趣。 36.午休是交換信息的黃金時段〖HT5”，5SS〗如果你利用午休時間，積極與不同行業(yè)的朋友會面，和他們邊吃飯，邊聊天，其樂融融。”　　若以前者的說法，一旦客滿，秘書會說：“已經(jīng)沒座位了。一旦工作上發(fā)生困擾的問題，就立刻追加、修正工作手冊的內(nèi)容。尤其是對上司做工作報告，說話結(jié)結(jié)巴巴，不只浪費時間，更會令上司感到不耐煩，而影響到對自己工作能力的評價?！　—?28.預(yù)先通知參加開會的人，會議是逾時不候的　　無論做任何事，總有人不守時。請對方盡可能帶一份重點備忘錄前來會談，可說是有效與人會談的要訣。可是，如有急事當(dāng)然不能把寶貴的時間浪費在聊天上。　　最好的方法是，當(dāng)天收到的郵件都蓋上日期章，而且，一律蓋在寫有寄件人地址、姓名的那一面，這樣不管寄件人的地址、姓名是寫在正面或背面，一眼就可以知道收件日期與寄件人姓名，事后就能順利的進行分類工作。　　20.核對寄發(fā)賀年卡名單的橡皮章，可用“已處理”印〖HT5”，5SS〗你單位在如果核對寄發(fā)賀年卡的名單上，蓋上“已發(fā)理”印，就可以防止漏寄的失誤，而且，最好是采用不打印臺的橡皮章。　　18.“記號式”通訊錄，可提高工作效率　　為了在交待秘書寄賀年卡、問候卡之時省去一一勾名單的麻煩，你可以先在通訊錄上加“○”、“△”、“”、“□”等等記號。　　15.借著人才錄的幫助，即使多年不見的人，也能談得很融洽　　“人才錄”是人際關(guān)系網(wǎng)中個人資料的檔案，其中設(shè)有種種項目，比如“姓名欄”、“姓氏索引”、“性別欄”、“出生年月日欄”、“會面欄”、“學(xué)歷欄”、“職業(yè)欄”、“籍貫欄”、“服務(wù)地點欄”、“現(xiàn)在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等　　因此，即使與多年不見的人會面，只要事先查看一下人才錄上的資料，就可知道對方現(xiàn)在在哪家公司哪個單位擔(dān)任什么職務(wù)、家里有幾個人、結(jié)婚紀(jì)念日是哪一天……，借此彼此不會感到陌生，能很快地熟識起來，相談甚歡。　　此外，還可根據(jù)情況的需要，隨意插換追加。　　10．名片上除“個人資料外”，另記錄其他資料以加深印象　　除了“個人資料”之外，你還可在收到的名片上，書寫種種資料，比如一般的“見面日期”、“見面場所”、“介紹人”、“會談要事”等等，此外出身地和外表特征，也都盡可能地寫下來。從初次見到的人手中所收到的名片，不要隨便亂放，應(yīng)整理得有條不紊，日后將成為寶貴的個人資料來源。　　如此，即使一下子想不起對方的姓名，只要知道對方是“A公司的職員”，仔細找找A公司那一份就可以，此起按姓氏排列，這個方法更容易檢索。　　在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個項目，詳細記錄個人的專長、特征、學(xué)歷背景等等，所以在求才的時候，非常方便。雖然，按鍵太小不容易操作，但是在這些功能之下，這個缺點不足掛齒。對提高效率而言，玻璃窗可以說是無用的廢物。　　54.文具用筆備有三套，分成“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”　　備有“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆，以便在不同的場所使用。　　52.圓珠筆之類的文具，要經(jīng)常保持在三支以上　　一般而言，隨身所攜帶的圓珠筆最好經(jīng)常保持在三支以上。不過桌上的照明設(shè)備卻是例外，對慣用右手的人來說，臺燈如果不放在左側(cè)，是非常不方便的，因為如果臺燈放在右側(cè)，寫字時就會受到手影的干擾，無形中降低了工作效率。從這個意義上來說，就是保持在合乎自己使用習(xí)慣的狀況下。一成不變的奉行上司的指示，工作的確不怎么愉快。　　43.防止厭倦單調(diào)工作的“成功畫面思考法”　　撰寫一本書著實需要有強烈的意志力，但多達數(shù)百頁的稿紙，雖說用口述錄音機或文書處理機之類的文明工具，可達到很高的工作效率，不過，有時候也是一件非常痛苦的事。　　41.在“單純作業(yè)”時間，利用耳機充實自己　　在剛進入機關(guān)工作時，在“單純作業(yè)”時間里，最適合利用耳機來充實自己。　　輸入資料要花費相當(dāng)?shù)墓し?，如果將其時間成本列入考慮，則長久不用的資料有朝一日也會派上用場，如將其消除反而是一種浪費，所以要在一張磁碟片中存入相關(guān)的資料，至于新的資料，就毫不吝惜地輸入新的磁碟片中。　　磁碟片的容量，因機種而有所不同，不過一張大約可儲存多達一本書的資料，因而容易在一張磁碟片中，同時存入各種不同的資料，但是檢索時，就非常的麻煩，不太合乎效率原則。　　下了班在公車上，完全不受電話干擾地專心思索，是最適合構(gòu)思的時段。　　乍聽之下，似乎令人覺得很麻煩，不過只要想到這項工作不但能縮短他人的工作時間，也能夠縮短自己的工作時間，其效果絕對是很好的。如果必須經(jīng)常使用打孔機，還是電動式的比較方便省時。　　27．使用二十六孔的活頁紙　　應(yīng)一直使用活頁式筆記本，而且一律使用二十六孔的活頁紙。　　25．經(jīng)常備有新的活頁紙　　為新書寫稿的時候，要以活頁紙做備忘錄，一有新點子，馬上提筆寫下，然后將其保存在專用的活頁夾中。這么一來，即使是成年累月未解決的事項，也可在筆記本上一目了然，想到的時候，就可對其深思一番，以謀求解決之道。這種園珠筆在柄部裝有小燈泡，能夠照亮筆尖范圍，所以不必特地打開電燈，就可以記錄。預(yù)先為此保留應(yīng)用的空間，縱然資料一點一點的增加，也能加以集中整理。　　16．期數(shù)完整的雜志須編制索引　　通常將雜志上必要部分印下來之后，加以舍棄即可，然而，有關(guān)自己的專業(yè)雜志卻是例外，全部一期不漏完完整整的保存下來。　　14．事先決定文具的“購買庫存量”　　要提高工作效率，從筆記簿到郵票，復(fù)印用紙等的文具用品，永遠都不能缺少，必須源源不斷的供給，所以徹底地實施文具庫存管理，是非常重要的。普通橡皮擦，都是長方體，不過這種橡皮擦卻是圓筒狀，并包在筆型的塑膠管內(nèi)，可像鉛筆一樣一點一點的推出來使用。一般來說，專門書籍大都是厚重一大本，要在這么厚重的書中找出一小段參考資料，真如大海撈針，要浪費不少心力。單面使用法的優(yōu)點是，在這種情況下，將性能發(fā)揮到極點。　　5．將經(jīng)常使用的工作用語記號化、簡略化　　在處理的事務(wù)過程中，只要在訪客的名片上，簡單地寫上“人、住、印、檔”，然后交給秘書，她就知道該登記客戶的姓名、住址、復(fù)印名片、夾入名片簿存檔。　　把大套書籍排上書架時，都要書背向下排置。　　2．單面使用活頁紙　　從學(xué)生時代起，我們就偏愛以活頁紙來做筆記。即使不在一旁看著，也無所謂，可以大大的節(jié)省人力與時間。　　或許，這樣會令人覺得太浪費，但是以單面使用每一張只記一個項目，即使隨著思路起伏隨手記下，事后還是能分門別類自由地調(diào)整頁碼，使筆記更加清楚易讀。把書背向下排置時，令書底朝外并在上面寫上書名，這么一來就可以隨手抽取查閱，不會再有笨重、不便的感覺了。例如“悉”表示“來函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高擬稿的速度，很快就可以交給秘書去打字。整理的要訣在于——盡快將使用過的書籍歸位。　　10．采用高爾夫球記分法，隨時隨地記下備忘錄　　喜歡打高爾夫球的人大概都知道，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進行中，無論打到哪，都可立即記下分數(shù)。無論插在口袋中或是和鉛筆一起隨身攜帶使用，都是十分方便。此外，管理者還將目錄上常用文具的商品號碼預(yù)先記錄下來，這樣就不必一張張的翻目錄，只要一通電話就可完成訂貨工作。一般說來，即使收藏完整無缺的雜志，大概也很少有人會特地編制一本“索引”。　　在需要反復(fù)書寫同樣的文字與數(shù)字的情況下，如果一一手寫，那會耗費許多時間，所以若能將其刻成橡皮印，在處理事務(wù)上，便能夠省下相當(dāng)多的時間。把書排得太深入，不但拿出不方便，而且也浪費空間，所以為了講求效率，應(yīng)測量書架的旋轉(zhuǎn)空間，盡可能的選購尺寸合適的制品。　　然后，每隔一定時間，就翻閱檢查一下秘書的分類有無錯誤，同時也考證一下當(dāng)初未判斷定奪的資料內(nèi)容，再將認定有保存必要的資料轉(zhuǎn)移到最后分類的檔案中。當(dāng)然，一個活頁夾只能為一本書一個主題所專用，為了能夠隨時使用新的活頁夾，常備有大量的活頁紙。　　當(dāng)然不只是筆記，連收集雜志、報紙等資料復(fù)印本時，也要打上二十六個孔，然后再夾到活頁夾上?！　?0. 在加上新活頁紙的同時，順便做整理淘汰的工作　　使用活頁式筆記，其最大優(yōu)點在于能夠自由地插換頁數(shù)，必要時可以重新插入，不要的可以