【正文】 函件行文者，依本章的規(guī)定處理。 (三)復(fù)文 經(jīng)辦人收到來文應(yīng)于第三聯(lián)擬具復(fù)文稿并填寫銷案或待復(fù)日期，及預(yù)定保存期限(如需簽辦，則以文書簽辦單辦理，簽辦單連同業(yè)務(wù)接洽便函第三聯(lián)處理)，經(jīng)主管判行后，依式填寫于第二聯(lián)，一并呈主管簽署再送由收發(fā)人員轉(zhuǎn)請用印并抽出原暫存之第四聯(lián)轉(zhuǎn)記銷案或待復(fù)日期，將第二聯(lián)送交受文部門(原發(fā)文部門)，第三、四聯(lián)編定檔號填記于檔號欄后。 (三)業(yè)務(wù)接洽便函:以公文三段式或以條例方式逐點敘述。簽呈內(nèi)容不宜為公眾周知者，應(yīng)指定專人專案簽辦。第三條 各單位應(yīng)發(fā)揚實事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服形式主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。向國內(nèi)外宣布重大事件，用公告。(十)會議紀(jì)要傳達會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用會議紀(jì)要。(四)公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。第九條 對上級單位組織的請示或報告，用單位組織名義發(fā)文。第十四條 按照一級抓一級的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各分公司和各部門，不直接發(fā)到下屬子公司。(三)凡需辦理的公文，應(yīng)先送辦公室主任簽批意見，再分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。第十七條 發(fā)文處理。正式文件中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫。 審核的重點:1．是否需要行文。公司行政文件，由分管副總經(jīng)理簽署意見后，由總經(jīng)理簽發(fā)。印章蓋在年下月、目的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標(biāo)明此頁無正文字樣。第二十條 各單位工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關(guān)人員核對整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場所或家中。打印文件要美觀大方，符合公文格式。 審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的問題，應(yīng)退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送辦公室核稿。4．草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。(二)承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。 第十三條 向上級請示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個單位，不要同時抄送下級單位，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人(除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外)。第八條 公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。(三)發(fā)文時間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用決議。(三)指示對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用指示。三、公文處理實施細(xì)則□ 總則第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實際情況，特制定本實施細(xì)則。 (二)經(jīng)辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉(zhuǎn)經(jīng)(副)理級以上主管核示者(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室以及總管理處各部、室、中心為呈總經(jīng)理或董事長核示者)則于廠(處)長(部、室主管)簽示后，由廠(處)、部(室)收發(fā)人員登記于簽呈事務(wù)備查表轉(zhuǎn)呈經(jīng)(副)理以上主管(各公司經(jīng)理室、總經(jīng)理室及總管理處為總經(jīng)理或董事長)核示，于核示后由廠(處)部(室)收發(fā)人員轉(zhuǎn)記批示情形，呈送廠(處)長(部室主管)核閱后，交由經(jīng)辦人依示辦理，但與會辦部門有關(guān)者應(yīng)復(fù)印分送會辦部門協(xié)同處理或備查。□ 文書處理方式第十七條 文書結(jié)構(gòu)(一)公告:以主旨依據(jù)公告事項三段式斟酌運用。 第十六條 業(yè)務(wù)接洽便函之處理 (一)發(fā)文 經(jīng)辦人發(fā)文時，應(yīng)將接洽內(nèi)容列記于業(yè)務(wù)接洽便函第一聯(lián)，并填記文書類別、受文者、待復(fù)期限、附件等各欄，呈請主管判行后另依式填寫三聯(lián)連同第一聯(lián)呈主管主管簽署，一并送收發(fā)人員編號并記載于收(發(fā))文編號登記表再送監(jiān)印人員用印后，由收發(fā)人員將業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)送交受文部門，第一聯(lián)則依待復(fù)日期之先后整理以備稽催。第四、五聯(lián)連同發(fā)文原稿及底本依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯(lián)后，第四聯(lián)交還經(jīng)辦人存查，第五聯(lián)連同發(fā)文原稿、底本歸檔。 3．收發(fā)人員收到辦妥的來文及收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)時: A如無需復(fù)文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯(lián)將檔號及銷案日期轉(zhuǎn)記第一聯(lián)，抽出原留存的第二聯(lián)銷案，并將第五聯(lián)同文件歸檔，將第四聯(lián)退還經(jīng)辦人 B如需復(fù)文者，將復(fù)文及復(fù)文搞送請監(jiān)印人員用印后，復(fù)文封發(fā)投郵。 3．主動發(fā)文號碼與一般收復(fù)文號碼采取同一編號順序。 ○○○○為公司收(發(fā))文流水號。 第十條 收發(fā)文登記單 (一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。 (七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。 (四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。 7．應(yīng)依本款第四項的名義、署名及用印規(guī)定行文而該行文單位元經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。 D總管理處各部、室、中心代表各公司對外的行文(但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定)。訴訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議委員會規(guī)定程序?qū)嵤? (二)本企業(yè)各類資料對外統(tǒng)一報送的主辦、會辦及提供部門如下表資料服送對象主辦部門提供部門 備注一、金融機構(gòu)二、主管機構(gòu)（一）稅務(wù)主管機構(gòu)（二）商業(yè)及證券主管機構(gòu)（三）工廠主管機構(gòu)（四）外匯貿(mào)易主管機構(gòu)三、報界資料四、業(yè)務(wù)往來客戶五、股東及一般性客戶營業(yè)部門財務(wù)部門各公司會計處法律事務(wù)所各公司總經(jīng)理或獨立廠區(qū)之管理部門資材部秘書室營業(yè)部門各公司總經(jīng)理室各公司會計處各公司會計室各分司會計處各分司會計處及技術(shù)、工務(wù)部門各分司會計處各公司總經(jīng)理室由營業(yè)部門委請設(shè)計編制各公司及總管理處有關(guān)部門會：法律事務(wù)室會：法律事務(wù)室財務(wù)部如發(fā)布資料涉及公司業(yè)務(wù)政策事項應(yīng)報告長核定后始得向外宣布（一）務(wù)求文字簡要，設(shè)計新穎，以便作為企業(yè)宣傳之輔助工具?？偸瞻l(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改。第十八條 保管條件底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13一15度之間，相對濕度應(yīng)保持35%一45%。2．錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式:在盒套上置標(biāo)注頁。第十三條 文字說明的編寫l．文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。2．接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件。4．涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。卷內(nèi)目錄放在卷首。第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后。 第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 (四)平時歸卷第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。2．本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報會議費用。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。(五)董事局委員會所屬機構(gòu)發(fā)文，用xx董xx字(xx年)xx號。閱示完畢后，由總裁辦收回歸檔。第七條 各級領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)。秘密文件由閱文人妥善保管。公文管理規(guī)定第一條 本公司公文，是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。2．立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。9．文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。3．草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。(6)其他有關(guān)全廠的重大事項。3．對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。4．文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。2．一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。以部門名義下發(fā)的生產(chǎn)工作計劃安排，專題會議紀(jì)要，由歸口部門負(fù)責(zé)校對，復(fù)印、發(fā)送。并根據(jù)公司安排的輕重緩急次序，進行打安。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。2．文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。3．私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。3．及進準(zhǔn)確做好公文的處理工作。3．對擅自外借文件、檔案負(fù)責(zé)。5．文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。2．由歸口部門負(fù)責(zé)擬訂、編寫的帶有全局性指導(dǎo)意義的全公司性的月生產(chǎn)，工作計劃和一個時期全公司的工作安排以及重要專題會議的紀(jì)要等，也應(yīng)安排打印。8．打字員要愛護計算機等物品，按規(guī)定做好維護保養(yǎng)工作物品領(lǐng)用登記費用統(tǒng)計工作。企業(yè)文件管理制度(一)總則第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文件處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。第五條 公文的編號保管1．兩辦機要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號，保管。第七條 文件的傳閱與催辦1．傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。6．按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。2．黨委、廠部下發(fā)文件主要用于:(1)公布全廠規(guī)章制度。4．在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。5．兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。12．文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。(六)文件的立卷與歸檔第十五條 文件