【正文】 各位能利用這查核表，進(jìn)行自我診斷，一點(diǎn)一滴地努力加以改善。就讓我們檢視一下手上所擁有的牌的意涵，以及我們?nèi)绾卧诠ぷ髦羞\(yùn)用它。風(fēng)格無(wú)所謂好或壞，而且每個(gè)人都具備四種風(fēng)格。這四種風(fēng)格深深地影響我們與他人的溝通、我們?nèi)绾沃X(jué)、我們?nèi)绾沃贫Q策及解決問(wèn)題……簡(jiǎn)而言之，我們的行為表現(xiàn)。比起執(zhí)行既定事物，較喜歡創(chuàng)造新的計(jì)劃。詢問(wèn)他人現(xiàn)狀。缺乏耐性。因此本單元也將專注于成功的管理者，在日常工作上所運(yùn)用有效時(shí)間管理的觀念與技巧。 聽(tīng)任電話的主導(dǎo)，對(duì)有些工作而言是適當(dāng)?shù)?，例如?dāng)你專事服務(wù)類工作時(shí)（消防隊(duì)、警察等）。秘書：馬先生來(lái)電，問(wèn)您有關(guān)韋氏項(xiàng)目的費(fèi)用合計(jì)是多少。如此一來(lái)，既可培養(yǎng)他們的辦事能力，又可提供較好，適時(shí)的服務(wù)給來(lái)電者。這一點(diǎn)須靠著一些堅(jiān)持與技巧方能做到。你現(xiàn)在有沒(méi)有空，或是你希望我在什么時(shí)候再打過(guò)來(lái)。尤其是我因?yàn)槌３２辉谧簧?，你找我也不方便?二、 如何處理不速的拜訪「現(xiàn)在有空嗎？」我們是否常常在辦公室里、走廊上、員工餐廳中遇到這種情況？大部分的時(shí)候，它們都是出自其中一方一時(shí)的沖動(dòng)，當(dāng)然也有的時(shí)候是由于對(duì)方早有此需要，只是苦無(wú)機(jī)會(huì)逮到你罷了。通常，最佳的方法便是做個(gè)結(jié)語(yǔ)：「好的，我們是不是已經(jīng)同意這樣做了？你負(fù)責(zé)…，我負(fù)責(zé)…，還有別的嗎？」 如果這樣的結(jié)論做完，仍然不行，只好接著說(shuō)「真抱歉，我現(xiàn)在還有另一件事要做…（不管它是什么）。除非實(shí)在重要，多干擾的地方。而且討論是否充分，要探討至何種地步，仍是不得而知。這樣的做法，雙方都不致于失面子?！??！酢酢酢?. 要想有效率，管理者應(yīng)多使用大段的時(shí)間?！酢酢酢?. 匆促的人事決定含有錯(cuò)誤的危險(xiǎn)，因此在日后反而可能造成時(shí)間的浪費(fèi)?！酢酢酢?5. 創(chuàng)意性的工作，即使不是不可能，也相當(dāng)難以管理。找出大段不受干擾的時(shí)間，但要注意避免安排過(guò)多工作，或毫無(wú)彈性，這兩者都是不切實(shí)際的。7. 時(shí)常問(wèn)自己這個(gè)問(wèn)題「我正在做的那些事情是根本沒(méi)有必要的？」停止做這些不值得你花時(shí)間的事情。避免耗損能量的批判與辯解，將這些能量用在有創(chuàng)意，有目的的工作上。這位新人當(dāng)初是由蓓蒂和小潔共同挑選的。雖然你實(shí)在不喜歡回電時(shí)又找不到人，但是你也猜得到如果講下去，不是幾句話就可以結(jié)束的?！估罴? 討論重點(diǎn)：1. 吉利是否接受了這件任務(wù)？如果是，他是認(rèn)同的接受，還是勉強(qiáng)的？如果不是，是懷著信心的，還是愧咎的？請(qǐng)說(shuō)明2. 在結(jié)束電話時(shí)，巴先生是否感到吉利對(duì)接受并完成工作的動(dòng)機(jī)不夠強(qiáng)？或者他尊重吉利能夠爭(zhēng)取時(shí)間用在更重要的事情上，吉利說(shuō)了那些話讓巴先生產(chǎn)生這樣的感覺(jué)？練習(xí)四：生產(chǎn)力會(huì)議 何利仁正在閱讀一些往來(lái)文件，正好看到另一位部門主管李大德的開(kāi)會(huì)通知，提醒他下周要開(kāi)生產(chǎn)力會(huì)議。利仁一抬頭，正好大德走到門口要問(wèn)他話。(4)解決問(wèn)題會(huì)議 此類會(huì)議主要目的在集思廣益，共商可行辦法，主席主要職責(zé)在鼓勵(lì)參與確認(rèn)對(duì)策。(5)避免討論離題 會(huì)議中討論離題是常有的事，有的借著會(huì)議大吐苦水，有的則盡在芝麻蒜皮的事件上大作文章，此時(shí)主席應(yīng)委婉制止，將討論拉回主題。與會(huì)者有那些人？ 不同的與會(huì)者將會(huì)影響會(huì)議的進(jìn)行及結(jié)果，從與會(huì)者名單亦可預(yù)測(cè)會(huì)中將有那些意見(jiàn)會(huì)被提出，如果阻力大于助力則應(yīng)盡早安排對(duì)策。激勵(lì)的理論一、 激勵(lì)的困境管理者的基本任務(wù)就是使成員朝向組織的目標(biāo)前進(jìn)。「事業(yè)驅(qū)力測(cè)驗(yàn)」計(jì)分 A B C D E F G H I242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321242322212019181716151413121110987654321創(chuàng)意專精親和/人際關(guān)系地位/名聲安全感自主性權(quán)力/影響力意義物質(zhì)報(bào)酬 + + + + + + + + =108三、 員工的需求1. 需求的分類從人類的行為中我們了解，一位管理者唯有掌握員工的真正需求，才能激起員工的工作意愿，那么員工的需求又有那些呢？對(duì)工作環(huán)境的需求對(duì)工作本身的需求l 希望有好的薪資l 希望有職位保障l 希望管理階層對(duì)員工有誠(chéng)意l 希望能有好的紀(jì)律l 希望主管能了解他們個(gè)人的問(wèn)題l 希望能與公司共同成長(zhǎng)l 希望能做有趣的工作l 希望他們的工作能得賞識(shí)l 希望他們對(duì)工作能有成就感所謂對(duì)工作環(huán)境的需求是指薪資、職位、工作保障、工作場(chǎng)所的光線、擺設(shè)、政策、上司的督導(dǎo)、人際關(guān)系等事項(xiàng)，對(duì)大部份的員工而言，對(duì)工作環(huán)境的需求是較基礎(chǔ)的需求，如果不滿足，很容易士氣下降造成生產(chǎn)力降低，但是單單只滿足這些因素，卻不足以激勵(lì)出額外的生產(chǎn)力，因?yàn)閱T工喜歡這個(gè)環(huán)境，并不意味就喜歡他的工作。l 有關(guān)工作上的成長(zhǎng)發(fā)展、以及更佳的績(jī)效等，員工均希望自己是自我命運(yùn)的主宰；因此，或許員工不希望成長(zhǎng)，但員工會(huì)厭惡公司當(dāng)局指派太簡(jiǎn)易（與自己的能力相比）的工作。隨著年齡之增長(zhǎng)進(jìn)入青春期后，在外地上學(xué)、暑期打工、學(xué)開(kāi)車、外出旅游，約會(huì)等，每項(xiàng)活動(dòng)都是一種挑戰(zhàn)，但基本上父母親仍負(fù)責(zé)著我們?cè)诟黜?xiàng)活動(dòng)上的安全。許多公司不明白這一點(diǎn)，負(fù)責(zé)招募之人員和人事部門在面談時(shí)往往會(huì)強(qiáng)調(diào)公司之福利制度，良好的工作環(huán)境及與市場(chǎng)行情相當(dāng)或具競(jìng)爭(zhēng)力的薪資，而上述全都是針對(duì)安全的訴求，而非公司的遠(yuǎn)大目標(biāo)。當(dāng)部屬表現(xiàn)良好有異于平常，應(yīng)立即給予獎(jiǎng)勵(lì)，否則事過(guò)境遷，或第二次表現(xiàn)優(yōu)異時(shí)才給獎(jiǎng)勵(lì)，都會(huì)使部屬感到沮喪，甚者混淆其價(jià)值觀?！?、誠(chéng)實(shí)、公開(kāi)及公正？？、社團(tuán)或報(bào)章雜志吸取工作方面的知識(shí)，以發(fā)揮個(gè)人的理想？－－比方說(shuō)他當(dāng)選了好人好事代表？，并協(xié)助他們完成目標(biāo)？，你是否會(huì)以加薪、分紅、贊美或表?yè)P(yáng)等方式予以獎(jiǎng)勵(lì)？ 八、 工作擴(kuò)大化為了消弭員工因工作的枯躁所產(chǎn)生的職業(yè)倦怠，于是工作擴(kuò)大化的觀念被提出實(shí)施。簡(jiǎn)言之，你的響應(yīng)方式很可能會(huì)影響溝通對(duì)象傾聽(tīng)你說(shuō)話時(shí)的響應(yīng)方式。由于對(duì)他人的需求能夠給予關(guān)心和注意，并且顯出興趣，體恤型的響應(yīng)方式常能夠鼓舞他人，它也鼓勵(lì)對(duì)方詳細(xì)表達(dá)他們的想法與感受。雖然你會(huì)體恤他人現(xiàn)在和將來(lái)的感受，但并不表示你需要同意他們將采取的的行動(dòng)。雖然體恤型響應(yīng)者會(huì)避免提出解決的建議，但是他們?nèi)匀豢梢赃m時(shí)的與他人分享各種信息。他會(huì)用心促進(jìn)人與人之間的尊重、和諧、信任和了解。十、 建設(shè)尊重人性的文化氛圍「您會(huì)如何反應(yīng)」解答： 請(qǐng)?zhí)钊肽o各答案的分?jǐn)?shù) 請(qǐng)將左列分?jǐn)?shù)填于合計(jì)欄 這是您的溝通 響應(yīng)風(fēng)格類型題 號(hào)分?jǐn)?shù)合計(jì)溝通響應(yīng)風(fēng)格類型12345678910BCDAABDCDC建議型DBACBCADBB批判型ADCBCACBAD探索型CABDDDBACA體恤型響應(yīng)風(fēng)格與方式有效的溝通中有一個(gè)極重要的因素，那就是了解自己能夠影響他人如何響應(yīng)你的力量。七、 如何給付精神薪資物質(zhì)的激勵(lì)總是有限的，因?yàn)楣緹o(wú)法無(wú)限制的加薪或升遷，而「精神薪資」正可以彌補(bǔ)物質(zhì)上的不足，因此主管運(yùn)用「精神薪資」來(lái)鼓勵(lì)部屬是最惠而不費(fèi)的方式，底下有一份簡(jiǎn)單的測(cè)驗(yàn)，可以供作參考。一項(xiàng)激勵(lì)方法如果經(jīng)常使用，員工便毫無(wú)感覺(jué)，認(rèn)為理所當(dāng)然，因此，除了不能連續(xù)實(shí)施，同時(shí)要變換項(xiàng)目。大多數(shù)的員工在工作的頭幾年所追求的是挑戰(zhàn)，一份可以測(cè)試他們才華的工作，一個(gè)可以探索自我并將能力發(fā)展至極致的環(huán)境。員工都希望達(dá)到主管的期望，如果主管認(rèn)為員工會(huì)失敗，員工很容易會(huì)失望；如果主管認(rèn)為員工會(huì)成功，員工很可能會(huì)締造佳績(jī)。雖然有些員工或許對(duì)公開(kāi)的表?yè)P(yáng)會(huì)感到害羞，但如果員工的工作績(jī)效未獲贊揚(yáng)，員工一定會(huì)感到失望。3. 誘因若無(wú)法滿足需求，則不能產(chǎn)生動(dòng)機(jī)例如達(dá)成工作目標(biāo)只能獲得口頭嘉許而不能獲得升遷，對(duì)一個(gè)希望升遷的員工而言則毫無(wú)吸引力。儀容要整潔 一個(gè)人的魅力不僅可以從談吐中表現(xiàn)出來(lái)，也可以經(jīng)由儀容外表顯露出來(lái)，因此參與會(huì)議一定要特別注意自己的儀表。4. 如何參與會(huì)議 一般人都不喜歡會(huì)議，但是如果我們從另一個(gè)角度來(lái)看，個(gè)人透過(guò)會(huì)議卻可以說(shuō)服別人接納自己的意見(jiàn)，或者表現(xiàn)自己的才華，會(huì)議并不是一件令人厭惡的事情，我們不但要摒棄消極的心態(tài)，更要以積極的態(tài)度做好參加會(huì)議的準(zhǔn)備。(3)問(wèn)題的澄清 會(huì)議中所討論的問(wèn)題往往不夠明確，例如「目前工廠交貨不順如何解決？」是所有的貨都不順還是少數(shù)幾樣？所謂的交貨不是指生產(chǎn)落后抑或品質(zhì)發(fā)生問(wèn)題？這些問(wèn)題如果能以明確的數(shù)字或事實(shí)加以描述，將可以使問(wèn)題具體化，避免牛頭不對(duì)馬嘴的討論。(2)檢討會(huì)議 此類會(huì)議的目的在控制各部門的工作進(jìn)度及品質(zhì)，同時(shí)讓與會(huì)者了解其它單位的現(xiàn)況，主席主要的職責(zé)在檢核進(jìn)度，發(fā)覺(jué)異常。例如，沒(méi)有清楚的會(huì)議目標(biāo)，又沒(méi)有議程，會(huì)前會(huì)后也未指定專人負(fù)責(zé)等等；參加人員只是空談一些問(wèn)題，而毫無(wú)解決方法，或行動(dòng)計(jì)劃。電話中，吉利感到巴先生有些苦惱和不耐煩。早上他曾經(jīng)打來(lái)過(guò)一次，而你回電時(shí)，恰好老李又不在了。 小潔的辦公室就在蓓蒂隔壁。溝通時(shí)務(wù)必要澄清目的，并且盡力求得對(duì)方的回饋，以避免因信息不足而造成時(shí)間的浪費(fèi)。在授予責(zé)任時(shí)要能夠權(quán)衡它的優(yōu)缺點(diǎn)。就工作的優(yōu)先級(jí)與時(shí)間的安排，如果能夠做連續(xù)不斷的評(píng)估，再評(píng)估，可以導(dǎo)致最佳的時(shí)間運(yùn)用?！酢酢酢?3. 在著手工作之前，要花額外的時(shí)間來(lái)組織和設(shè)定優(yōu)先級(jí)，就意味著我們必須做得更辛苦，更努力才能做完每件事。………………………□□□□7. 缺少良好的溝通是造成時(shí)間浪費(fèi)的主因之一。完全不同意較為不同意較為同意完全同意1. 無(wú)論管理者如何努力運(yùn)用時(shí)間管理，難免仍會(huì)感到要做的事和要見(jiàn)的人那么多，很難處理得全然滿意?！?，適時(shí)促成會(huì)議達(dá)到目的。只要預(yù)先告訴主席你其它的要事。對(duì)于含混不清的會(huì)議目的要加以質(zhì)疑，例如「本會(huì)議中將就某一題目加以討論…或探討」。所以，請(qǐng)勿超用你的五分鐘，并在最后告訴對(duì)方：「我已經(jīng)用完了五分鐘，也得到了全部所需的資料，謝謝你。而如果事情真的急迫，你們之間的對(duì)話也會(huì)立刻進(jìn)入正題。主管：（打斷對(duì)方）王兄，真不好意思我不能再和你講了，有人正在等我，不能讓他們?cè)俚认氯?。這尤其會(huì)發(fā)生在較熟識(shí)的人身上，他們總喜歡找「上面的人」即使其它的員工也能夠處理這件事。這樣做很可能會(huì)影響他們下次打電話給你的方式。至于會(huì)議，就我所知喬先生要去參加在臺(tái)南的另一個(gè)會(huì)，所以他不會(huì)去高雄。不知道那時(shí)候回電對(duì)您較為方便。(2)有時(shí)間參考檔案、資料，以幫助自己的談話。但是真正的問(wèn)題是你要讓自己成為電話的奴仆或主人。在一天中，他們重復(fù)的查檢「我是否將時(shí)間做了最有效的運(yùn)用﹖這件事是否應(yīng)該由別人來(lái)做﹖有那些事是根本不必要的﹖有沒(méi)有更好的方法來(lái)做這件事﹖我是否仍能保持清新的頭腦，或是我已經(jīng)到了飽和而效率遞減的地步﹖」 許多管理者是「工作狂」，他們將時(shí)間管理解釋成在每一單位時(shí)間內(nèi)，完成更多工作的方法。想要控制談話的進(jìn)行。有效的溝通者細(xì)心的審慎的權(quán)衡輕重的穩(wěn)定的冷靜客觀的理性的會(huì)分析的嘮叨的猶豫不決的小心過(guò)度的分析過(guò)度的呆板無(wú)趣的沒(méi)有活力的內(nèi)斂且愛(ài)控制的過(guò)分嚴(yán)肅僵硬的人際論○溫暖而友善，有時(shí)稍顯過(guò)份。長(zhǎng)于提出看法與意見(jiàn)。個(gè)人風(fēng)格坐標(biāo)圖行動(dòng)論直觀論303030202010