文件和記錄管理控制程序(存儲版)
【正文】 ，由提出人員填寫《文件制訂/修訂/廢止申請單》，經(jīng)原制訂部門主管審查及相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員批準(zhǔn)后進行修訂及下發(fā)回收，修訂后將最新版本文件提交文控室存檔。 外來文件的標(biāo)識與管理(a) 為方便使用與取閱應(yīng)將外來文件進行明確的標(biāo)識，分類擺放。各部門設(shè)計自己所需的記錄表格，部門主管審核后，將空白表格交文控室編號、受控存檔，受控后的記錄表格方可使用。b）負(fù)責(zé)收集、歸檔質(zhì)量記錄的部門，對每種記錄應(yīng)按月裝訂，并加上封面和標(biāo)識按月編寫目錄，建立臺帳，以便檢索和查閱。、定時殺毒和定時整理歸檔；，定期交到文控室統(tǒng)一歸檔并保存（建立檔案室）。 質(zhì)量記錄的編號結(jié)構(gòu)如下： 順序號 部門代號 表格代號 公司代號(XXX） 版本號 修改次 編號含義：1）公司代號: XTQ 2）表格代號： QR 3）部門代號: 4）順序號: 為表格序列號，以數(shù)字編號，數(shù)字取值范圍是“01~99” 5）版本號: 為文件版本號，以字母編號，取值范圍是“A、B、C…”6）修改次: 為表格修改次數(shù)號,以數(shù)字編號,取值范圍是“09” 如：XTQPZQR01 xx檢驗記錄、歸檔、儲存和保管a）記錄按照統(tǒng)一集中、分級管理相結(jié)合的原則進行收集、歸檔、儲存和保管，并做到易于查找。 記錄的形式為書面形式（如：書面的表格形式、報告文件形式等）、硬拷貝、磁盤等電子媒體等形式。(c)供應(yīng)鏈負(fù)責(zé)獲取供應(yīng)商供貨協(xié)議、企業(yè)資質(zhì)、稅務(wù)證明、證書等。 文件的保存受控文件分發(fā)要求：(a) 質(zhì)量手冊的發(fā)放以質(zhì)量手冊控制為準(zhǔn)；(b)《程序文件》發(fā)放至公司各職能部門；(c) 各部門所制定的三級文件，發(fā)至使用部門，其它部門若需要再申請。，否則，以最后審批日期為生效日期。 ：它從程序文件中引申出來，詳細(xì)敘述各部門運作過程及操作規(guī)程，它是程序文件的支持性內(nèi)容。確保對質(zhì)量策劃和運行所必要的外來文件得到識別，并控制其分發(fā)。文件與記錄管理控制程序文件編號：XTP001版本：A0編制：日期：審核：日期：批準(zhǔn)：日期：深圳市xxx科技有限公司版本歷史序號版本修訂歷史修訂人審核人批準(zhǔn)人實施日期1A0新版修訂
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