改進(jìn)項(xiàng)目管理技能的過程(存儲(chǔ)版)
【正文】 出現(xiàn)一些與初始的《項(xiàng)目定義》不同或者未包含在其中的需求。然后，每個(gè)相關(guān)的人都要同意并且重新設(shè)定項(xiàng)目期望。有些項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)為，最終用戶批準(zhǔn)了范圍變更就可 以了。這種情況一般發(fā)生在團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)為只有項(xiàng)目經(jīng)理才需要擔(dān)心范圍變更。風(fēng)險(xiǎn)管理既是科學(xué)，也是藝術(shù)。 監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)?！ 〗档惋L(fēng)險(xiǎn)。這時(shí)，可能只有很少的解決方法能避免項(xiàng)目受到影響了。項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告和項(xiàng)目狀態(tài)會(huì)議不僅僅是用來報(bào)告項(xiàng)目正常進(jìn)展的，還有其他的事情要做。 根據(jù)聽眾的情況，交流一般采取下面三種方式中的一種： 強(qiáng)制性的：包括項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算報(bào)告以及已批準(zhǔn)的需求。實(shí)際上，更好的方法是預(yù)先估計(jì)一下你認(rèn)為項(xiàng)目本身以及項(xiàng)目管理可能產(chǎn)生的文檔資料的數(shù)量，建立一套適當(dāng)?shù)倪^程和規(guī)則來組織文檔，并且在項(xiàng)目進(jìn)行期間進(jìn)行文檔管理以確保文檔不會(huì)失去控制。簡單的任務(wù)比如說文檔命名約定。比如，你可能將Microsoft Word作為標(biāo)準(zhǔn)的文檔編輯器。然而，大多數(shù)情況下，客戶不會(huì)期望而且也負(fù)擔(dān)不起這樣的完美解決方案?！ ”热纾憧赡苷J(rèn)為計(jì)算機(jī)軟件的質(zhì)量應(yīng)該按照響應(yīng)時(shí)間、用戶體驗(yàn)、易用性、幫助文檔以及缺陷的多少來衡量?！ ∫坏╉?xiàng)目完成了最初的定義，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須要按質(zhì)量要求理解客戶的期望，并且制定相應(yīng)的《質(zhì)量計(jì)劃》來滿足這些期望。因此，好的質(zhì)量管理過程最終會(huì)使得項(xiàng)目花費(fèi)更多的工時(shí)和成本。一旦決定了你需要哪種度量，你就可以開始相應(yīng)的行動(dòng)或過程改進(jìn)行為了，這樣可以使收集的過程更加高效。你還要確定出項(xiàng)目成功必須要考慮的一些東西，比如預(yù)算和交付日期?！ ∫话阏f來，度量管理對于小型項(xiàng)目的價(jià)值不大，原因在于小型項(xiàng)目通常沒有足夠的時(shí)間來捕捉這些數(shù)據(jù)、分析結(jié)果以及做出適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)。它的價(jià)值在于它能夠衡量你是否偏離了目標(biāo)。為了決定哪些度量適合你的項(xiàng)目，你可以： 依據(jù)項(xiàng)目的可交付物和項(xiàng)目執(zhí)行的情況識(shí)別出那些評(píng)判項(xiàng)目是否成功的標(biāo)準(zhǔn)。所有的項(xiàng)目都應(yīng)該收集一些基本的度量信息，比如成本、工時(shí)以及周期。例如，在最終提交可交付物前，使用檢查表檢查必須完成的每個(gè)步驟是否都完成了。因此，項(xiàng)目管理第九和第十個(gè)方面，也就是質(zhì)量管理和度量管理聯(lián)系非常緊密。然而，對質(zhì)量的評(píng)判也可以很客觀?！ №?xiàng)目組應(yīng)該努力滿足甚至超過客戶的需求和期望。這樣所有的狀態(tài)報(bào)告就按報(bào)告周期排在一起。然而，如果存儲(chǔ)文檔時(shí)沒有使用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)，以至于不能方便地存取文檔，那么使用工具只能讓問題更復(fù)雜。如果你的交流行為既有效又主動(dòng)，那么你會(huì)發(fā)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)作將更平穩(wěn)，并且遇到的沖突及障礙會(huì)更少一些?！ 贤ㄓ?jì)劃 重大決定，尤其是那種要求組織變革的決定必須包含一個(gè)全面的溝通計(jì)劃，這份溝通計(jì)劃將采取多種溝通方式。第二，如果你的項(xiàng)目更大更復(fù)雜、或者與政治有關(guān)，那么你所要進(jìn)行的溝通通常更加高級(jí)和復(fù)雜，因此你需要制定一個(gè)《溝通計(jì)劃》。如果進(jìn)行了風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別并且主動(dòng)管理風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目就更可能會(huì)獲得成功?！ ∞D(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)。一旦你識(shí)別出了需要主動(dòng)管理的風(fēng)險(xiǎn)，你就可以使用下面這五個(gè)通常的做法： 別管它。被動(dòng)的項(xiàng)目經(jīng)理在問題出現(xiàn)時(shí)解決問題。在他或她正在撰寫報(bào)告時(shí)，客戶又要求了新的內(nèi)容?！ ∽罱K用戶對范圍的認(rèn)可： 項(xiàng)目發(fā)起人是為項(xiàng)目付錢的人。因此，他或她應(yīng)該也是那個(gè)批準(zhǔn)任何項(xiàng)目定義變更的人。一旦定義了項(xiàng)目，某種對于項(xiàng)目的期望就被設(shè)定了，隨之會(huì)產(chǎn)生出相應(yīng)的成本和時(shí)間表。有時(shí)，解決問題有很多方法，你的工作就是幫助找出哪一個(gè)是最好的?！ 栴}管理由兩個(gè)重要的部分組成。 如果處在關(guān)鍵路徑上的某個(gè)活動(dòng)延期了一周，你可不能傻坐著眼看整個(gè)項(xiàng)目延期一周?！ ≡诿恐芤淮蔚幕仡欀?，你要在項(xiàng)目計(jì)劃中更新已經(jīng)完成以及正在進(jìn)行的工作的當(dāng)前狀態(tài)。主要的可交付物《項(xiàng)目定義》、《項(xiàng)目計(jì)劃》已經(jīng)準(zhǔn)備就緒了?！ ‖F(xiàn)在，你的工作計(jì)劃已經(jīng)準(zhǔn)備好了。整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在此基礎(chǔ)上一起工作。這份文檔應(yīng)該在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開始執(zhí)行項(xiàng)目之前獲得項(xiàng)目發(fā)起人和其他關(guān)鍵的項(xiàng)目干系人的正式批準(zhǔn)?！ ⌒枰ㄙM(fèi)在定義項(xiàng)目工作上的精力取決于需要讓項(xiàng)目相關(guān)人員理解和文檔化的信息量的多少。這是定義項(xiàng)目工作中最重要的部分，并且大部分的時(shí)間都會(huì)花在達(dá)成一致上?！ r(shí)間安排和過程的順序 除第一類和第二類——定義項(xiàng)目范圍和制定工作計(jì)劃——之外，這10個(gè)主要的項(xiàng)目管理領(lǐng)域并不是一個(gè)順序執(zhí)行的過程。如果你在做一項(xiàng)研究，在做完分析階段的任務(wù)后，這個(gè)項(xiàng)目可能就會(huì)結(jié)束了。 你可能已經(jīng)注意到我們列出的10個(gè)管理過程中沒有包括分析、設(shè)計(jì)、測試或者部署?！ ⌒⌒晚?xiàng)目的管理者并不需要過多的項(xiàng)目管理知識(shí)和項(xiàng)目管理技巧的訓(xùn)練。分析和測試過程是實(shí)際項(xiàng)目進(jìn)程（也稱為項(xiàng)目生命周期）的一部分。畢竟
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