電子文歸檔與管理ppt課件(存儲(chǔ)版)
【正文】 系統(tǒng)擴(kuò) 充，應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔 電子文件進(jìn)行 遷移 操作，并填寫 《 歸 檔電子文件遷移登 記表 》 歸檔電子文件遷移登記表 填表人（簽名） 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 單 位（蓋章） 年 月 日 源系統(tǒng)設(shè)備情況 硬件系統(tǒng)： 系統(tǒng)軟件： 應(yīng)用軟件： 存儲(chǔ)載體： 目標(biāo)系統(tǒng)設(shè)備情況 硬件系統(tǒng)： 系統(tǒng)軟件： 應(yīng)用軟件： 存儲(chǔ)載體： 被遷移歸檔電子文件情況 記錄數(shù)： 字節(jié)數(shù)： 遷移時(shí)間： 操作者： 將源系統(tǒng)中的電子 文件向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn) 移存儲(chǔ)的方法與過(guò)程 歸檔電子文件的利用 一、主要方法 直接利用 提供復(fù)制件 采用通信傳輸手段利用 二、管理工作 審查使用權(quán)限 管理及回收供利用的復(fù)制件 利用中的安全管理 電子文件利用格式 ? 以文本方式 txt、 xml、 rtf文件格式提供利用 – 電子文件信息量大，容量小，檢索快，可進(jìn)行全文檢索，適合于信息內(nèi)容利用的需求 ? 以圖像方式 tif、 jpg等文件格式提供利用 – 可以保證電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，但圖像中文字信息利用需要使用 OCR軟件來(lái)識(shí)別 ? 以版式文件 pdf、 ceb文件格式提供利用 – 可以保證電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，文件中的文字信息可以進(jìn)行檢索、利用 歸檔電子文件的利用要求 一、歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制 歸檔電子文件的利用要求 二、利用時(shí)應(yīng)使用拷貝件 原 件 歸檔電子文件的利用要求 三、利用時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定。 對(duì)磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每 4年轉(zhuǎn)存一次。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 ? 電子文件類別代碼用字母表示： T— 文本文件； I— 圖像文件； G— 圖形文件； V— 影像文件； A— 聲音文件； O— 超媒體鏈結(jié)文件； P— 程序文件； D數(shù)據(jù)文件。 確認(rèn)歸檔文件的技術(shù)狀況合格、相關(guān)材料齊全。 缺點(diǎn)： 不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中泄露 。 電子文件的技術(shù)鑒定 ?真實(shí)性鑒定 ?認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時(shí)當(dāng)人當(dāng)事形成的。 電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與電子文件一同保存。電子文件內(nèi)容的完整性指的是電子文件的全文信息和元數(shù)據(jù)無(wú)缺失，電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的完整性指的是可供電子文件讀取使用的計(jì)算機(jī)軟件和硬件裝配正確且無(wú)缺損。 常見的程序文件有 EXE文件等。 聲音文件 用數(shù)字音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件。 通常分辨率（像素）與文件大小成正比，不同格式的圖像文件不能任意交換使用，不同格式的圖像文件可以轉(zhuǎn)換。 ? 信息的共享性 – 同一份電子檔案可以在同一時(shí)間、不同地點(diǎn)的多人同時(shí)查詢利用，大大提高了檔案信息的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。 結(jié)構(gòu)信息是指文件內(nèi)容信息所依托的載體和所呈現(xiàn)的形式。 結(jié)構(gòu)信息是指文件內(nèi)容信息所依托的載體和所呈現(xiàn)的形式。它改變了簡(jiǎn)牘笨重不易書寫，縑帛昂貴的局面，使文字的使用變得簡(jiǎn)便易行。 甲骨檔案 檔案載體的演變 金石檔案，指的是以金石為載體，以文字和圖畫書史紀(jì)事的，并且在歷史研究中能起到檔案的憑證和參考作用的金文、刻石，碑刻、墓志、經(jīng)幢等。 聲像檔案 檔案載體的演變 電子檔案的出現(xiàn)，是檔案載體最劇烈的一次變革。 生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。 ?主要功能： ?提供了對(duì)文件的全面描述； ?保障文件的真實(shí)性、完整性和可讀性； ?支持文件
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